片段選自高琳的職場實用指南《職得》，高琳是一個有20多年世界500強(qiáng)公司工作經(jīng)驗的一個女士。她致力于跨文化溝通及領(lǐng)導(dǎo)力方面的培訓(xùn)。也是一名非常優(yōu)秀的高管教練。今天選擇的片段是《職得》一書P100頁的“為自己的回答設(shè)立一個架構(gòu)”。
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一個高效的匯報會并不意味是一個聽著很累的匯報。如果你的匯報讓別人聽得很累，那說明你缺乏把一個復(fù)雜的事情講的簡單的能力。
為自己要說的話設(shè)立一個架構(gòu)可以幫助你把一個復(fù)雜的概念相對簡單化。一個沒有架構(gòu)的陳述會把所有要說的話一股腦倒給聽眾，好比把一袋豆子倒到聽眾面前說你們自己去數(shù)去吧，數(shù)完了告訴我什么意思。但是高管們每天要同時操心很多事，當(dāng)他來聽你匯報的時候，很有可能是他這一天第N個會了，早已經(jīng)筋疲力盡，你還要他腦子里替你數(shù)豆子，難怪他聽不進(jìn)去。
所以要為自己要說的話設(shè)立一個架構(gòu)是非常重要的，而且越是當(dāng)你不知所云的時候，你越需要有一個架構(gòu)。這一點在向上匯報最后的Q&A環(huán)節(jié)尤為重要。不管老板問你什么問題，只要你的回答超過三句話就都需要有一個架構(gòu)。
這個架構(gòu)可以是上面說的“總分總”，也可以是“數(shù)字1,2,3”或者“首先......其次......最后?！?/p>
I：當(dāng)你要對別人說一件事的時候，其實是給他植入一個概念，也就是你關(guān)鍵要表達(dá)的語句。因此，《金字塔原理》這本書提到了一個很重要的方式，就是把你想表達(dá)的事情結(jié)構(gòu)化，與本段文字的基本內(nèi)容一樣。
首先，把需要表達(dá)的事情梳理邏輯順序，無論是時間順序、重要性順序、并列順序等，都要有一個順序，按同一順序來說明。其次，要根據(jù)確定順序進(jìn)行排列，尤其是需要表達(dá)的內(nèi)容較多的時候。第三，書面匯報時，可以分列出項目，但項目最好不要超過五個。口頭匯報時，最好不要超過三個。第四，總分總的結(jié)構(gòu)，最適用于時間較短的匯報?？梢詤⒄?0秒電梯法則。
A1.我的工作，除了政策方面的匯報以外，主要是重大案件的匯報。一般我都是按照事先寫好的案件經(jīng)過來作口頭匯報，基本上是以時間為線的。以前，曾經(jīng)向大老板匯報過，還沒匯報到一半，就被打斷了，詢問了幾個他自己感興趣的問題后，簡單說了下意見就結(jié)束了，其實主要案情、分析對比等主要內(nèi)容還沒有開始。后來看了金字塔原理，懂得了結(jié)構(gòu)的重要性，尤其是今天，通過作業(yè)強(qiáng)迫自己來進(jìn)行具體事例的分析，感受又深了一層。老板的時間安排是很忙的，對于細(xì)節(jié)問題或者背景問題，如果沒有進(jìn)行按照結(jié)構(gòu)化來處理，平鋪直述就會感覺不到重點，進(jìn)而只會按照他自己的片面理解來發(fā)號施令。這會與實際情況以及我們自己的判斷差別很大，但又不得不去執(zhí)行，這就是職場痛苦的重要來源之一。
A2.對于案件匯報，可以考慮按照以下結(jié)構(gòu)來匯報：1.爭議事項。可以控制在20秒之內(nèi)。2.背景。不超過60字，簡要敘述，時間、地點可以很簡略。例如：某公司于2016年投保了企業(yè)財產(chǎn)險，保額1000萬。今年6月，公司發(fā)生火災(zāi)，損失較大。3.處理經(jīng)過。不強(qiáng)調(diào)本職工作，強(qiáng)調(diào)主要矛盾方面。4.爭議產(chǎn)生。一句話可以概括。即我們認(rèn)為應(yīng)當(dāng)按照核實的進(jìn)貨價計算，對方 認(rèn)為應(yīng)當(dāng)按照銷售價計算，差額為***元。5.簡述證據(jù)及控辯立場。如對方的理由等。6.案件處理思路。
這個結(jié)構(gòu)基本是一個混合結(jié)構(gòu)。排在第一位的是要解決的問題，需要老板拍板，如果老板有時間，可以慢慢展開討論，如果沒有，老板至少對案件爭議點有一個明確
