現在大多數人的工作幾乎都要與人協作，工作任務繁重幾乎成了每個人的痛感。自己現在任務比以前多了很多，但自從有意識學習和應用GTD理念以來，工作效率得到了提升，不過肯定還有不少提升空間，有待改進。這里總結下自己小心得。
　　時間管理的核心目標是如何快速、高效地處理任務，因此對任務流程進行了細分，一般包括：收集、處理（組織+行動）、回溯（改進）三個部分。最開始自己落實最好的是收集，但后續流程處理不當，導致inbox里面往往會有幾十項任務，從而會有極強的挫敗感。現在這個門檻已經越過，能夠較好的進行組織。
　　GTD理念形成后，前期大部分都用紙和筆落實，現在市場已經有了相對成熟的軟件，尤其是手機端app，使得應用更加方便，在日常工作中用應用app能滿足大部分GTD需求。在這些app中，Doit.im是個人覺得最好用的時間管理軟件，正因為如此，試用后立即購買了pro版。對照GTD理念，個人認為Doit.im無疑是時間和行動管理的利器。

1 、任務收集

工作上遇到的任務通常是領導交代的，同事請求協助的、工作過程中思想的靈感、各種電話等。當新收到一個“任務”時應該能第一時間判斷出是否需要記錄到“收集箱”，以便能夠快速切換回剛才正在專注的任務中。判斷的標準就是2-3分鐘是否能快速解決，如果能則立即解決，如果不能直接塞進收集箱。Doit.im添加收集特別方便，從手機屏幕快速劃出后可直接輸入任務，添加“日程”、“情景”、“項目”、“優先級”和“標簽”，這是在順便完成組織的功能。如果收集時如果能確定這些組織選項就添加上，如果不能寧可不設定，也不要費力想該如何組織。核心的目的只有一個快速收集以便快速返回上一個任務中斷現場。這個階段最重要的是別漏事，能快速辦就辦，辦不了先記下來。
　　需要注意的是接到一個任務時最好有個“預處理”，尤其是對于明顯不能隨手完成的任務，預處理后明確了才放收集箱。這樣的預處理通常包括兩步：
　　一是確定任務優先級：緊急重要、不緊急但重要、緊急不重要和不緊急不重要，前三項可分別對應Doit.im中的高、中、低三個優先級（軟件中不能定制優先級名字）。緊急重要的二話不說趕緊搞定；不緊急但重要的事情時刻保持關注，避免淪為“緊急重要”；緊急不重要的少少益善盡量避免，能甩給別人不要留給自己；不緊急不重要的事情靠自律，如果確實自己得完成，保持適當關注，避免成為緊急事件。
　　二是考慮SMART 5條是否具備，即：任務是否是specific的，不明確的任務肯定會出現過程反復，費力不討好；任務是否是measurable的，不可度量無法評判的體現不了個人價值； 任務是否Attainable，實現不了搞不定的任務就不該干，接了任務得有魄力去干；任務是否Relevant，任務是否和自己的目標定位有相關性，相關性越高越能體現價值；Timeline，必須明確任務什么時間完成哪些里程碑節點事項。

2、任務組織和處理

往往需要專門的時刻對收集箱里的任務進行組織分類，這樣的時刻可能是倒水、工間操甚至上廁所的間隙，可以是空閑下來的專門時間。在Doit.im中，收集箱里有明確節點計劃的事項設定時間后它就挪到了“日程”里面，同時記得設置提前提醒。事項比較復雜的，比如完成xx匯報，完成這個任務需要對任務細化，包括查資料，找別人請教、做ppt，準備匯報場地、約人等。“完成xx匯報”就不宜放到todolist中，而應該挪到“項目”中，記住“項目”是需要規劃、細化的事項集合。在todolist里面的都是明確的以動詞開頭目標明確的事項，比如去理發，去還信用卡等。如果細分todolist的話，可以分為“今日待辦”、“明日待辦”、“將來也許”，“等待”。在這個階段，目的就是把“收集箱”清空，把原來收集箱里的事情放到合適的地方去，給他們明確時間，確定優先級和項目。
　　處理每個任務時盡量保持單線程，每次頭腦中只考慮當下正在處理的事情，不要處理A惦念著B。處理完一個任務后及時給自己一個肯定和獎賞的信號，比如打個響指，感慨一下自己真棒等心理暗示，愉快地在Doit中對應事項上打個勾。
　　如果“今日待辦”事情處理完了還有時間，則可以繼續處理事情或者組織事情，比如：從“下一步行動”或者“明日待辦”中選擇一條開展工作，尤其可重點處理那些不緊急但重要的事項；或者，對“項目”進行梳理，細化成“下一步行動”、“日程”等。

3、任務回溯

對完成的任務進行回溯就是總結任務完成情況，這是很容易忽視的一步。完成任務的方法有很多種，聰明人走最短路徑花最短時間完成。如果不是天資聰穎，一回生二回熟總是可以做到的，第二回有多熟直接取決于是不是經常回溯任務。Doit.im中打開“已完成”，可以按項目、按時間等查看，或者進行標簽過濾查看。

4、一些自己使用tips：

1 每日固定事項

• 早上翻看下Doit.im中的“今日代辦”，找出優先級高的確保當日必須完成，優先級一般的盡量完成，確定優先級可參看20/80原則，20硬骨頭那份必須主動去做不能逃避；
• 晚上回顧當天的事項：（1）查看“已完成”、“今日”完成的，重在看哪項沒做好，走彎路、做了無用功；（2）查看“明日待辦”，做到大致心里有數；（3）整理“下一步行動”，細化其中的項目、把項目中事項提出來放到“日程”、“明日待辦”等。回顧工作頂多用15分鐘即可完成，快的話可以不到5分鐘。

2 接活與派活

在一個團隊中工作，工作必然會不斷接活或派活。接到一個活兒時，需要考慮SMART是否具備，如果顯然是無法推脫掉的必須自己干的，則在最短時間內梳理SMART五條是否具備（Revelant可忽略了，此時已經沒有了選擇的權利），如果不具備的則及時向派活的人反應問題，比如任務太籠統（外部約束不明、開展步驟不明等）、完成標準不明（需求方不能隨心所欲需書面明確驗收標準）、實現難度大（需配足相關人力、外部資源等）、具體時間要求是什么（對于客戶/需求方的慣用提前量要充分考慮）等。

3突發事件處理

突發事件包括：（1）外部任務：電話任務、領導臨時交代任務、同事委托任務等；（2）工作過程中點子、想法等；

• 判斷突發事件工作量緊急程度
  如果很緊急，比如單位領導打電話讓去匯報工作、外面通知臨時檢查等，立即中斷當前事情著手做新任務；
• 如果不緊急，則評估工作量大小，能否在2-3分鐘完成
  如果能完成，則立即處理，如簽字、回答同事問題等；
• 如果不能完成，則直接記錄到“收集箱”。

4 unbroken time

早上8點到9點，外協單位還沒上班，事情一般相對較少，這段時間開展難度大的、需要安靜思考專注的工作，如寫程序、寫方案等；類似時間還包括中午13:30到2:30，晚上加班時間等。這些時間最適合搞定20/80法則中的20事項。

5 每月展望與回顧

每月月初都應該確定一些目標，哪個項目/長期任務進展到哪一步應該有個預期，不能只顧低頭拉車不抬頭看路，從而迷失方向，無法形成大局觀。回顧有助于修正目標，確定是否在實現目標的軌道上，及時發現偏離與無用功，從而不影響最后的時間節點。

6 活用標簽

Doit.im中的標簽有很多妙用，用好了有助于開展任務梳理組織和回溯總結。比如某個項目多件事需要委托員工A來開展，則組織這些事情時打個標簽“A”，當致電A或者當面A安排工作時立即搜索標簽“A”看到系統搜索的結果。自己每天電話超過50個，顯然集中打電話能節省時間，如果能用標簽“call”表明電話任務，在call time開始前搜索“call”標簽即可顯示出電話清單了。只要用心想，標簽能發揮大作用。

**應該認識到，Doit.im只是一個時間管理的工具，熟練使用并且堅持使用它只是邁出了行動管理、目標管理的第一步，不要因為有了第一步就沾沾自喜，重要的是通過這個“器”領悟和掌握行動管理的思想和方法，即所謂的“術”，再往后還有人生管理的“道”，加油吧，自己！ **