（溫馨提示：閱讀本文約需要消耗您4分10秒。）
一、組織
經過上一步的整理，你的待辦事項應該精簡了許多，但是還有很多事情沒有安排，這些事情就是被打上Delay標簽的那些，“組織”這一步，就會專門為這些事項安排去處。
在這一步，我們要用到兩個工具：日程表和清單，兩個概念：項目和情境，以及一個原則：下一步行動。
1. 日程表和清單的正確用法
日程表和清單我們應該都不陌生，很多人都在用，但是用的方法對不對呢？你可以自己對照一下。
- 日程表：日程表里面只能記錄3類事項，確定日期的事項、確定時間的事項、當天需要看到的信息。凡是記到日程表上的事，都是“硬指標”，沒有極特殊的情況是絕對不允許變卦的。例如學生們的課程表、上班族的會議安排、背包客要趕的火車以及剁手黨期盼已久的購物狂歡節。
清單：所有沒有確定時間限制的事項，都要用清單來管理。列在清單中的事項，首先按照時間四象限理論標注出緊急的事情，優先安排時間處理掉。
情境：在清單中，還有很多不那么緊急的事情，安排時間的話會有一些難度，這時候用情境來管理是再好不過的了。情境包含三個要素：在哪？有多少時間？身心狀態如何？比如說你在上班的地鐵上，大約有半個小時的時間，車上很擠沒有搶到座位。如果你提前設定了一個叫做“地鐵”的情境，然后把那些能夠在地鐵上做的事情都歸到這個情境當中，例如“聽喜馬拉雅上的時間管理課程”。那么這個時候你打開清單，找到“地鐵”情境，從中挑出一件事情就可以開始做了。同樣的道理，你還可以設定諸如家、辦公室、候機廳、飛機上、吃飯、洗澡等等情境。情境管理，幾乎可以涵蓋所有的整塊時間以及碎片時間，所以，在你的清單體系中，一定要記得加上情境。
- 將來也許清單：這是一個清單的子類別，拿出來單獨說說的目的，是因為它很特別，也很有用處。假如你真的在收集階段寫下了“太空旅行”這個事項，而在整理階段又沒有把它刪除掉，那么最后這個事項就會留在你的清單上，那么你打算怎么去安排這件事？寫到日程表里，肯定不行；設定一個“太空”的情境？好像也不太合適。這個時候，如果你有一個將來也許清單，那就不用操心了，直接丟進去就行了。將來也許清單不是垃圾箱，而是“夢想罐”，里面放的大多都是你想做但是目前又沒有條件去做的事情，但是一旦條件成就，你就可以把它再拖出來搞定就可以了。
2.下一步行動和項目的配合
日程表也好，清單也罷，上面記錄的所有事項都必須具體到下一步行動，不能模棱兩可。
比如你要寄個快遞，就不能單單寫個“寄快遞”。
你這樣寫，意思是自己去寄還是讓人上門取件呢？
正確的做法是記下“騎車去XX快遞寄件”，或者是“打電話給XX快遞取件”。
之所以這樣做，還是為了減輕大腦負擔，當你看到“寄快遞”時你還需要思考怎么個寄法，但是你看到后面兩個清單時，就不用再去想怎么做了，直接照著做就行了。
David提出的這個“下一步行動”的原則，有點像是宇航員或者飛行員用的緊急操作規程，當他們遇到緊急情況時，根本沒有時間去思考，只能一步步地按照操作規程去做。
那么這個操作規程就必須具備兩個條件：一是非常具體，二是完全正確。
即使你不是飛行員，你也應該見過飛機上的緊急出口、公交地鐵上敲玻璃的小錘子、大樓里的火警緊急按鈕等等，如果你仔細觀察這些地方，你會發現上面的提示都是非常具體的下一步行動，當真的出現緊緊情況時，你不需要思考也能夠立即知道怎么做。
在你自己的清單系統上也運用這一原則，效率怎么可能還提不高。
有很多事情是一步行動做不完的，那就分步驟去做，然后把這些步驟歸納成一個“項目”。所以，項目其實就是由一個個具體的下一步行動組合而成的。
例如你要去學車，那一步肯定是不行的，這個時候就可以建立一個“學車”項目，在這個項目之下，寫上一個個下一步行動：
上網查找評價好的駕校及教練；
打車去XX駕校報名；
下載學車App練習科目一；
打車去XX駕校參加科目一考試；
……
這樣的一個“學車”項目就是一個完整的操作規程，你不僅可以毫不猶豫地按照其中的步驟去做，而且你還可以把它分享給你的家人、朋友，幫他們節約不少思前想后的時間。
二、回顧
通過前面三步，你應該已經得到了一個具體的、可行的事務清單，在執行之前，你可能需要瀏覽一遍，好讓心里有個數，這就是回顧。
回顧分為每日回顧和每周回顧。
每日回顧：每天不定時地查看你的日程表和清單，提醒自己接下來要干什么。
每周回顧：每周抽出一個固定的時間段，找一個不會被打擾的地方，先整理一下本周的任務，然后再來一遍收集——整理——組織的步驟，保持大腦處于清空狀態，同時安排部署好下一周的任務。
三、執行
以上的四個步驟，都是在為這最后一步做鋪墊，如果沒有行動，一切都是空談。
在執行時，要遵循要事第一和時間四象限的原則，優先處理緊急的事情，然后把主要精力和時間放到重要的事情上。
具體的辦法，就是根據當前的情境來選擇合適的事情去做。
比如你現在已經到了辦公室，開始上班了。這個時候看一下“辦公室”情境清單，從里面挑出最重要的一個“寫完XX項目報告”，記下開始時間8：30，然后打開番茄鐘計時。經過4個番茄鐘之后，你的項目報告完工了，記下結束時間10：30。
當然這是最理想的情況。實際上，很少有人能夠連續用完4個番茄鐘，因為一旦有干擾，番茄鐘就要作廢。
導致番茄鐘作廢的干擾有兩種：內部打斷和外部打斷。
內部打斷：在使用番茄鐘工作期間，你可能經常會冒出一些別的想法，分散你的注意力。比如在寫項目報告的過程中，你突然想起要跟一個客戶說明一件事情。如果這個事情比較急，那么就放下手頭上的報告，拿起電話趕緊說吧，同時番茄鐘作廢；如果不急呢，就在紙上記下一個“給客戶打電話”，然后接著寫報告。
外部打斷：更常見的情況是，當你在認真寫報告的時候，老板會叫你過去開個會或者是交待一項事情，那沒辦法，番茄鐘作廢，去唄；但如果是同事想跟你商討一個不太緊急的事情，那你就可以明確地告訴他：“稍等一下，我一會兒跟你說。”然后番茄鐘繼續。
通常情況下，內部打斷超過10秒、外部打斷超過15秒，當前的番茄鐘就可以作廢了。
因為番茄工作法的內涵就是要求高度的集中精力，頻繁的、長時間的打斷，精力怎么可能還集中，精力不集中番茄鐘自然就沒有任何意義了。
為了避免這種情況，一是在開始番茄鐘之前徹底地清空大腦，二是要跟你身邊的人溝通好盡量不要來打擾你。
另外，要堅持記錄自己做每件事情的時間，原則上凡是超過5分鐘的事情都要記下起止時間。哪怕你當時忘了記，回過頭來也要補記上大致的時間，例如下表。
| 開始 | 結束 | 事項 | 備注 |
|---|---|---|---|
| 7：00 | 7：15 | 早餐 | |
| 7：18 | 7：56 | 上班路上 | |
| 8：00 | 8：30 | 整理辦公桌 | 補記 |
| 8：30 | 10：30 | 寫項目報告 | |
| …… | …… | …… | …… |
時間統計看起來是一件很無聊、很沒有意義的事情，但是當你堅持的時間足夠長，你就可以回答自己這個問題：“時間都去哪兒了？”
而這個問題的答案，將會重新定義你的一生。
到此為止，《掌控你的時間｜理論篇》講到的時間管理五大理論在事務管理方面的運用方法就全部講完了。
有理論，沒有可行的方法不行；有可行的方法，沒有行動還是不行。
理論也好，方法也罷，都是別人的，只有自己去做了，才會變成自己的。
以上方法，僅供參考，希望每個人都能夠構建出最適合自己的事務管理體系，內化于心的才是最高級的。
End.
感覺有用的朋友請關注系列文章：
