GTD（Getting Things Down）即時間管理

我和眾多身處屏幕時代的朋友一樣，在聯網的時候精力渙散，而斷網的時候，卻心念聯網。

精力渙散的原因，不外乎就是各種新聞廣告吸眼球，數據算人心，美女滿屏飛，頭條隨處見，提醒隨時彈，手機隨時亮……
想必人人都體驗過被這些元素所疊加的感覺。

僅僅是效率低下，還不算什么，關鍵是效率低下后會引發焦慮。而焦慮會讓效率更低。（中間省略了很多負面的效果）
這種狀態通過不斷地循環，最終你會形成習慣，徹底退出效能界。

不瞞你說，在GTD領域，我一直在探索。
也不瞞你說，在一番又一番的探索后，雖然我的習慣有所改變，但我的效率并沒有從本質上得到提升。

早期時，微課，干貨文我學了不少，但實踐起來，不是缺斤少兩就是打漁曬網。
中期的工具效率件用了不少，但是工具本身不是辦法，而是基于原理的方案。而原理，我僅僅略知一二。
后期我開始進行日記周記的更新迭代，日清周清等的檢查核實。但這種行為更像是一種儀式感，而儀式感的作用，是為了儀式的開展。

但問題來了：沒有儀式，要什么儀式感？

我總結了我GTD提升效率低下的主要原因，即：學的東西是碎片的。這些碎片是各大GTDer從各自的GTD系統中拆出來的經驗和精華。
但是，要用這些碎片拼湊自己的GTD體系，似乎就像是繡花枕頭，表面上看，各種高逼格軟件齊齊亮相，而實際上其作用也只局限于繡花本身。
要的是枕頭，最后卻得到了一塊布，不管布多美，料多好，它終究不是枕頭。

在這種背景之下，我自信地以為我能把GTD效率軟件玩出自己的花樣，從零到一，開發出新的模式……所以我倔強地不去進行主題閱讀。

可惜還是太年少了。
不進行主題閱讀想掌握GTD，是可以的。

但是，時間上要花出去幾倍有余，并且效果未必會好。
而像我這種至靠意志力辦事的人，想自己玩出一套花樣，好比白日做夢。

是的，出來混遲早要還的。
在GTD領域也不例外，想要掌握GTD，沒有捷徑可走。

而這第一筆要還的債，就是主題閱讀。而主題的第一步，就是《搞定I》。

此文的標簽雖然是悅讀，但讀這本書本身真的是相當辛苦。雖然整本書圍繞一個系統展開，結構相對清晰。

但是我讀起來經常感覺一團混沌，在閱讀過程中很多概念和理念不清晰。
全書讀完用了差不多兩個周。而反復咀嚼其中的文字，又用了一周。

在反復研讀后，我做了這個粗淺的筆記感悟。

之后，我將進行第一次較系統的工具實踐。之后繼續進行GTD領域的主題閱讀（書單：《搞定I》、《奇特的一生》、《時間管理》、《番茄工作法》前面四本已經看完，《津巴多時間心理學》、《結果第一》、《暗時間》、《小強升職記》、《把時間當做朋友》、《一分鐘能做什么》、《掌控自己的時間與生活》、《三十歲前的每一天》、《時間管理幸福學》、《天天25小時》、《戰勝拖拉》、《你一年的8760小時》。）

最終在時機成熟時，將進行GTD的大主題分享。并配上GTD軟件的使用干貨。

下面回到正題。

一、背景

想追求高效率的人，其大部分是知識性工作者，知識性工作者在工作時，沒有明確的量化的方向和結果。
要完成一篇設計，完成一篇文章。但是設計出什么，寫出什么，到最后作品完成前，將不得而知，也無法控制。

長期處在知識性工作中的人，因為連工作本身長期無法量化，導致工作者無法固定自己的工作時間，也無法如設想的那樣進入固定的工作狀態（高效忘我的工作模式）。
在時間的積累后，會或多或少地感覺到之前的時間沒有發揮好優勢，于是開始自責，開始焦慮。

但自責焦慮，無法從本質上突破這種循環。

回想一下自己最愛的借口：明天有一早上的時間完成這個計劃！不急不急，明天搞定。
我會愛這個借口，是因為這個借口告訴我了一個事實：明天早晨我會完成這件事。

我想到自己能完成，所以開心。雖然經常不能如期完成。

邏輯回過頭來看，似乎表明了一個道理：只要完成了計劃，你就能喜悅。

種一棵樹最好的時間是十年前，其次就是現在。顯然對我而言，舊的工作模式已經不再適用。之所以要完成GTD的突破也是因為自己想淘汰舊的模式。

是的，是時候種樹了。

那為什么在探索使用了多款產品，吸了很多干貨后，這個模式仍然不好用？
因為我根本不相信它。

我不相信我能夠將一切事物都放在它身上，然后將自己從無限的事物中解脫。

不相信它，導致了GTD體系的低效能，所以不管如何折騰，如何打扮，它都天生殘疾……

GTD的核心是相信。

你相信它，它就能回答一個甚至在夢中也會困擾你的問題：現在我到底要做什么才說得過去？

我們做事，往往是根據靈感和直覺，而這種感覺，導致了當今拖延癥的泛濫。經過我的觀察，只有少部分有好習慣并積極主動的人，拖延較少。其余大部分人，在DDL到來前，表現得肆無忌憚。

為了讓靈感更加合理，GTD這個指南針絕不可少。

當然，有一種人可以突破這種循環——日程表全部排滿，顯然根本不用問自己要做什么就已經開始進入下一個事件之中。

但對我而言，在成為這種人之前，顯然得先完成GTD體系的建設。

二、優勢

GTD有幾大優勢。
1.模塊化
GTD體系是由多個步驟組成，在這些步驟中，只要完成任何一個，都可以對自己的生活產生積極影響。

2.激勵性
GTD一旦開始運作，你就能看到效果，這種效果完全符合成就感心理模型。所以GTD天生自帶激勵。

3.承諾
你要相信GTD，也就代表你承諾你相信它。一旦有了這種承諾，GTD就不會再背叛你，除非你長期作出背叛它的行為。

4.由下而上
傳統的人認為，由上而下的體系是符合全局的，是通向遠方的。
這種意識沒錯，人人都認同，但是，存在一個事實：有下才有一切。

完成下的同時，上才能稱作上。否則，也只是白日夢罷了。

5.外腦化
GTD這種軟實力，不用存在大腦里。
你將一切放到體系中后，根本不需要自己進行過多干預，整個體系就能自動運轉。時刻回答你該做什么的問題。

6.適用性
不論你是何種人，GTD體系都是適用的。甚至是對非知識性勞動和之前提到的滿日程人士。

7.不過時
GTD是不過時的，雖然其表現方法會不斷更新迭代。但是，人總要完成一系列事情。而完成事情，就有更具效能的方法。

三、 GTD建設

S1.通向從容

時間管理的目的是為了通向從容。
從容地知道現在要做什么，等會該做什么。
從容地面對生活中的一切事情，如同平靜的湖面。
哪怕偶爾有石子落入湖面，也只是簡單地泛起漣漪，隨后又是平靜如初。

而通向從容的根源，就是做到真正相信你的GTD體系。

正如背景所提到的那樣，在我的個人管理系統存在缺陷，外界干擾過多，而個人標準卻不斷提高的情況下。大局觀，意志力，自控力等元素無法穩定長期地發揮可靠的作用。

很多時候，人會產生想看書，想鍛煉，想學習等和自我成長有關的活動。但是回過頭來卻往往會做與成長毫無關聯的行為。

因為趨向成長的心在作祟，所以會隨之產生很多事情。
這些事情得不到解決的話，它們就會懸在頭頂。久而久之，人就會變成一只溫水青蛙。只有意識到不對勁的時候，才會跳兩下，然后再次落入溫水。
而因為不知道做這件事的結果如何，不知道下一步行動是什么，能做的只剩下焦慮。并等待著下一次掙扎后的完美落水。

懸在頭頂的這些事情不推進的話，會一直卡在你的腦海中，大幅度降低你的效率。
而當你想從全局去解決時，又因為事情復雜無比，讓你根本無從下手。

很多GTD方法推薦將事情放到清單上去，隨即也產生了很多清單軟件，清單工作法，便簽法等。
但放入清單僅僅只是降低了大腦負荷，它從未將事情徹底從腦中清空，也無法推動事情的發展。
對于個人而言，能控制的事情仍然能控制，而不能控制的事情還是無法控制。

人無法將時間變多，也無法同時處理龐大的信息量。
想對事情的優先級進行把控，卻因為突發的事件而不得不打破節奏。

而這一切的根源，是系統出現了BUG。

生活其實不必是這樣的茍且。

很多懸在頭上的事情，其實只需要兩分鐘就可以完成（比如清空垃圾，發送短信，記錄信息，拍照留存等）。而一旦完成項目和任務，隨即就能收獲成就感，體驗到無比的自信。這種進步隨時有可能發生，并已發生過無數次。
時間雖然不能變多，但時間如果變得高效的話，相當于多出幾個小時。
為了達到更高效的狀態，從溫水中徹底跳出，需要完成系統的進化。

下面，便正式地開始說這個關于GTD系統的進化。

整個系統，可以用三句話來概括：
（1）用某個工具收集所有事情。
（2）將事情進行加工，明確下一步行動。
（3）回顧更新，加強工具生命力。

完成了這三步之后，工具將演變成系統。

別小看了這三步，一旦你將所有事情放入工具中后，你就能做到真正意義上的放空大腦。
你每天只需要簡單的十分鐘時間進行系統整理，就能保證你當天的日程和計劃能夠在腦外進行運算配置。
幾乎在任何時候，你都不需要去進行不必要的糾結：我忘了什么？我要做什么？

這個工具會準確地建議你，現在是北京時間十九點，你到底要做什么。
而這個建議，是盡可能符合你當下情況所作出的。

但是在完成這個建議之前，有很多東西需要完成。

首先要確保一切的信息和事物都收集在一起，因為只有全部收集，你才會信任它，放心地讓其管理你的主要事項。（很多人已經或多或少地使用過清單或者其他效率工具，但是仍然因為沒做到信任而如溫水青蛙。）
同時，收集的一切都要進行加工。必須理清每件事，每個項目到底是什么，為什么。
之后，再將完成這件事的程度進行劃定，定義完成結果。即事情在完成后，到底是什么情景。

知道這一切后，你便可以在很輕松的思考后，將需要進行下一步行動寫進系統。剩下的，就是在你需要進行下一件事時，打開系統。

是的，你只需要不斷打開它就行。

動一動手指。
僅此而已。

S2.體系全貌

我用visio做了個GTD流程圖。

藍色框內的區域，代表體系中的幾大節點。事件或是材料等就留在這些節點之中。通常這些節點會用清單來表示。
黑色框，是執行推動項目時的必要行為。

現在先進行總體說明。

可以清晰地看出，一開始無數的想法經過GTD體系過濾后，最終變成了行為。
一旦達到完全信任GTD的狀態之后，想法便不會一直糾結于你的頭腦中，而是以某種形式停留在所有的藍色節點區域內。（材料、下一步行動、或是資料。）

而這所有的藍色區域，相當于是你的外腦。

為什么在個人軟實力中，時間管理能力如此重要？
因為真正做到GTD化的生活后，你就比別人多了一個外腦。

從今以后，你的效率將會得到本質上的提升。
從宏觀角度來看，你更少地陷入糾結內耗之中。換個角度來說， 你比別人多了一些時間。

轉化的整個過程主要有六大步：

1.收集

收集是GTD的第一步，只有將東西全部收集起來，才能說保證系統囊括你目前的一切。
沒有全面的收集，就絕對無法有全面的行為指南。
沒有全面的行為指南，就意味著你無法完全信任這個系統。

收集時，有幾個領域不需要投去過多的關注：日用品、常用資料、裝飾品、辦公品。
這四大領域對于一個人而言屬于常備區域，常備區域是非常容易陷入混亂并處于時刻更新的狀態。在這種情況下，要給這些材料下一個定義，顯得相對多余。

收集，是面向其他一切領域的收集。
第一次收集，往往非常耗費時間。因為生活混亂得甚至連你自己也需要很多時間才能厘清自己到底有多少材料。

一切領域，即事物和虛擬物。即你能觸碰和感知的一切。
摸到電視機時，隨即想到你需要買一個網絡機頂盒，于是“網絡機頂盒”作為材料進入收集箱。
電腦開機后，看到電腦桌面一團混亂，隨即想到你需要整理桌面，于是“整理桌面”作為材料進入收集箱。
當你把近乎所有的“隨即想法”全部從你的大腦中榨取出來后，你的大腦RAM就算暫時清空了。

2.理清

理清材料，明確材料的定義、價值、成本等等一切你所關心的因素。
經過理清階段后，你的收集箱應該是空白狀態。
它們會因此準備進入其他藍色節點。

理清面對的是“需要做”這個判斷框。
理清的核心作用，在于判定材料的價值。

材料到底需不需要現在著手進行規劃，或是等到未來再進行？
刷朋友圈，看到朋友秀了美食，我想要去吃一下，于是進入未來區域。

這些材料是否可以作為某個行動或者是項目的備用資料？比如你在做項目時收到了一封郵件，郵件中有很多建議。這些建議顯然是無法被全部當做行動執行的，但是它們對項目會有很大的幫助，這種時候，這些材料就會進入資料區。

材料是否沒有太多價值而可以直接丟棄？
比如你的愿望清單中有一個吸塵器，但是你發現這種愿望更像是一種沖動的不理性的消費，所以在理清階段時，直接丟入垃圾箱即可。

垃圾箱需要定期清理，否則垃圾箱會爆滿，不知不覺地從外腦轉移到你的RAM區中。

3.組織

組織行為，是直接面對藍色節點區的。而整個GTD的可靠性，直接由藍色區域決定。而每個藍色區域必須保證界限明確，不可又是日程又是下一步任務，更不可又是下一步行動，又是將來也許。

到底是做項目，還是先留存，到底是馬上完成，還是指派他人，到底是歸入日程，還是留到下一步？到底是從資料中抽取部分資源還是從將來區域中將事情轉化為下一步行動？
項目中的部分行為在當下是否可以拖入垃圾箱？是否可以開始指派他人完成一些項目元素？
這一個個問題的答案，都要由組織來完成。

組織有非常多的技巧，在整個人類歷史上，為了將行為做得更好更符合真正的價值觀，已經有無數的人開發了無數的方法。比如各類宗教，各種思想，各種方法，各種規劃，各種咨詢。
每個人去完成近乎相同的事情時，絕對是以不同的姿態。要給出一個明確行動的準則，似乎不可能。

在這里簡單地從書本出發對GTD進行一定的闡述。（這些觀點可能非常片面，因為目前我還沒完成GTD主題閱讀，同時GTD實踐還存在很大的問題。）

三大組織技巧：

（1）關系控制
關系控制，是基于時間、精力、情境、重要性的控制。

似乎這是句廢話。但是，問題在于萬物皆有慣性。
一旦有慣性就意味著你在做一件事時，雖然精力隨著時間的推移已經大大下降，但你仍然馬不停蹄。最終當事情完成后，你的精力已經透支。隨之而來的，就是效率大幅度的降低。

而要克服這種慣性的最好方法，就是在事前加以控制。
就好比在開車時，為了防止慣性帶來的傷害而提前系上安全帶一樣。

事前控制，就是基于時間、精力、情境、重要性的控制。
將下一步行動中加入這四大屬性，當你處于高度疲憊的時候，看低效能清單，當你有一大段時間時，看大宗項目清單，當你處于地鐵時，看地鐵行動清單。

是的，這里出現了三個屬性：時間消耗，情景，精力。
而能在工具中加入這三個屬性的軟件在這里就淘汰了一大半。方法和玩法在這里提升了很多，不難看出，在GTD體系中，類似的定制可以非常非常多。所以整個GTD至少需要一年的時間才能成熟。

（2）六大視野
在刷知乎和看干貨的時候，我發現了很多人的筆記系統或是某個系統中存在以這些名字命名的文件夾。類似的還有五萬英尺、三萬英尺、兩萬英尺等類似的表述方法（實質一樣）。
他們都簡單地說了在這些模塊中要裝什么，但是我之前看得稀里糊涂。終于在這里得到了解答。

a、五樓視野——原則
你要做一個誠實的人，那么你會撒下一個謊么？

b、四樓視野——愿景
你想在五年內成為一名成功的奶爸，那么你現在的行為該是怎樣？

c、三樓視野——目標
在今年，明年，你要做什么？

d、二樓視野——職責
你是什么身份，你現在有什么臨時的身份？

e、一樓視野——項目
現在你在做什么項目？

f、地面視野——現在
你在茍且什么？亦或是你在干什么？

（3）事件三分類法
a、計劃任務
即下一步行動清單中的任務。

b、日程任務
理論上在某段時間會發生的事情，比如今天上午十點的會議。

c、突發任務
任何人都會遇到的任務。

其實在選擇行動時，不論你是否采用GTD，你都是基于第六感。
GTD無法代替你作出決定，它只能給你最合適的指導，并降低你思考行動的難度。

但是，一旦你在三天內不對GTD進行整理，你的GTD將完全過時。這就意味著，GTD無法提供建議，而你也再也不會相信它。

所以組織對于一個GTDer來說，是一件要做一輩子的事情。
起碼是在你選擇GTD和徹底過上高效生活之前。

4.回顧

回顧是針對的是已經完成的幾大節點區域（藍色背景）。
這幾大區域，構建了你高效工作的網絡。你需要周期性地進行回顧，以確保在下一步行動、項目和委派他人之間，在保持良性的運轉。
并同時優化你的GTD體系，在其中加入GTD-DIY模塊。讓你的系統更加適合于你。

同時，一旦將近乎全部事情都放入體系中后，GTD體系會變得異常龐大。
在這種情況下，如果不進行回顧，對全局的把控度將會大大降低。

通常的建議是每周進行一次整體回顧，對所有區域內的內容進行瀏覽調整。

5.執行

說了那么多， 其實是為了執行行為的順利完成。
一切GTD的最終效果，都是體現在執行本身。

畢竟，完成一件事，靠的只能是執行。
如果不去執行的話，GTD本身將不復存在。

這里要注意的是兩分鐘能完成的事情，馬上去做，不許要拖延。
而其他事情，根據自己的直覺行動即可。

而一旦GTD出現停滯而讓你不信任時，不要氣餒，更新它即可。

任何一個人在有了GTD體系后的執行力，將會大大提高。因為在這一件件事情背后，是你的愿景和目標，是你的職責和任務，還有你那無數完成事情后的喜悅！

6.控制

控制階段，是為了GTD體系更順利地開展。
你可以使用一切工具，加入一切你覺得合適的元素。
當然，這都是建立在一定GTD基礎之上的。

從底層開始，逐漸一步步向上梳理。
最終你會發現任務等等在自然地情況下順利完成。

以上就是整個體系的運轉全過程了。
很明顯，這六個步驟在大部分情況下是分開進行的。并且也只能在分開進行時，才能發揮更好的效果。

希望我能大致說清楚GTD到底是什么。

我萬萬沒想到本文會突破七千字……也從未寫過如此長的讀書筆記。
因為寫作計劃大大超出了預期，你會發現后面的分享內容非常糙。

《搞定I》作為GTD的鼻祖，的確值得寫更多。但更應該留在主題閱讀之后。

GTD從來不是一件能夠速成的事情。相信任何一個接觸自我管理的人，或多或少地都會觸碰GTD領域。而一般形成靠譜的個人體系，需要兩年。

但也沒那么悲觀。
其實只要養成GTD中的任何一個習慣，都會或多或少地對成長產生積極作用。

其實每個人都在追求更高效的生活，都在為焦慮而抗爭，為拖延而煩惱。
這些行為，其實也就在探索和建立個人GTD系統。

雖然它很難，但它的確值得相信，并托付終身。

希望我能通過不斷實踐，最終建成Blarmer' GTD sys。
同時也希望見到Your GTD sys。

End.