大家好！
今天距4月1日的封閉式管理已過去12天了。
根據(jù)上海的分區(qū)政策，筆者所在小區(qū)被劃入了封控區(qū)，我們將繼續(xù)參與隔離管控，并將連續(xù)3天進(jìn)行核酸檢測。希望我們小區(qū)能繼續(xù)加油，大家都能做到足不出戶，不再出現(xiàn)陽性病例。
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今天陸續(xù)有老客戶找我設(shè)計《員工封控狀態(tài)統(tǒng)計表》，用來了解企業(yè)員工的當(dāng)前封控狀態(tài)，便于企業(yè)進(jìn)行針對性的管理。這些客戶也對表格提出了一些基本的需求，我將這些需求歸結(jié)為以下三類：
表格設(shè)計簡潔明了，方便填寫；
允許員工同步填寫，在最短時間內(nèi)收集到完整數(shù)據(jù)；
員工能第一時間自主更新封控狀態(tài)。
今天我就基于這些需求，聊一聊如何設(shè)計這樣一張《員工封控狀態(tài)統(tǒng)計表》。
對于傳統(tǒng)企業(yè)而言，他們一般會采用這樣的方式：
第一步由負(fù)責(zé)該事宜的行政或運(yùn)營管理部門設(shè)計一張標(biāo)準(zhǔn)的Excel表，在Excel表中定義相關(guān)的元素，如員工姓名、所屬部門、所屬區(qū)域類別、管控天數(shù)等；
第二步將這份空白Excel表發(fā)送到全員群，或者各部門的領(lǐng)導(dǎo)群，要求每一個員工進(jìn)行填寫，或者由團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行下發(fā)，填寫完畢后，再將Excel表發(fā)送出來，最后由專人進(jìn)行繁雜的數(shù)據(jù)匯總工作。
這樣的方式?jīng)]有將協(xié)作理念融入到Excel表格中，因此過程中需要耗費(fèi)大量的人力和時間進(jìn)行收集和匯總，這樣的效率非常低下，也體現(xiàn)不出行政或是運(yùn)營部門的價值。
當(dāng)然，如果企業(yè)本身文化有問題，僅僅將工作量或是表面上的忙碌程度作為考評標(biāo)準(zhǔn)的話，那么這樣的工作反而會展現(xiàn)出一種“扭曲的價值”，但最后損害的將會是企業(yè)的整體利益。
與此同時，在傳統(tǒng)企業(yè)中，設(shè)計表格的工作人員往往不會對填寫體驗上太多心，因此員工在填寫時往往有很多疑問，并且最后填寫出來的數(shù)據(jù)也會千差萬別，給最后的整理和匯總工作帶來很大的挑戰(zhàn)。
我的客戶一般都是非傳統(tǒng)企業(yè)，所以他們會在效率和體驗上提出更高的要求，從需求中也體現(xiàn)了這一點(diǎn)，因此，我在設(shè)計時也充分考慮了這些需求。
我是基于在線數(shù)據(jù)表進(jìn)行設(shè)計的。在之前的多篇文章中，我已經(jīng)對在線數(shù)據(jù)表的好處進(jìn)行了說明，這些好處無處不在，與客戶的需求完全契合。
我這邊以企業(yè)微信上的“微文檔”進(jìn)行說明，如果大家使用的是其他協(xié)作軟件或在線文檔軟件的話，也可以參照此進(jìn)行。
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首先，我來向大家展示一下最終的設(shè)計呈現(xiàn)：
這是一張存儲在公共網(wǎng)盤中的在線數(shù)據(jù)表，每一位員工都可以進(jìn)入該公共網(wǎng)盤中，進(jìn)行信息的填報和更新。
當(dāng)員工通過相關(guān)的官方媒體得知了自己所屬的區(qū)域類型后，就可以將相關(guān)信息如實填寫到自己姓名所在的行，然后，具體的封控天數(shù)、預(yù)估的封控結(jié)束時間都將自動計算出來，方便快捷。
下面，我就對我的設(shè)計理念和簡單步驟進(jìn)行一一說明：
第一步先新建一個空白表格，并存儲到全員網(wǎng)盤或各部門領(lǐng)導(dǎo)專用網(wǎng)盤中。
第二步 設(shè)計表格的整體架構(gòu)。
為了方便說明，我將整個表格分為了兩個區(qū)域模塊，即“員工信息區(qū)”和“封控狀態(tài)區(qū)”。
同時，在主表的基礎(chǔ)上，我還設(shè)計了一個簡單的源數(shù)據(jù)區(qū)，這些源數(shù)據(jù)將作為主表中各種下拉列表和VLOOKUP函數(shù)的數(shù)據(jù)因子，方便維護(hù)。
下面，我就針對各區(qū)域分別展開說明。
1. 員工信息區(qū)
員工信息區(qū)是所有員工信息的匯總區(qū)域，我這里列了最簡單的兩個，也就是姓名和所屬部門，更多信息可以按照企業(yè)的實際情況進(jìn)行添加。
這里需要注意兩個點(diǎn)：
1. 從體驗的角度來看，主導(dǎo)該表設(shè)計的行政或運(yùn)營部門可以先將員工信息先行填入，便于員工對號入座。由于在線數(shù)據(jù)表本身具有協(xié)作屬性，往往也有所屬的協(xié)作軟件進(jìn)行充分融合，因此這些數(shù)據(jù)能夠很容易地從企業(yè)通訊錄中遷移過來；2. 從隱私保護(hù)的角度來看，我們盡量不要將員工居住的街鎮(zhèn)和小區(qū)列出來，因為這是個協(xié)作文檔，這些信息都是大家能夠看到的，同時在該表的用途上，這些信息本身也是次要信息。
相信大家也關(guān)注到，表格中部分項是有一個紅色星號前綴的，這些前綴指明了哪些項是需要填寫的。如果員工信息區(qū)已經(jīng)先行填寫完畢的話，那么員工只需要在“封控狀態(tài)區(qū)”中填寫自己屬于哪種管控區(qū)域，以及管控的開始時間即可，方便快捷。
2. 封控狀態(tài)區(qū)
該模塊是本數(shù)據(jù)表的核心模塊，我按列進(jìn)行詳細(xì)說明。
所屬區(qū)域類別
這是員工必填的項之一，我將其設(shè)計成了一個下拉列表，數(shù)據(jù)就來源于“源數(shù)據(jù)區(qū)”的B列，員工只需對四個類別進(jìn)行選擇即可。
另外，這里我還設(shè)置了一句浮動提示語“請以各區(qū)發(fā)布的官方信息為準(zhǔn)”，便于員工進(jìn)行參考。
封控天數(shù)和隱藏列
封控天數(shù)即為各區(qū)域類型所對應(yīng)的封控天數(shù)，數(shù)據(jù)來源于“源數(shù)據(jù)區(qū)”的C列，通過VLOOKUP公式實現(xiàn)：
VLOOKUP(E3,源數(shù)據(jù)!$B$2:$C$6,2,FALSE)
隱藏列是我增加的一個過渡列，因為在封控方案中，有一個7+7的天數(shù)策略，這樣的表達(dá)不適合計算，因此我用了這樣一個過渡列，將7+7轉(zhuǎn)換成數(shù)字14，大家可以在表格完成后將其隱藏。
這里的計算也是在“源數(shù)據(jù)區(qū)”中進(jìn)行，直接VLOOKUP“源數(shù)據(jù)區(qū)”的D列即可。,
VLOOKUP(E3,源數(shù)據(jù)!$B$2:$D$6,3,FALSE)
開始時間、預(yù)計解封時間、距解封日期還有
這三個項理解起來較為容易，這里我就合并介紹了。
開始時間是需要員工填寫的又一個必填項，即所屬區(qū)域開始管控的時間。
預(yù)計解封時間是在開始時間的基礎(chǔ)上，加上隱藏列中計算的天數(shù)得來的。這個值會隨著開始時間的變化而出現(xiàn)變動，如果小區(qū)出現(xiàn)了陽性病例，那么開始時間會重新計算，員工也需要進(jìn)行更新。
H3+G3
距解封日期還有則是將預(yù)計解封日期減去今天所得到的天數(shù)，這樣企業(yè)能夠充分把握各員工還有多久能夠解封。公式也較為簡單，只需用一個TODAY()作為被減數(shù)。
I3-TODAY()
顏色項
大家仔細(xì)觀察就會發(fā)現(xiàn)，在“所屬區(qū)域類別”列的左側(cè)有一個顏色項，該項是用來快速區(qū)分各區(qū)域類別的視覺策略。
這些項從強(qiáng)到弱，分別是深紅色、橘紅色、黃色和綠色，對應(yīng)“封控區(qū)（陽性樓棟）”、“封控區(qū)（非陽性樓棟）”、“管控區(qū)”和“防范區(qū)”。
這里我稍微耍了一點(diǎn)小聰明，因為無論是Excel表還是在線表格，都無法按照另一個單元格的值來賦予某單元格條件格式，因此我在“原數(shù)據(jù)區(qū)”中，用1、2、3、4標(biāo)識各封控區(qū)域類型，然后VLOOKUP到顏色列，對這些數(shù)字分別賦予相應(yīng)的顏色。
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最后我再補(bǔ)充說明一點(diǎn)。
這張表格的主要用途是針對于各員工的封控狀態(tài)統(tǒng)計，而如果某一位員工不幸檢測出陽性的話，那么就要用另一套管理模式，最關(guān)鍵的就是設(shè)立一個專門的信息傳遞入口，由員工私下告知，這樣可以保護(hù)員工的隱私，避免產(chǎn)生潛在的歧視，這樣的歧視往往是不可控的。
對于遭遇不幸的員工，在封控狀態(tài)統(tǒng)計表上，我們不要將其信息刪除，而是始終保持在上次填寫的最終狀態(tài)，這樣就不會給大家?guī)砀鞣N猜測的機(jī)會。
在這一層面上，表格不單單是數(shù)據(jù)的集合體，而是融入了更多同理心和關(guān)懷的活的數(shù)據(jù)。
