拆頁5:管理你的信息--《印象筆記留給你的空間》

【R·閱讀原文片段】

我們現在正在面對一個信息過載的世界,在互聯網發展初期,人們享受著信息帶給自己的便利,感嘆著世界變平了。但是現在這個場景被另外一種狀態所取代,信息變得越來越繁雜,鋪天蓋地的新聞、網頁、電話、短信、IM消息、SNS(社交網站)讓你目不暇接,疲于應付。你要想在這些信息中篩選出對自己有用的內容,即累心又費力。

這些信息看起來是無序的,但也不是毫無規律可言,只要我們能夠正確處理它們,管理起來也并非我們想象中的困難。

- 明確信息的類型

郵件也好,聊天記錄也罷,我們需要明確這些信息是什么樣的信息。一個文檔可以存儲在電腦的硬盤中,而一段文字就不行,至少要把文字放在一個word文檔里才能存儲在電腦中。而一個電話,如果你沒有把它的核心內容記錄下來,這個電話的內容就會一直盤旋在你的腦子里揮之不去,你需要拿便利貼把電話的核心內容寫下來。這樣電話的主要內容就會以便利貼的形式存在著,你也會清楚電話的信息是什么樣的信息。

- 明確存儲地點

隨著智能手機和4G網絡的發展,我們獲取信息的途徑也越來越多,信息不僅能通過電腦傳遞,還可以輕松通過手機來收郵件,查看聊天記錄或者接收圖片、文字和文件,這一方面給我們帶來了便捷,另外一方面也給我們造成了困擾,那就是信息存儲的位置并不固定。你會發現你的信息有的存在電腦中、有的存在手機里,有些還以便利貼的形式貼在電腦顯示器上。存儲地點的不固定會使我們分散很多精力,在建立信息秩序時,需要明確存儲地點。

- 透過信息看行動

你每天接到的電話、短信、郵件、聊天記錄,表面上看起來,它們是以信息的形式存在的,但是透過信息,它們卻代表著“需要做的事情”、“有用的參考資料”,一封郵件可能會指導你的下一步行動,一個電話號碼一個地址,就是你拜訪客戶的參考資料,當我們看到這一點,才會真正體會到信息的價值,在看待它們時,也會從行動的角度出發。

【I】請自行完成


圖一:三種因素的共同作用


Why?

這段文字提到信息過載的世界帶來的變化,導致我們需要對信息進行管理。就我自身而言,還不僅僅是環境的變化,還有自身角色的變化,自身角色又主要表現在兩方面,一是社會角色二是自我認同角色,社會角色即是隨著年齡的增長,家庭成員的增加,公司管理人員的增加,都慢慢的加重了每天要處理的事情,信息也會越來越多,同時自我認同的角色要求自己要不停的有所發展,所以三者因素的共同作用下導致了信息管理的緊迫和重要性(如圖一)。如果管理不好信息勢必會疲于奔命。

HOW?

從以下三個方面尋找信息的規律,信息管理的道路上可以邁出第一步了,分別是:

- 明確信息的類型(是什么?)

- 明確存儲地點(在哪里?)

- 透過信息看行動(怎么用?)


【A1】請回憶一下自己的過往經驗,你每天的信息來源主要有哪些?接收到的信息又是存儲在哪里的呢?這些存儲的信息是否是代表著你"需要做的事"(什么事情,請舉例)?

圖二:我的印象筆記

每天的信息來源:

1.微信2.電話3.郵件4.會議5.書籍6.客戶

以前一些零散的容易忘記的信息全部記在一個隨身攜帶的小本本上或者手機的備忘錄上,財務的、基本信息的、提醒事項的等等,大雜燴的本本一樣,但是總是會忘記記錄,也越來越覺得記得多了,反而更亂,照樣會想不起在哪里,到時間了也想不起去做。現在統一記錄在了1.印象筆記(隨時記) 2.電腦文檔(定期整理),不過還在摸索中。

基于未來的事情,基本是要做的事情只是是近期還是長期的事情,基于過去的事情,表面上看不需要做什么,但是對于回顧事實卻很重要,可以指導未來的事情(如圖二)。

總體而且還是有點亂亂的,在信息的管理上。


【A2】我會如何應用這個片段的知識點到我的實際工作生活中去?

在本周五下午花半天時間把所有的信息定義更新下,目前我的印象筆記還有點亂,是想記錄一個就新簡歷一個標簽,整理沒有規劃。所以對整體的信息做個重新定義,并試著能規劃處近期和長期的區分來行動。

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