主題5】：避干擾，表難處

【片段來源】：《番茄工作法圖解》

拆書家：劉文惠

【R:閱讀原文】

?總之，應當明確外部中斷的類型和數量。通過畫減號、寫下所要求的活動名稱，來跟蹤記錄每次中斷。

? ? 處理外部中斷的策略，由以下四步組成。

? ? （1）告知：“我手頭有事，正忙。”

? ? （2）協商：“周五再幫你做，行嗎？”

? ? （3）計劃：寫下活動名稱，稍后為它計劃未來的番茄鐘。

? ? （4）答復：按照承諾回電或答復，不然，下次別人就沒法信任你了。

【I:用自己的語言重述知識】

【What】當你正思如泉涌的在寫方案時，你的領導突然給你一堆資料讓你整理成一份表格，這臨時增加的任務就是原文說的干擾，中斷了你的思路，也有可能打亂了你的計劃，你很為難。

【Why】接受干擾事情，思路中斷再找回會比較困難，效率會降低，計劃會被打亂。直接拒絕干擾，人際關系可能會受影響，那怎么去處理呢？

【How】六字方針：避干擾，表難處。具體步驟如下：

告知。告訴對方自己正在做什么事情，緊急程度如何，大概需要多長的時間。比如“你好，我正在寫司慶方案，2個小時候后要交，時間很緊張”。這一步體現了誠懇的溝通態度。

協商。根據自己的計劃提出一個可行性的時間。這一步是告訴對方可以接受這個事情。

計劃。把這個干擾事情列入到自己的計劃當中，設置一個未來的番茄鐘，變成一個常規性任務。

答復。在約定的時間內完成并給對方一個答復。

當然這四步并不是萬能的，覆蓋不了所有的場景。比如不能確保人際關系不會受到影響，因為還跟溝通技巧有關。告知，協商，計劃，答復這四步主要是為了幫助我們充分利用時間，有效管理時間。

【作業】?

請根據上面的【R】與【I】寫出你的:?

【A1：描述自己的相關經驗】

請想一想，在以往的工作和生活當中，有沒有在認真做某件事時被干擾?比如在整理數據報告時被同事要求幫個小忙？比如你在健身房揮汗如雨時老媽打電話讓你幫她上網搶個包包？請回憶一下，并將它詳細的描述出來吧。

【A2：我的應用（目標與行動）】

在學習了避干擾，表難處的方法之后，請想一下在什么情況下做事時可能會被干擾，如果被打擾了，你會怎么用今天學的告知、協商、計劃、答復這四步來處理呢？

A1： 背景：我們的年會是2019年1月11舉行。我要負責年會總體的效果，這個工作從選址到籌備節目已經準備了2個多月。年會前一天的1月10日當天我必須專心處理年會的事情，安排好各個細節，其他的工作都要推遲。

1月10日（周四）當天，我的office簽名為：1.10當天處理年會事宜，1.11在年會現場。其他工作都會在下周一處理，如有緊急情況可電話聯系180XXXXXXXX.

? ? ? ?當我正在安排現場各活動部分的負責人的時候，電話響起了：“我們新買了一臺天平，能否協調對方工程師來現場調試下。”設備部的同事希望天平盡快投入使用。我告訴他：“明天就是年會了，我必須在今天把年會所有的環節過一下，今晚還要去會場協調現場舞臺搭建，LED屏調試，時間很緊張。今天已經是周四，即使安排工程師上門，也會在下周才有時間。我下周一安排如何？”同事表示理解，并告知下周如果工程師時間安排好了，可以打他電話。我說下周一就可協調好，并會讓工程師聯系他。然后在微信中留言供應商，表示下周需要安排調試，并留下了設備部同事電話。周五年會很忙，在年會結束的聚餐期間，供應商回復我工程師已安排，同時在會場特意與設備部同事舉杯喝酒時，同事表示已和工程師越好時間，在下周一上門調試。

? ? ? ?在這個過程當中，我已經預估了年會前一天及年會當天會很忙，所以提前在office上通知大家。辦公室的同事多多少少都會看到。設備部的同事在外面工作，可能沒有看到簽名留言。我以為是緊急情況，所以接了電話，但通話后我的判斷是：一、該情況并不緊急，因為明天就是年會，所有同事都會過來，即便明天能安排工程師，我們也沒有現場同事在場陪同，所以在安排上不現實，告知同事現在的情況，同事也會理解；二、年會是更重要，緊急的事情，特別是所有準備就緒，效果如何就看今天的安排和明天的執行，我必須優先處理這件事情。

A2:

A1中為電話交流，我大不了可以不接來回避，待忙過后再回復。現實中更多的是面對面被打斷，這個時候就沒法不回應。

比如我在辦公室忽然收到電話，需緊急出去辦事，恰巧同事前來尋求幫助，告訴我有個問題需要處理（這是常有的事情）。我會告訴他現在有急事，馬上需要出外勤。辦公室的事情等我回來處理。并告知同事我大概什么時間可以解決。如果我一時無法判斷什么時候可以回復，而同事又急于希望知道什么時候可以處理時，我會當著同事的面把事情寫在本子上，表示這件事我很重視，已經記在了本子上，我回來后會看本子，盡快給你一個答復。一般這個時候，同事看到我把事情記在了本子上，會認同我的態度，并認為我做事比較靠譜（這是今天的反思，如果同事急于想獲得幫助，而我又一時沒有時間，我會讓同事看到我的認真對待態度，并通過這樣的方式委婉的告知對方，這件事暫時沒法有結論）。接下來我會判斷，處理這件事情，我需要了解哪些情況，并依照復雜程度決定我的步驟，時間。并在回來后與同事跟進該事情的進度，并告訴對方，事情我已經在處理，并按照進度詢問同事一些情況，讓其也知曉該事的進度，直至該事解決。