【R：閱讀原文】

三階段? 片段 三：選自《意志力》P101-P102

戴維.艾倫一到德魯.凱利的辦公室，就一如既往的從收集材料開始。材料是個含義很廣的詞語，根據《搞定：無壓工作的藝術》的定義，材料指任何不該出現卻出現在你的心里世界或物理世界，你尚未決定其最佳歸宿或下一步行動的東西”，或者根據凱里的定義，材料就是辦公室里的所有雜物。

然后進入GTD系統的第二階段-----加工材料，決定每份材料是做完、委派、丟棄還是擱置。如果一份材料，不具備實施價值，就可以扔掉，或者放在文件夾里收起來，留待日后參考。如果一份材料與某個項目有關---比如凱麗準備主持的一個為南非反種族滅絕運動首腦之一的圖圖大主教頒發獎章的慈善晚宴，那么這份材料就應該與該項目所需的其他材料歸置在一起，放在項目清單上，或者放進電腦的文件夾里，或者放在文件柜里。凱里把所有的項清理，分類，加工往往需要一兩個整天，確認了項目后，還必須為每個項目確定具體的下一步行動。就慈善晚宴而言，就是下一步要做什么。

“他真誠的坐在那看著我處理郵件，”凱里說，“每當我卡住了，他就問，怎么啦？我告訴他后，他就告訴我怎樣做，而我就按照他說的做。在這方面，他非常果斷。只有很少幾次，他說可以這樣做也可以那樣做，你準備怎么做？”。艾倫教他為電話和郵件分別建立文件夾，教他把模糊項目放進“某天/或許"文件夾里，還教他遵循兩分鐘原則，如果一件事情所花的時間不到兩分鐘，就不要放在清單上，而是立刻刪除或者處理。

以前看到一堆文件，我會不知道里面到底是什么，只會說哦，上帝。凱里說達到零態，就是工作欄里什么都沒有，沒有電話留言，沒有電子郵件，沒有文件的那天，我覺得肩子上的擔子輕了，我不再開小差，而是心無旁貸的思考，那種感覺真是清爽！

【I】

時間對每一個人來說都是公平的，無差別的時間內有差別的行為，帶來了個人價值的積累，最終影響和決定了我們能走多遠！

時間管理的最終目的是讓我們在有效的時間內做出更多有價值的事，當明白了這一點之后，我們的思考的方向就有兩個，第一個是我們單位時間內做事的數量，如果在相同的時間內，我們做的事情越多，我們則無形之中擁有越多的時間；另外一個是指單位時間內做事情的類型，我們應該把重點放在對我們人生有意義，有價值的事件上來。

今天的這個拆書片段，向我們展示了一個如何提高自己時間利用率的方案，步驟如下：

第一步，收集

第二步，加工

第三步，明確下一步最小可執行行動

收集的作用在于減輕大腦的負擔，在心理學上有一個叫蔡氏效應的現象，指的是未做完的事件，會對我們的大腦產生影響，我們在做事情的過程當中，容易被這些未做完的事件所打擾。有效的解決辦法就是將所有的干擾項記錄下來，這樣你的大腦會自動的認為你給他分配了時間和注意力，這樣我們在進行任務的時候，你的大腦將會分配百分之百的注意力關注在當下。

對于任務的加工過程GTD當中有一個非常重要的方法，就是輕重緩急四象限法。

第一象限：重要又急迫的事，立即去做。

第二象限：重要但不緊急的事，有計劃重點去做。

第三象限：緊急但不重要的事，盡量少做（委派）。

第四象限：不緊急也不重要的事，盡量不做（刪除）。

這里想要強調一點，在做選擇的過程中有一個重要的方法是兩分鐘原則，如果這個事情你在兩分鐘之內能處理完，那么根據重要程度，可以選擇立馬處理結束這個任務，這樣做會帶來巨大收益。

當我們對信息進行篩選和選擇過后，并不是直接就開始進行任務，而是要給將要進行的重點任務分配下一步最小可執行方案。這樣做的目的是為了減輕大腦的壓力，增加對事物的可控性，并且有效去觸發開啟任務。一旦我們給出了一個最小可執行的方案，我們在實踐的過程當中，就能更有效的開啟這個任務。比方說，你有一個任務是，看書，如果你給他分配下一步的任務是：拿出《意志力》這本書，翻到第87頁。當你在進行這個任務的時候，你就能更有效的完成這個任務。

【A】拆為己用

在上大學的時候，我對時間沒有一個計劃，想到哪里做到哪里，而且經常是一個事情，有始無終。因為在做某一件事情的時候，心里可能還想著別的未完成的事情，自己又沒有很好的控制能力，導致整個事情被打斷后就終止了。比方說我經常在看書的過程當中，想著還有一個電話沒有打，出去打了一個電話，然后想起還有一個團隊活動的名單需要去確認，又去整理活動的最后名單，結果一天就這樣過去了，結果書也沒有看成。最后的感覺就是自己也忙忙碌碌的，一年下來并沒有什么大的收獲。

在我們班有一個同學，她不僅參加了學校組織的各種競技比賽，有歌唱比賽，演講比賽，設計大賽等等，并且都拿到了不錯的成績；她還考了英語托福，在大四申請到留學的資格；并且她還是我們班的團支部書記，組織了各種各樣豐富的活動，讓大家緊緊團結在一起，當時我們班幾年都榮獲了最佳集體的榮譽稱號。

幸運的是我們大四換寢室時，我和她分在了同一個寢室。她每天早上起來都會列一張清單，她告訴我，那是她有可能要去做的所有事情列表。接下來她會抽幾分鐘，給這些所有的事件做一個選擇和分配。確定出自己最重要的幾件事情，該舍去的舍去，該授權的授權，并確定出當天最重要的三件任務，她告訴我，不管當天遇到了什么困難，這三件任務必須有一個結果，所以她的一天是我的很多天。因為她把時間聚焦在了重要的事情上，并且讓自己全身心的投入，以結果來衡量，這讓她取得了非常輝煌的成果，她是我在大學期間最佩服的人之一。

自從我了解了她的時間管理心得之后，我也開始有計劃的規劃自己的時間。發現自己還是有無限可能性的，并且在最后一年當中，通過自己多方面的努力，順利的保送了本院的研究生。我發現時間管理真是一個有非常大價值的事情，它可以帶給你無限的可能性。

今天的這個闡述片段，讓我收獲最大的是第三步，為自己的任務分配最小可執行行動，這讓我明白了，為什么有很多任務，我無法把它啟動！如果提前設置了一個最小可執行的行動，那么在執行的過程當中，就會少了很多不確定性，大腦就可以有效的去開啟這個任務。萬事開頭難，一旦開始啟動，剩下的你在執行的過程當中就會出現各種各樣的可能性，但是不管怎樣，你是在把事情往前推動的。

希望大家看了今天的拆書片段之后，都能對自己的時間進行有效的管理。這個方法不僅可以用在你的生活當中，在工作中用這樣的方法來做自己任務的分配和安排，也將在職場上取得不錯的成績。