從上次購買doit.im pro賬戶到現(xiàn)在已經(jīng)快一年了，從摸索到現(xiàn)在的熟悉，目前這款軟件已經(jīng)成為我工作生活中最為重要的效率工具，在此之前也用過很多軟件進(jìn)行時間管理，綜合起來評價，doit.im 應(yīng)該算是最棒的，因此我把自己的應(yīng)用心得分享給大家。

一、doit.im的介紹

因為太熟悉，所以差點(diǎn)兒忘記介紹它的基本情況。doit.im是一款國產(chǎn)的效率軟件，基于GTD的邏輯，支持多平臺。界面很簡潔但友好，快捷鍵豐富，且因是國人開發(fā)軟件，所以不僅軟件接地氣，而且在應(yīng)用上遇到不懂的問題可以很快的和開發(fā)者直接聯(lián)系溝通，提出建議。

doit最大的特點(diǎn)就是基于GTD的邏輯，作為一個為繁重工作所累或為繁雜瑣事所累的人來說，想要變得“心靜止水”，快速上手GTD，最簡單的方法就是堅持按照它的邏輯使用一段時間doit，肯定能輕松掌控每一天。

二、doit.im的邏輯

我們一直說doit.im是符合GTD邏輯的效率軟件，那么他的邏輯和原則究竟是什么呢？答案是16個字：

不 斷 理 清
持 續(xù) 聚 焦
提 升 視 角
加 強(qiáng) 掌 控

看似簡單，實際上這是個人行動管理的精髓，如太祖“敵進(jìn)我退,敵駐我擾,敵疲我打,敵退我追”的十六字方針一樣，用好了可以讓自己在個人行動管理領(lǐng)域里面無往不利，游刃有余。

三、doit.im的使用流程

面對現(xiàn)代社會紛繁的事務(wù)，用一款軟件掌控自己的每一天，就必須堅持他的使用流程，發(fā)揮最大威力：

• 收集（全收集、隨時隨地收集）
• 定時處理
• 全面組織
• 分類檢視
• 制定今日待辦
• 執(zhí)行今日待辦
• 回顧

1.收集

GTD的第一步就是清空自己的大腦，把腦子里面想到的所有要做的事情全部收集下來，放入doit里面去，這時候你就會感覺到前所未有的輕松。收集有兩種，第一種是你第一次使用doit的時候，進(jìn)行的一次全收集，就是把自己當(dāng)前大腦中所有能想到的事情都清空到doit里面去，我叫它收集格式化，其實從本質(zhì)上說，這是一個交接儀式：你的大腦把記憶和存儲瑣事的任務(wù)全部換防給doit，從此只負(fù)責(zé)思考、決策和判斷這種領(lǐng)導(dǎo)層面的事情。這一步的關(guān)鍵在于全面收集各種想法和行動，doit的好處就是他的客戶端版本上提供一個引導(dǎo)收集，幫助你分門別類的收集大腦中的想法和待辦事項。

而在使用過程中，產(chǎn)生的想法，通過隨時收集進(jìn)入doit收集籃，一般上下班途中或其他任何沒法使用電腦的場合，都可以使用手機(jī)客戶端進(jìn)行快速收集，結(jié)合訊飛語音輸入或其他語音輸入方式，甚至在開車的時候都可以隨時收集（當(dāng)然，為了安全起見，還是不建議這樣），這種隨時收集的場合非常豐富多彩，幾乎可以說，除了洗澡或者游泳，以及在做夢，任何時候都可以進(jìn)行隨時收集。

2.處理

處理是我們使用doit或者說GTD邏輯的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在《搞定3》中作者將這一個步驟升級為明確意義，看似縮小了這個步驟的外延，其實更加專注的強(qiáng)調(diào)了這個步驟我們應(yīng)該重點(diǎn)做什么。這一步驟的核心在于四步邏輯

• ① 先問做不做；
• ② 再問誰來做；
• ③ 三問復(fù)雜么；
• ④ 四問怎么做。

①先問做不做

把自己收集到所有內(nèi)容通過這個步驟進(jìn)行第一步篩選，摒除所有不做的任務(wù)。這樣的任務(wù)有三種：

• 不需要做的
• 現(xiàn)在沒有條件做的
• 暫時不做（兩周內(nèi)）的

對于根本不需要做的事情，比如自己在吃包子的時候想發(fā)明一種食物，不要難吃的包子皮，只有肉餡，然后通過這種食物發(fā)財成為中國的麥當(dāng)勞。因此收集下來這個想法了，在明確意義的時候發(fā)現(xiàn)已經(jīng)有這種食物了，叫“丸子”。。。。。因此這就是不需要做的事情。對于不需要做的事情，刪除即可。

對于現(xiàn)在沒有條件做的事情，比如我打算去考取潛水資格證書，但我現(xiàn)在沒錢沒時間身邊也沒有大海，那么這就是現(xiàn)在沒有條件做的事情。對于沒有條件做的事情，放入將來/也許清單。

對于暫時不做的事情，比如我打算下個月報名參加心理咨詢師資格考試，兩周內(nèi)不需要做，也把它列入將來/也許清單。

②再問誰來做

經(jīng)過第一條判斷后，剩余的所有任務(wù)都是可以執(zhí)行的，那么我們需要判斷的邏輯是應(yīng)該是誰來做，剛剛接到上級電話報送某個材料，但自己不具體負(fù)責(zé)這項業(yè)務(wù)，是同事唐唐小盆友負(fù)責(zé)，如果他有doit的話，直接把這項任務(wù)轉(zhuǎn)發(fā)給他即可，如果沒有，把這項任務(wù)列入等待清單，以備檢視的時候提醒即可。

③三問復(fù)雜么

剩余需要自己處理的事務(wù)，具體分二種

• 一步可以完成的——下一步行動
• 需要多步才能完成的復(fù)雜任務(wù)——項目

關(guān)于復(fù)雜任務(wù)的具體定義，原則上是不能一步完成的，但一步是多少，還得具體掌握，比如有人認(rèn)為寫一個報告是一個單純的下一步行動，坐在電腦前，把文字敲出來就好了；也有人認(rèn)為是一個復(fù)雜的項目，需要有收集素材-確定大綱-豐滿血肉-修改完善-呈送報批等若干的具體行動。這個關(guān)鍵在于個人，當(dāng)你大幅度簡化管理成本的時候，在執(zhí)行階段則會相應(yīng)的增加成本，當(dāng)你足夠細(xì)化分解的時候，你的管理成本會極大的增加，自己感覺適合就好

④四問怎么做

問怎么做其實在問自己這件事情是否耗時較小且當(dāng)下即刻可以辦妥，若回答為“是”，那么就立即辦理，根據(jù)兩分鐘法則的原則，凡事預(yù)估耗時為2分鐘以內(nèi)的，可以采取這種處理方式。
而如果答案為“否”，則根據(jù)是否有明確辦理時間而分別放入

• 下一步行動
• 日程

這里需要強(qiáng)調(diào)的是，日程是一個統(tǒng)稱，包括今日待辦、明日待辦和日程三個清單，列在這三個清單上的任務(wù)一般必須是有明確截止日期或開始時間的任務(wù)才可以。比如X月X日上午十點(diǎn)參加重要會議，或者明天下午5點(diǎn)送孩子參加演出等等，如果沒有必須那時候開始或完成的時間要求，則先放入下一步行動清單，等日計劃的時候再進(jìn)行調(diào)整。

3.組織

組織是對處理環(huán)節(jié)已經(jīng)分好六個清單中的各個任務(wù)賦予屬性將其分類。主要賦予的屬性是：

• 優(yōu)先級
• 情境
• 精力損耗
• 時間預(yù)估。

情境是指辦理事務(wù)所需要的特定場合。它包括特定的地點(diǎn)或工具或其他因素，doit默認(rèn)情境是辦公室、電話、家里、外出、電腦等，可以根據(jù)自己實際情況進(jìn)行更改，原則上6~7個情境足夠，情境是為了批量辦理一系列事務(wù)而設(shè)置的任務(wù)屬性。
優(yōu)先級是指待辦事務(wù)的重要程度，根據(jù)其需要把辦理的先后順序，doit設(shè)置了高中低3個層次，加上無優(yōu)先級一共四個，可以用“P”鍵來回切換。根據(jù)“四象限工作法”，事情是根據(jù)重要和緊急兩個屬性進(jìn)行判斷，為什么我們的優(yōu)先級僅僅判斷重要程度呢？除非是突發(fā)事件，否則我們都已經(jīng)分別根據(jù)時限放入將來/也許、日程、下一步行動等各個清單中去，無需重復(fù)設(shè)置緊急標(biāo)簽。且今日待辦中還有“立即處理”按鈕以備調(diào)整。

精力損耗是預(yù)估事項需要耗費(fèi)精力的屬性設(shè)置，有的任務(wù)需要你耗費(fèi)大量時間或精力，有的任務(wù)可能因為你非常熟悉，順手就可以完成，這種情況需要設(shè)置不同的精力標(biāo)簽進(jìn)行區(qū)分。

時間預(yù)估是對自己待完成事項進(jìn)行完成時間的估算，主要目的是提高自己時間掌控能力和時間觀念，同時為下一步合理安排自己的日計劃提供依據(jù)。時間預(yù)估功能只在doit客戶端推出了，web端和手機(jī)版本尚未提供。

4.全面檢視

對于下一步行動、日程、今日待辦和明日待辦的檢視，主要是查看自己待辦事務(wù)的進(jìn)展程度，而對于將來也許、等待和項目清單的檢視，更為重要：

對將來也許清單的檢視

對將來也許清單的檢視，主要是為了讓自己將來的事情不要“發(fā)霉”。對于放入這個清單的事情，如果是暫時沒有條件做的事情，那么定期檢視，看看是否已經(jīng)具備條件完成了；如果是兩周內(nèi)不用去做的事情，那么定期檢視，及時把這樣的事務(wù)轉(zhuǎn)入下一步行動或項目清單。

對等待清單的檢視

在目前高度講求協(xié)作團(tuán)隊精神的今天，交給他人去做的事情不代表和你毫無關(guān)系，不管是交給上司批改的材料還是分派給同事的事務(wù)，如果你抱著“這個事情是他負(fù)責(zé)的，我不需要理會”的心態(tài)，如果真要出了問題，可能自己也會受到牽連的。對也使用doit的等待對象，我們在轉(zhuǎn)發(fā)任務(wù)的事情設(shè)置提醒或及時進(jìn)行評論催促即可，對于沒有使用doit的，我們要定期檢視等待清單，然后根據(jù)情況設(shè)置一個提醒任務(wù)以便加強(qiáng)對事情的掌控。

對項目清單的檢視

對項目進(jìn)行檢視比較復(fù)雜，主要體現(xiàn)在兩方面：

一是檢視該項目是否今日啟動，如果這個項目中可執(zhí)行的行動沒有今天需要進(jìn)行的，比如今天在外面出差，而有個在家里裝修的項目，那么而且項目中的行動沒有在外地出差的時候可以順便辦理的，那么我們就把這個項目凍結(jié)，凍結(jié)是為了更好的聚焦。

二是檢視該項目有無變動，所謂“計劃不如變化快”，項目中的很多行動，可能根據(jù)事務(wù)發(fā)展變化的因素有所改變，有的需要改變情境，有的優(yōu)先級進(jìn)行了調(diào)整，也有的，甚至是根本不需要做了，這樣需要我們通過定期的檢視進(jìn)行不斷修正。

對于將來也許清單的檢視

可以結(jié)合周回顧進(jìn)行，每周一次即可；對于等待和項目清單的檢視，一般工作繁雜的每日三次，相對輕松的，每日早晚各一次較為適宜。

5.今日待辦

doit非常強(qiáng)調(diào)今日待辦列表的重要性，因為自己通過不斷聚焦，將精力聚焦到今日待辦中來，才能更好專注當(dāng)下，活在當(dāng)下。今日待辦清單的制定需滿足以下幾個原則：

• 必須是優(yōu)先級高的任務(wù)
• 必須是一天開始的時候制定
• 必須預(yù)留出彈性時間
• 必須對任務(wù)優(yōu)先級進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整

我的處理方法是每天早上5：30起床后制定日計劃，在每日檢視的時候進(jìn)行調(diào)整。預(yù)估時間不超過5個小時，剩余時間用于應(yīng)對突發(fā)任務(wù)或臨時上級交辦或同事轉(zhuǎn)來的任務(wù)。

6.執(zhí)行今日待辦

對今日待辦的執(zhí)行，按照優(yōu)先級先高后低、情景和精力條件相符合的原則進(jìn)行逐一處理即可，當(dāng)遇到臨時如要提升優(yōu)先級或者確實需要立即處理的行動，則點(diǎn)選右側(cè)的閃電標(biāo)志，進(jìn)入立即處理界面，心無旁騖的處理當(dāng)下的事務(wù)。

7.回顧

日回顧是一天結(jié)束的時候，對全天任務(wù)完成情況進(jìn)行的一個全面的檢視和分析總結(jié)，周回顧是對一周完成情況的總結(jié)檢視。doit里面有專門的回顧按鈕，可以回顧當(dāng)天和本周所有已完成和未完成的任務(wù)，并對一天/周綜合評價。

四、doit的感受

從doit七步操作中可以看得出來，這是一個邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，構(gòu)思精巧的行動管理軟件，利用這個軟件，我們可以快速提高自己對任務(wù)的掌控。