你是否一直掙扎于巨大的工作壓力邊緣呢？你是否常常面對(duì)生活中大大小小的事務(wù)感到無所適從呢？那么這里呢，我們就要介紹一個(gè)策略寶庫(kù)，它能夠讓你的工作生活高效運(yùn)轉(zhuǎn)，還能留出足夠的時(shí)間來做自己想做的事情，享受生活。
這個(gè)策略寶庫(kù)就是世界知名時(shí)間管理大師戴維·艾倫的經(jīng)典著作：《搞定—無壓工作的藝術(shù)》（英文名Getting Things Done，書中簡(jiǎn)稱GTD），這是一本全球千萬人正在輕松使用的GTD個(gè)人事務(wù)管理系統(tǒng)。
如果你迫切地想改變當(dāng)前低效的生活狀態(tài)，并且做好了精讀本書的準(zhǔn)備，那么我們就一起步入搞定之路吧！
繼本書之后，作者戴維·艾倫推出了一本新作：《搞定：提升工作與生活效率的52項(xiàng)原則》。所以按照先后順序，這兩本書分別被人們稱為《搞定1》和《搞定2》。在《搞定1》里，作者提出了具有突破性意義的GTD時(shí)間管理系統(tǒng)。目前，GTD時(shí)間管理系統(tǒng)已經(jīng)被世界公認(rèn)為最佳的時(shí)間管理工具。
《搞定2》繼承了GTD 的基本思想，結(jié)合作者20多年的成功經(jīng)驗(yàn)，從工作和生活方面提出了效率至上的52項(xiàng)原則。主要可以歸納為五個(gè)方面：
1. 理清頭緒，發(fā)揮創(chuàng)造力；
2. 專注；
3. 建立有效的結(jié)構(gòu)；
4. 放松自我，開始工作；
5. 注意基本要素。
這本書不同于《搞定1》的地方在于，它對(duì)很多問題進(jìn)行了更加深入的探討，提供了更加豐富的闡述。同時(shí)，不僅給出問題的答案，還適當(dāng)提出問題，從而能夠引發(fā)讀者思考。
在《搞定2》中，你會(huì)認(rèn)識(shí)到良好的時(shí)間管理與工作清單、生活規(guī)律及嚴(yán)格的制度沒有太大的關(guān)系。相反，學(xué)會(huì)怎樣樹立遠(yuǎn)大的目標(biāo)，同時(shí)能夠堅(jiān)持下去，并且在有限的時(shí)間內(nèi)投入盡可能多的精力和關(guān)注。這種與眾不同的分析視角把管理時(shí)間的方法說得通俗易懂，使得這本書成為你生活中不可缺少的助手，無論在生活中，還是在職業(yè)生涯中都能派上用場(chǎng)。
這本書適用人群同樣很廣泛，尤其是有著巨大工作生活壓力一族的理想讀物。也適用于上班族，剛?cè)肼毜漠厴I(yè)生，以及公司管理人員。借助GTD這一工具，可以使我們雖然事務(wù)纏身卻仍然處理地有條不紊。改善不良狀態(tài)，提升人生效率，享受無壓生活。
如果大家在學(xué)習(xí)完《搞定1》后還意猶未盡，想做更加深入細(xì)致的了解，那么《搞定2》就是你的下一個(gè)選擇。
解剖你的無所適從
為什么你時(shí)常覺得無所適從，覺得自己沒有足夠的時(shí)間來處理生活工作中的事情？作者認(rèn)為有以下三個(gè)方面的原因。
首先，當(dāng)前人類已經(jīng)進(jìn)入了一種『知識(shí)工作』階段（拆書者注：知識(shí)工作，是德魯克在《卓有成效的管理者》一書中提出的名詞，指的是需要依靠腦力勞動(dòng)而完成的工作，與體力工作相對(duì)）。在知識(shí)工作時(shí)代，知識(shí)工作者的工作內(nèi)容沒有固定的界限，他需要不斷地汲取信息，不斷地完善工作。同時(shí)，在企業(yè)內(nèi)部，各部門之間的壁壘已經(jīng)被打破，部門之間可以共享工作內(nèi)容，彼此合作。知識(shí)工作者會(huì)面臨更多的決策壓力以及工作壓力。
其次，很多細(xì)小的問題不斷出現(xiàn)在我們的工作生活中。可能你目前從事的工作并不是你想象中的理想工作，可能你的投資收益不佳，也可能你的健康狀況欠佳。伴隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，形形色色的不穩(wěn)定因素隨時(shí)出現(xiàn)，很少有人能夠享受的安安穩(wěn)穩(wěn)的生活。
最后，過去的思考模式和生活習(xí)慣已經(jīng)與現(xiàn)在的工作生活不相適應(yīng)了。如果你是一個(gè)上班族，那你可能會(huì)面臨龐大的工作量，單一的日程表根本無法幫你減輕負(fù)擔(dān)。而且這么多急迫的任務(wù)，也無法按照重要性排序。另一方面，圍繞生活的主要目標(biāo)來管理日常事務(wù)，在當(dāng)前已經(jīng)被證明失效了。過多的工作使我們無法集中精力去關(guān)注主要問題。
當(dāng)前個(gè)人管理系統(tǒng)的缺失，使得我們?cè)诿鎸?duì)難搞的事情時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生畏難情緒，進(jìn)而影響實(shí)際效果。你的新選擇
如果在任何時(shí)刻都能集中精力高效地處理當(dāng)前的任務(wù)，那將是多么美妙的一種體驗(yàn)。
那么，如何才能快速進(jìn)入高效的工作狀態(tài)呢？答案就是清理大腦存儲(chǔ)，讓它保持輕松高效的運(yùn)行速度。如果一件事情總是占據(jù)著你的大腦，你的思維就會(huì)受阻。當(dāng)你把所有的事情都存儲(chǔ)在大腦里面時(shí)，你就無法完全輕松地掌控你的生活。由于大腦中存儲(chǔ)短期記憶的組織總是在記錄那些還沒有安排好的事情，而大腦的意識(shí)則是負(fù)責(zé)思考問題的工具。當(dāng)大腦存儲(chǔ)過度時(shí)，勢(shì)必會(huì)影響到問題的處理速度。
一旦大腦存儲(chǔ)空間接近滿載狀態(tài)，人就會(huì)緊張，坐立不安。那是因?yàn)槟切]有處理好的事情時(shí)刻都在占用著你的大腦。
你肯定有過這樣的遭遇：你在處理發(fā)票數(shù)據(jù)，忽然想起明天早會(huì)的月度總結(jié)還沒寫，房子的裝修問題也沒有處理好。大腦時(shí)不時(shí)就會(huì)提醒你，很多事情需要處理，但是你要知道，你的大腦并不存在過去將來的概念，它只是認(rèn)為那些事情都是你必須努力完成的。
目前看來，只有把那些沒安排好的事情移出大腦，它才不會(huì)經(jīng)常跳出來擾亂心緒。
重新掌控生活：橫向管理五步法
從『橫向』的進(jìn)行控制，可以把我們工作生活中涉及到的一切事務(wù)管理起來，保證每一件事都能夠嚴(yán)格執(zhí)行，全書大量的篇幅都在介紹這部分內(nèi)容。在本小節(jié)，我們初步從框架和概念上了解一下掌控生活的五個(gè)階段。后面我們將用三天的時(shí)間對(duì)『橫向管理五步法』的具體實(shí)施和應(yīng)用進(jìn)行一個(gè)詳細(xì)的介紹。
在作者看來，把控生活的關(guān)鍵點(diǎn)就在于熟練掌握以下五個(gè)階段。這五個(gè)階段適用于一切公事和私事，如果能夠成功應(yīng)用，工作生活將會(huì)非常輕松。
第一階段，收集階段。
你需要尋找的是那些等待你處理，引起你注意的事務(wù)，它們隱藏在你的郵箱、備忘錄、日歷、日程表或者便簽里。只要你認(rèn)為這件事情需要做，應(yīng)該做，那么它就在收集之列。你可以把它們先全部歸入Excel表格里，或者寫下來放在文件夾里。這一步的關(guān)鍵就在于你為你的大腦接入了一個(gè)硬盤，把大腦里的所有事務(wù)都剪切，粘貼在這個(gè)外腦中（拆書者注：收集一切必要的事情，并且存儲(chǔ)在大腦之外的某個(gè)地方，這個(gè)地方就被稱為外腦）。
第二階段，理清階段：分門別類，梳理材料。
在第一步整理完全部的材料后，你需要對(duì)它們進(jìn)行歸納整理。首先，明確材料屬于哪一類，明確它是否需要采取下一步行動(dòng)。把不需要的，沒有價(jià)值的材料扔進(jìn)垃圾桶，把日后有可能用到的材料放入一個(gè)文件夾歸檔。而其他需要行動(dòng)的材料，我們分為兩類，第一類是兩分鐘內(nèi)能解決的，另外一類是需要一系列行動(dòng)才能完成的事務(wù)，我們把它叫做『項(xiàng)目』，這類事務(wù)歸入項(xiàng)目清單等待日后處理。
第三階段，組織整理：組織整理材料，梳理事務(wù)清單。
仔細(xì)觀察下面的工作流程圖，圖片最外面的八個(gè)處理方法就是具體的組織整理策略。可以整理出以下清單：項(xiàng)目清單、項(xiàng)目輔助性材料、記錄在日程表中的行動(dòng)和信息、『下一步』行動(dòng)清單、『等待』清單、參考資料、『將來/也許』清單。
第四階段，回顧階段：回顧個(gè)人管理系統(tǒng)。
至少每周，你都需要回顧你的個(gè)人管理系統(tǒng)，檢查之前任務(wù)的完成情況，并在清單上添加你的新任務(wù)。
第五階段，執(zhí)行階段：立即行動(dòng)。
在這一步，你將學(xué)會(huì)如何選擇時(shí)間、情境去處理清單上的任務(wù)。我們可以根據(jù)情境、時(shí)間、精力和重要性這四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來確定某一時(shí)刻的具體行動(dòng)。那么我們每日從事的工作可以分為三類：事先安排好的工作、突發(fā)事件和安排自己的工作。
最后，檢視工作的時(shí)候可以從六個(gè)層次來審視：
1. 當(dāng)前需要做出的行動(dòng)；
2. 當(dāng)前需要完成的工作；
3.興趣點(diǎn)以及所承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)；
4. 目標(biāo)；
5. 發(fā)展前景；
6. 目的及原則。
如何輕松控制一切：縱向管理項(xiàng)目的五個(gè)階段
『縱向』控制是對(duì)每一項(xiàng)具體的事務(wù)進(jìn)行分析和思考，并且能夠逐步跟進(jìn)整個(gè)發(fā)展過程。
大多數(shù)情況下，橫向管理法就可以梳理生活中的大部分事務(wù)了。然而，我們發(fā)現(xiàn)某些項(xiàng)目需要詳細(xì)制定出行動(dòng)方案、嚴(yán)格控制流程，這時(shí)候我們就需要采取縱向管理來完成任務(wù)。
通常我們?cè)谧鲞@種縱式思考時(shí)，使用的都是『非正式思考』，這種思考方式既不周密也不正規(guī)。事實(shí)上，一種正規(guī)的思考方式很有必要，它能讓我們以最低的消耗創(chuàng)造最高的價(jià)值。因?yàn)槲覀兊挠?jì)劃越深入，越周密，達(dá)到的效果就會(huì)越理想。這里，作者就提出了這樣一種思考模式，叫做自然計(jì)劃模式。他認(rèn)為，大腦在面對(duì)一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，會(huì)進(jìn)行以下5個(gè)步驟：
1.定義目標(biāo)和原則
2.展望結(jié)果
3.頭腦風(fēng)暴/集思廣益
4.組織整理
5.明確下一步的行動(dòng)方案
如果我們處理一個(gè)問題時(shí)，大腦的思考沒有遵循以上5個(gè)步驟，那么我們把這樣的思考模式稱為非自然計(jì)劃模式。這種思考模式非常不利于問題的解決，容易造成混亂的局面。
還有一種情況就是，人們放棄了一切做提前計(jì)劃的想法。只有當(dāng)緊急狀況馬上就要出現(xiàn)了才做臨時(shí)行動(dòng)。這種情況下的思維模式，我們把它叫做反應(yīng)式計(jì)劃模式。這種思維模式非常危險(xiǎn)，非常容易引發(fā)危機(jī)。
所以，縱向管理項(xiàng)目主要內(nèi)容就集中于自然計(jì)劃模式的五個(gè)步驟，為了平衡文章的篇幅，我們把詳細(xì)內(nèi)容放在5.1中進(jìn)行介紹。
第一天我們主要從框架和概念上了解了『橫向管理五步法』和『縱向管理項(xiàng)目的五個(gè)階段』。從今天開始，我們將從流程的簡(jiǎn)單認(rèn)知轉(zhuǎn)入全面應(yīng)用。一開始接觸這些方法時(shí)，可能會(huì)覺得較難理解，也難以邁出第一步。但是只要你下定決心全面理解并試著付諸行動(dòng)，將受益良多。
接下來的三天時(shí)間，我們將詳細(xì)介紹『橫向管理五步法』中的內(nèi)容，也就是五個(gè)必經(jīng)階段：
1.收集階段：收集并歸攏材料，清空你的大腦
2.理清階段：理清材料，清空工作籃
3.組織整理：建立屬于你自己的事務(wù)清單
4.回顧階段：保證個(gè)人管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行
5.執(zhí)行階段：選擇最合適的行動(dòng)
第一天我們主要從框架和概念上了解了『橫向管理五步法』和『縱向管理項(xiàng)目的五個(gè)階段』。從今天開始，我們將從流程的簡(jiǎn)單認(rèn)知轉(zhuǎn)入全面應(yīng)用。一開始接觸這些方法時(shí)，可能會(huì)覺得較難理解，也難以邁出第一步。但是只要你下定決心全面理解并試著付諸行動(dòng)，將受益良多。
接下來的三天時(shí)間，我們將詳細(xì)介紹『橫向管理五步法』中的內(nèi)容，也就是五個(gè)必經(jīng)階段：
1.收集階段：收集并歸攏材料，清空你的大腦
2.理清階段：理清材料，清空工作籃
3.組織整理：建立屬于你自己的事務(wù)清單
4.回顧階段：保證個(gè)人管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行
5.執(zhí)行階段：選擇最合適的行動(dòng)
第一階段：收集階段
這一階段的主要內(nèi)容是：收集并歸攏材料，清空你的大腦。
在這一階段，我們將把一切待辦的事情歸納到外腦中，我們把這個(gè)『外腦』稱為『工作籃』，這樣才能清空大腦。這個(gè)階段耗費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，請(qǐng)一定要在完成收集工作后，再開始處理這些材料。這些材料可能包括你存在錢包里待聯(lián)系的合作商電話，它總是在不經(jīng)意間擾亂你的心智。當(dāng)你把引起你遐想的所有事務(wù)都從大腦中清除時(shí)，你一定也體會(huì)到了如釋重負(fù)的感覺。
收集工作包括兩部分：
首先，你需要進(jìn)行物理大搜索，檢查你的工位，收集那些你未完成的工作。記住四類東西不要?jiǎng)樱喝沼闷罚瑓⒖假Y料，裝飾品，辦公設(shè)備。在整理過程中，千萬不要陷入打掃整理的陷阱，如果你在整理過程中出現(xiàn)了收拾的欲望，那么你應(yīng)該立刻寫一個(gè)便條（打掃工位），然后把它整理到工作籃，時(shí)刻牢記你的主要任務(wù)是收集未完成的事。你可以從辦公桌開始，檢查抽屜、柜子、臺(tái)子的表面和內(nèi)部、地板、墻壁和書架內(nèi)潛存的所有未竟之事。如果你遇到一些參考資料，立馬歸檔，但如果它與你要完成的任務(wù)相關(guān)，那么也將它投入『工作籃』，等待后續(xù)處理。
其次，你需要清理你的大腦，清除大腦緩存。拿起紙筆，把那些時(shí)刻吸引你的注意力卻還沒放入工作籃的事務(wù)都記錄下來。最好一張白紙只記錄一件事情，以防之后需要在任務(wù)下面構(gòu)思行動(dòng)計(jì)劃。最好每次只思考一件事情，專注最重要。然后就可以開始把頭腦中的內(nèi)容記錄下來，這時(shí)候你會(huì)發(fā)現(xiàn)，瑣碎的小事、重大事件、個(gè)人私事和工作問題全都出現(xiàn)了。這個(gè)時(shí)候你只需要注意事務(wù)的數(shù)量就行了。
為了能夠全面地收集大腦中的未完成事情，我們列出以下幾個(gè)『未盡事宜的引子』清單。這些引子清單可以幫助你查看自己的收集工作是否有所遺漏。
比如，針對(duì)一個(gè)上班族的職業(yè)和生活方面，我們可以列出如下清單：
記著：要盡可能多地羅列你的清單，這樣你才能更好地進(jìn)行整理。如果你在清理完畢后，發(fā)現(xiàn)自己如釋重負(fù)，再也想不出讓你牽掛的事情，那么你就做好了進(jìn)行下一步的準(zhǔn)備。
第二階段：理清階段
這一階段主要內(nèi)容就是：理清材料，清空工作籃。
在完成上一步的工作后，你需要認(rèn)真查看你收集到的一切任務(wù)，確定它是什么，它有什么意義，完成它需要你采取什么行動(dòng)。你可以參照1.5中的工作流程圖，整體了解個(gè)人管理系統(tǒng)的工作流程。
例如你在『工作籃』查看到了李曉明的名片，你的任務(wù)是給他打個(gè)電話，但是思考后你決定下周二早上九點(diǎn)再來打這個(gè)電話。那么依照這個(gè)工作流程，你應(yīng)該采取的策略是延遲行動(dòng)，并將這個(gè)任務(wù)列入日程表中。
在處理『工作籃』時(shí)，你需要將事務(wù)分類記錄在清單里。從最上面開始，按順序一次一事來處理。一旦違反這兩個(gè)原則，你有可能會(huì)遺漏很多事情，再次陷入日常的雜亂之中。牢記：你拿出來的任務(wù)絕對(duì)不能再扔入『工作籃』中。當(dāng)你把任務(wù)拿出來時(shí)，應(yīng)該迅速判定它的意義，你需要如何完成。『認(rèn)知疲勞』理論告訴我們，不論你做大決定還是小決定，都會(huì)消耗腦力。所以在整理時(shí)，無需按照難易度來排序，只需要從上到下，一件事一件事處理。
理清階段第1步：確定下一步行動(dòng)
在清空『工作籃』的過程中，如果你已經(jīng)掌握了上面的處理原則，那么接下來最關(guān)鍵的問題，就是確定每一項(xiàng)任務(wù)的下一步行動(dòng)。
如果這個(gè)任務(wù)不需要準(zhǔn)備下一步行動(dòng)計(jì)劃，那么這里的材料可以分為三類：『垃圾』、『待醞釀的事務(wù)』以及『參考資料』。
第一類是『垃圾』。在收集階段，你已經(jīng)將大量的任務(wù)扔入籃中，當(dāng)你確定這項(xiàng)任務(wù)永遠(yuǎn)不需要付諸行動(dòng)且沒有存儲(chǔ)的必要，那就扔入垃圾桶。
第二類『待醞釀的事務(wù)』，是指那些你覺得這些材料，可能現(xiàn)在不用，但是以后可能會(huì)用到，你可以選擇將這部分放入『將來/也許』清單或者日程表內(nèi)，具體的處理方法我們將在之后的內(nèi)容中具體提到。
第三類『參考資料』，指那些不需要你采取任何行動(dòng)，但是對(duì)完成其它任務(wù)有輔助作用的材料，你可以直接把這部分材料納入你的歸檔系統(tǒng)。
如果這些任務(wù)需要你付諸行動(dòng)，那么你需要確定具體的行動(dòng)內(nèi)容。關(guān)于下一步行動(dòng)，你必須細(xì)化具體的行動(dòng)內(nèi)容，缺乏具體措施的下一步行動(dòng)，則沒有任何意義。一旦你在清單里寫下下一步行動(dòng)措施，你的大腦就會(huì)結(jié)束對(duì)這個(gè)問題的思考，清空大腦的任務(wù)就完成了。
理清階段第2步：立即執(zhí)行
當(dāng)你認(rèn)為某一類任務(wù)需要行動(dòng)之后，你可能面臨三個(gè)行動(dòng)方案:
1.『立即執(zhí)行』：完成這個(gè)任務(wù)用時(shí)不會(huì)超過兩分鐘，那么立刻著手完成。比如需要回復(fù)一封簡(jiǎn)短的郵件，或者給打電話預(yù)約心理醫(yī)生。『兩分鐘原則』原理就是說，如果立即完成這項(xiàng)任務(wù)所耗費(fèi)的時(shí)間與推遲完成相比，耗費(fèi)時(shí)間更短的話，那么就立即完成。『兩分鐘原則』將極大提升你的工作效率。當(dāng)你養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)它為你空出了更多的自由時(shí)間。
2.『委派他人』：這個(gè)行動(dòng)短期內(nèi)無法完成，那么你需要思考，你是不是處理這個(gè)事件的最佳人選。如果不是，那就轉(zhuǎn)交給他人。你可以通過郵件、寫字條、發(fā)短信、直接面談來轉(zhuǎn)接工作。但當(dāng)你把工作委派給他人的時(shí)候，一定要記得做好跟蹤后續(xù)工作的準(zhǔn)備。這類任務(wù)可以投入『懸而未決』工作籃（具體內(nèi)涵在后面會(huì)介紹）。
3.『推遲執(zhí)行』：剩下的工作就是兩分鐘內(nèi)無法解決且不能轉(zhuǎn)交他人。針對(duì)這部分任務(wù)，你可以記錄下這些行動(dòng)，將其推遲執(zhí)行，放入『懸而未決』工作籃。『懸而未決』工作籃目前包括兩部分內(nèi)容：跟蹤轉(zhuǎn)交他人的工作，以及推遲執(zhí)行兩部分。至于具體如何處理，也將在接下來的文章中進(jìn)行詳細(xì)的介紹。
第三階段：組織整理
這一階段主要內(nèi)容就是：組織整理，建立屬于你的事務(wù)清單。
如果你可以擁有一個(gè)良好的組織整理系統(tǒng)，你的大腦就能省去了很多瑣碎且低層次的思考，得以集中精力處理更加重要的事情。但前提是你的個(gè)人管理系統(tǒng)必須可靠、持久，這樣你的大腦才會(huì)真的把這些事務(wù)交于它。此處，組織整理的意思就是將事務(wù)列入處理清單中。例如你剛剛接到一個(gè)電話，通知說明天下午開會(huì)，你把這個(gè)事務(wù)列入了日程表，這就是組織整理。
在處理『工作籃』時(shí)，你要?jiǎng)?chuàng)建多個(gè)清單，將事務(wù)歸納分類。那么你必須確立一個(gè)明確的分類系統(tǒng)，且這個(gè)系統(tǒng)可以伴隨著你的整理而優(yōu)化。作者建議列出以下七類清單：記錄在日程表中的行動(dòng)和信息；『等待』清單；項(xiàng)目清單；項(xiàng)目的輔助材料清單；參考資料清單；『將來/也許』清單；下一步行動(dòng)清單。
在組織整理時(shí)，必須注意不同類別之間的界限。每一類別都代表著不同的處理方法，在視覺上，心理上都應(yīng)該有明確的區(qū)分。比如一旦你把參考資料歸類到了閱讀資料，你就會(huì)對(duì)閱讀失去興趣；本應(yīng)把事務(wù)放在日程表中，你卻錯(cuò)放在了『等待』清單，那么后果可想而知。此外，在整理時(shí)，你需要準(zhǔn)備紙質(zhì)或者電子版清單、保存各類資料的文件夾或者電腦。組織整理階段的第1步
組織整理階段的第1步是：組織整理你的行動(dòng)提示信息清單。
在完成清空『工作籃』這一步后，你眼前有了一堆『懸而未決』的任務(wù)。它們是那些使用兩分鐘原則無法處理，且無法轉(zhuǎn)交給他人的任務(wù)。或許還會(huì)有一些關(guān)于委派任務(wù)的清單，還有一些需要列入『將來/也許』清單或者日程表里的事務(wù)。在整理之前，你需要確認(rèn)你要用哪種形式來整理這些信息？紙質(zhì)還是電子？
如果從組織整理的角度來看，行動(dòng)可以分為以下兩類：
第一類：對(duì)時(shí)間有硬性要求的事務(wù)。這些事務(wù)可以寫入日程表，比如預(yù)約醫(yī)生，參加孩子的畢業(yè)禮。有很多人都將日程表當(dāng)做待辦事項(xiàng)清單，今天完成不了就順延向后，千萬不可以有這樣的想法。你最好把日程表當(dāng)作一個(gè)不可侵犯的時(shí)間管理工具，這樣整個(gè)個(gè)人管理系統(tǒng)才會(huì)生效。
第二類： 對(duì)于時(shí)間沒有硬性要求，但越快完成越好的事務(wù)，即ASAP事務(wù)（ASAP，指的是as soon as possible）。管理ASAP事務(wù)的最好方法就是按照情境分類，即按照完成該事物的地點(diǎn)以及情境來分類。例如，需要在電腦上完成的劃分到電腦清單，需要在超市完成的劃分到超市清單。
具體分多少個(gè)情境，你可以依據(jù)你的行動(dòng)數(shù)量和不同行動(dòng)所要求的情境數(shù)量來估計(jì)。如果你只有25個(gè)以下的任務(wù)，那么你可以直接寫入下一步行動(dòng)清單。如果數(shù)量在50-100個(gè)，那么你就需要按照情境分類了。不如列一個(gè)外出清單或者電話清單等等，這些簡(jiǎn)單的清單將會(huì)把你從繁雜中拯救出來。依據(jù)情境組織行動(dòng)的一個(gè)重要好處是你可以高效地處理這些事務(wù)。
在此，作者提供了的有關(guān)ASAP事務(wù)的七類情境提醒清單：電話、在電腦旁、外出事務(wù)、在辦公室時(shí)、在家時(shí)、議事日程、閱讀/回顧。
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組織整理階段的第2步
組織整理階段的第2步是：整理你的『等待』清單。
『等待』清單中的各項(xiàng)事務(wù)也需要我們進(jìn)行組織整理。這些任務(wù)往往是那些你不在意過程只在乎結(jié)果的任務(wù)。例如用戶的電話反饋，等待公司會(huì)議的安排。這些必須由別人來完成的事務(wù)都應(yīng)該列入『等待』清單。當(dāng)某個(gè)任務(wù)不需要我們直接行動(dòng)，而是交給別人來完成，那么我們需要提醒自己這個(gè)人的完成進(jìn)度，這時(shí)候就產(chǎn)生了『等待』清單。
『等待』清單列好后，你需要做的事情就是定期檢查，跟蹤完成狀況。這個(gè)清單最好放在觸手可及的位置上，并且與下一步行動(dòng)清單放在一個(gè)系統(tǒng)。
因?yàn)槟阌锌赡苄枰粩嗲袚Q清單，例如，你需要給合作方打電話，要求他們提出新的策劃方案，這個(gè)行動(dòng)需要放入『電話』清單；打完電話后，你需要將等待策劃方案這個(gè)事務(wù)放入『等待』清單；然后你又需要將接到的方案放后『閱讀』清單；而當(dāng)你看完之后交給領(lǐng)導(dǎo)，等待他來做最后定奪時(shí)，這件事再次進(jìn)入『等待』清單。
在『等待』清單中，最好列入每個(gè)任務(wù)的時(shí)間要求。此外，跟蹤任務(wù)的最高效方法就是『當(dāng)提示信息出現(xiàn)時(shí)，第一時(shí)間將相關(guān)行動(dòng)列入對(duì)應(yīng)清單中』。只要有任務(wù)出現(xiàn)，你應(yīng)該立馬思索它應(yīng)該列入哪個(gè)清單，不要遺漏。每天下班前或者睡覺前，花幾分鐘回顧一下，確定你已將所有任務(wù)都妥善歸類。
組織整理階段的第3步
組織整理階段的第3步是：整理你的項(xiàng)目清單與項(xiàng)目輔助材料。
『項(xiàng)目』清單中，不要包含項(xiàng)目的行動(dòng)細(xì)節(jié)和具體方案。你不需要按照重要性、大小或者緊急程度來排序，因?yàn)椤喉?xiàng)目』清單就是一個(gè)包含了所有未完成事務(wù)的目錄。
在日常工作中，占據(jù)大部分時(shí)間的主要是你的日程表、行動(dòng)清單以及突發(fā)事務(wù)。而項(xiàng)目清單是你無法立即執(zhí)行的，它的用途就是幫你宏觀掌控各任務(wù)的進(jìn)度，同時(shí)檢視自己的工作量以及工作效果。
從哪里去尋找這些項(xiàng)目呢？第一類是你當(dāng)前的活動(dòng)，比如在你參加家長(zhǎng)會(huì)的時(shí)候，忽然想起孩子的課程時(shí)間問題需要解決，列入項(xiàng)目；第二類是你的興趣以及未來打算，比如職業(yè)目標(biāo)，家庭計(jì)劃；第三類是當(dāng)前生活工作出現(xiàn)的問題以及你想提升自己的機(jī)會(huì)，例如項(xiàng)目問題，投資管理問題，學(xué)習(xí)烹飪的機(jī)會(huì)。
項(xiàng)目清單為你記錄所有還未解決的事務(wù)，方便你總攬全局，做出恰當(dāng)?shù)臎Q定。
如何細(xì)分項(xiàng)目呢？在很多情況下，項(xiàng)目的細(xì)分可以緩解你的焦慮情緒。作者的建議是：分為個(gè)人/職業(yè)項(xiàng)目，委派給他人的項(xiàng)目，特定類型的項(xiàng)目。在某些項(xiàng)目之下，也可以細(xì)分一些子項(xiàng)目。對(duì)于項(xiàng)目的各項(xiàng)內(nèi)容一定要每周回顧，方能起到審視整體生活狀況的作用。
項(xiàng)目輔助材料是指能夠支持項(xiàng)目的決策和行動(dòng)的輔助信息。當(dāng)你遇到一堆項(xiàng)目輔助材料時(shí)，不要輕率地將這些材料當(dāng)成是項(xiàng)目行動(dòng)的提示信息，因?yàn)槟男┦恰合乱徊叫袆?dòng)』任務(wù)，哪些是『等待』任務(wù)還不夠明確。所以你需要從中挖掘出具體的下一步行動(dòng)，然后再投入行動(dòng)。
對(duì)于項(xiàng)目輔助材料的安置問題，你可以考慮將它放在一個(gè)醒目且隨時(shí)可以調(diào)用的地方，不要與其他資料混淆。例如你建立了一個(gè)裝修臥室的文件夾，專門保存關(guān)于陽臺(tái)，地面，管道線路的鋪設(shè)等細(xì)節(jié)問題。當(dāng)你每次在項(xiàng)目清單上看到裝修臥室時(shí)，你就可以打開裝修臥室文件夾，翻看所有文件決定下一步行動(dòng)。
組織整理階段的第4步
組織整理階段的第4步是：整理參考資料以及『將來/也許』類事務(wù)清單。
在你的工作生活中，參考資料占絕大多數(shù)，這些材料不需要你采取任何行動(dòng)，但是出于各種原因，你想把它們保存下來。
那么，如何整理保存呢？在此介紹3類簡(jiǎn)單的參考資料管理方法：
第一種是『一般性參考資料歸檔系統(tǒng)』。在這個(gè)過程中，大多數(shù)人需要建立1-4個(gè)有形文件夾和數(shù)10個(gè)電子文件夾。歸檔系統(tǒng)已經(jīng)在前文介紹過，可以回顧查看。
第二種就是專門資料的歸檔。如果你在歸檔過程中，某一主題的資料內(nèi)容龐雜，需要占用50個(gè)以上的文件夾，那么你可以給這個(gè)主題資料專門建立一個(gè)獨(dú)立的按字母排序的歸檔系統(tǒng)，便于之后的搜索。例如你喜歡烹飪，那么你可以設(shè)置一個(gè)專門的文件夾，來保存相關(guān)資料。
第三種就是聯(lián)系人管理工具。此處你只需要考慮便攜性以及個(gè)人需要即可。
對(duì)于參考資料系統(tǒng)的組織管理，往往就在考驗(yàn)?zāi)阕詈?jiǎn)單的，基于目的的邏輯判斷。確認(rèn)參考資料的潛在用途，不斷依據(jù)個(gè)人需求來更新調(diào)整你自己的參考資料系統(tǒng)。
『將來/也許』事務(wù)清單往往是指那些以后可能會(huì)執(zhí)行的事情，比如未來的一次旅行，下個(gè)月的閱讀計(jì)劃，未來一年想學(xué)會(huì)的技能。這類事務(wù)，你可以將他們填入『將來/也許』清單。這種清單的功能就是，將事務(wù)記錄下來并可以隨時(shí)提取出來進(jìn)行思考。
『將來/也許』清單的建立非常有必要，因?yàn)橛涗涀约合敕ǖ倪^程也是你產(chǎn)生新點(diǎn)子的過程，同時(shí)還會(huì)激發(fā)出你強(qiáng)大的創(chuàng)造力。有時(shí)候你會(huì)發(fā)現(xiàn)，清單上的事情在不知不覺中已經(jīng)快要實(shí)現(xiàn)了，因?yàn)榱_列清單本身，已經(jīng)讓你對(duì)自己所期待的事情有所準(zhǔn)備和認(rèn)知，也在促使你朝著那個(gè)方向努力。這就是『將來/也許』清單的意義之一。
此外，你還可以經(jīng)常性地重新評(píng)估一下你當(dāng)前的項(xiàng)目清單，考慮你是否應(yīng)該將部分任務(wù)轉(zhuǎn)移到『將來/也許』清單。
組織整理階段的第5步
組織整理階段的第5步：建立和使用核查清單。
在這個(gè)組織整理過程中，人們往往很容易忽視檢查清單的建立和使用，他可以幫助我們發(fā)現(xiàn)各個(gè)方面的項(xiàng)目中潛藏的問題。本質(zhì)上，所有的清單都是核查清單，因?yàn)樗麄兊墓δ芫褪翘峁┖瞬椋员ＷC你不會(huì)遺漏每一件事情。
工作生活中我們常常會(huì)用到核查清單，比如，你為了做菜而參照食譜這個(gè)過程就是在使用核查清單來提高你的做菜效率。如果你的董事會(huì)任命你在年內(nèi)完成若干項(xiàng)任務(wù)，你們?cè)谀甑锥聲?huì)召開之前，你就可以用核查清單進(jìn)行回顧審查。
但是，如何確定核查清單呢？
首先，對(duì)項(xiàng)目和行動(dòng)心中有數(shù)。把那些可以轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目或者實(shí)際行動(dòng)的材料，直接納入你的個(gè)人管理系統(tǒng)。比如，可以把『定期參加體育鍛煉』轉(zhuǎn)化為『制定定期運(yùn)動(dòng)的計(jì)劃』或者『給健身房打個(gè)電話問一下健身教練的情況和健身計(jì)劃』，這個(gè)核查過程會(huì)確保某些事務(wù)不被遺漏。
第二，規(guī)劃工作和責(zé)任范圍內(nèi)的關(guān)鍵區(qū)域。類似于『堅(jiān)持鍛煉身體』和『讓我的團(tuán)隊(duì)保持高昂的斗志』這樣的情況，就需要制定核查清單，這樣你才方便定期回顧和檢查。總之，工作、學(xué)習(xí)、個(gè)人興趣等項(xiàng)目中一般都會(huì)有一些關(guān)鍵項(xiàng)目，下面又會(huì)有一些關(guān)鍵級(jí)別。那么對(duì)于這些關(guān)鍵區(qū)域，你就應(yīng)該根據(jù)其需要制定特定的核查清單。
第三，創(chuàng)建各個(gè)級(jí)別的核查清單。大膽的創(chuàng)建各種級(jí)別的清單吧。下面是作者使用過多年的清單列表，我們摘取了其中幾項(xiàng)：
旅行核查清單（在每周回顧中要檢查和更新的事情）
年終活動(dòng)（這一時(shí)期的所有總結(jié)活動(dòng)）
個(gè)人發(fā)展（應(yīng)該定期評(píng)估的情況，以確保個(gè)人平衡與進(jìn)步）
第四階段：回顧階段
這個(gè)階段的主要內(nèi)容是：保證個(gè)人管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行。
定期回顧你的個(gè)人管理系統(tǒng)，通過及時(shí)的反思與修補(bǔ)，可以維持它的穩(wěn)定性與清晰度。比如，你啟用的你的電話清單，但是你發(fā)現(xiàn)必須要打的電話并沒有全部列入，那你就再也無法完全信任這個(gè)清單了。那么這個(gè)電話清單的創(chuàng)建就失去了意義。所以只有實(shí)時(shí)更新清單，它才能幫助你在工作的時(shí)候高效的做出選擇，這就是回顧的主要目的。此外，這個(gè)回顧過程也是你對(duì)之前的工作和生活持續(xù)地進(jìn)行評(píng)估的方法之一。
那么應(yīng)該如何安排回顧的內(nèi)容和時(shí)間？
首先看一看你的日程表。你應(yīng)該頻繁地查看自己的日程表，了解一天的時(shí)間安排和行動(dòng)步驟。然后把那些零碎的時(shí)間段利用起來，回顧一下是否需要執(zhí)行別的行動(dòng)。
然后看一看你的行動(dòng)清單。這一步很簡(jiǎn)單，就是選擇合適的時(shí)間段和合適的情境，去執(zhí)行相應(yīng)的行動(dòng)。
根據(jù)情景選擇恰當(dāng)?shù)幕仡檭?nèi)容。確保自己隨時(shí)能拿到想要查閱的清單，這一點(diǎn)我們反復(fù)強(qiáng)調(diào)，在這里也非常重要。比如，回到家準(zhǔn)備處理家庭事務(wù)的時(shí)候，如果可以拿出與同伴共同商討過的事務(wù)清單，事情的處理將會(huì)非常高效。再比如，老板突然通知要和你談?wù)劗?dāng)前的工作，你能立刻拿出工作清單和話題清單，那么工作效率也會(huì)大大提升。
最后強(qiáng)調(diào)一下，要想保證系統(tǒng)的有效運(yùn)行，一定要實(shí)時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新，避免落后與客觀情況。
有效回顧方法之一：每周回顧
每周回顧就是為了清空大腦，為理清未來幾周的方向而采取的行動(dòng)。流程是收集—理清—組織管理—回顧那些你曾列出的清單，直到你確認(rèn)你已經(jīng)完全掌控了所有未竟之事。這樣在約定時(shí)間范圍內(nèi)，你就可以全部將其付諸于行動(dòng)。
作者多年的研究和很多人的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，保持大腦清晰的最佳方法就是每周回顧。因?yàn)殡S著現(xiàn)代生活工作節(jié)奏的加快，人們?cè)絹碓椒湃巫约壕砣氤^自己處理能力的事務(wù)。一整天的時(shí)間都安排的滿滿的，就算是再?gòu)?qiáng)大的大腦也無法一直集中精力應(yīng)付如此龐雜、不間斷的事務(wù)。這就更加凸顯了每周回顧的重要性。
每周回顧的另一個(gè)重要作用就是，你不但可以對(duì)各項(xiàng)任務(wù)做評(píng)估安排，找回對(duì)生活的掌控感，還可以發(fā)現(xiàn)生活重點(diǎn)，牢記最要緊的目標(biāo)，對(duì)一些無關(guān)緊要的事務(wù)說不。
每周回顧階段需要你完成以下三步：
首先是確認(rèn)收集到的所有信息都得到了處理。在這一步，你需要收集那些散落的便利貼、收據(jù)、名片；清空收集工具里的待辦事情比如日歷、會(huì)議記錄、筆記本，并列出下一步行動(dòng)清單、日程表事宜和等待事宜；最后清空大腦，寫下大腦能想到的一切事情。最后將以上信息全都投入『工作籃』。
其次是更新。確定你所有的清單都得到了更新。按照步驟回顧你的下一步行動(dòng)清單，過往的日程表數(shù)據(jù)、將來的日程、等待清單和項(xiàng)目清單。將已經(jīng)完成的行動(dòng)標(biāo)為已完成，在檢查已完成行動(dòng)的過程中，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)很多任務(wù)需要安排下一步行動(dòng)，那么你可以把它記錄下來更新至相應(yīng)的清單。
最后就是創(chuàng)造。
1. 回顧『將來/也許』清單。
其中過時(shí)的事務(wù)完全可以忽略。而那些隨著時(shí)間和環(huán)境的變化變得更有行動(dòng)價(jià)值的、更有意義的，把它們轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目。
2. 收集你的奇思妙想和新奇的點(diǎn)子。
把腦子的創(chuàng)意點(diǎn)子收入『外腦』。
3. 選擇回顧的恰當(dāng)?shù)攸c(diǎn)和時(shí)間。
每周抽出幾個(gè)小時(shí)，選擇合適的場(chǎng)所進(jìn)行回顧。最好能夠培養(yǎng)起每周回顧的習(xí)慣。
通過每周回顧，你不僅可以收集到一些新點(diǎn)子，同時(shí)還可以定期回顧你的宏觀目標(biāo)，例如你的職業(yè)目標(biāo)、生活方式以及興趣愛好。可以從更高層面來檢視當(dāng)前生活，進(jìn)而推動(dòng)日常生活的進(jìn)展，為更高層次的目標(biāo)提供靈感。而對(duì)于目前的你而言，通過每周回顧，你可以高效地將目標(biāo)付諸行動(dòng)，然后再執(zhí)行新目標(biāo)，并從中體會(huì)到前所未有的輕松和自信。
第五階段：執(zhí)行階段
那么如何選擇最合適的行動(dòng)？什么時(shí)候行動(dòng)？為了回答這兩個(gè)問題，這里我們將對(duì)1.5中第五步提到的三種方法，即『四標(biāo)準(zhǔn)法』、『三分類法』和『六層次法』進(jìn)行一個(gè)詳細(xì)的介紹。
首先介紹『四標(biāo)準(zhǔn)法』，它是一種通過當(dāng)前工作的情境、工作需要的時(shí)間、你的精力以及工作的重要性來確定行動(dòng)的策略。所以需要注意以下四點(diǎn)：
第一是工作情境。在前面你已經(jīng)學(xué)會(huì)了依據(jù)工作情境組織整理行動(dòng)，不同的情境諸如在電腦旁，在電話旁或者在家時(shí)。那么遇到不同情境時(shí)，你就可以直接拉出相應(yīng)清單去執(zhí)行。這類情境清單可以依照你的個(gè)人情況進(jìn)行調(diào)整，例如你經(jīng)常出差，你就可以創(chuàng)建一個(gè)臨時(shí)的出行前清單。
第二是你當(dāng)前擁有的空閑時(shí)間。如果你的行動(dòng)清單十分全面，那么你就可以依據(jù)時(shí)間長(zhǎng)短來選擇恰當(dāng)?shù)男袆?dòng)。例如你在開會(huì)前有十分鐘，那么你可以選擇一個(gè)十分鐘內(nèi)能完成的行動(dòng)。例如給朋友發(fā)一個(gè)生日祝福，訂餐等。
第三你當(dāng)前有多少精力。如果你經(jīng)歷了繁忙的一天，下班后已經(jīng)十分疲憊，那么你可以選擇處理一下發(fā)票數(shù)據(jù)，清理一下書桌。你可以建立一個(gè)小清單，上面記錄一些可以簡(jiǎn)單完成的事情例如給花澆水，裝訂書本等瑣碎工作。在你極度疲憊的時(shí)候，最能提起士氣的方法就是完成一些小工作。
當(dāng)你依據(jù)前三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)劃出了工作范圍的時(shí)候，最后就是依據(jù)相對(duì)重要性調(diào)整工作，這個(gè)調(diào)整需要依據(jù)你的責(zé)任、目標(biāo)以及價(jià)值觀來進(jìn)行。
評(píng)估日常工作的『三分類法』
這里提到的工作是指任何你打算完成的任務(wù)，包括職業(yè)的和生活的。
『三分類法』是指對(duì)大多數(shù)人而言，在任何一個(gè)時(shí)間，你的行動(dòng)都可以分為以下三類：
1. 執(zhí)行事先安排好的工作；
2. 安排自己的工作；
3. 處理突發(fā)事件。
不過，作者觀察到很多人經(jīng)常被最后一類事件糾纏，而忽略其他事務(wù)。如果你是根據(jù)突發(fā)情況，有意識(shí)地放棄當(dāng)前工作，去處理突發(fā)事件的，那說明你是通過自己選擇做出了最佳決定。但是，大多數(shù)人對(duì)工作的評(píng)估能力仍然有限。如果盲目地進(jìn)行處理，極有可能陷入焦慮不安狀態(tài)。
知識(shí)工作年代，要求人們?cè)诠芾睚嫶蟮膽叶礇Q之事時(shí)，明確自己的工作界限。但是很多人缺乏這種能力。但當(dāng)你習(xí)慣了當(dāng)前的個(gè)人管理系統(tǒng)，將工作生活輸出的信息，在加工處理后輸入你的個(gè)人管理系統(tǒng)中，你就能夠清晰地決定哪些事情立刻做，哪些事情稍后做。
而如果你的大腦是保存這些事務(wù)的唯一系統(tǒng)，那么它會(huì)被要求同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)任務(wù)，心理學(xué)已經(jīng)證明這是不可能實(shí)現(xiàn)的情況，這也就是很多人感覺壓力很大的根本原因。
那么如何評(píng)估這三類事務(wù)并做出決定呢？
ni需要依靠你的直覺，評(píng)估當(dāng)前出現(xiàn)的突發(fā)事件是否要比你手上的工作更重要。你所有評(píng)估都應(yīng)該服從于你的工作生活總目標(biāo)。在經(jīng)過不斷訓(xùn)練后，你就可以在面對(duì)諸多任務(wù)時(shí)，快速準(zhǔn)確地做出選擇。
宏觀檢視工作的『六層次法』
工作中的六個(gè)層次包括：
地面：是指你目前正在做的工作。這些工作一般不超過50項(xiàng)。
1樓視野：你當(dāng)前需要完成的任務(wù)。數(shù)量通常在30～100項(xiàng)之間。這些都是你希望在相當(dāng)短的時(shí)間內(nèi)取得成效的事情。
2樓視野：這一層次是目前的職責(zé)。這些職責(zé)往往是你在家庭和工作中所扮演的角色賦予你的。對(duì)于大多數(shù)人而言，這些工作可以劃分為10～15個(gè)范疇。把所有這些責(zé)任和義務(wù)一并訴諸文字，并經(jīng)常回顧和自檢，這將有助于你更加綜合全面的對(duì)自己的項(xiàng)目清單進(jìn)行分析和評(píng)估。
3樓視野：1～2年的目標(biāo)。生活的不同領(lǐng)域，你希望有哪些新的體驗(yàn)？通過1～2年的努力，要為自己的工作開創(chuàng)一個(gè)什么樣的新局面？隨著一些新的責(zé)任和義務(wù)的產(chǎn)生，你需要經(jīng)常調(diào)整自己的工作重心，以完成所制定的目標(biāo)。在個(gè)人生活的領(lǐng)域中，情況也大同小異，你希望某些事情盡快完成，這就意味著你要把生活中的其他事情放在次要位置。
4樓視野：3～5年的展望。未來3~5年的發(fā)展前景，你必定會(huì)從一個(gè)更加廣闊的角度著眼：管理策略、周邊環(huán)境發(fā)展的趨勢(shì)、事業(yè)和生活的提升條件。自身事業(yè)、家庭和財(cái)政方面的長(zhǎng)期目標(biāo)作為內(nèi)在的驅(qū)動(dòng)力，外部因素包括技術(shù)進(jìn)步、全球化進(jìn)程、市場(chǎng)趨勢(shì)及競(jìng)爭(zhēng)等，這些都會(huì)影響到你個(gè)人系統(tǒng)的組織管理方法。在這一層次的決策將會(huì)影響你其他層次的工作。
5樓視野：人生。本級(jí)別是整個(gè)檢視工作的最高級(jí)別，是生活的終極指導(dǎo)。你制定的所有目標(biāo)、前景展望、規(guī)劃、目標(biāo)及行動(dòng)都由此決定，也都為此服務(wù)。
這六個(gè)層次，自上而下逐步細(xì)化具體化，每一層次都是上一層次發(fā)展的必要條件。越是上面的層次，重要級(jí)別越高。想要輕松生活的話，你必須均衡掌握各個(gè)層次。舉一個(gè)例子：你需要給合作方打一個(gè)電話（行動(dòng)），這個(gè)電話事關(guān)你目前的一個(gè)合同（項(xiàng)目），這個(gè)合同會(huì)影響到你這個(gè)月的業(yè)績(jī)（責(zé)任），它可能是你在銷售方面能夠有所突破的重要契機(jī)（工作目標(biāo)），因?yàn)槟愕膯挝豢赡芙跁?huì)開設(shè)新的分公司，而你極有希望成為分公司的負(fù)責(zé)人（3-5年的展望），這將使你的生活有質(zhì)的飛躍（人生）。
學(xué)會(huì)控制某一具體項(xiàng)目
前三天我們主要學(xué)習(xí)了從一個(gè)橫向的視角面對(duì)生活工作中的各項(xiàng)事務(wù)和行動(dòng)。在這一小節(jié)中，我們來了解一下如何應(yīng)用縱向管理的方法來控制具體項(xiàng)目。在第一天我們提到過，縱向管理中唯一適用的思考模式就是自然計(jì)劃模式。所以自然計(jì)劃模式中說到的大腦思考必經(jīng)的五個(gè)步驟就構(gòu)成了縱向管理項(xiàng)目的五個(gè)階段。這五個(gè)階段分別是：
第一階段：選定目標(biāo)
明確的目標(biāo)可以正向推動(dòng)任務(wù)的完成速度。
你確定一件事情的目標(biāo)的過程，其實(shí)就是一個(gè)思考『為什么』的過程。思考『為什么』這個(gè)簡(jiǎn)單的問題，會(huì)給你帶來諸多益處，它可以幫助你：
1.建立決策標(biāo)準(zhǔn)和界定成功。一個(gè)明確的目標(biāo)會(huì)成為你投入多少時(shí)間和精力的標(biāo)準(zhǔn)，這可能會(huì)對(duì)事情能否成功產(chǎn)生直接的影響；
2.調(diào)配資源。面對(duì)有限的資源，你一定會(huì)選擇把它用在你認(rèn)為最重要的地方，那么，你的目標(biāo)就成為你在判斷重要性時(shí)的主要依據(jù)。
3.激發(fā)動(dòng)機(jī)。當(dāng)你找到了做某件事情的充分理由時(shí)，你一定會(huì)全力以赴。
當(dāng)你清楚了為什么，也就明確了目標(biāo)，這樣才能夠聚焦工作重心，從而取得理想的效果。
第二階段：思考結(jié)果
如果事先你可以勾畫出成功的藍(lán)圖，那么這將有利于你高效利用起所有的資源。然后你的大腦會(huì)集中精力，推進(jìn)當(dāng)前的行動(dòng)。
首先，聚焦的力量是強(qiáng)大的。我們頭腦中堅(jiān)定的信念對(duì)我們的行為會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)大的推動(dòng)力，并且影響到我們?cè)诠ぷ髦械谋憩F(xiàn)。當(dāng)我們集中精力干某件事情時(shí)，馬上就會(huì)變得充滿創(chuàng)造力。
然后，闡明結(jié)果這個(gè)過程會(huì)讓你對(duì)事情有一個(gè)提前的預(yù)期和把握，再者，當(dāng)人們?nèi)硇牡卦O(shè)想過工作的成功情境以后，會(huì)產(chǎn)生一些積極的情緒，這種情緒對(duì)工作進(jìn)展也會(huì)有很大的激勵(lì)作用。
第三階段：絞盡腦汁，集思廣益
在這一階段，你需要時(shí)刻捕捉你的一些零碎但獨(dú)居創(chuàng)意的想法，可以采用頭腦風(fēng)暴法（頭腦風(fēng)暴是指無限制的自由聯(lián)想和討論，其目的在于產(chǎn)生新觀念或激發(fā)創(chuàng)新設(shè)想）。頭腦風(fēng)暴的優(yōu)點(diǎn)就是，它既能夠收集到新穎獨(dú)特的想法，又能啟發(fā)你產(chǎn)生更多的好主意。
頭腦風(fēng)暴有以下3個(gè)關(guān)鍵技巧：
1.不判斷、不質(zhì)疑、不評(píng)估、不批判
2.追求數(shù)量、不求質(zhì)量
3.把分析組織工作置于次要的地位
第四階段：整理制定行動(dòng)計(jì)劃
在第三階段，你在頭腦風(fēng)暴后已經(jīng)產(chǎn)生了很多想法，那么現(xiàn)在最重要的就是整理這些內(nèi)容。
組織整理的關(guān)鍵步驟就是：明確整個(gè)事件的流程，按照構(gòu)成內(nèi)容、前后順序、重要程度進(jìn)行歸納分類。在這個(gè)過程中，你可以利用各類工具，可以是Microsoft project ，也可以是甘特圖。（拆書者注：這兩種方法大家可以專程學(xué)習(xí)一下，真的很有用）
第五階段：下一步行動(dòng)的決定
在這一階段，你需要確定當(dāng)前任務(wù)的下一步行動(dòng)內(nèi)容，可以的話即刻制定好下一步內(nèi)容的方案。當(dāng)下一步行動(dòng)需要由他人完成的時(shí)候，你就必須明確他的責(zé)任范圍。事實(shí)上，百分之八十的下一步行動(dòng)，你只需要花幾分鐘，就可以思考出預(yù)期效果以及實(shí)現(xiàn)步驟。比如你需要換一臺(tái)電腦，花十分鐘上網(wǎng)瀏覽一下性能價(jià)格對(duì)比就可以完成這個(gè)項(xiàng)目。
原則一：養(yǎng)成收集的習(xí)慣
前文介紹過的方法和模式基本上構(gòu)成了一個(gè)完整的個(gè)人管理系統(tǒng)。最后，我們?cè)賮韽谋容^宏觀的角度介紹三個(gè)管理個(gè)人系統(tǒng)的基本原則：
接下來作者將介紹他近三十年來的運(yùn)用這些基本原則的一些心得體會(huì)，運(yùn)用這些原則將對(duì)你管理整個(gè)系統(tǒng)起到重要的作用。第一個(gè)原則就是養(yǎng)成收集的習(xí)慣。至于收集的技巧，前文已做過具體介紹，此處不再贅述。
在之前的收集過程中，你一定也曾感到焦慮，但同時(shí)又有一種特別放松和重獲控制力的感覺。當(dāng)你面對(duì)你收集的各類材料時(shí)，你會(huì)找到各類消極情緒的根源，也順勢(shì)發(fā)現(xiàn)了消除焦慮的方法。
那么這種消極情緒來自哪里呢？你收集到工作籃的東西都是你與自己達(dá)成的協(xié)議，消極情緒事實(shí)上就是一種由于你違背協(xié)議而喪失了自我信任的焦慮感。例如，你告訴自己要抽出時(shí)間陪孩子，但是你最終沒有做到，這時(shí)候你就會(huì)因?yàn)槲赐瓿赡繕?biāo)任務(wù)而感到挫敗和焦慮。
如何減少這種消極情緒呢？
第一種解決辦法就是你不跟自己簽訂協(xié)議，意思就是當(dāng)你面對(duì)繁雜的項(xiàng)目時(shí)，你選擇了放棄。一旦你降低對(duì)自己的要求，你會(huì)立馬感覺如釋重負(fù)。當(dāng)然這里說的不簽訂協(xié)議不是無故降低對(duì)自己的要求，而是在你回顧工作清單時(shí)，選擇性地放棄那些你并不是真正想完成的無價(jià)值工作。比如那些純粹是為了得到別人贊賞而攬?jiān)谧约荷砩系墓ぷ鳌?/p>
第二種方法就是完成這項(xiàng)工作。只要你完成工作，你就會(huì)感受到成就感，而且會(huì)有信心迎接新的挑戰(zhàn)。相信你在利用兩分鐘原則處理掉一大堆事情的時(shí)候，你已經(jīng)感受到了這種喜悅。
如果你不打算降低對(duì)自己的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有能力立馬將事情完成，那么你可能需要用到第三種方法：重新商定協(xié)議。比如，你本來打算約朋友下周五喝茶，但你臨時(shí)有事，所以你把日期調(diào)整到了下周四，這就是重新商定協(xié)議。一旦你告訴你的大腦你應(yīng)該處理某件事情，那么你的大腦就會(huì)將其存入短期記憶里，并且認(rèn)為你應(yīng)該立即采取行動(dòng)。因而面對(duì)你不能完成的項(xiàng)目時(shí)，馬上改簽一下。?
原則二：確定『下一步行動(dòng)』
決定每件事情的下一步行動(dòng)往往只需要十幾秒鐘左右，但是正是由于下一步行動(dòng)思維的缺失，導(dǎo)致很多事情都被延誤。
例如某人在清單上寫修理輪胎，那么下一步行動(dòng)就是上網(wǎng)搜索輪胎店以及對(duì)比輪胎價(jià)格。這樣他就可以在擁有十五分鐘空閑的時(shí)候，拿出行動(dòng)清單，來處理這個(gè)問題。
從最底端的任務(wù)開始，制定行動(dòng)的具體計(jì)劃，然后將行動(dòng)提示信息列入清單，找出空閑的時(shí)間執(zhí)行。這是我們維護(hù)內(nèi)心輕松，高效工作的關(guān)鍵。很多情況下，由于我們沒能及時(shí)的做出下一步行動(dòng)，很多簡(jiǎn)單的事情也被耽擱。
大家意想不到的是，往往那些比較聰明的人，延誤的事情越多。而且他們列出的清單上，未解決的事情會(huì)更多。這是因?yàn)樗麄冊(cè)诿鎸?duì)一些較難完成的事務(wù)時(shí)，大腦里已經(jīng)迅速勾畫出了完成任務(wù)需要面對(duì)的困難，如果不能完成工作，將會(huì)面對(duì)如何的慘境。因而他們便瞬間自我設(shè)限，誤以為我如果不做，就不需要面對(duì)這些困難了。
但是這并不是正確的解決方式，如果你選擇去確定下一步行動(dòng)的具體內(nèi)容，你的大腦就會(huì)抑制住這種煩惱，因?yàn)槟阋坏Q定了下一步行動(dòng)，你的內(nèi)心就會(huì)獲得信心并找到方向感。
所以，『下一步』行動(dòng)的價(jià)值就在于：
1. 澄清問題，回答『目前我們需要采取的下一步行動(dòng)是什么呢？』這個(gè)問題，本身就會(huì)引發(fā)人們進(jìn)行更深層次的思考。等到能夠作出回答時(shí)，問題已經(jīng)向著更加明晰的方向發(fā)展了。
2. 明確責(zé)任，如果明確了具體行動(dòng)就可以明確職責(zé)了。
3. 提高效率，一旦人們明確了目標(biāo)，立即分配任務(wù)開始行動(dòng)，效率一定會(huì)得到很大的提升。
4. 提升自己的能力，下一步行動(dòng)的提出可以顯著提高個(gè)人推動(dòng)事務(wù)進(jìn)展的能力，同時(shí)能夠增強(qiáng)個(gè)人自信心和前瞻能力。
通過提問自己下一步行動(dòng)是什么？可以在你面臨難題的時(shí)候，通過提出具體的解決策略，可以幫助我們逐漸走出消極情緒。
原則三：學(xué)會(huì)關(guān)注結(jié)果
思維和想象力對(duì)實(shí)際行動(dòng)會(huì)有積極的作用。
在管理個(gè)人系統(tǒng)時(shí)，最關(guān)鍵的一個(gè)原則就是在處理事情時(shí)，學(xué)會(huì)在腦海中對(duì)結(jié)果做出正面預(yù)期，并在實(shí)踐中集中精力追求正面的結(jié)果。比如，『什么方法能夠讓我抽出時(shí)間多陪陪女兒？』，這就是一個(gè)具體的目標(biāo)，而且問題里面就包含了結(jié)果。這樣會(huì)促使你做出下一步行動(dòng)。反之，如果問題改為『我能為父女關(guān)系做些什么？』的話，暗含的結(jié)果就很模糊，下一步行動(dòng)不夠清晰，結(jié)果可能就是不了了之。
正向的預(yù)期結(jié)果將使你想得更加長(zhǎng)遠(yuǎn)且透徹。當(dāng)你不斷地發(fā)現(xiàn)問題，確定目標(biāo)，確定下一步行動(dòng)，解決問題，完成目標(biāo)，你將會(huì)收獲很多。
所以，『預(yù)想結(jié)果』非常重要。因?yàn)榻Y(jié)果和行動(dòng)是緊密聯(lián)系的，只有你對(duì)結(jié)果有所預(yù)期，才能夠?qū)π袆?dòng)做出下一步的規(guī)劃，行動(dòng)對(duì)結(jié)果的作用是正向的，你們結(jié)果一定是令人滿意的。
作者把這種設(shè)定預(yù)期結(jié)果，然后促成目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的思維模式總結(jié)為：自然計(jì)劃法。它能夠幫助我們對(duì)具體的項(xiàng)目進(jìn)行有效的控制。自然計(jì)劃法是自然而然的，但是它不能自動(dòng)運(yùn)行，需要我們將大量的信息、觀點(diǎn)和主意結(jié)合在一起，并進(jìn)行統(tǒng)籌安排。
在遇到問題時(shí)，追問目的是一種非常重要的能力。而在具體行動(dòng)明確前，想象成功更是一種需要強(qiáng)化的重要能力。為了獲得這個(gè)正向的結(jié)果，你可以通過思考決定下一步行動(dòng)，在現(xiàn)實(shí)世界中逐步實(shí)現(xiàn)腦中構(gòu)想的結(jié)果。
如何升華GTD 之路
本書一開始的時(shí)候我們介紹過，GTD英文全稱是Getting Things Done，翻譯過來就是『把事情做完』，即『搞定』。它涵蓋了本書中所介紹的所有時(shí)間管理方法。
GTD實(shí)際上是一種可以不斷完善的自我管理之路。這里的升華之路是指在你初步熟悉它的流程并用它管理工作的基礎(chǔ)上，逐步優(yōu)化整合你的個(gè)人管理系統(tǒng)的這個(gè)過程。
升華有三個(gè)層次：
第一個(gè)層次是可以將GTD運(yùn)用到基本的工作中去；
第二個(gè)層次是逐步將GTD全方位應(yīng)用到生活管理系統(tǒng)；
最高級(jí)便是能夠充分利用GTD這個(gè)系統(tǒng)為自己完成任務(wù)，創(chuàng)造自由空間。
就像開車一樣，最開始你只是能夠掌握基本開車技能，保證不傷害到他人；逐步地，駕車已經(jīng)成為你生活中不可或缺的一部分；到最后，你已經(jīng)想要駕馭一輛高性能的車輛，自己與車輛成為共同體。
你需要不斷熟悉個(gè)人管理系統(tǒng)的各個(gè)組成部分，逐步認(rèn)同這個(gè)系統(tǒng)，并通過多次的操作，讓這個(gè)系統(tǒng)完全適合你。如果在學(xué)習(xí)GTD路上，某一個(gè)環(huán)節(jié)脫離了這個(gè)步驟，那么不要著急。因?yàn)樽钌傩枰獌赡陼r(shí)間，你才能熟練使用個(gè)人管理系統(tǒng)全方位地管理生活。如果你通過這一段學(xué)習(xí)，只是學(xué)習(xí)到了幾個(gè)有用的方法，例如兩分鐘原則，那么你也能夠小幅度改變當(dāng)前的生活。
GTD的最高階是你可以利用這個(gè)管理系統(tǒng)來有效面對(duì)生活中出現(xiàn)的任何情況。在這一階段，你不會(huì)因?yàn)樘幚砣魏问虑槎X得焦慮，因?yàn)槟憧梢源_保你的個(gè)人管理系統(tǒng)將不會(huì)遺漏任何細(xì)枝末節(jié)的東西。GTD可以幫助你的大腦空出絕大部分位置，你可以用這些時(shí)間來釋放你的創(chuàng)造力，學(xué)習(xí)那些你感興趣的事情，輕松掌控日常生活。除了當(dāng)下需要處理的工作，你的大腦不需要擔(dān)心任何一件事情，你將擁有前所未有的平靜狀態(tài)。
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