Word 2003長篇文檔排版技巧（一）
重點總結(jié)為兩點：
1.
制作長文檔前，先要規(guī)劃好各種設(shè)置，尤其是樣式設(shè)置
2.
不同的篇章部分一定要分節(jié)，而不是分頁
單面打印的簡單報告
這份報告要求的格式是：A4紙；要有封面和目錄；單面打印；除封面和目錄外，每頁的頁眉是報告的題目；頁碼一律在頁面底端的右側(cè)，封面和目錄沒有頁碼，目錄之后為第1頁。
設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格
頁面設(shè)置：
錄入內(nèi)容前先設(shè)置紙張大小避免事后的修改。在頁面設(shè)置中調(diào)整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內(nèi)容看起來更清晰。
設(shè)置樣式
不用急于錄入文字，需要指定一下文字的樣式。將各種格式設(shè)計好后，起一個名字，就可以變成樣式。
從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側(cè)的任務(wù)窗格中即可設(shè)置或應(yīng)用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務(wù)窗格底端的“顯示”中的內(nèi)容，在圖3中，“顯示”為“有效格式”，則其中的內(nèi)容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標(biāo)題1”為樣式，“標(biāo)題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對于初學(xué)者來說，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內(nèi)容。這時，將只會顯示文檔中正在使用及默認(rèn)的樣式。
“正文”樣式是文檔中的默認(rèn)樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎(chǔ)上經(jīng)過格式改變而設(shè)置出來的，因此“正文”樣式是Word中的最基礎(chǔ)的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。
“標(biāo)題1”~“標(biāo)題9”為標(biāo)題樣式，它們通常用于各級標(biāo)題段落，與其他樣式最為不同的是標(biāo)題樣式具有級別，分別對應(yīng)級別1~9。這樣，就能夠通過級別得到文檔結(jié)構(gòu)圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了“標(biāo)題1”~“標(biāo)題3”的3個標(biāo)題樣式，如果標(biāo)題的級別比較多，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可選擇“標(biāo)題4”~“標(biāo)題9”樣式。
現(xiàn)在，規(guī)劃一下文章中可能用到的樣式。
a.
對于文章中的每一部分或章節(jié)的大標(biāo)題，采用“標(biāo)題1”樣式，章節(jié)中的小標(biāo)題，按層次分別采用“標(biāo)題2”~“標(biāo)題4”樣式。
b.
文章中的說明文字，采用“正文首行縮進(jìn)2”樣式。
c.
文章中的圖和圖號說明，采用“注釋標(biāo)題”樣式。
規(guī)劃結(jié)束之后，即可錄入文字了。
首先，錄入文章第一部分的大標(biāo)題，如圖5所示。注意保持光標(biāo)的位置在當(dāng)前標(biāo)題所在的段落中。從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在任務(wù)窗格中單擊“標(biāo)題1”樣式，即可快速設(shè)置好此標(biāo)題的格式，如圖6所示。
用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設(shè)置該部分文字所用的樣式。當(dāng)所需樣式都被選擇過一次之后，可顯示“有效樣式”，這樣不會顯示無用的其他樣式。
文章的部分內(nèi)容錄入和排版之后的效果如圖7所示。為了方便對照，圖中左側(cè)列出了對應(yīng)文章段落所用的樣式。
在錄入和排版過程中對樣式設(shè)置快捷鍵，避免頻繁使用鼠標(biāo)，提高錄入和排版速度。
將鼠標(biāo)指針移動到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對話框，如圖9所示。
單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，顯示“自定義鍵盤”對話框，如圖10所示。此時在鍵盤上按下希望設(shè)置的快捷鍵，例如【Ctrl】+【1】，在“請按新快捷鍵”設(shè)置中就會顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應(yīng)該按下快捷鍵。單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。
用同樣的方法為其他樣式指定快捷鍵。
現(xiàn)在，在文檔中錄入文字，然后按下某個樣式的快捷鍵，即可快速設(shè)置好格式。
文檔中的內(nèi)容采用系統(tǒng)預(yù)設(shè)的樣式后，格式可能不能完全符合實際需要。例如，“標(biāo)題1”樣式的字號太大，而且是左對齊方式，希望采用小一點的字號，并居中對齊。這時可以修改樣式。
將鼠標(biāo)指針移動到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對話框，如圖9所示。選中“自動更新”選項，單擊【確定】按鈕完成設(shè)置。這樣，當(dāng)應(yīng)用了“標(biāo)題1”樣式的文字和段落的格式發(fā)生改變時，就會自動更改“標(biāo)題1”樣式的格式。
選中采用了“標(biāo)題1”樣式的某段文字，例如“一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)宏觀狀況”，然后利用“格式”工具欄設(shè)置字號和居中對齊。注意文章中所有采用“標(biāo)題1”樣式的文字和段落都會一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其他位置的文字的格式。
因此，使用樣式帶來的好處之一是大大提高了格式修改的效率。
查看和修改文章的層次結(jié)構(gòu)
文章比較長，定位會比較麻煩。采用樣式之后，由于“標(biāo)題1”~“標(biāo)題9”樣式具有級別，就能方便地進(jìn)行層次結(jié)構(gòu)的查看和定位。
從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，可在文檔左側(cè)顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)，如圖11所示。在其中的標(biāo)題上單擊，即可快速定位到相應(yīng)位置。再次從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，即可取消文檔結(jié)構(gòu)圖。
如果文章中有大塊區(qū)域的內(nèi)容需要調(diào)整位置，以前的做法通常是剪切后再粘貼。當(dāng)區(qū)域移動距離較遠(yuǎn)時，同樣不容易找到位置。
從菜單選擇【視圖】|【大綱】命令，進(jìn)入大綱視圖。文檔頂端會顯示“大綱”工具欄，如圖12所示。在“大綱”工具欄中選擇“顯示級別”下拉列表中的某個級別，例如“顯示級別3”，則文檔中會顯示從級別1到級別3的標(biāo)題，如圖13所示。
如果要將“用戶職業(yè)”部分的內(nèi)容移動到“用戶年齡”之后，可將鼠標(biāo)指針移動到“用戶職業(yè)”前的十字標(biāo)記處，按住鼠標(biāo)拖動內(nèi)容至“用戶年齡”下方，即可快速調(diào)整該部分區(qū)域的位置。這樣不僅將標(biāo)題移動了位置，也會將其中的文字內(nèi)容一起移動。
從菜單選擇【視圖】|【頁面】命令，即可返回到常用的頁面視圖編輯狀態(tài)。
對文章的不同部分分節(jié)
文章的不同部分通常會另起一頁開始，很多人習(xí)慣用加入多個空行的方法使新的部分另起一頁，這是一種錯誤的做法，會導(dǎo)致修改時的重復(fù)排版，降低工作效率。另一種做法是插入分頁符分頁，如果希望采用不同的頁眉和頁腳，這種做法就無法實現(xiàn)了。
正確的做法是插入分節(jié)符，將不同的部分分成不同的節(jié)，這樣就能分別針對不同的節(jié)進(jìn)行設(shè)置。
定位到第二部分的標(biāo)題文字前，從菜單選擇【插入】|【分隔符】命令，顯示“分隔符”對話框，如圖14所示。選擇“分節(jié)符”類型中的“下一頁”，并單擊【確定】按鈕，就會在當(dāng)前光標(biāo)位置插入一個不可見的分節(jié)符，這個分節(jié)符不僅將光標(biāo)位置后面的內(nèi)容分為新的一節(jié)，還會使該節(jié)從新的一頁開始，實現(xiàn)既分節(jié)，又分頁的功能。
用同樣的方法對文章的其他部分分節(jié)。
對于封面和目錄，同樣可以用分節(jié)的方式將它們設(shè)在不同的節(jié)。在文章的最前面輸入文章的大標(biāo)題和目錄，如圖15所示，然后分別在“目錄”文字前和“一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)宏觀狀況”文字前插入分節(jié)符。
如果要取消分節(jié)，只需刪除分節(jié)符即可。分節(jié)符是不可打印字符，默認(rèn)情況下在文檔中不顯示。在工具欄單擊“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕，即可查看隱藏的編輯標(biāo)記。在如圖16和圖17所示中，分別顯示了不同節(jié)末尾的分節(jié)符。
在段落標(biāo)記和分節(jié)符之間單擊，按【Delete】鍵即可刪除分節(jié)符，并使分節(jié)符前后的兩節(jié)合并為一節(jié)。
為不同的節(jié)添加不同的頁眉
利用“頁眉和頁腳”設(shè)置可以為文章添加頁眉。通常文章的封面和目錄不需要添加頁眉，只有正文開始時才需要添加頁眉，因為前面已經(jīng)對文章進(jìn)行分節(jié)，所以很容易實現(xiàn)這個功能。
設(shè)置頁眉和頁腳時，最好從文章最前面開始，這樣不容易混亂。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進(jìn)入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。
注意在頁眉的左上角顯示有“頁眉–第1節(jié)–”的提示文字，表明當(dāng)前是對第1節(jié)設(shè)置頁眉。由于第1節(jié)是封面，不需要設(shè)置頁眉，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁眉。
第2節(jié)是目錄的頁眉，同樣不需要填寫任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕。
第3節(jié)的頁眉如圖19所示，注意頁眉的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁眉與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁眉區(qū)域輸入文字，則此文字將會出現(xiàn)在所有節(jié)的頁眉中，因此不要急于設(shè)置。
在“頁眉和頁腳”工具欄中有一個“同前”按鈕，默認(rèn)情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時頁眉右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁眉與前一節(jié)不同。
此時再在頁眉中輸入文字，例如可用整篇文檔的大標(biāo)題“中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r”作為頁眉。后面的其他節(jié)無需再設(shè)置頁眉，因為后面節(jié)的頁眉默認(rèn)為“同前”，即與第3節(jié)相同。
在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁眉編輯狀態(tài)。
用打印預(yù)覽可以查看各頁頁眉的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒有頁眉，目錄之后才會在每頁顯示頁眉。
在指定位置添加頁碼
loadTOCNode(1, 'summary');通常很多人習(xí)慣從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令插入頁碼，這樣得到的頁碼，將會在封面和目錄處都添加頁碼。而現(xiàn)在希望封面和目錄沒有頁碼，從目錄之后的內(nèi)容再添加頁碼，并且頁碼要從1開始編號。這同樣要得益于分節(jié)的設(shè)置。
按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進(jìn)入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。
在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，顯示頁腳區(qū)域，如圖20所示。
注意在頁腳的左上角顯示有“頁腳–第1節(jié)–”的提示文字，表明當(dāng)前是對第1節(jié)設(shè)置頁腳。由于第1節(jié)是封面，不需要在頁腳區(qū)域添加頁碼，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁腳。
第2節(jié)是目錄的頁腳，同樣不需要添加任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕。
第3節(jié)的頁腳如圖21所示，注意頁腳的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁腳與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁腳區(qū)域插入頁碼，則頁碼將會出現(xiàn)在所有節(jié)的頁腳中，因此不要急于插入頁碼。
在“頁眉和頁腳”工具欄中有一個“同前”按鈕 ，默認(rèn)情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時頁腳右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁腳與前一節(jié)不同。
這時再插入頁碼，就能讓頁碼只出現(xiàn)在當(dāng)前節(jié)及其后的其他節(jié)。
從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對話框，如圖22所示。采用默認(rèn)設(shè)置即可。單擊【格式】按鈕，顯示“頁碼格式”對話框，如圖23所示。默認(rèn)情況下，“頁碼編排”設(shè)置為“續(xù)前節(jié)”，表示頁碼接續(xù)前面節(jié)的編號。如果采用此設(shè)置，則會自動計算第1節(jié)和第2節(jié)的頁數(shù)，然后在當(dāng)前的第3節(jié)接續(xù)前面的頁號，這樣本節(jié)就不是從第1頁開始了。因此需要在“頁碼編排”中設(shè)置“起始頁碼”為“1”，這樣就與前面節(jié)是否有頁碼無關(guān)了。
第3節(jié)之后的其他節(jié)無需再設(shè)置頁碼，因為頁腳的默認(rèn)設(shè)置為“同前”，而且頁碼格式默認(rèn)設(shè)置均為“續(xù)前節(jié)”，將會自動為每一節(jié)編排頁碼。
在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁腳編輯狀態(tài)。
用打印預(yù)覽可以查看各頁頁腳的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒有頁碼，目錄之后才會在每頁顯示頁碼，并且目錄之后的頁碼從1開始編號。
插入目錄
最后可以為文檔添加目錄。要成功添加目錄，應(yīng)該正確采用帶有級別的樣式，例如“標(biāo)題1”~“標(biāo)題9”樣式。盡管也有其他的方法可以添加目錄，但采用帶級別的樣式是最方便的一種。
定位到需要插入目錄的位置，從菜單選擇【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令，顯示“索引和目錄”對話框，單擊“目錄”選項卡，如圖24所示。
在“顯示級別”中，可指定目錄中包含幾個級別，從而決定目錄的細(xì)化程度。這些級別是來自“標(biāo)題1”~“標(biāo)題9”樣式的，它們分別對應(yīng)級別1~9。
如果要設(shè)置更為精美的目錄格式，可在“格式”中選擇其他類型。通常用默認(rèn)的“來自模板”即可。
單擊【確定】按鈕，即可插入目錄。目錄是以“域”的方式插入到文檔中的（會顯示灰色底紋），因此可以進(jìn)行更新。
當(dāng)文檔中的內(nèi)容或頁碼有變化時，可在目錄中的任意位置單擊右鍵，選擇“更新域”命令，顯示“更新目錄”對話框，如圖25所示。如果只是頁碼發(fā)生改變，可選擇“只更新頁碼”。如果有標(biāo)題內(nèi)容的修改或增減，可選擇“更新整個目錄”。
小結(jié)
至此，整篇文檔排版完畢。在整個排版過程中，可以注意到樣式和分節(jié)的重要性。
采用樣式，可以實現(xiàn)邊錄入邊快速排版，修改格式時能夠使整篇文檔中多處用到的某個樣式自動更改格式，并且易于進(jìn)行文檔的層次結(jié)構(gòu)的調(diào)整和生成目錄。
對文檔的不同部分進(jìn)行分節(jié)，有利于對不同的節(jié)設(shè)置不同的頁眉和頁腳。
有關(guān)樣式和分節(jié)應(yīng)用，以及頁眉頁腳的設(shè)置，這里介紹的僅僅是最基本的用法。下一篇文章將會看到更為精彩和美妙的應(yīng)用。
小王經(jīng)過一段時間的學(xué)習(xí)和摸索，現(xiàn)在已經(jīng)成為市場部的Word高手，制作報告又快又好，同事們經(jīng)常向他請教。不料，這卻應(yīng)驗了那句話：能者多勞。市場部經(jīng)理這次又給小王安排了一個重要的任務(wù)：制作一個專業(yè)的分析報告，要做成雜志的效果，還要正式出版印刷。小王找來很多正式出版的雜志和書刊進(jìn)行對比，這才發(fā)現(xiàn)，雜志和書刊的編排難點很多，主要有以下幾個特點：
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正反面打印或印刷
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如果雜志或書比較厚，每頁的左側(cè)會留出一些空白，以便裝訂后不會遮擋文字。
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奇數(shù)頁總是位于翻開的書的右側(cè)頁上，偶數(shù)頁總是位于左側(cè)頁上，如圖1所示。
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對于書而言，每一章的首頁總是位于右側(cè)頁（奇數(shù)頁），如圖1所示中的目錄和第1章首頁。
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如果某章的前一頁沒有內(nèi)容，會保留空白頁，空白頁總是位于左側(cè)頁（偶數(shù)頁），如圖1所示中的目錄左側(cè)的頁和第1章首頁左側(cè)的頁。
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奇偶頁的頁眉可以不同，一般偶數(shù)頁可顯示文章或書名，奇數(shù)頁顯示本章標(biāo)題，如圖1所示。
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每一章的首頁都沒有頁眉，如圖1所示。
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目錄和正文部分采用不同的頁碼格式，（例如目錄用羅馬數(shù)字，正文用阿拉伯?dāng)?shù)字），并且都從1開始編號。
怎么設(shè)計這樣的文檔呢？抓住以下幾個關(guān)鍵就行了：
1.
頁面設(shè)置決定了頁面布局、節(jié)的起始位置、奇偶頁頁眉和首頁頁眉
2.
分節(jié)時，每一節(jié)可以從奇數(shù)頁或偶數(shù)頁開始，而不一定是從下一頁開始
3.
域可以幫助自動填寫某些內(nèi)容（例如目錄、頁眉文字）
4.
打印設(shè)置可以讓紙張實現(xiàn)自動化或半自動化的正反面打印
雙面打印的復(fù)雜報告
這份報告要求的格式將完全按照上述所列的雜志或書的特點進(jìn)行設(shè)計。
預(yù)留裝訂線區(qū)域
為了讓雙面打印的比較厚的文檔能夠在裝訂后不會遮擋文字，可以預(yù)留出裝訂線區(qū)域。從菜單中選擇【文件】|【頁面設(shè)置】命令，顯示“頁面設(shè)置”對話框，選擇【頁邊距】選項卡，如圖2所示。
在“頁碼范圍”中，設(shè)置“多頁”為“對稱頁邊距”；在“頁邊距”中，設(shè)置“裝訂線”為“2厘米”，并可預(yù)覽效果；在“預(yù)覽”中設(shè)置“應(yīng)用于”為“整篇文檔”。
設(shè)置節(jié)和頁眉頁腳
文檔中已經(jīng)用【插入】|【分隔符】|【分節(jié)符類型】|【下一頁】的方式為不同的章分節(jié)（參見上一期內(nèi)容），現(xiàn)在需要將節(jié)和頁眉頁腳進(jìn)一步設(shè)置。在“頁面設(shè)置”對話框中選擇“版式”選項卡，如圖3所示。
在“節(jié)”中選擇“節(jié)的起始位置”為“奇數(shù)頁”，這樣可以讓每一節(jié)都從奇數(shù)頁開始，從而讓每章的首頁位于奇數(shù)頁。
在“頁眉和頁腳”中選中“奇偶頁不同”和“首頁不同”，這樣可以分別添加奇數(shù)頁、偶數(shù)頁和每一節(jié)的首頁的頁眉和頁腳，并使其內(nèi)容不同。
在“預(yù)覽”中選擇“應(yīng)用于”為“整篇文檔”。
如果此時打印預(yù)覽，會看到在目錄前和第1章前等位置出現(xiàn)空白頁。這是因為每一節(jié)都從奇數(shù)頁開始的緣故。當(dāng)上一節(jié)的文字在奇數(shù)頁就結(jié)束時，為了讓本節(jié)從奇數(shù)頁開始，就會自動加入空白頁。特別要注意，這個空白頁只有打印預(yù)覽時才可看到，在編輯狀態(tài)下無法看到，不要誤以為沒有加入空白頁。
添加不同內(nèi)容的頁眉
在添加頁眉時，只要充分理解了分節(jié)的作用，就能快速設(shè)置出復(fù)雜的頁眉。設(shè)置頁眉和頁腳時，從文檔開始位置設(shè)置不容易出錯。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵定位到文檔開始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，如圖4所示。
首先會顯示第1節(jié)的首頁頁眉，這是封面的頁眉，無需設(shè)置。
在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕，顯示第2節(jié)的首頁頁眉，如圖5所示。
第2節(jié)的首頁頁眉右側(cè)顯示“與上一節(jié)相同”，表示與上一節(jié)的首頁頁眉相同，目錄同樣無需設(shè)置頁眉。
在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕，顯示第3節(jié)的首頁頁眉，如圖6所示。
第3節(jié)的首頁頁眉右側(cè)顯示“與上一節(jié)相同”，表示與上一節(jié)的首頁頁眉相同，每一章的首頁同樣無需設(shè)置頁眉。
在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕，顯示第3節(jié)的偶數(shù)頁頁眉，如圖7所示。
在本文檔中，這是第一次出現(xiàn)正文中的偶數(shù)頁頁眉的內(nèi)容。如果文檔的前面部分也有偶數(shù)頁頁眉（例如目錄比較長時，就有可能在目錄節(jié)首先出現(xiàn)偶數(shù)頁頁眉），就應(yīng)該使此處的偶數(shù)頁頁眉與上一節(jié)不同。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“同前”按鈕，使“與上一節(jié)相同”消失。在頁眉處輸入本文檔的大標(biāo)題（一般是雜志名或書名），并使其左對齊，如圖8所示。
在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第3節(jié)的奇數(shù)頁頁眉，如圖9所示。
在本文檔中，這是第一次出現(xiàn)正文中的奇數(shù)頁頁眉的內(nèi)容。如果文檔的前面部分也有奇數(shù)頁頁眉（例如目錄比較長時，就有可能在目錄節(jié)首先出現(xiàn)奇數(shù)頁頁眉），就應(yīng)該使此處的奇數(shù)頁頁眉與上一節(jié)不同。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“同前”按鈕，使“與上一節(jié)相同”消失。
奇數(shù)頁的頁眉要顯示每章的標(biāo)題，如果按照常用方法，可以錄入標(biāo)題內(nèi)容，但是，必須在以后的每一節(jié)錄入不同的標(biāo)題，比較麻煩。
利用插入域的方法，可以一次性設(shè)置好所有奇數(shù)頁的標(biāo)題，并使標(biāo)題自動采用該節(jié)的標(biāo)題。注意到每一章的標(biāo)題都采用了“標(biāo)題一”樣式，可以用一個域引用“標(biāo)題一”樣式，這樣就能自動根據(jù)當(dāng)前節(jié)的“標(biāo)題一”樣式顯示它所對應(yīng)的文字內(nèi)容，無需反復(fù)錄入。
定位到頁眉中，從菜單選擇【插入】|【域】命令，顯示“域”對話框，如圖10所示。
在“域名”中選擇“StyleRef”域，并在“樣式名”中選擇“標(biāo)題一”樣式，表示引用“標(biāo)題一”樣式中的文字。單擊【確定】按鈕后，即可將本節(jié)“標(biāo)題一”樣式對應(yīng)的文字插入頁眉，設(shè)置頁眉右對齊后，得到如圖11所示的效果。
在“頁眉和頁腳”工具欄連續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕，顯示其他節(jié)的首頁、偶數(shù)頁和奇數(shù)頁頁眉，此時都保持默認(rèn)設(shè)置即可，讓每個頁眉都與上節(jié)相同。其中奇數(shù)頁頁眉會根據(jù)當(dāng)前節(jié)的“標(biāo)題一”樣式所對應(yīng)的文字的變化自動改變。
在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“關(guān)閉”按鈕，退出頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。
去除頁眉中多余的水平線
在文檔的首頁頁眉中會注意到，雖然沒有文字，卻保留了一條水平線。可以去除這條多余的水平線。
按【Ctrl】+【Home】鍵定位到文檔開始位置，在頁眉處雙擊即可快速進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。要成功去除頁眉中的水平線，必須先選中頁眉中的段落標(biāo)記，如圖12所示。
從菜單選擇【格式】|【邊框和底紋】命令，顯示“邊框和底紋”對話框，如圖13所示。
在預(yù)覽中可以看到段落底部添加了一條水平線，頁眉中的水平線實際上是用段落的下邊框線制作出來的。在左側(cè)的“設(shè)置”中選擇“無”，即可去除段落邊框，從而使頁眉中的水平線消失。
由于是在第1節(jié)的首頁去除水平線，后續(xù)其他節(jié)的首頁設(shè)置均為“與上一節(jié)相同”，因此后續(xù)節(jié)首頁的水平線也會消失，不必再進(jìn)行設(shè)置了。
添加不同類型的頁碼
loadTOCNode(1, 'summary');在雜志和書中，目錄和章節(jié)可以分別采用不同類型的頁碼。例如，目錄的頁碼用羅馬數(shù)字I，II，III，IV等，章節(jié)的頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字1，2，3等。要實現(xiàn)這樣的頁碼編排，同樣要借助分節(jié)來實現(xiàn)。
按【Ctrl】+【Home】快捷鍵定位到文檔開始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，切換到頁腳，顯示第1節(jié)首頁頁腳，如圖14所示。
第1節(jié)是封面，不需要添加頁碼，在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕，顯示第2節(jié)的首頁頁腳，如圖15所示。
第2節(jié)是目錄，需要添加羅馬數(shù)字的頁碼。在第2節(jié)首頁頁腳的右上方顯示“與上一節(jié)相同”，表示與第1節(jié)首頁相同，顯然，需要斷開和第1節(jié)之間的鏈接。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對話框，如圖16所示。
選擇“對齊方式”為“外側(cè)”，并可以在對話框中預(yù)覽頁碼位于外側(cè)的效果。選中“首頁顯示頁碼”。有些書籍在每章的首頁不顯示頁碼，如果是這種情況，也可以不選中此選項。
單擊“格式”按鈕，顯示“頁碼格式”對話框，可設(shè)置頁碼的格式和起始編號，如圖17所示。
在“數(shù)字格式”中選擇羅馬數(shù)字格式“I，II，III，…”，在“頁碼編排”中選擇“起始頁碼”為“I”。單擊【確定】按鈕結(jié)束設(shè)置。注意第2節(jié)的頁腳提示文字變?yōu)椤捌鏀?shù)頁頁腳-第2節(jié)-”，并且沒有出現(xiàn)預(yù)期的頁碼，如圖18所示。這是由于在如圖16所示的對話框中，選擇了“首頁顯示頁碼”，從而使原來的“首頁不同”功能失效，自動轉(zhuǎn)變?yōu)槠鏀?shù)頁頁腳，并且會顯示“與上一節(jié)相同”。如果切換到頁眉，還會看到自動添加了一條水平線，這是因為此節(jié)已經(jīng)變?yōu)槠鏀?shù)頁頁眉，從而與上一節(jié)的首頁頁眉格式不再一樣了。可以在完成所有的頁碼設(shè)置后，按照前面“去除頁眉中多余的水平線”的方法去除水平線。
重復(fù)一遍剛才的操作即可設(shè)置好此節(jié)的頁碼：在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對話框，如圖16所示。此時的頁碼格式已經(jīng)自動采用了上次的設(shè)置，因此只需單擊【確定】按鈕即可。現(xiàn)在可以看到羅馬數(shù)字頁碼出現(xiàn)在第2節(jié)奇數(shù)頁右側(cè)，如圖19所示。
如果目錄較長，在目錄的第2頁會顯示偶數(shù)頁頁腳，其中將自動采用羅馬數(shù)字格式，無需再進(jìn)行設(shè)置。
在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕，顯示第3節(jié)的首頁頁腳，如圖20所示。
第3節(jié)的首頁頁腳會顯示“與上一節(jié)相同”提示文字。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“設(shè)置頁碼格式”按鈕，顯示“頁碼格式”對話框，如圖21所示。
在“數(shù)字格式”中選擇“1，2，3，…”，在“頁碼編排”中選擇“起始頁碼”為“1”。設(shè)置完畢，后面的所有節(jié)都會延續(xù)頁碼的設(shè)置和編號。
至此，整篇文檔的頁碼格式和編號設(shè)置完畢。
最后，按照前面“去除頁眉中多余的水平線”的方法去除第2節(jié)（目錄）頁眉中的水平線即可完成所有的設(shè)置。
雙面打印設(shè)置
loadTOCNode(1, 'summary');文檔需要雙面打印時，可以有多種設(shè)置和打印方法。
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手動雙面打印
從菜單選擇【文件】|【打印】命令，顯示“打印”對話框，如圖22所示。
選中“手動雙面打印”，其他設(shè)置保持默認(rèn)值。當(dāng)開始打印時，打印機會在打印完一面后提示換紙，將紙張背面放入打印機即可打印出背面內(nèi)容。每張紙都需要手動放入打印機才能打印背面。手動雙面打印的方法比較麻煩，適合打印紙張很少的情況。
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分別打印奇數(shù)頁和偶數(shù)頁
如果先打印所有的奇數(shù)頁，再在所有奇數(shù)頁的背面打印偶數(shù)頁，就能比較快速地完成雙面打印。 從菜單選擇【文件】|【打印】命令，顯示“打印”對話框，如圖23所示。
在“打印”中選擇“奇數(shù)頁”，并單擊【確定】按鈕開始打印。打印時，通常會將紙匣中最上面的紙先送入打印機。
打印完畢，會得到按1，3，5……順序排列的所有奇數(shù)頁。將這些奇數(shù)頁重新放入紙匣，一般應(yīng)將背面未打印的部分朝向正面。注意如果開始打印，第1張送入打印機的紙不是第1頁，而是頁碼最大的紙。還需要注意紙張方向，不要使背面在打印出來后文字顛倒。此外，打印背面時會從奇數(shù)頁的最后一頁開始逆頁序打印，需要注意Word文檔中最后一頁的頁號。如果最后一頁的頁號為偶數(shù)，直接將所有的奇數(shù)頁放入紙匣；如果最后一頁的頁號為奇數(shù)，應(yīng)取出已打印好的最后一頁紙，并將余下的奇數(shù)頁放入紙匣，否則將會出現(xiàn)偶數(shù)頁打印錯位（例如，最后一頁為99頁時，如果把所有的奇數(shù)頁放入紙匣，第98頁會打印在第99頁背面，正確的應(yīng)該是打印在第97頁背面）。
在“打印”對話框的“打印”中選擇“偶數(shù)頁”，并單擊“選項”按鈕，顯示對話框，如圖24所示。
選中“打印選項”中的“逆頁序打印”，將會從最后一頁開始逆序打印。如果紙匣中最上面的紙已打印的頁面是第97頁，則背面將會打印第98頁，并按照96，94，92…的順序打印其他頁，從而實現(xiàn)雙面打印。
分別打印奇數(shù)頁和偶數(shù)頁效率較高，但如果出現(xiàn)卡紙等問題，就需要重新打印出現(xiàn)問題的奇數(shù)頁和偶數(shù)頁。
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全自動雙面打印
全自動雙面打印需要采用具備雙面打印功能的打印機。利用打印機的設(shè)置，就能在打印完一張奇數(shù)頁后，自動將紙重新卷回并打印背面的偶數(shù)頁。具體用法可參見雙面打印機的使用說明。在打印設(shè)置中通常采用默認(rèn)設(shè)置即可。
小結(jié)
無論多么復(fù)雜的排版，只要用好了分節(jié)、樣式、頁面設(shè)置和頁眉頁腳設(shè)置，就能輕松快捷地制作出專業(yè)水準(zhǔn)的文檔。
域是提高效率、自動生成文本內(nèi)容的工具。Word的打印功能極其強大，可以滿足各種打印需求。
