時 間 管 理 系 列 故 事

第10篇

文丨加一

1.

晃眼間一周又快要結束了，小布堅持每天抄寫GTD流程圖。雖然每次抄寫都要花費掉20分鐘，但是小布堅信功不唐捐，師父的話一定是有道理的。只是對于處理環節之后組織整理出來的五張清單仍然不知道如何使用。

小布是個急性子，看著自己制作出來的五張清單，忍不住打電話問師父清單的問題。

項目清單

日程表

等待清單

下一步行動清單

將來也許清單

高鼎：今天下班后我們還是在站臺咖啡館碰面吧，叫上小郭。我給你們講GTD最后兩個步驟，回顧和行動。五個步驟了解后，你們應該就有一個大致的輪廓了。

2.

三人再一次集合在咖啡館，這次沒有喝咖啡，來一杯檸檬水。

高鼎：這次我給你們講講回顧。這里的回顧不同于平時我們所說的總結，日志，反思，而是檢視，從收集、處理、組織的再一遍的檢視。這一步也是GTD流程中最為關鍵的一步。

如果缺少了這一步，GTD時間管理方法將會逐漸對我們使用者失效。每隔一段時間全面的回顧你的生活和工作，讓GTD重新活躍轉動起來。

小布：這么說GTD是一個流動的管理系統，每時每刻都會要不斷更新。這樣會不會很累哦。

高鼎：沒錯，任何事情都有正反兩面，我們需要權衡利弊，在更新GTD系統和對應的時間成本上找到平衡點。我先來說說如何做回顧吧。

3.

高鼎：我們每天瀏覽最多的應該是兩個清單，一個是日程表，另一個是下一步行動。日程表中的事情是當天必須要做的事情。這個每天必須要查看清單，做好檢視。

當我們預估完成日程表上的事情之外，還有空閑的時間，就可以在下一步行動清單中找到相應的事情來執行。

由于下一步行動清單中行動數量估計會占所有行動數量的80%左右，因此我們會設置一些標簽來講行動再進行細化。最常用的標簽是情境。

比如我設置的情境有以下幾種，可以做參考。

外出

辦公室

電腦-上網

電腦-無網

通勤路上

電話

每個人根據自己當下的實際情況來設置具體的情境。主要作用是為了在某一情境之下可以查看滿足當下情境的事情來執行，提高GTD系統的高效性。

小郭：如果某一件事情既可以放在辦公室，也可以放在通勤路上的情境中，怎么解決呢。比如“閱讀《搞定I》第一章”這個行動。

高鼎：問的好。其實有很多行動既可以在A情境中執行，也可以在B情境中執行。我們可以選擇將此行動放置在較常發生的情境中。

4.

高鼎：此外我們還有等待清單，項目清單。這兩個清單我會每天檢視一次，看看還有哪些事情需要他人來完成，各個項目的進展情況如何。至于將來也許清單，我會每周末檢視一次。看看在這個清單中，有哪些原材料可以開始加工了。

五張清單的檢視頻率就是這樣，但是還有一個最為重要的地方我們沒有講到。

小郭：應該是收集箱吧，師父。

高鼎：沒錯，就是收集箱。每時每刻我們都有無數的靈感和突發事情存放在我們的收集箱中。還記得十秒內拿出你的收集箱嗎？

對于收集箱我會每天固定一個時段來做檢視。將這些收集箱中的原材料按照GTD流程圖進行分解，從而更新五張清單。

小布：我大概明白了。師父告訴我們要通過檢視這一步，讓GTD系統保持良好的運轉，讓我們每時每刻都能夠保持清晰的思維，知道當下應該干什么。

高鼎：GTD系統通過收集、處理、組織、檢視的不斷循環，讓我們時刻保持系統的完整性和時效性。希望大家都能夠重視自己的GTD系統。

5.

小結一下吧。

日程表和下一步清單，每天需要檢視多次，不斷確定自己的進度。

等待清單和項目清單，每天檢視一次。

將來也許清單，每周末檢視一次。

收集箱每天固定時間，按照GTD流程完成處理、組織、檢視。