這么忙,也要抽時間談談如何做時間管理...(中)

動手做,勝過任何完美的想象。

老土的心得:關于這點,老土強烈贊同。其實老祖宗們也說過類似的話,曰“學而不思則罔,思而不學則殆”。與本條內容相比,老土覺得還是老祖宗講的更加全面。前半句在說,盲目的埋頭苦干是不可取的,還是要所規劃;后半句在說,一味的計劃,就成了臆想,徒勞無功。而作為一個老師,作為一個項目管理者,老土非常想告訴學生,告訴團隊成員的是,任何時候,有執行力,可以“搞定”事情的人都讓人更喜歡。

工作時間越長,并不等于效率越高。將約束視作機會

老土的心得:關于這點可以說的內容非常多。首先老土承認更長的時間絕對不是更高的效率。但“工作時長”和“工作效率”本來就沒有太多的因果關系,不但不能說“工作時間越長工作效率就越低”,也不能說“工作時間越短工作效率就越高”。但從老土的個人經驗看,雖然“超時”勞作會降低 效率,但是因為“工作產出=工作效率*工作時間”,所以往往結果是隨著工作時間的增加,工作效率雖然降低了,但是工作產出還是增加了的。這點是“毋庸諱言”的。在這個結論下可以進一步得出,超時工作的確在很多時候是解決超大工作量的一種有效的方式。但老土一直認為“超時工作”在不得已的時候偶爾為之尚可,但是將“超時工作”作為提高自己的產出的常規做法是不可取的。最后再說說“將約束視作機會”,不知道各位看官是否有這種經歷“在一個月之前,老板或是老師安排了一個報告,要求一個月后完成 ,雖然這個報告的寫作根本不需要一個月,但實際上這份報告總是在這個月的最后幾天通過加班的方式完成的”。這個經歷中“一個月的時間要求”就是上圖中的“contraint”,而這個約束也的確成為了促使這個工作被完成的機會。實際上這種事情非常普遍,有人將其歸因于“拖延癥”,老土不認可這個觀點,但也提出不讓自己信服的具體原因...

將“無需腦力”的工作和“燒腦”的工作相分離 ,以提高效率

老土的心得:在排定自己的待辦事項的時候,可以考慮將不同類型(簡單重復,對思考要求不高的“無需腦力”的工作;需要高度集中精力,非常燒腦的工作)的工作交替進行。這里老土還要分享一個個人的小技巧,就是“獎勵”。在一個人一天的工作列表中,肯定有某些工作是非常“不愿意面對”的,可能是因為“過度燒腦”,也可能是因為“過于繁瑣”,但總歸是需要面對的,所以老土會在完成一項“不愿面對”的工作之后給自己一點兒獎勵,比如:吃一塊巧克力。記得去年老土的碩士生畢業前夕,老土要一遍遍的給各個學生審閱論文,這種活兒對老土來說是“不愿面對”的,所以每看完一個學生的一個版本后,老土就獎勵自己一塊巧克力,結果是在幾天內老土的確保質保量的看完了全部學生的論文,但是一大袋巧克力就這樣被消滅了。(現在很多人應該開始偷笑了,因為這些人可能意識到老土是怎么胖起來的)

有會議就盡早安排,用于準備會議的時間往往都浪費掉了。

老土的心得:其實這條不是在說“會議”,其核心內容是后半句“一個事件之前的時間往往被浪費了”。這點說的非常好,如果各位看官對這條無感,可以回憶一下在小長假的前半天的工作效率,或是留意一下二十天后,十一長假前自己的工作效率...因此將“事件”安排在某一個時間塊的起始部分實際上是非常合理的!關于這點的進一步展開還可以看看下一條!下一條對這條的“原理”介紹的很清楚,如果將“事件”安排在一個時間塊的中間部分,這個事件將把這個時間塊分割為兩個較小的部分。而更小的時間塊的利用往往更難。而如果將“事件”安排在一個時間塊的起始部分,這個事件并沒有進一步分割這個時間塊!

一個小會,也會毀了一個下午,因為它會把下午撕成兩個較小的時間段,以至于啥也干不成。

老土的心得:關于時間塊的分割的內容與上條一起看吧,這里具體說說郵件和電話的事情。當前在工作中往往可以有多種溝通方式:面談、電子郵件、即時消息、短信和電話。原則上,不同的溝通方式有不同的關于響應時延的潛臺詞。對老土來說,這些溝通方式的響應時延排序如下:(面談<電話)<(短信<即時消息)<電子郵件。這個排序中的括號的意思是,“面談”與“電話”相差不多,“短信”與“即時消息”差不多;但這三類之間還是有明顯的差異的。不過這只是老土對不同溝通方式的認識,并不是社會共知(就老土所知,某些企業中老板建了一個微信群,并時不時在群中安排工作,并要求員工“實時響應”。雖然老土對這種做法非常不認可,但如果真的遇到這樣的領導,老土一時也想不到更好的辦法...),因此在具體操作中需要根據情況調整。

一整天保持相同的工作環境。在項目/客戶之間切換,會效率低

老土的心得:當你擁有選擇權的時候,自然是要按照這張圖片中說的辦,但絕大部分人并沒有這種選擇權...

工作—放松—工作=高效(番茄工作法)

番茄工作法是弗朗西斯科·西里洛于1992年創立的一種相對于GTD更微觀的時間管理方法。使用番茄工作法,選擇一個待完成的任務,將番茄時間設為25分鐘,專注工作,中途不允許做任何與該任務無關的事,直到番茄時鐘響起,然后在紙上畫一個X短暫休息一下(5分鐘就行),每4個番茄時段多休息一會兒。

老土的心得:關于番茄工作法,老土看到如下情況:
1、目前已經有了一批相當不錯的“番茄工作法”工具;
2、試過的人都覺得工作效率得到了提升;
3、幾乎沒有什么人能夠長期堅持使用。
至于為什么會出現上面的情況,老土也想不清楚,只是覺得可能還是因為實施的繁瑣性吧!感興趣的看官可以試一試番茄工作法...但愿你們覺得有用,且可以長期使用下去。

把不切實際的任務分割成合理的小任務,只要每天都完成小任務,你就會越來越接近那個大目標了。

老土的心得:從過程管理的角度,這種“問題/目標分解”的思路相當重要。原則上,任何大的,甚至是不切實際的目標,都可以被分解為多個“可實施”的任務。不過這個原則說起來簡單,操作起來還是非常要水平的。對大型任務(目標)的分解方式將極大的影響實施的成本,甚至是成敗!因此“不斷提高任務分解和實施的能力對一個人的成長非常重要”。

[未完待續]


今天看了最新上映的《蜘蛛俠》(Spider-Man:Homecoming),覺得非常好看,五星推薦!

Spider-Man:Homecoming

不過在網上有人說“這是最棒的一集《蜘蛛俠》,沒有之一”,老土是不贊同的。因為老土個人覺得托比版的《蜘蛛俠1》也很不錯!只是那時的蜘蛛俠太“孤獨”...

托比版《蜘蛛俠》
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