學會控制某一具體項目

第一階段：選定目標（思考為什么）

明確的目標可以正向推動任務的完成速度。

1.建立決策標準和界定成功。一個明確的目標會成為你投入多少時間和精力的標準，這可能會對事情能否成功產生直接的影響；

2.調配資源。面對有限的資源，你一定會選擇把它用在你認為最重要的地方，那么，你的目標就成為你在判斷重要性時的主要依據。

3.激發動機。當你找到了做某件事情的充分理由時，你一定會全力以赴。

當你清楚了為什么，也就明確了目標，這樣才能夠聚焦工作重心，從而取得理想的效果。

第二階段：思考結果（勾劃成功的藍圖）

首先，聚焦的力量是強大的。我們頭腦中堅定的信念對我們的行為會產生強大的推動力，并且影響到我們在工作中的表現。當我們集中精力干某件事情時，馬上就會變得充滿創造力。

然后，闡明結果這個過程會讓你對事情有一個提前的預期和把握，再者，當人們全身心地設想過工作的成功情境以后，會產生一些積極的情緒，這種情緒對工作進展也會有很大的激勵作用。

第三階段：絞盡腦汁，集思廣益

頭腦風暴有以下3個關鍵技巧：

1.不判斷、不質疑、不評估、不批判

2.追求數量、不求質量

3.把分析組織工作置于次要的地位

第四階段：整理制定行動計劃

明確整個事件的流程，按照構成內容、前后順序、重要程度進行歸納分類。在這個過程中，你可以利用各類工具，可以是Microsoft project ，也可以是甘特圖。

第五階段：下一步行動的決定

原則一：養成收集的習慣

如何減少這種消極情緒呢？

第一種解決辦法就是你不跟自己簽訂協議

在你回顧工作清單時，選擇性地放棄那些你并不是真正想完成的無價值工作。比如那些純粹是為了得到別人贊賞而攬在自己身上的工作。

第二種方法就是完成這項工作。只要你完成工作，你就會感受到成就感，而且會有信心迎接新的挑戰。利用兩分鐘原則

如果你不打算降低對自己的標準，也沒有能力立馬將事情完成，那么你可能需要用到第三種方法：重新商定協議。

原則二：確定『下一步行動』

決定每件事情的下一步行動往往只需要十幾秒鐘左右，但是正是由于下一步行動思維的缺失，導致很多事情都被延誤。

從最底端的任務開始，制定行動的具體計劃，然后將行動提示信息列入清單，找出空閑的時間執行。這是我們維護內心輕松，高效工作的關鍵。

大家意想不到的是，往往那些比較聰明的人，延誤的事情越多。而且他們列出的清單上，未解決的事情會更多。這是因為他們在面對一些較難完成的事務時，大腦里已經迅速勾畫出了完成任務需要面對的困難，如果不能完成工作，將會面對如何的慘境。因而他們便瞬間自我設限，誤以為我如果不做，就不需要面對這些困難了。

但是這并不是正確的解決方式，如果你選擇去確定下一步行動的具體內容，你的大腦就會抑制住這種煩惱，因為你一旦決定了下一步行動，你的內心就會獲得信心并找到方向感。

所以，『下一步』行動的價值就在于：

1. 澄清問題，回答『目前我們需要采取的下一步行動是什么呢？』這個問題，本身就會引發人們進行更深層次的思考。等到能夠作出回答時，問題已經向著更加明晰的方向發展了。

2. 明確責任，如果明確了具體行動就可以明確職責了。

3. 提高效率，一旦人們明確了目標，立即分配任務開始行動，效率一定會得到很大的提升。

4. 提升自己的能力，下一步行動的提出可以顯著提高個人推動事務進展的能力，同時能夠增強個人自信心和前瞻能力。

原則三：學會關注結果

學會在腦海中對結果做出正面預期，并在實踐中集中精力追求正面的結果。比如，『什么方法能夠讓我抽出時間多陪陪女兒？』，這就是一個具體的目標，而且問題里面就包含了結果。這樣會促使你做出下一步行動。

正向的預期結果將使你想得更加長遠且透徹。當你不斷地發現問題，確定目標，確定下一步行動，解決問題，完成目標，你將會收獲很多。

所以，『預想結果』非常重要。因為結果和行動是緊密聯系的，只有你對結果有所預期，才能夠對行動做出下一步的規劃，行動對結果的作用是正向的，你們結果一定是令人滿意的。

作者把這種設定預期結果，然后促成目標實現的思維模式總結為：自然計劃法。它能夠幫助我們對具體的項目進行有效的控制。自然計劃法是自然而然的，但是它不能自動運行，需要我們將大量的信息、觀點和主意結合在一起，并進行統籌安排。

在遇到問題時，追問目的是一種非常重要的能力。而在具體行動明確前，想象成功更是一種需要強化的重要能力。為了獲得這個正向的結果，你可以通過思考決定下一步行動，在現實世界中逐步實現腦中構想的結果。

如何升華GTD 之路

升華有三個層次：

第一個層次是可以將GTD運用到基本的工作中去；

第二個層次是逐步將GTD全方位應用到生活管理系統；

最高級便是能夠充分利用GTD這個系統為自己完成任務，創造自由空間。

GTD的最高階是你可以利用這個管理系統來有效面對生活中出現的任何情況。在這一階段，你不會因為處理任何事情而覺得焦慮，因為你可以確保你的個人管理系統將不會遺漏任何細枝末節的東西。GTD可以幫助你的大腦空出絕大部分位置，你可以用這些時間來釋放你的創造力，學習那些你感興趣的事情，輕松掌控日常生活。除了當下需要處理的工作，你的大腦不需要擔心任何一件事情，你將擁有前所未有的平靜狀態。