2016年8月26日星期五? 電腦玩物站長
GTD，是「 Getting Things Done 」的縮寫，可以直翻為「讓事情完成」，是由David Allen提出的一套非常有系統的時間管理方法，他的經典著作書名直翻為「搞定：無壓工作的藝術」，可以看出這套方法不只可以用來管理時間，更重要的是提出一套讓人生可以順利達成行動，透過行動不斷成長，減輕我們工作與生活壓力的方法。?我在電腦玩物中雖然沒有直接介紹GTD方法，但其實我的許多文章里都包含著GTD的精神與技巧，相信有這方面涉獵的朋友一定都看得出來。我也曾經從各種角度用GTD概念去管理數位工作，例如「把Gmail做GTD改造」、「把Mac檔案系統做GTD改造」。?而最近我去上了張永錫老師的《國際授權GTD研習會》，有來自David Allen團隊的專家現場指導，甚至David Allen團隊為每種工具制定了各自一本GTD設定手冊，其中包含我常用的Google系統、 Evernote系統，兩天的課程下來，對GTD的時間管理流程有更深刻具體的體悟，于是也引發了許多新想法。
身為多年的Evernote使用者與GTD實踐者，我長年用Evernote來當作GTD時間管理與行動管理的中樞，所以當課程上看到David Allen設計的Evernote GTD設定手冊后，當下就覺得心癢，想要自己也來寫一篇教學。今天這篇「Evernote中的GTD方法教學」，就是我自己多年來嘗試后， 2016年目前的流程（注明時間，是因為以后一定還會進化改變），和David Allen所提供的設定手冊有相同也有不同之處，本來工具與方法的搭配就是因人而異，而我相信這樣的分享，對提供大家一個「方法參考」一定有幫助，甚至無論你是不是使用Evernote都會有幫助。
0. GTD 精神與Evernote 價值非常契合：
我目前對GTD 方法的理解是他提出了下面五個時間管理步驟：
「1.捕捉」：你必須清空大腦，盡可能把引起你注意的事情捕捉下來，放在集中的收集箱，并且盡可能100%的收集。
「2.理清」：對每一件收集的事情進行思考判斷，是不是可以采取行動？還是要放入參考資料庫？她的下一步行動是什么？他的預期結果是什么？
「3.整理」：組織下一步行動清單，按照適合你的方式分類，重點是讓你可以隨時因時制宜，知道現在可以采取什么行動。
「4.檢視」：你必須常常查看清單，養成每日每周檢視清單的習慣，完成回顧、清空、更新等動作，定期安排好未來一周或兩周的行動。
「5.執行」：如此一來你的系統就會值得信賴，你就可以依靠這個系統安心地去執行設定好的任務，并更專注在重要任務上。
我的理解里GTD方法有三大精神：「清空大腦、下一步行動、自我檢視」，這其實也是Evernote工作法的核心理念。?清空大腦是說不要讓大腦負擔記住事情的壓力，而且最重要的是大腦根本也記不住，所以需要「收集箱」、「待辦清單」、「參考系統」的外部系統（這也是核心時間管理工具的組合，可參考：幫你的時間管理方法健檢，如何挑選時間管理工具？），去釋放大腦的壓力，讓大腦專注在他真正擅長的事情：「思考」上面。
而這個精神，正是我常常說的「Evernote第二大腦」的概念。
更進一步的， Evernote不僅是一個強大的「捕捉」工具，而且也可以透過筆記術的整理來厘清「下一步行動」，并且善于搜尋，也善于「檢視」過去的收集與行動，讓我們「記住，并且下一次做得更好」。?所以要在Evernote中實踐GTD方法，是非常順其自然的事情，也可以幫助你的Evernote應用與時間管理能力大幅加分，下面，我就要以GTD的時間管理流程，來分享我目前的Evernote GTD方法。
1. 如何用Evernote 捕捉？
Evernote在大多數人認知中就是一個非常強大的捕捉工具，可以隨時捕捉任何我想到、我看到、我聽到、我需要的事情，也就是收集任何引起我注意的東西。?我自己會在Evernote中建立一個叫做「00收件匣」的記事本，然后隨時把我想要測試看看的工具、我想看的網頁文章、公司交代的任務、我想到可以做的任務或專案、單純的愿望、單純的靈感、想買的東西、想看的電影、對人生的反省，總之任何引起我興趣，在我腦袋蹦出來想要、需要做的事情，全部第一時間捕捉到Evernote中的「00收件匣」。?然后用下一步會教的「理清」與「整理」步驟，再從收集箱分派到適合的記事本或標簽中。而Evernote內建的網頁擷取、快速筆記、錄音、拍照、手寫功能，方便我捕捉腦袋與世界中的萬事萬物，并且用「最快速順暢」的方式來捕捉， Evernote強大的捕捉能力與相應方法，我在下列文章中有深入介紹：
Evernote Android 拍照編輯大升級！加入智慧型掃描
想到就捕捉進Evernote ，其中有些任務很明確就當下進行第二第三步驟的理清與分類，但也有很多是不明確的，這時我都先放到「00收件匣」，先不分析、也不整理，每天定時打開收件匣，去清空與理清里面收集的「雜念」即可。但這樣一個單純的「全面捕捉」流程，真的可以讓大腦清空，釋放大腦的壓力，而且當我需要想起任何事情或任務時，我知道東西就在Evernote里，我一定找得到。
2. 如何用Evernote 理清？
但是如果只是捕捉，那最后只是變成一堆無用垃圾，甚至會造成你的資料庫壓力，所以GTD的第二步驟「理清」，在我的Evernote工作法里也非常重要。?我之前在討論如何建立有效的資料庫時，曾經提到收集時一定要「寫下我為什么想收集這個東西的原因」，這個動作就是為了「理清」來做準備，甚至有時候他就是一種理清：
當我可以有效的捕捉后，我會每天打開收集箱，去「理清」這些收集進來的零散想法、任務與資料，除了發現不需要的多余收集可以直接刪去外，剩下有需要的事情， Evernote 的筆記格式就是最好的「理清」空間：
就直接在筆記里「加上」可以如何執行？「寫上」這個任務或事 ??情預期的目標結果是什么？然后收集的事情，就可以直接在筆記內變成真正的「下一步行動」。
我來示范一下實際流程，例如這篇文章一開始就是來自于一個簡單想法的捕捉。
接著每天清空收件匣時，開始對這個想法做理清的動作：
如果Evernote與GTD很契合，那我可以做什么？列出待辦清單
我對Evernote結合GTD方法有什么想法？寫出我的期待結果
于是一個任務就從捕捉到理清，在Evernote中誕生，這時候我會在筆記標題做些修改，把「下一步行動」寫到標題中。上述流程，使用到我在電腦玩物分享過的「三層筆記法」，如果你還想把任務分析得更嚴謹，還可應用「表格思考術」，這都可以直接在Evernote里完成理清的動作。
3. 如何用Evernote 整理？
把不需要的事情刪除，把參考的資料放入參考資料庫，那么理清后真正要執行的「下一步行動」要如何整理呢？這時候我不會另外謄寫到待辦清單，而是直接就把理清好的任務，在Evernote里完成整理，我覺得這樣更直接。?是參考資料，自然放入Evernote的參考記事本中，這個大家都好理解。而如果是需要被執行的下一步行動，我也用記事本、標簽與記事連結三大功能完成分類排程，我的用法是：
標簽：把行動分類到專案（例如每一本書的制作專案），把行動分類到特殊情境（例如稍后閱讀這樣的情境）
記事本：用來分類一般情境（我區分出工作任務、生活任務、部落格任務，以及我與其他人合作的不同專案任務）
記事連結：構成專案排程，可以把多個任務筆記整理成一個專案筆記。
這樣一來，當我進入辦公室，我只要打開「工作任務」記事本，就知道我在辦公室的下一步行動清單是什么，可以因時制宜完成任務。?這部分我在之前的「Evernote整理術三部曲」中有很詳細地解釋，我的分類方法其實就是根據GTD的情境原則來分類，只是加上適合我自己的情況而已，大家可以參考：
Evernote 整理3部曲-1：建立多層樹狀分類的知識結構
Evernote 整理3部曲-2：應該優先采用目錄清單分類法
Evernote 整理3部曲-3：用最少記事本完成高效率管理
對我來說，在Evernote中的筆記概分為兩種：「知識」與「任務」，如果是知識，只要丟進我稱為「第二大腦」的記事本，以后用搜尋找到即可。如果是任務，就利用上述的分類方法，排入用記事本與標簽構成的清單中。而如果是很久之后才要做的任務呢？那就利用Evernote的「時間提醒」功能來延后，并在適當時間通知我。
4. 如何用Evernote 檢視？
為了讓自己更聚焦，保持自己的進度，也為了讓上述的系統運作如新，定期去「檢視」自己的系統很重要，這也是GTD方法的關鍵環節，而下面我就來分享我如果在Evernote中進行每日與每周檢視，從而排出我未來一周的待辦清單。?首先，整個Evernote就是我可以隨時檢視自己的系統，當我工作上遇到瓶頸，到Evernote搜尋一下，找出之前類似工作的經驗，就可以立刻作為參考，并且避免重犯錯誤。當我需要靈感時，到Evernote搜尋一下，或許很多過往的想法就會浮現。這是一個簡單但有效的「回顧檢視」流程，我在「跟過去的自己取經：用第二大腦高效率思考的系統方法」一文有詳細經驗分享。接著， GTD需要的每日檢視、每周檢視檢視，我也利用Evernote的搜尋語法來完成，透過特殊的搜尋語法，可以找出過去一天、過去一周的筆記，這樣一來就可以回顧過去一周做了什么，并且展望未來的計劃。?這個技巧可以參考：Evernote搜尋語法十大進階技巧教學：活用搜尋不只是找筆記
有了每周檢視后，我會在每個周末找一個時間，仔細檢視我這一周的任務完成進度，思考下一周的專案進度安排，然后把下一周的每日任務清單預排在我的「子彈筆記」中，這部分可以參考我的：「子彈筆記術(下)最簡明的Evernote每日任務清單實作」做法。于是這樣一來不僅在Evernote中可以完成檢視，而且也能完成未來一周或兩周的計畫，我就能更信任我這個Evernote的GTD系統。
5. 如何用Evernote 執行？
其實「子彈筆記」的擬定，本身來自于檢視，但落點則是在「執行」上，未來一周我每天都是優先打開「子彈筆記」開始工作，聚焦在我已經排好的任務上，然后每天晚上做一下當日檢視，微調明日的子彈筆記清單，這樣任務就能依序推進。?而我在心里也不用擔心落下什么任務，因為在前述的捕捉、理清、整理到檢視的系統中，我重要的任務一定都已經落在我的子彈筆記清單上了，這樣我就能安心與專注的執行。唯一可以補充的，就是列出清單的方法，如何列出有效的每日待辦清單？這時候我最近分享的理性與感性兩種做法值得你參考：
[時間技客-1] 做得到的每日待辦清單：1-3-5 專注法則
可以幫你制作出「能夠被完成」的待辦清單。
6. 還缺少什么？
以上就是我自己多年實踐后，目前在Evernote上架構的GTD方法，我自己認為已經具備足夠的完滿度，可以讓這個流程運作順暢與快速，并且值得信任。?如果你還想知道我在Evernote時間管理方法上的更多細節，歡迎你參考我的Evernote課程與新書：
《（2016全新增訂版）Evernote 100 個做筆記的好方法》
而上述方法中，我覺得還有一個我會繼續研究補充之處，那就是我尚未把GTD 提到的「專注的六個高度」納入我的管理方法中，所謂的六個高度如下所示，代表下一步行動對我們的不同重要性，以及我們應該顧及的層面：
地面層：日歷與行動
第一層：專案
第二層：專注及責任范圍
第三層：目標
第四層：愿景
第五層：人生目的及原則
未來我計畫要用「 Evernote標簽」的功能來幫筆記加上高度，尤其在我非常繁忙時，可以知道應該優先專注的方向，也期待盡快有所實踐心得，可以繼續跟大家分享討論。?延伸閱讀相關文章：
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原文：http://www.playpcesor.com/2016/08/evernote-gtd-2016.html
