文/老譚
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Hi，我們又見面了。上一篇文章（《時(shí)間管理訓(xùn)練營(yíng)（二）：時(shí)間管理的起點(diǎn)——高效行動(dòng)》），我們談到了如何讓自己專注于自我真正的目標(biāo)，而不再那么容易被感覺拐跑，并形成行動(dòng)的正循環(huán)。
不過，在上一篇文章的結(jié)尾，我們提到了：如果規(guī)劃不當(dāng)?shù)脑挘h(huán)是持續(xù)不了太久的。所以，這篇文章我們將會(huì)學(xué)習(xí)：高效規(guī)劃，做好時(shí)間管理的地圖。在這篇文章的末尾，你將得到一份時(shí)間管理的【工具大禮包】，輔助你將學(xué)到的方法實(shí)踐運(yùn)用。
有的同學(xué)會(huì)說(shuō)：老師，我也嘗試過規(guī)劃時(shí)間，卻沒有什么效果，求指導(dǎo)。
于是我會(huì)問他：哦，你是怎么做的呢？
他們會(huì)說(shuō)：先制定時(shí)間規(guī)劃，然后再去執(zhí)行啊。比如上個(gè)周末，我就給自己定了兩個(gè)小目標(biāo)：看完1本書以及為最近的工作做一個(gè)總結(jié)。周五晚上，我拿出一張紙，寫好第二天的詳細(xì)計(jì)劃。
他們接著說(shuō)：你看我精心為自己規(guī)劃了一天的時(shí)間，從起來(lái)到躺下，而且勞逸結(jié)合，我覺得挺科學(xué)。
我問：嗯……然后呢？
哎呀，別提了。和小艾一樣，在早起上我就跪了，按了鬧鈴后八點(diǎn)才起，覺得有些挫敗，就放棄了跑步。下午梳理工作的時(shí)候，又發(fā)現(xiàn)重要的資料給忘在了公司，心里煩躁，就開始刷起了朋友圈。晚餐后，去散步時(shí)看到路邊有下象棋的，我蠻喜歡，就看了起來(lái)。幾盤過后，已經(jīng)是晚上十點(diǎn)了。所以，當(dāng)天洗漱后回顧一天時(shí)，覺得自己好懶啊，就沒了做第二天計(jì)劃的心情。那樣明早就可以睡懶覺了吧，所以，晚上也不用早睡，那就熬夜追劇吧……最后，書只看了一半，總結(jié)也沒寫。
他如是回答。
哈哈，你這個(gè)階段我也經(jīng)歷過，正好可以和大家聊聊。我笑了。
情景分析：大學(xué)時(shí)代的時(shí)間管理
其實(shí)，剛進(jìn)大學(xué)時(shí)，很多同學(xué)就想“一定要好好過這四年”。為了讓自己的每一天更加充實(shí)，他們開始制定每日的時(shí)間規(guī)劃。
嗯，看上去和前面的周六的規(guī)劃蠻像的嘛！是的。但這樣規(guī)劃有明顯的缺陷，試過幾次之后，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)一周都堅(jiān)持不了。這是為什么呢？
其實(shí)我們很小就遇見時(shí)間表了，就是學(xué)校的課程表，上學(xué)放學(xué)，上課下課，上什么課等等，都是按時(shí)間排的。不過學(xué)校的課程表的目的是方便管理，并不適合作為個(gè)人的時(shí)間管理工具。
時(shí)間表的缺陷
1.如果時(shí)間表上的某一項(xiàng)任務(wù)沒有完成的話，會(huì)連續(xù)影響到之后的任務(wù)，而且還會(huì)帶來(lái)“失敗感”的消極情緒。
2.其次，固化的時(shí)間表一般只能用在高度流程化和可預(yù)計(jì)的工作上，一旦臨時(shí)加了任務(wù)，就很難靈活調(diào)整。
3.更為可惜的是，時(shí)間表只是在規(guī)定什么時(shí)間做什么事情，而沒有關(guān)注時(shí)間成果。比如計(jì)劃閱讀1小時(shí)，卻心不在焉地只讀了十幾頁(yè)。
可以發(fā)現(xiàn)，就算我們完成了時(shí)間表上的任務(wù)，也并沒有進(jìn)入時(shí)間管理的【正循環(huán)】。
《奇特的一生》給我的啟發(fā)
直到大二的某一天，我在圖書館翻到《奇特的一生》。這本書講的是一個(gè)前蘇聯(lián)人的故事，名叫柳比歇夫。
他的一生，豐富、充實(shí)又生氣勃勃，你可以說(shuō)他是數(shù)學(xué)家、記者，也可以說(shuō)他是生物學(xué)家或是歷史學(xué)家。但柳比歇夫的奇特，卻并不在于取得了這些成就，而在于他是如何對(duì)待時(shí)間的。柳比歇夫在26歲時(shí)，史無(wú)前例地開創(chuàng)了時(shí)間管理法——他記錄自己生活中每一個(gè)事件花費(fèi)的時(shí)間，然后統(tǒng)計(jì)、分析、總結(jié)和計(jì)劃，不斷提升效率。至此之后，他堅(jiān)持了56年，直到逝世。
剛看到時(shí)間日志的時(shí)候，我以為柳比歇夫是在和時(shí)間競(jìng)爭(zhēng)，想跑贏時(shí)間，但看完書我才明白柳比歇夫?yàn)槭裁匆@樣做。其實(shí)，柳比歇夫是把自己當(dāng)成了實(shí)驗(yàn)對(duì)象。他用時(shí)間統(tǒng)計(jì)法來(lái)研究：在閱讀、工作、思索、寫作各方面，自己到底能干多少？怎么干最好？有了時(shí)間日志，他不會(huì)讓自己負(fù)擔(dān)過重，以致于不能勝任。反而，他對(duì)自己能力的判斷精確無(wú)比，并一直沿著自己能力的邊緣前進(jìn)。這對(duì)我的啟發(fā)是：時(shí)間管理不意味著被時(shí)間束縛，而是通過時(shí)間去試探自己的極限，實(shí)現(xiàn)生命更大的自由。
改進(jìn)時(shí)間管理方法
不過，我覺得自己還沒有毅力像柳比歇夫一樣，把整天的事項(xiàng)記錄成時(shí)間日志，然后統(tǒng)計(jì)分析來(lái)管理時(shí)間。于是，我便開始用待辦事項(xiàng)卡這種更簡(jiǎn)單、可操作的方法來(lái)規(guī)劃每天要做的事：
如果按照上面的表格來(lái)安排周末的話，我們的時(shí)間就很靈活，就算被別的事情打擾，我們也能從容應(yīng)對(duì)了。可能你會(huì)好奇，既然時(shí)間靈活，為什么還要寫出預(yù)估時(shí)間呢？
其實(shí)，寫預(yù)估時(shí)間，是為了讓我們對(duì)自己做事的效率產(chǎn)生精確的感知。比如，同一本書上次1小時(shí)讀了40頁(yè)，這次1小時(shí)讀了70頁(yè)。假設(shè)全書難度相當(dāng)，你就可以推出自己的效率有提高。就這樣，我在每天睡前都寫好第二天的待辦事件卡，第二天完成一個(gè)便打一個(gè)鉤。因?yàn)槊看未蚬炊加泻軓?qiáng)的成就感，所以很快就養(yǎng)成了這個(gè)習(xí)慣，直到大學(xué)畢業(yè)。這也就是我在上一篇文章中介紹的持續(xù)形成激勵(lì)感，讓“自我”和“感受”走在同一條路上。
從這段經(jīng)歷中，我明白一個(gè)道理：
在學(xué)校或假期，我們做的事都是相對(duì)可控的。可在職場(chǎng)，要做的事的數(shù)量和難度都增加不少。更別提還有很多臨時(shí)任務(wù)，再加上工作狀態(tài)不時(shí)被打斷，待辦事項(xiàng)卡的方法已無(wú)法應(yīng)對(duì)。因?yàn)楦杏X手頭事務(wù)繁重，所以有時(shí)做事不能專注。不過，后來(lái)我又找到了方法。
情景分析：工作中的時(shí)間管理
這種方法可能有些同學(xué)聽過，那就是“番茄工作法”（可參考《番茄工作法圖解》），下面，我簡(jiǎn)單為大家介紹一些我在使用這種方法時(shí)的體驗(yàn)。
番茄工作法是一種用于專注工作的時(shí)間管理方法，方法如下：
注意事項(xiàng)
1.番茄法僅適用于個(gè)人專注時(shí)間，不適合娛樂、外出、溝通討論等場(chǎng)景；
2.使用番茄鐘之前，請(qǐng)確認(rèn)自己的時(shí)間不會(huì)被打斷。
番茄工作法
1.設(shè)定一個(gè)25分鐘的鬧鐘；
2.默念三二一（321原則），開始全身心投入工作；
3.用專注的狀態(tài)高效工作25分鐘，不允許走神；
4.如果做到了步驟3，就完成了1個(gè)【番茄鐘】；
5.如果在25分鐘內(nèi)走神/被打斷，則【番茄鐘失敗】，回到1重新開始；
6.每完成1個(gè)番茄鐘就休息5-8分鐘，然后用321法則開始下一個(gè)番茄鐘。
番茄工作法的精髓在于，它能幫我們大腦保持專注，讓每一分鐘都格外有效率。你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，全神貫注的25分鐘完成的事務(wù)，平常狀態(tài)也許要花1個(gè)多小時(shí)。另外，之所以設(shè)定25分鐘的時(shí)間段，是因?yàn)槲覀兗瓤梢远虝r(shí)間內(nèi)保持注意力集中，又可以在短時(shí)間內(nèi)完成目標(biāo)，得到滿足感。
可以發(fā)現(xiàn)，執(zhí)行番茄鐘也可以形成一種時(shí)間管理的【正循環(huán)】，讓自我和感受走在同一條路上。不僅如此，結(jié)合昨天的“任務(wù)分解”方法，番茄鐘就更強(qiáng)大了！
可見，番茄鐘除了可以幫我們更為細(xì)致地分解任務(wù)，以持續(xù)得到激勵(lì)，還能讓我們養(yǎng)成一種預(yù)估做事時(shí)間的思維。所以，每個(gè)工作都可提前寫下預(yù)估番茄鐘個(gè)數(shù)，在實(shí)際完成后寫上實(shí)際所用番茄鐘個(gè)數(shù)。當(dāng)下次拿到相似的任務(wù)時(shí)，你就很清楚大概需要花費(fèi)多少時(shí)間了。長(zhǎng)期下來(lái)，你甚至能知道自己每天能完成多少任務(wù)、每周能完成多少任務(wù)、每月能完成多少任務(wù)、每年能完成多少任務(wù)。這種對(duì)時(shí)間的感知，能幫你追求以及分解更長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)。
好，總結(jié)一下番茄工作法的好處。
1.促使我們大腦專注運(yùn)轉(zhuǎn)，讓每一分鐘都格外有效率。
2.幫我們更為細(xì)致地分解任務(wù)，以持續(xù)得到成就感激勵(lì)。
3.讓我們養(yǎng)成一種預(yù)估做事時(shí)間的思維，有助于追求和分解更長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)。
有的同學(xué)可能又要問了，新手一般一天能吃幾個(gè)“番茄”？
一般來(lái)說(shuō)，我工作飽和的時(shí)候一天能完成15個(gè)番茄鐘。大家在剛開始練習(xí)這個(gè)方法的時(shí)候，建議先定一個(gè)小目標(biāo)：每天完成4個(gè)。另外，搭配“GTD時(shí)間管理系統(tǒng)”，番茄工作法還能再次升級(jí)。
工具介紹：GTD時(shí)間管理系統(tǒng)
GTD是什么？——GTD是“Getting Things Done”（把事情做完）的縮寫，它是一種高效處理事務(wù)的流程。該流程源于David Allen的著作《盡管去做：無(wú)壓工作的藝術(shù)》。
工作兩年后，結(jié)合GTD流程，我形成了一套科學(xué)的時(shí)間管理系統(tǒng)，這套系統(tǒng)讓我能夠游刃有余地處理繁雜的事務(wù)，進(jìn)入“快+早”的時(shí)間管理正循環(huán)。雖然這套系統(tǒng)看上去復(fù)雜，但使用后會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)并不難，即使是剛學(xué)習(xí)時(shí)間管理的同學(xué)，也能有較為明顯的效果。以下是我用到的工具：
它們的功能如下：
A4活頁(yè)本：把打了孔的A4紙裝訂成冊(cè)
A4紙張：按照模版打印A4紙（課堂最后會(huì)給出所有模版）
打孔器：給A4紙打孔
小便利貼：用來(lái)記錄待辦事項(xiàng)
A4紙模版
A4紙-收集箱：用來(lái)收集新的待辦事項(xiàng)
A4紙-今日待辦：用來(lái)收集當(dāng)日待辦事項(xiàng)
A4紙-今日完成：用來(lái)記錄當(dāng)日完成的事項(xiàng)和每日復(fù)盤
A4紙-周總結(jié)：用于每周復(fù)盤和獎(jiǎng)勵(lì)
該系統(tǒng)的執(zhí)行過程分為4個(gè)步驟。
（一）清空你的大腦
在處理每天的事務(wù)時(shí)，總有很多干擾因素分散我們的注意力，以至于我們沒有足夠集中的精神去關(guān)注更重要的問題。GTD流程第一步就是幫我們清空大腦：
如圖中紅框的部分，每當(dāng)頭腦中出現(xiàn)引起你注意的事件，你先做一個(gè)小判斷“這件事情是否能在2分鐘內(nèi)完成？”如果可以，那你就立馬執(zhí)行——2分鐘就能完成的事情，不要拖延。
注意：不要執(zhí)行短期“誘惑”，比如“再看一眼朋友圈”這種想法應(yīng)該直接丟棄。
如果不能在2分鐘內(nèi)完成，那就把它們隨手都寫下來(lái)，然后分門歸類到收集箱中，再思考每件事的意義，考慮應(yīng)該怎么做。這個(gè)環(huán)節(jié)，我會(huì)把待辦事項(xiàng)直接寫在便利貼上，然后貼在A4紙-收集箱，如果是當(dāng)天就需要完成的事情，我會(huì)直接貼在A4紙-今日待辦。A4紙-收集箱分成長(zhǎng)期和短期，其中短期的收集箱，用來(lái)存放預(yù)計(jì)本周內(nèi)會(huì)去完成的事項(xiàng)，而長(zhǎng)期的收集箱可以存放未來(lái)的打算和想法。
注意：寫的事情應(yīng)該是可以執(zhí)行的明確目標(biāo)。比如“讓朋友小芳開心點(diǎn)”不是一個(gè)明確的目標(biāo)，而“送小芳一只她喜歡的口紅”則是明確的目標(biāo)。
（二）今日待辦
每天一早，我就會(huì)先思考今天要做什么，把一些收集箱中的待辦事項(xiàng)便利貼轉(zhuǎn)移到A4紙-今日待辦。
如果發(fā)現(xiàn)有遺漏的，或臨時(shí)想起的，我也會(huì)寫出便利貼，貼在今日待辦或收集箱中。
注意：我不會(huì)將太多事項(xiàng)貼在今日待辦，而是先貼上少量事項(xiàng)，等做得差不多了，再補(bǔ)充貼上一些事項(xiàng)。否則容易造成自我期待過高的被動(dòng)局面。
可以看到，今日待辦分成兩欄。左邊是不固定時(shí)間的區(qū)域，右邊是時(shí)間軸。我會(huì)把需要固定時(shí)間的事項(xiàng)貼在右邊時(shí)間軸附近，例如“參與每周選題會(huì)”將在下午3點(diǎn)開始，我就把事項(xiàng)貼到時(shí)間軸對(duì)應(yīng)時(shí)刻上。不固定時(shí)間的事項(xiàng)就放在左邊。
（三）今日完成
接下來(lái)，一天的生活就開始了，固定時(shí)間的事項(xiàng)，我會(huì)在那個(gè)時(shí)刻完成，不固定時(shí)間的事項(xiàng)，我會(huì)根據(jù)3個(gè)問題來(lái)判斷當(dāng)下要做什么。
我現(xiàn)在有多少時(shí)間？我現(xiàn)在有多少精力？什么事情比較重要？
根據(jù)這3個(gè)問題，我會(huì)靈活地從今日待辦的事件區(qū)域中選擇一件來(lái)完成。每完成一件事，我都會(huì)把它從今日待辦轉(zhuǎn)移到“今日完成”表。如果是用番茄工作法完成的事項(xiàng)，還會(huì)做上一個(gè)數(shù)字記號(hào)，代表花費(fèi)的番茄鐘數(shù)量。
像這樣一天下來(lái)，我就得到了一份當(dāng)日記錄。在晚上睡前我還會(huì)對(duì)今日情況做一些復(fù)盤，為了能在未來(lái)做到更好。
（四）本周總結(jié)
連續(xù)完成一周的“今日完成”后，就可以開始周總結(jié)了。同時(shí)，我會(huì)在周日晚上統(tǒng)計(jì)本周的番茄鐘數(shù)量，兌換上周日和自己約定的獎(jiǎng)勵(lì)。
注：提前和自己約定獎(jiǎng)勵(lì)，可以讓“自我”和“感受”更長(zhǎng)期地走在同一條路上。我習(xí)慣于用番茄鐘數(shù)量來(lái)兌換獎(jiǎng)勵(lì)。不過這因人而異，同學(xué)們可以設(shè)定適合自己的獎(jiǎng)勵(lì)方式，比如每天給自己打分，累計(jì)xx分兌換xx獎(jiǎng)勵(lì)。
好，我們?cè)倩仡櫼幌翯TD流程：清空你的大腦→今日待辦→今日完成→本周總結(jié)。GTD流程的根本目的在于使得我們?cè)谌魏我粋€(gè)給定時(shí)間，能夠做出最好的選擇：現(xiàn)在要采取哪個(gè)行動(dòng)。這樣我們做任何選擇的時(shí)候都非常明白這個(gè)是現(xiàn)在最應(yīng)該做的事，而不必?fù)?dān)心有什么重要的事情沒做。我們的心態(tài)就永遠(yuǎn)平靜。結(jié)合番茄工作法和“今日完成”，這套系統(tǒng)還能產(chǎn)生不可思議的作用。我每月都會(huì)把這個(gè)月的“今日完成”裝訂成一本日志。長(zhǎng)期下來(lái)，每?jī)赡甑臅r(shí)間日志就能塞滿一個(gè)文件夾。
日復(fù)一日， 年復(fù)一年的每日記錄。當(dāng)你翻起過往的日志，看到一件件微小的事情，給你帶來(lái)了怎樣的改變，你就能夠?qū)r(shí)間形成更深刻的意識(shí)。正如香港作家陶杰所說(shuō)：當(dāng)你老了，回顧一生，就會(huì)發(fā)覺：什么時(shí)候出國(guó)讀書，什么時(shí)候決定做第一份職業(yè)，何時(shí)選定了戀愛，什么時(shí)候結(jié)婚，其實(shí)都是命運(yùn)的巨變。只是當(dāng)時(shí)站在三岔路口，眼見風(fēng)云千檣，你作出選擇的那一日，在日記上，相當(dāng)沉悶和平凡，當(dāng)時(shí)還以為是生命中普通的一天。
其實(shí)，你只要了解這些步驟背后的原因，然后按照“清空你的大腦→今日待辦→今日完成→本周總結(jié)”四個(gè)步驟就可以很輕松地做到。我們先來(lái)看一個(gè)媽媽的一天，然后試著用“GTD時(shí)間管理系統(tǒng)”幫她規(guī)劃日程。
情景分析：明明媽的一天（1）
明明媽在廣州，是一位普通的職場(chǎng)媽媽，和大多數(shù)家長(zhǎng)一樣，白天要上班，在家大部分時(shí)間都投到做家務(wù)和照顧正在上幼兒園的明明。下面，是她的一天。
第一幕：雞飛蛋打的清晨
六點(diǎn)的鬧鈴準(zhǔn)時(shí)地響起，明明媽媽需要起來(lái)為一家人準(zhǔn)備早餐了。
睡眼惺忪的爸爸摟著兒子走到客廳，媽媽火急火燎地把他們推進(jìn)衛(wèi)生間。
明明爸：快點(diǎn)快點(diǎn)洗臉?biāo)⒀溃职帜阆赐耆嵋幌屡Ｄ蹋?/p>
到了七點(diǎn)，一家人已經(jīng)都洗漱好了，圍坐在飯桌前。
明明：媽媽，我想吃荷包蛋！昨天早上就是水煮蛋，我已經(jīng)不想吃了！
明明媽：好好好，明天給你做，今天就將就一下。
明明嘟著嘴吃完了飯，好說(shuō)歹說(shuō)也只肯吃蛋白，剩下了蛋黃。飯后，明明媽收拾完碗筷，從廚房走出來(lái)。
明明：媽媽，我不想穿校服。
明明媽：不行！
明明爸：老婆，你看見孩子的水杯了嗎？
明明媽：水杯昨晚不是你洗的嗎？你自己找，別什么事都來(lái)問我。
明明爸：我就問問你，干嘛這么大脾氣。
明明：媽媽，媽媽，我不要穿這件毛衣，給我換一件！
明明媽（想）：真的是，兩父子都不讓人省心。
其實(shí)，這樣的早晨，對(duì)明明媽來(lái)說(shuō)，每周都有一兩天。只是由于她一直沒有記錄，所以，這些手忙腳亂的早上可能還會(huì)持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間，一錯(cuò)再錯(cuò)。而這，其實(shí)是可以避免的。
第二幕：匆匆忙忙的早上
明明媽已經(jīng)工作了七年，是公司里的銷售部部門副經(jīng)理。
她來(lái)到公司后，看了下自己前一天寫下的待辦事項(xiàng)：
那么，開始工作吧！先審核方案，再準(zhǔn)備匯報(bào)。
在審核方案時(shí)，總經(jīng)理跟她打了個(gè)電話，詢問銷售部門新近交流的客戶B的進(jìn)度，并強(qiáng)調(diào)客戶B是個(gè)大客戶，讓她親自對(duì)接。
明明媽（想）：如果能拿下客戶B的話，今年的業(yè)績(jī)就穩(wěn)了。不過，初步判斷，這事挺難……
明明媽繼續(xù)審核未看完的方案，但已經(jīng)不如被打斷前那般專注，因?yàn)闈撘庾R(shí)里想著要怎樣拿下客戶B，在不知覺中消耗自己的注意力。對(duì)于未來(lái)的事項(xiàng)，明明媽沒有將其先記錄下來(lái)。所以，在處理現(xiàn)階段任務(wù)時(shí)，可能會(huì)受到重要性靠后的待辦事項(xiàng)的影響，導(dǎo)致無(wú)法持續(xù)地高效工作。
呼，終于審好了。不過，這次的時(shí)間比往常的要長(zhǎng)。還是趕緊準(zhǔn)備部門工作匯報(bào)吧。
這時(shí)，幼兒園老師打來(lái)電話。原來(lái)今天有體育課，明明媽忘記給孩子帶替換的衣服。孩子課上跑得全身是汗，衣服都濕了。大冷天的，老師怕孩子感冒，想要家長(zhǎng)送件衣服過去。
明明媽（想）：哎呀，只好請(qǐng)半天假回家拿衣服了。都怪我太粗心，怎么就忘了今天有體育課呢？
其實(shí)，孩子的課程表是固定的，只要提前規(guī)劃，就能避免這樣的烏龍發(fā)生。后來(lái)，明明媽只能犧牲午休時(shí)間完成了工作匯報(bào)。
你可能會(huì)說(shuō)了，感覺做一個(gè)媽媽真的不容易啊，要做那么多事情！
贊同。媽媽們事情本來(lái)就很繁多，稍稍沒有規(guī)劃好，就很容易出問題。下面，我們繼續(xù)跟著明明媽過完這一天吧。
情景分析：明明媽的一天（2）
我們已經(jīng)從一個(gè)旁觀者的角度，看到了明明媽頗讓人頭疼的上午。那么，她在下午和晚上時(shí)又會(huì)發(fā)生什么事呢？
第三幕：誤了事情的下午
14：10，明明媽開始給新人開培訓(xùn)會(huì)，50分鐘后……
好，我今天就講到這，大家有什么問題要問的嗎？
有一個(gè)新人舉了手，并連續(xù)問出好幾個(gè)比較深的問題。明明媽便耐心地一個(gè)一個(gè)回答，結(jié)束會(huì)議后，她看了看手機(jī)。
明明媽（想）：什么？！已經(jīng)三點(diǎn)半了，回答了半個(gè)小時(shí)？去客戶那要遲到了，只能跟他們道歉了。
在兩件相鄰的時(shí)間確定的事件間，明明媽沒有預(yù)估前一件事需要的時(shí)間，也沒有為第二件事設(shè)定一個(gè)出發(fā)時(shí)間。所以，未能按計(jì)劃完成任務(wù)。
第四幕：忙里偷閑的晚上
晚上6點(diǎn)，明明媽正準(zhǔn)備回家。同事佳麗看到，連忙走過來(lái)說(shuō)：“親愛的，你忘了我們今天晚上要去看《暗戀桃花源》么？”明明媽一下子記起來(lái)，她和同事早上個(gè)月就訂了話劇票，開演時(shí)間正是今天晚上。“天啊，我真的忘了！”她趕緊拿出手機(jī)打給明明爸。
明明媽：老公，完了我忘了今天晚上約了跟同事看話劇，你帶著明明在外面吃個(gè)晚飯行嗎？
明明爸：不是吧你，我今天晚上要去健身房的！
明明媽：我這不是早就約好的么？還不是因?yàn)槟銈冋旖o我找事，要不然我能忘嗎？
明明爸：哎哎別一說(shuō)話就急，你自己忘了，還怪到我身上了。
明明媽：我就問你，你要不要管你兒子的？
明明爸：行行行，我管我管。
8點(diǎn)半，明明媽回到家后，明明正和爸爸鬧著要看動(dòng)畫片，不想寫作業(yè)。
明明爸：你總算回來(lái)了，看看這個(gè)小家伙。
明明媽：我來(lái)跟他說(shuō)吧。
一番話過后，明明答應(yīng)了做作業(yè)，明明媽則拿出一本書陪著他。明明會(huì)不時(shí)地問她問題，或是有關(guān)作業(yè)的，或是臨時(shí)起意的。明明媽便放下書，回答他的問題，所以，書實(shí)際也沒看進(jìn)去多少。
明明：媽媽，我作業(yè)做好了，也洗好了澡，可以給我講今天的故事嗎？
明明媽（想）：白天忙了一天，中午沒午休，看話劇的時(shí)候興奮，結(jié)束后感覺身體被掏空。剛剛看書都想睡了，現(xiàn)在還要讀故事……
明明媽：好，明明先去洗臉?biāo)⒀溃缓蟮葖寢屓ツ惴块g。
繪聲繪色地為明明讀完故事后，再把小寶哄睡了，明明媽才有了自己的時(shí)間。洗完澡后，躺在床上的她，已經(jīng)不想動(dòng)了。堅(jiān)持了幾天的瑜伽，也不想做了。
今晚睡覺前，明明爸沒有主動(dòng)對(duì)她說(shuō)晚安，還像個(gè)小朋友一樣呢。
明明媽（想）：那我也不說(shuō)了，心累，睡覺。
她熄了燈，忽然，耳邊傳來(lái)了熟悉的聲音：晚安。
明明媽（笑）：晚安。
看到這里，你可能要再說(shuō)一遍：媽媽們真的很辛苦。我的媽媽這么多年來(lái)肯定也不容易。
是啊。所以，從需求這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，她們其實(shí)更需要好好做規(guī)劃。下面，我們假設(shè)讓明明媽媽根據(jù)課堂提到的方法做規(guī)劃的話，又會(huì)是怎樣？
情景分析：明明媽媽的一天（3）
明明媽在廣州，是一位普通的職場(chǎng)媽媽，和大多數(shù)家長(zhǎng)一樣，白天要上班，在家大部分時(shí)間都投到做家務(wù)和照顧正在上幼兒園的明明。下面，我們來(lái)看下她可以怎樣度過一天。
其次，她將“收集箱（短期）”中計(jì)劃明天完成的便簽轉(zhuǎn)移到“今日待辦”。
如果有了這份待辦后，明明媽的一天的收獲又會(huì)是怎樣的呢？
由于提前知道自己第二天晚上要去看話劇，所以當(dāng)天晚上她就和老公溝通好。第二天早上，一家子還是被明明弄得雞飛蛋打。明明媽也還是請(qǐng)了假回家拿衣服送到幼兒園。下午，她還是由于培訓(xùn)會(huì)的時(shí)間太長(zhǎng)而導(dǎo)致去客戶C那遲到。而晚上，除了沒和老公吵之外，和沒做規(guī)劃的情況差不了多少。
你可能會(huì)覺得明明媽這一天似乎還是過得不大好啊。
“似乎”這個(gè)詞我承認(rèn)。但是，你看到最后就不會(huì)這么說(shuō)了。在她審核客戶A的方案被總經(jīng)理打斷后，她馬上將“拿下客戶B的合同”放到了長(zhǎng)期收集箱中。這樣，她就能很快地回歸到專注的狀態(tài)，繼續(xù)完成手頭的工作。
而且，每完成一個(gè)任務(wù)，便可將其歸入“今日完成”中，并在需要專注的事情后面記上所用番茄鐘的數(shù)目。
更重要的是：針對(duì)一些需要改善的事件進(jìn)行復(fù)盤，反思如何做得更好。
當(dāng)天沒有完成的便簽重新貼回短期收集箱中。另外，在復(fù)盤之后，她馬上將可以落實(shí)到行動(dòng)上的點(diǎn)寫到新便簽上，放進(jìn)了收集箱。
這樣的復(fù)盤可以讓她不斷地優(yōu)化生活和工作中的各種事件，避開路上的坑，并找到做事的最佳路徑。而且，做出這些后，她馬上就可以進(jìn)行新一輪的循環(huán)：將自己腦海中的待辦事項(xiàng)放進(jìn)收集箱，再到待辦頁(yè)……從理論來(lái)講，她每天都可以通過這個(gè)方法保證在高價(jià)值目標(biāo)上投入的時(shí)間，并提高自己利用時(shí)間的效率。做好了這一切后，明明媽便可以在對(duì)“明天會(huì)更好”的確信中，主動(dòng)對(duì)明明爸道一聲“晚安”，而后進(jìn)入黑黝黝的美夢(mèng)中。
誠(chéng)然，對(duì)于父母來(lái)說(shuō)，要兼顧工作和生活，不是一個(gè)時(shí)間管理系統(tǒng)就能完全解決的。很多事情還需具體問題具體分析。但是，可以看出，有無(wú)規(guī)劃的一天是很不一樣的。運(yùn)用了GTD時(shí)間管理系統(tǒng)后，明明媽媽產(chǎn)生了以下變化：
好，下面就將“工具大禮包”分享給你。
時(shí)間管理工具
這里是文中出現(xiàn)過的時(shí)間管理工具以及模版。
以下是需要用到的工具：
以下是用到的模版：
需要保存模版的同學(xué)，可以先點(diǎn)擊圖片，然后長(zhǎng)按圖片保存在手機(jī)。或者在電腦上打開這個(gè)網(wǎng)址下載模版附件：http://dwz.cn/77hETd
但需要注意的是，這些工具本質(zhì)上還僅僅是工具，只能夠讓已經(jīng)擅長(zhǎng)時(shí)間管理的人過得更輕松，卻不能讓本身自控力很差的人直接變成時(shí)間管理達(dá)人。“GTD 時(shí)間系統(tǒng)”，這種純實(shí)踐的方法，一定要執(zhí)行了才能看到效果。暫時(shí)沒有“A4活頁(yè)本”也沒關(guān)系，打印出A4紙和標(biāo)簽就可以實(shí)踐GTD了。
當(dāng)然，如果你感覺有困難，可以先從最簡(jiǎn)單的形式做起，然后再慢慢升級(jí)。例如，你可以先只用“收集箱”和“今日待辦”，熟練后再加上【今日完成】，最后再加上“本周總結(jié)”。
課程回顧——番茄工作法
1.設(shè)定一個(gè)25分鐘的鬧鐘；
2.默念三二一（321原則），開始全身心投入工作；
3.用專注的狀態(tài)高效工作25分鐘，不允許走神；
4.如果做到了步驟3，就完成了1個(gè)【番茄鐘】；
5.如果在25分鐘內(nèi)走神/被打斷，則【番茄鐘失敗】，回到1重新開始；
6.每完成1個(gè)番茄鐘就休息5-8分鐘，然后用321法則開始下一個(gè)番茄鐘。
課程回顧——GTD時(shí)間管理系統(tǒng)
GTD流程：清空你的大腦→今日待辦→今日完成→本周總結(jié)。
文章的信息量比較大，但又是最重要的一課。所以，下一篇文章將針對(duì)GTD時(shí)間管理系統(tǒng)，講解和說(shuō)明更多細(xì)節(jié)，讓大家能掌握得更牢固。
記住：時(shí)間管理作為一門技能，最重要的就是實(shí)踐。
希望這篇文章對(duì)你有所幫助！^_^
