會議紀要是職場中使用頻率相當高的公文之一。

但即使工作很多年，我也一直沒有意識到寫一份邏輯清晰、簡潔明了的會議紀要有多重要，或是不同人寫的會議紀要有何不同。只是一直有點納悶，即使擔任了總監以上職位，一些重要會議或與合作方的重要會談，領導都習慣點名讓我做會議紀要，甚至有時會議與我的工作毫無關系也要讓我列席參加---一直到我因為一份會議紀要受到空降領導的贊賞。

空降的常務副總經理點名讓我參與另一個事業部的業務討論，他解釋是“看了你前幾天寫的會議紀要，邏輯清楚，思維縝細，重點突出，沒有廢話，一看就是一個邏輯思考能力特別強的人，所以特地把你叫過來參與討論“。這是第一次因為會議紀要被人夸，我也突然明白為啥以前領導都愛點名讓我做會議紀要了。

那么怎么才能作出一份出色的會議紀要呢？這是有套路可循的，今天我就把自己積累的經驗以及就職頂級咨詢公司的大石哲之所著的《靠譜：頂尖咨詢師教你的工作基本功》推薦的方法分享給你。

明白紀要實質，把握工作重點

會議紀要的實質是什么？如《靠譜：頂尖咨詢師教你的工作基本功》所說的：會議記錄就是將決策落實到文字作為日后的依據。這也是很多公司為什么重視會議紀要的原因。一份出色的會議紀要通過簡潔的文字，讓即使沒有參加會議的人也能夠清楚了解與會人員就什么主題進行了討論；涉及的主要議題有哪些；在各議題下，主要的與會人員的觀點和主張，最后達成了什么共識，還有哪些事懸而未決需要進一步討論；根據決議安排了哪些后續工作，這些工作由誰來負責，什么時候完成。簡而言之，就是討論了什么事情達成了什么決議安排了哪些后續工作。

既是作為日后的依據，則除了內容上我們需要按照以上的框架進行整理外，還有一個重點就是會議紀要正式發布前須經相關人員確認，確保無遺漏，無錯誤，以作為正式的公文發布。

巧用紀要模板，讓它顯得更專業

明白了會議紀要需要包括的核心內容，我們就可以制作會議紀要模板，對記錄內容運用結構化思維的方式進行整理，從形式上看上去也更專業。

1）我通常使用的會議紀要模板

以下為我常用的會議紀要模板，大家可以此為框架，每次撰寫會議紀要時直接調用。

會議紀要模板包括以下幾方面內容：

1、會議主題：需要用精煉的語言概括出會議參與方及會議主題并附上會議時間，宜采用主謂賓的句式，此會議主題也可直接用作文件名。如：A公司-B公司OTT聯營體合作洽談會議紀要20130321、A公司-B公司OTT聯營體落地模式討論會議紀要，**視訊咪咕業務啟動溝通會會議紀要20150930。

為什么要包括這些信息？從文件名就可以直接了解參會主體，討論內容及召開時間，既便于與會者當前了解核心信息，也便于分類歸檔和歷史查找。

2、會議時間、會議地點、與會人員：這里需要注意的是如果有重要人員因故缺席，需要在與會人員處備注加以說明，以便事后查詢

3、會議議題（議程）：會議主題下的分項事宜，指會議所討論的內容、中心、主題，一般一場組織得比較規范的會議都會事先確定會議的核心議題，并在會議開始時予以說明。

負責會議紀要撰寫的可以提前找會議組織者了解，也可以通過主持人介紹來提煉。但在實際會議中，經常會出現跑題的現象，所以撰寫會議紀要時要特別注意，會議議題一定是與會議主題相關的，是針對主題開展的細項討論。如果與主題無關，即使討論得再熱烈，也不應該出現在會議議題項中，如果涉及到重要領導的意見或指示，可在會議紀要最后另行說明。

4、會議內容：這欄主要反映針對會議議題與會人員陳述的事實和數據、表達的觀點、提出的主張—它們都是作出最后決策的依據和證明。

這塊的要求是邏輯清楚、信息全面、簡明扼要。

邏輯清楚：具體內容需要按照會議議題分類歸納總結，新人最容易犯的錯就如大石哲之所說“將會議記錄寫成發言記錄”。在議事規則不是很建全的公司，會議議題交錯、混雜或跑題的情況時有發生，這種情況下，“新人將時這些意見按照時間順序原原本本記錄下來，就像把會議錄音轉成文字一樣—這樣的記錄是不合適的。”正確的作法是按照會議議題的順序，將不同的與會人員對于該議題所報告的事實、數據、觀點和主張整理歸納在一起，這樣即使沒有參會的人員看到此會議紀要也對討論的情況一目了然。與議題無關的討論可以忽略不記。

信息全面：就是不能遺漏重要的信息。哪些信息是重要的呢？領導的觀點和主張、作為決策依據的事實和數據、項目關鍵人員的觀點和主張。如何避免遺漏：可對會議內容進行錄音，撰寫完畢后回聽錄音進行比對；也可以采用大石哲之的建議：“記錄決策事項、確認事項，需要向相關人員確認決策的內容。“

簡明扼要：有兩重含義，一是只記錄與會人員陳述的與議題相關的事實和數據，表達的觀點、提出的主張，他們都是會議決策的依據，沒有實質內容的流水帳似的發言及與議題無關的內容都可忽略不記；二是使用書面語言，提煉與會者表達的核心內容，讓內容盡量精煉，而不是直接引用與會者的口語表達。

5、會議決議：即針對討論的議題達成的共識，做出的決策（也包括針對懸而未決的事宜做出的決定）。這方面內容需從與會決策領導或主持人的總結陳詞中去抓取和提煉，一定是經決策領導或主持人確認的，而不是一般與會者的主張，即使大多數的人在會議討論時都贊成，但最后與會的決策領導沒有明確表態，也不能視之為會議決議。

6、工作安排及執行計劃：即會議中對于下一階段相應工作的安排，包括要做的事情、負責人、參與人，時間計劃。這有兩種整理方式，一是以事為主體，列出需要完成的工作及對應的負責人，參與人，要求的時間計劃，適用于事項較多，且事與事之間無交叉的情況；二是以人為主體，列出每個人需要承擔的工作細項及時間要求，這特別適用于單一的項目管理，每個人承擔事項中的多項環節，這種方式可以讓與會者對于自己會后需要落實的工作一目了然。

2）咨詢專家的建議

曾在頂級咨詢公司安盛咨詢公司擔任顧問的大石哲之在《靠譜：頂尖咨詢師教你的工作基本功》中對于會議紀要的制作有詳細的表述，關于主要內容框架他的建議如下：

已決定的事項

未決定的事項（需要下次決定的問題）

需要確認的事項

下次會議之前的準備（負責人和截止日期）

他的這個框架特別適用于項目管理或部門例會類的情境下做會議紀要，可以讓項目當前進展、未決事宜、需要確認的事項或后續的工作安排一目了然，便于跟蹤實施。

把握關鍵環節，讓它輸出準確高效

了解了會議紀要的模板及每處撰寫內容的關鍵事項,，那怎么樣才能準確高效地輸出呢？只要把握住會前、會中、會后三個環節即可。

會前：1、找會議組織者了解會議主題、會議議題，核心的與會者，這樣就可以提前預知會議中哪些是核心內容、哪些人的發言需要特別關注；2、盡可能提前獲取與會者的發言資料或背景資料；3、準備錄音筆，將每個會議主題準備一張A4紙。

會中：1、關注主持人、決策者、核心與會者的發言內容；2、將與會者，尤其是核心與會者發言涉及的事實與數據、表達的觀點、提出的主張分別記錄在對應的會議主題的A4紙上，這樣可以節省后期整理的時間。3、如果打字速度較快，可以直接用電腦進行會議素材的記錄，節省后期輸入到電腦的時間。

會后：1、使用會議紀要的模板，根據A4紙記錄的內容進行會議紀要整理；2、回聽會議紀要錄音，看是否有重要信息遺漏；正式發送前，請與會關鍵人員協助確認是否有遺漏或需修訂；3、涉及重大項目或與外部公司會談的會議紀要，一定要提交直接主管確認。

把握核心要點，針對情況靈活應用

一般的會議我們可以直接使用會議紀要的模板來整理，但在了解會議紀要工作的實質后，針對特殊項目，我們則可以靈活運用，將各部分內容順序靈活調整，更加突出重點。

比如與合作伙伴就戰略合作展開討論，最后達成了合作框架，在這個會議紀要中，大家最關心的問題是最后達成的決議。則在時間、地點、參與人、議題后，就可以將會議達成的合作框架內容（會議決策）放在最前面，也就是先講結論，接下來就是溝通中各方各議題的主要觀點陳列，實質就是做出決策的依據，后面則是接下來的工作安排。

這是大石哲之在《靠譜：頂尖咨詢師教你的工作基本功》特別推薦的PREP溝通法則（PREP由以下英文單詞的首字母組成：Point=結論，REASON=依據，EXAMPLE=具體事例，POINT=重申結束后結束）在會議紀要制作中的應用。這種框架特別符合人們了解信息的心理，先開門見山地說出結論引起別人的興趣，再簡要敘述結論得來的依據，并用具體的事例說進一步說明，最后重復自己的觀點，讓人更為印象深刻。具體的應用我們在《職場新人必修課|如何與人溝通增強你的說服力》再詳細解說。

如何用會議紀要輕松贏得領導的贊賞你學會了嗎？這些只是職場基本功，卻能讓我們受用終生，我們最后的成功都來自于這些基礎細節的積累。

*下期預告：職場新人必修課|如何組織一場高效的會議