有句廣告語叫做“×××××，簡約而不簡單”，簡約和簡單，一字之差卻是兩種狀態。對照大多數人的工作狀態，現狀往往是低效而忙亂，那么怎么才能實現高效忙碌而不是忙亂呢？
1. 大事小情，劃分類別
我們梳理下幾種情況：
- 事情１：后天要開項目評審會了，別人提供的材料不全，內容也不充分
- 事情２：領導臨時交辦要查個資料，催著你要結果
- 事情３：下個月項目要結題，覺得要保證節點任務好多，困難好大
- 事情４：過幾天要報賬了，一堆發票還沒貼
- ……
有沒有種似曾相識的感覺，每天忙活起來無非就是這幾類事情，按照一般時間管理劃分象限的方法，事情可分為重要緊急、不重要緊急、重要不緊急、不重要不緊急四種，各對應到一個象限。按道理講，我們每天忙亂處理的事情總能找到對應的象限，那么該如何歸類這些事情呢，很多即使知道四象限分法的人也未必知道這一點。這四類事情分為兩個維度：緊急程度和重要程度，緊急程度根據可支配時間及工作量確定，重要程度的判斷則依據的是個人價值觀，這個說法有點大，但的確如此，個人價值觀是對個人工作的定位和自己工作目標的描述。
比如，對自己而言，作為項目負責人把項目做好，掌握更全面更深入的的業務知識，具備強大的綜合管理能力進而獲得晉升是個人的價值觀，一切工作行為的判斷方式就是圍繞這個價值觀開展。所以，上面例子中事情1和3，做好項目是自己的核心工作，事情1時間節點馬上就到，所以需要優先處理，列為重要緊急；事情3還有較多時間完成，列為重要但不緊急；事情2和事情4雖然不符合自己核心價值觀，但都必須要做，尤其是事情2領導交辦自然是大事，所以列為不重要但緊急，事情4貼發票不過個把小時，時間節點未到，列為不重要不緊急。
2. 講究策略，應對分類
當各個事情不再一鍋粥，各自有了分類，我們便能采取不同的策略來應對。通常來說，只要是緊急的事情就應該馬上著手開始準備，對于重要的事情要認真準備。特別說的是每個人的工作重點應該是重要但不緊急的事情，碰到緊急的事情可以隨時中斷這個過程，去完成緊急的事情，尤其是那些不需要費太對精力就能處理的緊急事情。如果重要不緊急的事情處理不當這些事情就會變成重要且緊急的事情。
處理不重要不緊急的事情，首先應想到是不是可以甩給別人去做，如果推不出去則自己可以尋找閑暇時間、碎片時間去做，比如貼發票的事情完全可以在工作累了時開展權當休息。
3. 重點突破，分解目標
理想情況下，我們大部分的時間應該用來解決重要但不緊急的事情，但這樣的事情往往不是一下子就能解決的，往往會有老虎吃天無從下口的感覺，只是覺得好大的任務，好重要的任務，但就是不知道具體該干什么。化解這種問題最有效的方法是將“項目”（大的任務）分解，好的分解過程會形成相對具體的“行動”。個人通常做法是在白紙上涂鴉，嘴里開啟碎碎念模式，要實現Ａ是不是需要Ｂ和Ｃ兩個條件，最好Ｄ也具備，先做這個還是先做那個，相當于是個頭腦風暴。有了基本樣子后馬上在思維導圖軟件里敲出來，敲的過程是個梳理的過程、是個將行動描述更準確的過程。這樣，便明確了具體行動，從而解決了老虎從哪下口的問題。同時結合個人感受，這種方法還會有兩個好處：一是可以做到心中有數，相比不分解目標邊干邊看的方式簡直有種一覽眾山小all in control的感覺；二是可以減少后續工作過程中的焦慮感，避免總是覺得工作壓力大的狀況。
4. 掌握技巧，事倍功半
知易行難，工作中執行行動過程中，往往會發生各種各樣的事情打亂我們的節奏和進程，掌握和總結一些技巧對于提高工作效率大有幫助，這些技巧好用與否就看是否有助于過程專注，因為只有專注才能產生高效率。
- 凡事先放inbox
為自己建立個收集箱，來了事情一股腦放進去，后面統一整理或者利用碎片時間整理，好處是減少對當前正在專注的工作的影響。有一類事情是例外，一兩分鐘能解決的馬上解決，比如別人送個文件簽個字，在電腦上找個文件等。 - 牢記帕累托法則
帕累托法則已深入人心，花80%的精力在最核心的20%事情上是值得的。不要因為核心問題難度大就繞著走，如果能完全繞開便不是核心問題，一定要有佛擋殺佛的氣概去搬走工作路上最大的石頭。 - 記錄時間設定獎賞
保持長時間專注是不可能的，除非像打游戲那種能夠獲得及時反饋的事情，相信每個人從工作中都不能獲得那種及時反饋感覺吧，所以只要在一個時間段內比如40分鐘內保持專注就可以了。用本子或手機記錄下自己的時間吧，或者用番茄時鐘25分鐘的方法，有助于提高專注程度。時間截止了給自己個獎賞是個正反饋的過程，有助于開始下個專注周期，所以還應該及時給自己個獎賞。 - 別人甩來的包袱先別接
工作中相互協作是很正常的事情，別人甩過來需要你完成的工作時應該集中精力想落實需要哪些條件，哪些需要他事先給出，如果不滿足不要接，否則會面對接下來再去找人家要條件的問題，與其這樣不如不接。 - 安排工作或者被安排工作牢記要求
不管是給別人安排工作還是被別人安排工作，都要想到有哪些要求最好同事情一并提出，不要分成兩個過程，那樣大家都浪費時間。比如，一件事情至少要有時間進度要求，工作標準要求等。
熟知了這些事情，至少能夠幫助大家找到前進的方向，最終實現忙碌而不忙亂。最后推薦一個工具和一本書：doit.im（個人使用心得：http://www.lxweimin.com/p/11e2533f551b）；《小強升職記》（https://book.douban.com/subject/3558629/）。
