“老師，我覺得你教的三個(gè)流程收集、加工、分類超級(jí)厲害的！”格非說：“對(duì)于我來說，每天大量的訊息，真的壓得讓人喘不過氣來，有了這三個(gè)流程，我能更快速把訊息加工及分類到該去的地方，做起事情來效率更高。”
“太好了，有用最好，那你今天想問些什么呢？”我問格非。
“嘿嘿～我想問怎么管理好一天的工作？”格非一臉狡猾“我發(fā)現(xiàn)管理好一天，才有資格管理好一周、一月甚至更長(zhǎng)期的事情。”
“我懂了，收集、加工、分類是前三個(gè)流程，用來 “收集”（in）每天闖入我們工作及生活中的各種雜訊。”我說“接著，介紹你排程、行動(dòng)、檢視，用來 “輸出”（Out）,做出每天的成果并檢視。”
“后三流程，聽起來就很酷耶！那我們就從 “排程” 講起啰？”
??排程的意思是每天要做好日計(jì)劃，規(guī)劃重要的事情，我們用FAST法則來代表做好日計(jì)劃的四個(gè)要訣，分別是F(青蛙)、A(行動(dòng))、S(切小)、T(時(shí)間），這篇文章先說明前三個(gè)F、A、S三個(gè)法則及九宮格日計(jì)劃的作法，下一篇文章，我們單獨(dú)闡述 T(時(shí)間) 管理的方法和工具。
“永錫老師，我搞不大清楚青蛙（Frog）是什么？”格非問“可以請(qǐng)多說明一下嗎？”
“青蛙來自英文單詞Frog，代表每天最重要的三件事，我稱它為三只青蛙”“例如今天我排程的三只青蛙就有與韋如開云端會(huì)議、寫作4個(gè)蕃茄鐘、和格非碰面，只要完成這三件重要的事情，就表示吃掉青蛙，如果都吃掉了，這一天就很高效了。”
“所以你的意思是，我們每天要規(guī)劃三件事情，并專注去完成。”格非說“但是有些項(xiàng)目大到一天處理不完，需要多人、多天協(xié)作，我該如何設(shè)定這樣的青蛙呢？”
“對(duì)呀，如果堅(jiān)持每天列青蛙、吃青蛙，那我們做事的效率就能大幅提升，拒絕拖延！！”我回答“至于大到?jīng)]辦法一天吃完的青蛙，讓我賣個(gè)關(guān)子到下一個(gè)流程再好好跟你解釋。”
第四個(gè)流程是排程，就是安排今天的行程，大多數(shù)的人并沒有養(yǎng)成日計(jì)劃的習(xí)慣，我教授過數(shù)萬名學(xué)生，在上完課后，他們會(huì)練習(xí)日計(jì)劃數(shù)十天甚至上百天，幾乎每一個(gè)人都和我說他們的時(shí)間管理能力有大幅度改進(jìn)，我替他們感到相當(dāng)開心。
為什么呢？
因?yàn)槊恳患匾臅r(shí)間都需投入相當(dāng)?shù)臅r(shí)間和精力，如果在一天的開始就知道那件事情需要耗費(fèi)最多時(shí)間，我們就能把空白時(shí)間都給這件事情，這樣自然容易完成。
也有人會(huì)問到，為什么是3件事情，3只青蛙？
因?yàn)槿嗣刻熳杂蓵r(shí)間是有限的，青蛙的只數(shù)越少，越容易吃掉所有的青蛙，這樣時(shí)間才能花在刀口上。
列出了三只青蛙，我還會(huì)建議大家列出一些蝌蚪，蝌蚪代表10分鐘內(nèi)可以做完的小事情，但如果小事情一直拖延不去完成它，過幾天無疑地它就會(huì)長(zhǎng)大成青蛙，而且這只青蛙是你自己任由它長(zhǎng)成的，是吧？！
排程，在一天開始之初（上班坐到工作桌前）就規(guī)劃好今天該吃的青蛙及蝌蚪，養(yǎng)成這樣的習(xí)慣，能夠幫助你更高效地運(yùn)用好日計(jì)劃這個(gè)工具。
“老師，我真的覺得日計(jì)劃列出三只青蛙（F），幾只蝌蚪的方法簡(jiǎn)單好用，可否請(qǐng)你說說行動(dòng)清單（A）是什么呢？” 格非立刻提出了下一個(gè)問題。
“行動(dòng)的英文是Action，我們每天要吃的青蛙、蝌蚪，都是行動(dòng)。我解釋這些行動(dòng)我們 “條列式” 地寫在一起，就是 “行動(dòng)清單” ，我來考你一下，如果我們把一天想做得十幾條事情列成一張清單，好處是什么呢？”
“嗯，我覺得我可以批次處理事情，例如利用開周會(huì)前，列下要和哪幾位同仁推動(dòng)哪些項(xiàng)目；開完會(huì)后，一次回完好幾個(gè)人的微信訊息；午休到了辦公室午餐，順便去買些水果，寄、領(lǐng)包裹；”格非斜著頭想著“如果列好行動(dòng)清單，短短一小時(shí)可以做很多事情呢！”
“對(duì)呀，有些人說有了行動(dòng)清單，可以增加25％的效率。”我看著格非說。
“永錫老師，那你有哪些種類的行動(dòng)清單，可否和我說說呢？”格非問。
我們把雜事加工成行動(dòng)，就可以依照不同分類方式，列成行動(dòng)清單，在日計(jì)劃的層級(jí)的行動(dòng)清單可以依照動(dòng)詞分類，例如微信、外出、電腦、當(dāng)面溝通、規(guī)劃項(xiàng)目幾類。
微信的清單，代表我們需要聯(lián)絡(luò)的微信訊息，有了清單我們可以統(tǒng)一回覆，甚至在電腦打字回覆。
外出的清單，讓我們一次出門，可以在附近區(qū)域同時(shí)辦幾件事才回來，節(jié)省多次外出的時(shí)間。
電腦清單，可以批次處理郵件，制作多份Word文檔，剪輯多個(gè)視頻并上字幕。
當(dāng)面溝通，在開多人會(huì)議前，我會(huì)先列出本次會(huì)議，要和哪幾個(gè)人溝通特定的幾件事情的清單，開會(huì)前、后的溝通，或在開會(huì)時(shí)，巧妙地提出問題。
規(guī)劃項(xiàng)目，我會(huì)盡可能找一個(gè)安靜的地方（公司會(huì)議室或假期時(shí)找一個(gè)咖啡館），針對(duì)近期需要理清的項(xiàng)目，梳理一番，明確接下來一～兩周推進(jìn)的方向。
這些依照動(dòng)詞分類的清單，就是行動(dòng)清單，只要手上擁有一份近期更新的行動(dòng)清單，你就能夠做到心境如水，專注面對(duì)當(dāng)下該處理的事情。
??切小青蛙，做事輕松
“永錫老師，我又有個(gè)問題” 格非又問到“如果有一天的青蛙特別大，一天吃不完，那該怎么辦呢？”
“切小，英文叫做Slice，就是F.A.S.T法則中的S”?我回答 “青蛙太大，就要學(xué)會(huì)切小青蛙的方法，這樣每天吃一小部分，幾天就吃完了。”
“哇，這太棒了，老師你一定要教我。我發(fā)現(xiàn)我身上青蛙一大堆，每只都是一天吃不完的那種。”格非忿忿地說“如果能夠把這些青蛙都大卸八塊，對(duì)我可是大快人心啊！”
“好好，我就教你把青蛙大卸八塊的方法。”我忍住笑^^
現(xiàn)代人基本上都是知識(shí)工作者，好處是工作自己可以定義，完成的結(jié)果掌控在自己和團(tuán)隊(duì)手里，缺點(diǎn)是項(xiàng)目更加錯(cuò)綜復(fù)雜，本文要教給大家一個(gè)博大精深的九宮格法，幫助大家把每日的青蛙，大卸八塊。
我們?cè)诎准埳袭嫵鏊臈l直線，兩橫兩縱，形成一個(gè)井字型，這就是一個(gè)九宮格。
把青蛙的名字（或要解決的問題名稱），寫在九宮格的正中央這格。
在外圍的八格把青蛙 "大卸八塊”，從不同的角度來 "解剖" 這只青蛙。你想到了一個(gè)角度，就幫這個(gè)角度”命名”，用這個(gè)名字做為標(biāo)題（例如：蛙右腿、蛙左腿、蛙前腿）。
某個(gè)角度需要更深入的思考時(shí)，你可以在 “命名”的標(biāo)題下方，寫下更多的細(xì)節(jié)。
當(dāng)你把八個(gè)角度細(xì)節(jié)寫得更加完整，自己感到對(duì)這只青蛙了解更加深入且足夠時(shí)，請(qǐng)你找一個(gè)空格寫下 “下一步行動(dòng)是什么？”（我常常會(huì)寫NA, Next Action的縮寫）短短的時(shí)間內(nèi)，這個(gè) “命名”，經(jīng)過發(fā)散的思考，最后收斂成可以執(zhí)行的下一步行動(dòng)。
格非看著我演示九宮格的使用，久久沒有移開視線“永錫老師，這個(gè)九宮格方法真的太好了，能夠把復(fù)雜的青蛙理清楚，還明確了下一步行動(dòng)，以后我都要用這個(gè)方法來規(guī)劃事情。”
“九宮格的妙用還很多呢，例如：用九宮格作為日計(jì)劃工具，我的文章里還會(huì)一一介紹。”我回答
格非問道“還有，你剛剛是用紙張展示九宮格聯(lián)想法，可以用在電腦或手機(jī)一這類的電子設(shè)備規(guī)劃日計(jì)劃嗎？因?yàn)槲疫€是喜歡用電子用品多一點(diǎn)......”
“可以的，我每天也在電腦、手機(jī)規(guī)劃日計(jì)劃，兩者同步，覺得效率特別高。”我回答“我先用紙本來舉例，在手機(jī)及電腦的概念是一樣的。”
我們先教大家一個(gè)幫九宮格 “定位” 的進(jìn)階技巧（該方法源自日本知名企業(yè)管理顧問松村寧雄先生），目的是讓我們使用九宮格做日計(jì)劃的效率最高。
為九宮格標(biāo)上方位，中央格的下方是A、左邊B、上方是C、右邊是D，這是最主要的四個(gè)，要放入三只青蛙（A、B、C），及蝌蚪列表。
接著是中央格的左下是E、左上是F、右上是G、右下是H，這是放瑣碎的其他清單，我通常在右上G的格子，寫上明天的三只青蛙，右下H的格子早晨要做的瑣事清單。
九宮格日計(jì)劃也非常適合運(yùn)用在電腦上，以前我是用Evernote來做九宮格日計(jì)劃，一樣畫出九宮格子，標(biāo)上A、B、C，標(biāo)題就寫上今天三只青蛙的名字，下面的空格則寫上切小青蛙的行動(dòng)；D的格子標(biāo)題是蝌蚪，寫下你今天想完成的5-7只蝌蚪。E、F的格子常常用來規(guī)劃突發(fā)事件（我稱之為蟾蜍，每天都會(huì)有很多蟾蜍跳出來爭(zhēng)奪我們做正事的時(shí)間），G的格子列出明日青蛙，有空就可以多做一點(diǎn)；H的格子則是早上例行事項(xiàng)，目前有量體重、寫日記、日計(jì)劃、早餐內(nèi)容四項(xiàng)。
Evernote被我安立的原因是免費(fèi)、方便插入待辦事項(xiàng)（打勾）、云同步到手機(jī)等，但也有無法一覽九宮、介面復(fù)雜等缺點(diǎn)，我和幾位朋友開發(fā)一個(gè)九宮格日計(jì)劃的微信小程序，敬請(qǐng)期待。
結(jié)語
“老師，我做到了”接到格非的語音，手機(jī)那頭他格外興奮，他分享參加我們?cè)谖⑿判∪呵嗤艽蚩ǖ奶魬?zhàn)，這天是第21天。
“有什么感想呀？”我開心地問
“首先，要感謝我的爸爸、媽媽，不是啦！要感謝老師您～”格非說“原來吃青蛙是一種實(shí)踐的技巧，這21天里有時(shí)真的會(huì)怠惰、想放棄，但是每天吃青蛙，讓我工作效率明顯提高、更專注、不忘事。”
“對(duì)呀，感覺我們每次碰面、語音通話，你都有所進(jìn)步，真的是太好了！”我回答
“下次我還要帶給老師來個(gè)驚喜。”格非說
“什么驚喜啊？”
“下次你就知道了，哈哈哈，你一定會(huì)喜歡的。”
