第一個理念 事情其實很簡單

只問簡單的問題：誰（誰（Who）？什么內容（What）？為什么（Why）？在哪里（Where）？什么時候（When）？怎樣發生的（How）？產生了什么樣的結果（Which）？只尋求簡單的答案。當你和高科技人員打交道時，這一點特別重要。記住這個縮寫詞“KISS”（KeepItSimple，Stupid）——讓事情變得簡單易懂。

上第一堂金融課時，教授走進來對著臺下的銀行投資者和公司總裁說了一句話：“永遠不要斷了資金鏈?！边@是不是對一個成功企業的精準描述？你肯定贊同。

做好營銷的關鍵就在于能否用最簡單的方式向客戶解釋清楚，為什么你的某些產品值得他們購買。

總有一個簡單的方法能夠解決你所面臨的問題——只需要找到它！
1.尋找簡單的解決方法。要學會問一個簡單的問題：“完成這件事情的最簡單方法是什么？”
2.看看你能否用不超過25個字把某件事情描述清楚——一個事件、一個問題、一個解決方法或一個建議。你能在30秒內完成這件事情嗎？這是一次“電梯公關”，意思是你在電梯里遇到了某個重要的人物，你必須在電梯到達的幾十秒內把你的信息完整準確地傳遞給他。還有一種方法就是你把信息傳遞的對象看作6歲小孩，看看通過何種方式能夠讓他理解。
3.如果你發現自己采用了某種復雜的解決方法或者思路，那么你可能已經走上了錯誤的道路。回過頭來，用簡單的理念重新審視這個問題。
4.只問簡單的問題：誰？什么內容？為什么？在哪里？什么時候？怎樣發生的？產生了什么樣的結果？
5.只尋求簡單的答案。當你和高科技人才打交道時，這一點尤其重要。6.記住這個縮寫詞“KISS”（KeepItSimple，Stupid）——讓事情變得簡單易懂。

第二個理念 弄明白自己要做什么

無論是一次會議、一場演講、一天、一個星期、一年還是一輩子，無論是一個小小的發明，還是雄心壯志，或者其他任何事情，如果你不知道自己的目的何在，那么你將會步履維艱。

我們沒有時間來計劃這件事情，趕緊去做吧”這種觀點是絕對錯誤的。即使是一點點的計劃也比盲目去干要好得多。

既然知道了自己想做什么，那么你就面臨兩個需要解決的問題，它們是：真正理解你努力想做的事情。搞清楚你想做的事情是否也是其他人希望做的。

在做任何事情之前，你首先需要確定，老板或者客戶到底想要你做什么。因此，你要問自己一個問題：“這個工作最終要達到什么目標？”什么事件的出現，標志著這項工作的結束？

搞清楚你想做的事情是否也是其他人希望做的所有的項目，不管大小，都有其利益相關者。項目的成功與否會影響這些人的利益，讓利益相關者永遠開心是成功的關鍵。

成功的項目可以用一個詞語來概括，那就是讓“利益相關者”開心：你要明確地告訴利益相關者他們將會得到什么。最簡單的辦法就是直接去問他們，而不要假定自己很了解；也不要認為所有的利益相關者想要的東西都是一樣的，更不要簡單地認為所有利益相關者同等重要。

具體工作形象化形象化就是嘗試想象出事情的形態。

形象化是一個很重要的技能，因為它會幫助你從多種角度去觀察自己想要做的事情。通過把具體工作形象化，會產生很多戲劇化的、影響廣泛的效果。

通過“什么事情標志著該項工作的結束”這個問題，你能發現“發布招聘廣告”這件事情根本不是一個單方面的工作，也不像看上去那么簡單。

所謂形象化，就是對自己想要做的工作，在腦海中虛擬整個工作流程，評估每個工作環節存在的問題和產生的影響。

要設定個人目標，最好的方法就是想象一下，當這個目標實現時你的生活會變成什么樣子。

世界上的事情并非都按照我們設想的那樣發生。有些時候，幾乎在我們剛剛確定利益相關者想要什么并開始這個項目時，事情就發生變化了。有些問題的出現是因為利益相關者應該提前告訴我們卻沒有；有些問題是因為我們應該提前預見到卻沒有；還有就是商業大環境發生了變化，或者我們需要應對競爭對手的某些行為；或者是當局將我們項目中的人員轉到了其他項目上。而這種復雜多變，正是項目所具有的現實本性。

比如說你的目標是模糊，你最好學會解決它。如果你不嘗試解決，你將會因此面臨困境。在為模糊不清的目標耗費精力后，你只會發現自己所做的很多事情都是錯誤的。

所有工作的有效標準都是可以確定的，只是需要費一點時間。而這項工作需要你自己來做，因為你一旦確立了考核標準，那么你所做的一切都會朝著完成目標的正確方向前進，從你自己的角度講，你的努力將不會白費。

第三個理念 任何事情都有連續性

總而言之，不注意事件的連續性，你什么事情都做不了。

但是如果你問“接下來怎么辦”，或者他自告奮勇地說“那么接下來應該這樣”，事情就能夠連續性地發展下去。

你參加的會議是不是經常出現下面的情況：在一個思想交流會議中，所有人都贊成去解決問題并且制訂了方法，然后大家就散會了。而讓人驚訝的是，最后什么事情都沒有發生。這是因為沒有形成會議決議的后續機制，導致事件沒有連續性——達成共識就結束了，

太多的公司都制訂了宏大的目標，卻對“怎樣”實現這些目標缺乏關注。正如比爾·蓋茨所說的那樣：“沒有行動的愿望都是白日夢。”

如果你在和一名醫生、律師或軟件工程師打交道——那么他們的責任應該是清楚地告訴你事情的所有環節和應該注意的事項，而不是大包大攬到自己身上。

你有權問清楚事情的所有細節。比如，你可以問：
接下來會怎樣？
你剛剛說的是什么意思？
你能否用通俗的語言來解釋剛才的話？
誰在做什么？
為什么花這么長時間（“就是這樣”是不合理的回答）？
為什么不能快一些？
阻礙是什么？
用簡單的語言跟我解釋誰在做什么？
我該怎么做？
你要一直問下去，直到你在腦海中對正在發生的事情形成一幅清晰的畫面。不要害怕對專業人士的計劃提出建議或改進意見（也就是保持事件的連續性）。一旦他們明白了游戲規則，他們將會為你或者你的公司提供更好的服務。

什么工具能幫助我們建立起事件的連續性？具體來說有以下六個方面：
1.一開始就做好計劃；
2.把計劃做得詳細周到；
3.清楚地說出自己的意圖；
4.善于運用知識和假設；
5.懂得運用因果關系；
6.記錄已經發生的事情。

之所以如此，并不是因為人們愚蠢或缺乏能力，而是由于他們任務繁多，所以不得不同時開展更多的事情。而對于單一項目而言，并沒有給予它足夠的有效時間。。

突發事件還是會發生，但這時你就可以省下力氣處理那些真正的突發事件，而不是那些因為之前考慮不周而產生的突發事件了。

“惡魔總是藏在細節里”，的確如此。只有當我們深入到細節中去時，只有當我們想象到正在發生的眾多事情，想象每一件事情的結果是如何成為另一事件的開始時，我們才能發掘出所有潛在的障礙。

你可能會反對：“我不可能知道所有的事情，也不可能知道所有的細節”。的確如此。那就更簡單了。在能運用知識的地方運用它。而遇到一些你沒有這方面的知識也不知道接下來會如何演變的事情時，就做一些假設。

你現在所做的這件事情之前從未做過，于是你陷入了巨大的未知危機中。但更經常發生的情況是，我們正在做的事情是之前已經做過的，因此，我們可以利用別人的經驗建立事件的連續性——我們團隊所積累的經驗或許是我們前輩的，或許是我們組織內某個人在某時某地獲得的，最終通過自己的經歷快速建立起個人的知識庫。

明確自己的目標，按照既定計劃推進才有可能最終達到目標。假如目標都錯了，那么你能做的就只是希望保留盡量多的尊嚴逃出來。

如果你尚未建立起事件的連續性，那么很可能，處理每件事情你只能蜻蜓點水，而且從來不確定（a）你是否正在處理正確的事情以及（b）你的處理方式是否正確。

為了更好地進行優先處理，需要做到以下幾點：審視一下讓你忙得不可開交的所有事情，問問自己：“假如我只做一件事情，應該是哪件呢？”得到答案后，對剩下的事情做同樣的提問，直到所有的事項都被標注了優先次序。一定要確保沒有兩個事項處于同樣的優先順序中，否則就不是真正的優先了。

如果就某事達成了一致，那么對任何要發生的事情，事件的連續性肯定會緊隨這個“一致”體現出來。人們應該根據共識定下來開展一兩項工作（也就是讓人們有所行動），以確保隨時出現的好的想法在討論后也不會被遺忘，而是能付諸行動。

第四個 理念如果不去做，永遠都做不完

如果人們不去做事情，事情就永遠不會做完。當沒有完成的事情達到一定數量時，就會出問題，有時甚至更糟。一般來說，人們不會故意地不去做某事。但這為什么還會發生呢？原因有很多，最突出的幾點是：困惑，超出承諾和能力范圍。

人們不會故意地不去做某事。但這為什么還會發生呢？原因有很多，最突出的幾點是：困惑。他們不知道應該去做哪些事情，或者準確地說，他們不知道自己應該做什么。超出承諾范圍。他們知道應該做什么但是卻沒有時間去做。超出能力范圍。他們沒有做這項工作的專業知識、經驗，也沒有受過相關培訓。因此，如果要解決這一問題，我們必須針對上面三個重要因素采取應對措施，我們的工具是：將工作落實到人。這可以解決個體困惑的問題。舞會卡（依次列出某女士同意與其跳舞的卡片）——解決承諾過多的問題，也可以解決組織內部的混亂狀況。使團隊的力量最大化。解決能力不足的問題。

在某項工作將要做之前，最好明確負責該項工作的人員，確保有一個熱情的、活躍的、可愛的人已經準備好完成這項工作。

其實，我們生活中的大部分時間都是在解決供給與需求問題。我們沒有足夠的錢（供給）去做我們想做的所有事情（需求）。或者我們做了一樁很成功的生意，收益（增加的供給能力）超過支出（生意的需求）。又或者，我們的生意失敗了，因為收益（增加的供給）少于支出（必須滿足的需求）?？紤]到資源問題，我們（作為一個系統、一個部門、一個組織、一個公司）想做的事情太多，但是人員或設備并不能滿足需要。

舞會卡是幫助你認識到自己是否“超出承諾范圍”的好工具。

除了之前提到的三點原因：困惑、承諾過多、專業知識和能力欠缺外，還有一個量才使用的問題。進一步講，我們可以這么想：假定每個人都有優勢和弱點，我們怎樣做才能使團隊發揮出盡可能多的優勢，并且減少團隊成員的弱點所帶來的負面影響？這些分類對你有什么用處呢？最重要的是你能夠有針對性地管理工作團隊。

這也是大多數時間管理方面的書籍、課程的問題所在，它們并沒有提出正確的解決之道。當然，他們可以教你如何更高效地利用時間。但那不是你真正想解決的問題。你真正想解決的問題是：你有太多的事情要做，卻沒有足夠的時間去做。

我們必須學會不做某些事情。自己單獨或跟朋友、同事坐到一起，列一份囊括12種如何恰當地說“不”的方式的清單。恰當地說“不”能夠使你避開一些沒必要去做的事情。

學習按照優先順序給事情排序，學習并練習制訂計劃。

總結一下，你是如何解決有太多事情要做卻沒有足夠時間這個問題的呢？
1.弄明白在你的工作（生活）中哪些事情是十分重要的，哪些不是；
2.學會對那些不重要的事情說“不”；
3.對于那些十分重要的事情，做好計劃然后付諸行動。

你會更有信心，此時他們即將做出的貢獻會是你所期望的。

你已經嘗試過很多措施，比如培訓人員、改變管理結構和人員構成、制訂質量提升計劃等，但始終難以根治存在的問題。你是公司的一名員工，你發現自己工作越來越努力，但每天卻變得越來越有壓力。如果你為上述問題所困擾，這說明你想做的太多而實際能做的太少。

如果你對上面的所有問題都回答是，你可能面臨這樣一個問題：組織內的需求超出了供給。更簡單地說，就是你能力有限但卻試圖做更多的事情。

雄心勃勃的目標？這是必須的。以創新的思維去完成這一目標？這也是絕對正確的。但目標的制訂和行為的選擇絕不是以失去理智為代價，也絕不能以第四個理念——如果不去做，永遠都做不完——為借口，這個理念并不適用于此類問題。簡單地說，如果你公司的員工不具備完成所有工作的能力，公司的目標肯定會落空，想要做的事情也不會全部完成。并且，由于需求（需要做的工作）跟供給（有能力做這些工作的人員）不匹配，最終結果可能會與預期目標背道而馳。

那你應該怎么做呢？答案其實很簡單，先找出公司的需求有多少（需要做的工作）以及存在多少供給（有能力做這些工作的人員），按優先順序列出清單，然后精簡清單。無須考慮加班時間或“彈性”目標。

你有沒有考慮過，如果沒有任何干擾，你的工作將會變得多么簡單？你會把整個星期都計劃好，準確安排需要做哪些事情。這時候的你，做任何事情都有足夠的時間，還能在周五晚上充滿成就感、興高采烈地哼唱著歌曲下班回家。你精心制訂的計劃會因為各種干擾和意外而終結。很不幸，現實生活并不會像上面說的那樣，

為了應對這些干擾，通常的做法是每天都運用“約會法”。下面提供一個簡單而有效的方法。1.選擇一個星期，在這個星期中，每天都記錄下你應對干擾的時間。2.由此算出每天的平均值。3.這就是你在制訂一天的計劃時要算進去的必要時間。

需要在逆境中求生存、謀增長。這不僅能幫助你度過經濟低迷期，還能在形勢好轉時讓你處于一個更有利的位置。

不論你身處什么樣的企業里，避免浪費都是改進生產力的有效途徑之一。

1.將你負責的所有項目、活動或者事情列一份清單。
2.確保在每一次會議或電話后，針對每一個項目、活動或者事情都有一系列的后續措施（第三個理念）。對于其中的每一件工作，都要保證有一個有能力的人去做。
3.充分發揮團隊優勢，規避劣勢。
4.準備一個舞會卡（時間規劃卡），并利用它好好工作。
5.將舞會卡的理念傳授給你的工作團隊，然后利用這一方法將你們的目標統一起來。
6.你也可以對你的同事這么做。這會讓你清楚你們所有人計劃的事情是否都符合領導對你們的期許，從而搞明白你的同事對公司的承諾。
7.為公司業務方面的供需關系進行測算，并裁減掉不必要的工作。
8.為應對干擾預留出時間。

第五個理念 事情的結果往往和預期不一樣

“如果你不去主動應對項目中存在的風險”，《軟件度量》的作者湯姆·吉爾伯寫道，“風險就會偷襲你?！?/p>

有了工具，就相當于我們在經過雷區時穿著排雷服。第一種工具是采取應急措施，第二種工具是風險管理。

在成熟的行業中，像建筑業、制造業或電影業，處理緊急情況已經成為行業運作的一部分，與購買原材料、提高勞動效率同樣重要。不幸的是，目前很多新興的高科技行業卻不能正確認識這一點，我們所倡導的應急措施往往被這類行業的人士嗤之以鼻。

和項目評估一樣，風險分析也最好由項目的執行人員完成。所以首先，要將他們集合起來，讓他們集體討論所有其認為在這個項目中會出錯的地方。

在項目的開始階段，犯錯誤是在所難免的。只要你善于從錯誤中學習，然后不斷改善，就能找到成熟而高效的做事方法，把項目中剩下的事情做好。

第六個理念 明確界定事情的結果

缺乏透明就會導致意外產生。

一旦我們有了完成事件的連續性計劃，一旦我們確定了誰去做這份工作，那么在這個連續性事件中的每一份工作，就只能以兩種情形中的一種存在：要么完成了，要么失敗了——也就是沒有完成。

同樣，能夠清晰地知道在一個大項目或戰略中自己要完成什么也相當重要，對事件細化后的每項工作也是如此。每項細化的工作都應該明確工作目標和成果形式，確定一些我們能實實在在看到并能夠掌控的東西，通過對成果的檢驗，我們可以說：“是的，取得這項成果意味著這項工作已經完成了?！币虼?，檢驗完成或未完成細分工作就變成了具體形式的成果是否存在這樣一件簡單的事情。

把整體項目分解成細化的小工作，會激發人們的工作熱情和動力。

“事情要么是要么不是”的延伸就是“事情會變得更好還是更糟”。事實上，我們可能會對其發展趨勢更感興趣，即隨著時間的推移某件事情是如何發展的。

為了讓項目運轉得更加完美，應該這么做：當你已經確認下一環節是由其他人負責時，問問自己——你能夠做什么來加速下一環節的工作，即便這是其他人應該做的？如果有，那就屬于你需要做的工作，所以你應該去做。但是如果實在沒有，就請把工作安心地移交給下一個負責人。

第七個理念 學會從他人的角度看問題

換位思考之所以重要，不僅在于這是一種培養同情心的方法，更重要的是，當你與任何層次的人打交道遇到挫折時，能夠盡量把自己放在他們的位置上考慮，會更容易理解其觀點和做法。

決定事情是簡單還是困難的最主要因素是人們的反應。如果人們足夠積極并且受到了極好的激勵，他們可以移走高山。另一方面，對于正在計劃的事情，如果人員沒有得到合理的安排，在極端情況下，他們將會中止做它，從而造成負面影響。

你想要做的事情會影響利益相關者。每個利益相關者都有一系列獲利條件，即他們想從特定項目或事情中得到的東西。也許，這些多樣化的獲利條件不能彼此兼容。那些了解北愛爾蘭或中東和平對話的人們在理解這個理念上不會存在任何問題。因此，鑒于多樣化的獲利條件經?；蚨嗷蛏俚夭荒芗嫒荩阅愕哪繕司褪桥ふ乙幌盗忻總€人都能接受的獲利條件。

為了盡可能地降低突發事件的影響，當你被要求出席某個會議時，需要解決以下幾個問題：
會議的目標是什么？為什么需要你參加？換句話說，會議組織者認為你能做出什么貢獻？你需要提前做哪些準備？會議將持續多長時間？
如果對于上述這些問題，你都不能給出明確的答案，你參加的會議極有可能會失敗。如果你堅信常識的重要性，那么你應該明確表示不去參加。如果你想把這一常識傳遞給其他人，你可以寫一封郵件解釋原因。

以我多年的經驗，大多數傳統的工作報告，不論是紙質的還是口述的，都存在上述問題。通常來講，這類情況報告給人以大量的事情正在發生的印象——我們做了這個，我們做了那個，發生了這個，發生了那個（它要傳遞的信息是：我們做完了自己的本職工作）。但是，不是每件發生的事情都是好的，因此，有些工作報告也經常熱衷于報告那些糟糕的事件（它要傳遞的信息是：我們真的做完了自己的本職工作）。這些情況報告幾乎都會制造一種一成不變的大歡喜結局，讓人們感覺盡管有這些事情發生，但畢竟還能湊合。換句話說，幾乎沒有工作報告會以失敗作為自己的匯報結論。

一般而言，人們會對你正在做的事情的以下幾個方面感興趣：
我能不能從中得到我想要的東西，如果不能，我應該怎么做？
這件事情能否按時完成，如果不能，我應該做什么？
我即將獲得的東西能滿足我的需求嗎？
在報告情況時，你要把他們感興趣的事情告訴他們。此外，你還需要告訴他們事情現在的狀態和未來的變化趨勢。只有這樣，他們才能對事情形成整體的認識。借助實事求是的報告，他們不僅能夠理解事情當前的現狀，而且能夠判斷事情將來可能呈現的形態。如此一來，無論事情最后會變成什么樣，都不會讓任何人吃驚。

世界上肯定還有比你更可憐的人。一般而言，不管你的處境多么潦倒，世界上肯定還有比你更可憐的人。每天都有成千上萬人因饑餓、疾病、折磨、死刑、疏忽、虐待和孤獨死去。與這些情況相比，我們所遇到的大多數問題都不算什么。下次你感到有壓力時，不妨打開報紙或電視，看看全世界都有哪些悲慘的人和事，自己的壓力就會小很多。

想象一下，一年后的自己是什么樣子？現在讓你憂心忡忡的問題到那時會怎么樣？你還能記住它嗎？想象一下并看看這能否讓你有所不同。

“與他人分擔，問題就解決了一半?！?/p>

大多數案例都證明了，時間是比金錢更有用的商品。這一因素的側重點在于我們應該掌控自己的時間，確保它能被合理地利用，而不是被浪費，并想方設法避免處理本可以避免的緊急情況。

一定要確保你的報告是有價值的。你知道自己有多忙。其他人其實也和你一樣忙——時間似乎從來不夠用，卻總有那么多需要做的事情。如果想讓人們騰出自己寶貴的時間來聽你的項目報告，那么你一定要確保它是有價值的。

好的報告是非常罕見的。很多報告都是自以為是、屈尊俯就、爭強好勝、令人費解、不著邊際、冗長拖沓、滔滔不絕、讓人厭煩、太過隨意、毫無說服力的，有些報告者甚至對自己所使用的材料都不確定。由此不難想象，當你碰到那些權威、有趣、輕松、幽默、生動并傳遞出某種堅定信念的報告時，就如同在沙漠中看到了綠洲那樣興奮。如果你能從這些人身上學到有用的東西，你就不用為了成為一個好的報告者去學習相關課程了。

眾所周知，人們無法記住太多的東西，所以你最好控制下主要信息的數量。研究表明，人類大腦會首先記住以下內容：學習階段一開始的內容（首因效應）；學習階段結束時的內容（近因效應）；以顯著或獨特的方式強調的內容。研究還表明，人們更容易記住那些他們特別感興趣的東西，因此，提前了解他們想要獲取的信息就顯得尤為重要。

不妨利用演練去發現這些問題并提前規避它們。這樣做，還能幫你發現報告的薄弱環節，比如哪些地方容易產生誤解或不夠清晰，從而促使你改進報告。當然，前提是你也是這樣看待問題的，即把每一次做報告都當作學習的機會。

不論你正在做什么事情，記住，在幾乎所有情況下，你的所作所為都會影響其他人。你能確認被你影響的是哪些人嗎？你了解他們的觀點和需求嗎？這些觀點和需求，又有哪些需要被包括在你做的事情中？

總結

本書中基于常識提出的七個理念：
1.事情其實很簡單；
2.弄明白自己要做什么；
3.任何事情都有連續性；
4.如果不去做，永遠都做不完；
5.結果往往和預期不一樣；
6.明確界定事情的結果；
7.學會從他人的角度看問題。

這七個理念的作用：
第一個和第七個理念可以看作貫穿整體的理念，即把事情簡單化并從他人的視角看待它們。
第二個理念是關于你到底想達到什么目標的。
第三到第六個理念建立在我們怎樣完成我們想要完成的連續性事件的基礎上。