GTD方法答疑
在昨天的課程后，發現大家對GTD方法有一些疑問，我們來看看如何解決。
大家主要關心的問題有這幾個方面：
（1）番茄鐘總被打斷
這個問題我也遇到過。這里主要分成三種情況：時間比較零碎不足以完成一個番茄鐘、被不重要的事情打斷、被要緊的事情打斷。
- 時間比較零碎不足以完成一個番茄鐘。
其實我們可以和自己約定一些補充規則來解決這樣的問題。
比如給自己規定：15分鐘就算半個番茄鐘（前提是專注！），25分鐘就算1個番茄鐘。
- 番茄鐘被不重要的事情打斷。
為了防止番茄鐘被不重要的事情打斷，我總結了一些做法：
當然，也可以自己補充其他可行的做法。
3.番茄鐘被重要的事情打斷。
如果番茄鐘被要緊的事情打斷，的確需要及時處理，那我們可以停止番茄鐘（如果滿15分鐘算成半個）。
另外提一句：各種方法混搭使用，效果更佳。
例如番茄工作法可以結合“高效行動”的321法則一起使用，用321法則讓自己進入執行番茄鐘的專注狀態。
（2）臨時又多出了新的事項
相信大家也特別討厭安排好了要做的事項，做到一半就被打斷，或者又出現了新問題、新任務。
這種情況，我們還是要用GTD流程處理。
當突發事件可以立馬完成時（2分鐘內），那就立即去做。
當新出現的事件不能立即完成，但也不是當下必須要做的，那我們可以寫在小便利貼上。
如果是今天要做，那就貼在今日待辦，如果不是，那就貼在收集箱。
但還有一種特殊情況：新出現的事件不能立即完成，但當下就需要去做。
這種情況可以先執行，完成后，直接用筆寫在“今日完成”的記錄里。
如圖，早上8點，陳總突然叫小a去辦公室幫他看發言稿，小a可以在做完這件事情后，直接用筆寫在今日記錄（不用再寫出待辦事項的便利貼）。
（3）事情太多/太復雜，如何把待辦事項安排清晰
我們舉個例子：
例：“今日待辦”只能規劃一天的事項，但如果遇到事項很多，想多規劃幾天的事項該怎么做呢？
這個其實很簡單，可以多打印幾張“今日待辦”，用鉛筆標注日期，然后把未來幾天的事項規劃進去。
或者用另一種辦法，那就是在便利貼上把事項的行動日期寫上。
像這樣，每天制定“今日待辦”的時候，就直接找到行動日期是今日的事情，轉移到“今日待辦”。
這樣即使計劃行動的日期離得很遠，到了那天，我們也不會忘記把它放到“今日待辦”。
（4）A4紙太大不方便攜帶
這個問題很好解決，把A4活頁本拆分出一個小本子，小本子用來攜帶，大本子用來記錄。
小本子：包含“今日待辦、收集箱、已完成事項”，在白天把完成的事情放到“已完成事項”。
A4大本子：只包含“今日記錄”，到晚上的時候把小本子中的“已完成事項”，歸檔到“今日記錄”。
我們可以用一個小本子來放“今日待辦、收集箱”，然后用幾頁來放“已完成事項”。
白天，我們的GTD方法照常執行，不過多了一個環節，就是把完成的事情放到“已完成事項”。等到晚上時，再憑記憶把“已完成事項”歸檔到大本子的“今日記錄”上。
像這樣，就解決了攜帶不便的問題。
還是想問一下，為什么要用紙筆而不是用軟件的形式執行GTD？軟件不是更便捷么？
這個問題嘛，來看看我們往期的老學員怎么說的：
壹O壹%：“我個人說一句，紙筆的意義在于門檻低，不容易打擊人，也不容易添加操作軟件的麻煩。雖然寫那個便利貼可能比較麻煩。但是根據我的經驗來看，這確實是最容易堅持下去的方法，因為可見的成就感會很強。”
總的來說，紙筆主要有3方面的好處：
- 可見的成就感，讓人更容易堅持。
- 手寫能夠刺激大腦更好地思考。
- 避免了使用app的門檻。
但我還是想問一下，要是有的同學受環境限制，即使一個小本子也不便攜帶怎么辦？
若實在受限，用app也不是不行。
IOS設備可以在Appstore搜索“Things” https://culturedcode.com/things/，安卓設備可以在應用商城里搜索“奇妙清單”。
（5）便利貼感覺不方便
使用便利貼的原因在于，這樣可以使收集箱和今日待辦能重復使用，避免了事項要抄來抄去的麻煩。
比如，很方便就能把長期收集箱的事項移動到短期，把短期的事項移動到今日待辦，把今日待辦的事項移動到今日完成，或者把今日待辦中沒辦完的事項移回收集箱，等等。
所以，只需寫一次便利貼，就解決了反復謄寫的困擾。而且看到每天的今日記錄上的便利貼，能產生較大的成就感。
對了，如果是用塑料便利貼，建議用鉛筆寫，因為用墨水筆寫的話容易弄花。
是的。另外，你還可以根據自己的情況，設置顏色和事項的含義，比如“紅色便利貼”代表重要事項，“綠色”便利貼代表工作之外自己想做的事情。
固定事項或者臨時完成的事項，也要用便利貼么？
這種情況的確可以不用便利貼。
剛剛也說過，比如中間臨時完成了一個“協助王經理修改報告”的任務，就直接寫在“今日完成”上。
哦，說到這里，我明白了，如果自己制作模版的話，只需要打印1張“今日待辦、收集箱（短期）、收集箱（長期）”對吧？
是的。只有“今日完成”需要打印多張（每日一張）、“本周總結”需要打印多張（每周一張）。
那便利貼的確很方便，再也不用抄來抄去了，因為許多模版頁可以重復利用。
（6）低價值事情太多，忙忙碌碌卻沒什么成果
這問題可以從兩個角度出發。
第一個角度【梳理收集箱】。
如圖左上角，我們可以貼一張紅色的大便利貼，命名為“重要事項”，然后把重要的待辦事項（寫上截止時間）貼在大便利貼上。
像這樣，我們就能記得優先去完成最有價值的事情，而不是先做雞毛蒜皮的小事。
如圖左下角，當我們有一件比較大的事情，也可以貼一張淺色的大便利貼，然后把事件名稱寫在便利貼上。
然后，我們可以把這個事情分解成更具體的待辦事項，寫成多個小便利貼，貼在這個大便利貼上。
如圖右邊，寫的是一些普通的待辦事項。
【梳理收集箱】可以讓我們為事情分清輕重緩急，也可以讓我們把比較大型的事項拆分成更具體的事項，便于執行。
像這樣，我們就更容易做出有價值的事情，避免“低價值事情太多，忙忙碌碌卻沒什么成果”。
解決這個問題還有一個角度——【每日復盤】
如圖，“今日完成”的右邊就是復盤區。我們可以寫下對每天所完成事項的想法。
就拿第一課“遇事先思”的小任來說，他能遇事先思，很可能是對過往的事情有復盤總結。
另外提一句，GTD方法最重要的就是堅持。因為每日復盤這件事情，越是有積累，復盤的效果越強。
日積月累，你就能根據每日記錄，分析很久以前的自己具有怎樣的習慣和思維，然后不斷地改進成長。
不斷地記錄復盤，你的做事方法就越來越能“高效率+高價值”。
（7）行動力差，計劃好的事情很難落實
記不記得我們之前講的“自我”和“感受”這兩個小人？
為了讓這兩個小人不產生矛盾，我們有各種各樣的做法。
例如：不要往今日待辦中放太多事項，可以先放一些，等完成了再繼續添加，以獲得持續的激勵感。
又例如：我們可以先降低“感受”的阻力，先使用一些簡單的時間管理方法，比如“待辦事項、番茄鐘”，等簡單的方法運用熟練后再用“GTD時間管理系統”。
又例如：我們可以每周和自己約定，每完成多少個番茄鐘，就給予自己一些獎勵。
其實，在“兩個小人”的行動力模型下，我們可以自己原創各種各樣的方法，來讓它們能走在同一條路線上。
所以，不必陷入無奈和沮喪的情緒，請主動開動大腦去思考，一定能找到合適你的解決方案！
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