一、為什么要給文字排版
就在兩個月前，我還是一個飽受論文摧殘的學生，但俗話說得好：哪里有壓迫，哪里就有反抗，就正是在這種摧殘與反抗的互動中，我對文字便有了一種特殊的情懷。
畢業(yè)之后，由于做的是文案工作，到目前便已經(jīng)接觸過不少各式各樣的Word文件，其中有公司同事自己做的，也有其他公司email給我們的，其中甚至不乏一些全球500強的企業(yè)，但卻無一例外，竟沒有一份像樣的排版。
當漸漸發(fā)現(xiàn)在學校中如此順理成章、天經(jīng)地義的事情在工作中卻變得如此難能可貴的時候，我才明白：對Word文字進行排版，實則是一項甚為小眾的技能。
在微軟的office軟件中，Word和PPT的差別就在于，Word的展示常常是一對一，具有一定的私密性；而PPT的展示則通常是一對多，具有一定的公開性。因此，在對形式的追求上，PPT就要遠甚于Word，近些年大火的許岑講Keynote和許岑講幻燈片就是最鮮明的例證。
那么話又說回來，既然Word本身具有一定的私密屬性，那么為什么一定要在形式上去進行如此雕琢？
我認為：
第一，在這個世界上，有些東西（比如蘋果產(chǎn)品的內(nèi)部元器件）甚至比Word還不具有分享性，只有制作者本人才會看到，但它卻依然被做得精致無比，正如老羅所言，我們有時不是為了輸贏，而只是骨子里的認真。
第二，制作精美的東西可以提升人的愉悅感，尤其是親手創(chuàng)造出來的東西，更能夠讓自己獲得一種愉悅之上的滿足與幸福感，而通過Word文字排版來提高幸福指數(shù)的這種方法幾乎是不需要成本的，我們又何樂而不為，如果你在做的正是文字工作，我相信你會因此更加熱愛它。
第三，沒有人會拒絕精致的生活，當你把一份排版精美的文字呈現(xiàn)給別人時，便是送給他一份精致，予人玫瑰，手留余香；當你對文字的精致孜孜以求的時候，這種追求會逐漸延伸至你生活的各個方面，從而改變你整個的生活狀態(tài)，并在你身上提煉出一種獨有的文藝氣質(zhì)（寫到這里我都被自己感動了，趕緊去收拾了沙發(fā)，倒了垃圾，然后又把被子疊了，所以你們看，真的有用）。
在許岑的視頻教程中，他無論在講Keynote還是講PPT，都會頻繁提到他的專輯——《在平坦的路面上曲折前行》。
起先，我只是覺得這個名字很怪，很繞，為什么在平坦的路面上要曲折前行？后來，我才明白，“在平坦的路面上曲折前行”是一種執(zhí)念，一種對精致、對美、對藝術的執(zhí)念。
就拿幻燈片來說，在蘋果公司和錘子科技之前，人們對于它的關注往往在于內(nèi)容呈現(xiàn)，而很少在乎形式審美，對于將其作為藝術作品來進行提升和打磨，錘子之于中國，蘋果之于世界，都有著不沒之功。正是這種眾人皆醉，唯君獨醒，不僅獨醒，并且還要把人喚醒的精神和狀態(tài)，就叫做“在平坦的路面上曲折前行”。
除此之外，許岑大概還要以此來暗示我們：在幻燈片這個審美普遍不高的領域中，當濃妝艷抹已經(jīng)成為一種潮流，你從我這里學到的美學與邏輯就未必能夠博得領導和客戶的青睞，甚至可能適得其反，這樣你就必須考慮怎樣在有限的條件下去利用幻燈片來闡釋你的審美，并逐漸獲得他們的認可，這就是一個“在平坦的路面上曲折前行”的過程。
對文字的排版亦是如此，我們需要花費一些在內(nèi)容之外的精力（雖然在熟練之后這種消耗可以忽略不計）在別人難以注意到的地方，只為獲得雙方精神上的愉悅，這也是“在平坦的路面上曲折前行”。
然而，假如我的老板每日都要接受這種凌亂排版的精神摧殘，而終有一天我向他呈上一份自己用心排版的作品，在這種突如其來的對比中，他會不會在贊嘆之下拍案叫絕？我一直未等到這個機會，但是我始終認為——機會，總是留給有準備的人的。
二、Word的文字排版
這一部分關于Word的文字排版，是本文的干貨內(nèi)容。可能你會疑惑，既然是一個干貨分享的文章，那為什么又要在前面說那么一大堆，未免顯得啰嗦。
因為我在這里想向大家分享的，不僅僅是一種工作方法和一種工具的使用技巧，更是一種理念與情懷，只盼大家在看到這篇文章后，于純粹的方法和技巧之外，還能獲得那么一絲的關于生活的靈感與啟發(fā)，那么我便得償所愿了。
錘子科技的許岑在講述幻燈片時，認為幻燈片的藝術形式主要體現(xiàn)在兩個維度——邏輯與審美，文字也正是如此，除此之外，我還要再加一個維度——關懷（人性化）。
（一）排版的邏輯
在文字的排版上，邏輯一定是首要的，它主要是對讀者的思維起到牽引作用，邏輯一亂，會嚴重影響整篇文章的完整性和流暢性。
排版的邏輯主要體現(xiàn)在兩個方面：一是標題的級別，二是標題數(shù)字的使用。
1.標題的級別邏輯
什么是標題的級別？在一篇文章中，一級標題統(tǒng)領二級標題，二級標題統(tǒng)領三級標題……這其中的一級標題、二級標題、三級標題……便構成了標題的級別。
以本篇文章來看，“二、Word的文字排版”即為一級標題，“（一）排版的邏輯”即為二級標題，“1.標題的級別邏輯”即為三級標題。
標題的邏輯主要在于字體的大小，即是一級標題一定不能小于二級標題，二級標題一定不能小于三級標題……
不過，Word中的標題一般皆是自動生成（如圖1），故而不太容易出現(xiàn)錯誤，大家只需留意即可。
2.標題序號的邏輯
文章標題的序號的表達方式有兩重邏輯，一是科學類文章的表示邏輯（如圖2），二是人文社科類文章的表示邏輯。
科學類文章的標題序號只要按照標題的層級一層一層往下排列即可，這里不再進行探討，下面主要說說人文社科類文章標題序號的表示邏輯。
一般而言，在人文社科類文章中，各級標題的序號一般采用如下表示方式：
一級標題的序號為“一、”，“二、”，“三、”……
二級標題的序號為“（一）”，“（二）”，“（三）”（注意，這里不再有頓號）……
三級標題的序號為“1.”，“2.”，“3.”……
四級標題的序號為“（1）”，“（2）”，“（3）”（注意，這里也不再有頓號）……
如本文在“Word文字排版”的這一部分中，一級標題就是“二、Word的文字排版”，二級標題就是“（一）排版的邏輯”，三級標題就是“1.標題的級別邏輯”和“2.標題序號的邏輯”。
但是問題來了，如果你的某一篇文章不止四級標題該怎么辦？
有兩種方法，一種方法是在四級標題的后面添加加五級標題，一般采用“①”、“②”、“③”……這樣的序號形式；還可以加六級標題，采用“Ⅰ、”，“Ⅱ、”，“Ⅲ、”……羅馬數(shù)字的形式，但為了文章整體風格的一致性，不推薦采用這種方法。
還有一種方法是在一級標題的前面添加，然后一級標題變成二級標題，二級標題變成三級標題，以此類推。
那么如何添加？
學生黨注意了，一般來說，在正式的論文寫作中，均以“第一章”，“第二章”，“第三章”……作為一級標題的序號，在此之下的二級標題則是“第一節(jié)”，“第二節(jié)”，“第三節(jié)”……而原先作為一級標題的“一、”，“二、”，“三”……則降為三級標標題，以此類推。
（二）排版的審美
排版的審美主要體現(xiàn)在對文章中圖（表）的處理上（在簡書上不需要考慮這點，但在Word中卻能難倒許多英雄漢）。
在談審美之前，我想先讓大家看幾個反例，看看不會排版的人圖片（表）在文字中是怎么放置的。
有這樣的（如圖3）：
還有這種稍微用心一些，知道給圖片（表）居中的（如圖4）：
事實上，如果單有一張圖片（表）要放在文字中，其實并不困難，只需插入圖片（表），調(diào)整大小，然后點擊“設置圖片格式”，再選擇合適的文字環(huán)繞類型即可（如圖5）。
稍微有一些難度的是圖片下需要添加文字說明的，比如這篇文章中所有的圖片（表）下都要標明“圖1”至“圖n”，這種情況該怎么辦？
注意，重點來了，我現(xiàn)在就教你一招非常專業(yè)的圖文排版方式：
第一步，在Word中插入一個1×1（如果要在同一行同時插入兩張圖片，就插入一個2×1）的表格（如圖6）；
第二步，將光標移動到表格中，按一下回車，使表格從一行變成兩行（如圖7）；
第三步，在表格中插入你需要的圖片（表），調(diào)整圖片和表格大小，并使圖片在表格中居中（如圖8）；
第四步，在圖片（表）下輸入文字說明，并使之在表格中居中（如圖9）；
第五步，選中表格并右鍵，選擇“表格屬性”，選擇“居左”、“居右”或“居中”（一般1×1的表格設置為“居左”或“居右”，2×1、3×1、4×1的表格設置為“居中”，一行的表格數(shù)不建議超過4個），然后再在下面的“文字環(huán)繞”中選擇“環(huán)繞”，這樣把表格嵌入到文字中了（如圖10）；
第六步，再次選中表格，右鍵，選擇“邊框和底紋”，在“邊框”一欄選擇“無”，這樣表格的邊框便會消失了（如圖11）。
這樣做的好處就是，圖片（表）的文字說明可以一直跟著圖片走，即便你日后需要修改重新排版的時候，它們也不會分開（如圖12）。
（三）排版的人性化
因為我們制作的Word最終還是要給人看的，所以怎樣讓人看得舒服，便成為需要著重考慮的問題，關于這方面，我們可以從字體和字號、行距、目錄、標題的格式等幾方面來考量。
1.字體和字號
一般而言，Word正式文件中正文部分的字體采用宋體小四號（12磅）為宜，有時為了照顧目標對象（比如對方的眼睛有些昏花），可以適當將字體調(diào)大。但是要注意，除了極個別情況外（比如你要做小抄），Word正文部分的字體再小也不會小于小四號（12磅）。
2.行距
Word正文部分的行距，我們一般采用兩個值，一是默認的“單倍行距”，一是“1.5倍行距”。前者比較緊湊，后者比較疏朗。如果紙張不是特別緊張的話，還是建議大家采用“1.5倍行距”。
3.目錄
這里大家需要注意，如果你的文章過長（超過三個一級標題），則最好加上目錄。目錄的作用一方面是能讓讀者一目了然，另一方面便于快速定位。
但是你一定要知道，目錄不是你自己敲出來的，而是在你設置了各級標題后，Word自動生成的。目錄自動生成的方法是：點擊Word頂端的“插入”，選擇“索引和目錄”，再在彈出的對話框中選擇“目錄”（如圖13）進行插入。
這里大家需要注意的是，在長度上，目錄不宜過長（最好不要超過一頁）；在詳細程度上，目錄最好只出現(xiàn)到三級標題；在位置上，如果你的文件需要打印，那么一定要確保目錄出現(xiàn)在你書冊的右邊（正文的第一頁也要在右邊，如果打印前發(fā)現(xiàn)是在左邊，那么就在前面添加空白頁）。
4.標題的格式
也許有人會問，既然標題的格式都是自動生成好的，那還有什么好說的。
這是針對上一個問題來說的，前面說目錄中最好不要出現(xiàn)四級標題，那么有的文章中不僅有四級標題，甚至出現(xiàn)了五級標題，出現(xiàn)了六級標題，這該怎么辦。
此時我們便不能用自動生成標題的方法來設置標題的格式（否則便會在目錄中出現(xiàn)），而需要手動調(diào)整，具體方法為：
第一步，在標題的位置輸入標題的序號和名稱；
第二步，看一下它上一級的標題字號是多大，然后選擇一個比之稍小一些的字號（標題的級別邏輯在這里便體現(xiàn)出來了），可選擇加粗或不加粗；
第三步，將光標移動至此行，右鍵，選擇“段落”，在“間距”中將“段前”和“段后”均設置成“0.5線條”。
如此，在閱讀時便可以突出標題，并且不會再在目錄中出現(xiàn)，以使其=目錄顯得累贅、繁瑣。
三、結語
相比幻燈片的制作來說，Word排版雖然比較細碎，但還是要簡單得多，實際操作幾次，你便會發(fā)現(xiàn)這些形式上的東西在你進行內(nèi)容制作時即可順便完成，幾乎不需要耗費額外的時間。
除了從事文字相關工作的人們外，我相信這些東西對于已經(jīng)在籌備畢業(yè)論文的大學生來說同樣尤其重要。
但還是那句話，我在這里不僅僅想要分享一種方法或技巧，如果你通過這篇文章還能獲得那么一絲的關于生活的靈感與啟發(fā)，我就心滿意足了。
