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在《掌控你的時間｜理論篇》中提到目前流行的時間管理方法，絕大部分都是以GTD理論為核心的。所以，接下來要講的，就是建立在GTD的模型之上，融合了其他四大理論的時間管理方法。
因為GTD理論包括橫向的事務管理和縱向的人生規劃兩個層面，我們就先從基礎的事務管理方法入手，踏進時間管理的大門。
一、收集
所謂“收集”，并不難理解，就是把要做的事情全部都收攏歸集到一個指定的地方——“收集箱”。
這個收集箱可以是有形的，比如一個工作籃或者一個大紙箱；當然也可以是無形的，只要幾張白紙或者一個記事App。
David在他的GTD模型里面，說收集分為清空環境和清空大腦兩個部分。
清空環境：把辦公室、家里、宿舍等等需要處理的物品全部收集到收集箱中，比如文件資料、圖書雜志、書稿作業甚至是要洗的衣服、待刷的碗筷等等，反正只要是你一看到它就會想到有事情要做的東西都要收集起來。
清空大腦：找一個安靜的、不會被打擾的時間和地方，拿出一張白紙，寫下你能想到的任何你想做的事情，從讀一本書、寫一篇文章到環游世界、太空旅行，不要去管能不能做到，只要有一個想法蹦出來分散了你的精力，別跟它客氣直接記下來，直到你的大腦里再也想不出什么要做的事情為止。（根據某時間管理講師的統計，至少要寫50項以上。）
其實在實際生活中，我們根本用不上清空環境這一步，因為很多人還沒有忙到堆滿了一屋子事務記不起來的地步。單獨運用清空大腦就可以把事情集中起來。
比如你有一份報告還沒有完成，你大可不必去把半成品的稿子拿到箱子里，只需要在紙上記下“完成報告”就可以了。
說到這里，你知道為什么要做收集嗎？
原因是，我們的大腦是CPU而不是存儲器，是RAM而不是ROM，是用來思考的而非記憶的。
如果你的大腦里存了亂七八糟的一堆事情，那么當你需要思考的時候，難免就會出現精力不集中、反應遲鈍的情況。這和電腦手機開多了軟件反應變慢甚至死機是一樣的道理。
而你寫滿事情那張紙就相當于是一個外部存儲器，收集的過程其實就是把大腦這個CPU里面不重要的數據傳輸到外部存儲器中，從而提高大腦的運行效率。
那么當你實在是想不出來有什么事情要做怎么辦？有沒有辦法把這些隱藏在大腦中的事情揪出來？
當然是有。David和Stephen都提出了有效的解決辦法。
David的辦法是，列出一個引子清單，通過這個引子清單清空大腦中隱藏的想法。但是他這個引子清單實在是太詳細、太冗長了，不太適合我們普通人使用。
而Stephen的方法就相對簡單易行一些，他在闡述要事第一的理念時，就提到了個人事務管理的五個步驟，第一個步驟“確定角色”就是清空大腦的好方法。
我們每個人在生活和工作中都會在不同的角色之間切換，在家里你是父母、孩子，在學校你是老師、學生，在單位你是上司、下屬。
而每個角色都有專屬的職責，“確定角色”法就是讓你一次站在一個角色的視角，審視你要做的事情，這就避免了大腦中一團漿糊的情況。
根據“確定角色”法，你可以在紙上大致畫上這樣一個表格：
| 父親 | 老師 | 個人 | …… |
|---|---|---|---|
| 給孩子買生日禮物 | 備好下一節課教案 | 學習思維導圖 | …… |
| 帶孩子去游樂場玩 | 準備單元測試題 | 讀《論語》 | …… |
| 參加孩子家長會 | 錄一節微課 | 寫《要事第一》書評 | …… |
| …… | …… | …… | …… |
隨著這個表格不斷被拓展，你大腦中隱藏的事情會一個接一個地被揪出來，清空大腦自然就不成問題了，收集階段也就可以輕輕松松搞定了。
二、整理
當你把一張紙寫得密密麻麻的之后，你覺得接下來應該干什么？
“當然是整理啦！”這應該是很多人的答案。
所以說，GTD的方法并不是高大上的，它完全遵循著做事的自然規律和我們的思維邏輯，即使你不知道GTD，你也有可能一直在運用它。
經過收集階段，你肯定已經列出了許許多多、雜亂無章的待辦事項。面對這么繁雜的任務清單，怎么整理才最快、最有效果呢？
David給出了一個非常厲害的殺器：4D原則。
所謂4D原則，是指不做了（Delete）、馬上做（Do）、委托做（Delegate）、和推遲做（Delay）。
Delete：有些事情呢，經過你再次思考，覺得不用做或者不想做了，那就直接劃掉就完了。
Do：在你收集的事項里，凡是兩分鐘以內可以做完的事情立即去做。比如你的事項里有一個“洗衣服”，把臟衣服放進洗衣機、倒上洗衣液、按下“開始”按鈕，兩分鐘之內絕對可以做完，那就不要遲疑，立即去做。
Delegate：在那些兩分鐘之內做不完的事情當中，又有一些事情是不需要你親自去做的，比如你寫了一件事“捅下水道”，這件事你只需要打個電話給專業的人，然后等著他來做就行了。
Delay：還有一類事情呢，是需要你自己去做但是兩分鐘肯定又做不完的。這一類的事情就暫時不用管，留待下一步處理。
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