1.清空大腦，收集雜事進入收件箱
a.只用1%的精力，用來做收集。即當我們在做事情的時候，腦子突然蹦出的新想法，我們要非常快速地把它記錄下來，不能花太多時間在新想法上，只有這樣我們才能活在當下。
b.把大腦中的事件收集下來放到我們手機的軟件omnifocus里。
2.整理收件箱中的雜事，形成待辦清單
a.正確并行之有效的整理做法：先有意義，再有條理。意義，指篩選；條理，指分類。先篩選，再分類。明確意義進行選擇與取舍，只做重要的事。人生80%的事情不需要做，或者不需要自己做。也就是說，大量的事情其實不需要進入清單。
b.雜事與是否需要進入清單要透過3個問題來連接：
第一，要不要做？是你對一件事情的選擇與思考，可能你需要做這件事，可能你并不需要做這件事；
第二，我要的結果是什么？當你需要做一件事的時候，你要學會關注結果！行動不是目的，取得結果才是關鍵。所以要問自己一句：”我要達到什么樣的結果？“就是讓自己定位在結果的視角里面；
第三，我下一步的行動是什么？這里有一個公式給到大家：我+動詞+關鍵人+事情。
c.不重要的事情，把它刪掉；需要委托的事情，馬上委托；還需要醞釀，暫時沒時間去處理的把它放到“將來/也許”里。我們應該留下的只有近期的承諾。一種是對時間承諾很高的日歷事件；一種是對時間承諾相對較高的情境清單事件。
3.把待辦清單進行分類
a.時間管理的本質是對事件的分類。當對收件箱里的雜事明確意義之后，我們就能判斷它是不重要的（刪掉）；還是眼下緊急的（馬上處理）；非常重要的，在某年某月某日之前一定要完成—進入日歷（有截止時間）和情境清單（根據時間、空間和精力去做的事務）；
b.所以你的待辦清單分為五大類：1.委托清單；2.日歷清單；3.情境清單；4.項目清單；5.將來/也許
c.當我們情境清單上的事情設定了明確日期時，我們就要把它移放到日程表上去。情境清單和日程表，是兩個非常重要的分類，情境清單很靈活，日程表很嚴謹。
4.處理待辦事件
案例-體檢：
你的大腦里記錄著一件事：體檢！
你很忙，輕易沒時間去體檢，等你想起來并有時間去體檢時，發現自己沒有預約，于是也沒法順利進行體檢。
這個時候應該怎么辦呢？
針對這種情況，我們建議大家首先要做的事情就是：把腦子里突然想起的這件事或這個想法記下來！
當你關注到這件事情的時候，在你很忙的情況下，不需要記錄很多，就記兩個字：體檢！就可以了。
把”體檢“這件事從大腦里收集下來，放到你的腦外記錄系統里，這時你就可以安心地繼續做手里正在進行的工作了。
等到你有閑暇的時間清理自己的腦外記錄系統時，你會發現自己的收件箱里有非常多像“體檢”這樣的事。
這時你看到有體檢這一項，于是你就要問自己：要不要體檢？
如果你已經很久沒有體驗過了，那你肯定是要去體檢的。
那么接著問自己第二句話：我要達到什么結果？嗯......我要拿到一份體檢報告；
我現在比較忙，但是為體檢這件事，我近期可以做什么呢？
下一步行動就可以是：打電話預約！
這時，你的腦外記錄系統就可以把從腦子里收集下來的雜事“體檢”，修改并豐滿為比較規范的下一步行動語【我+動詞+關鍵人+事情】，例如：我打電話給招商銀行預約去醫院體檢。
這時候，雜事”體檢“就變成了下一步行動”打電話預約體檢“，它就變成一個打電話的事情。
如果每件事，大家都可以這樣想清楚，那大家出結果的能力就會變得很強！加油吧，學會對每一件事進行反思并行動。
5.面對比較復雜的事情，把它升級成為“項目清單”來統籌執行
a.問那3個問句中，其中第三句“我的下一步行動是什么？”需要反復不斷地問，以至于我們會得到N多個下一步行動，直到事情去到我們想要的那個結果。
b.所以項目是什么？項目就是很多個下一步行動的集合清單，清單上的所有行動都要指向我們渴望得到的那個結果。
案例-體檢：
a.體檢是雜事，問了3個問句之后我們得到“要達到的結果是拿到體檢報告”，于是我們的下一步行動就是“打電話預約體檢”。
b.然而“打電話預約體檢”只是第一步，第二步是我們要“外出去體檢”，體檢完了之后還要等待體檢報告出來，拿到體檢報告之后我們還要查看體檢報告......
c.以上就是我們做一件事由想法到最終得到結果的一系列流程，是需要把想法或者雜事轉化成N個下一步行動，其實這也就是一個“項目”的完成過程。
d..生活和工作中還有很多更重要的事情需要我們用“項目”的思維來完成。例如：結婚、生小孩、環球旅行......
