【主題4】：充分考慮，明確任務

【片段來源】：《關鍵對話》

【R:閱讀原文】

當你能決策涉及多個參與者時，任務布置不明確肯定會造成一定的行動混亂，為避免出現(xiàn)這些問題，你應當考慮以下四個因素:

行動人

有句老話說得好:“人人有責等于沒人負責。”如果不把任務明確到每個行動者你的決策很有可能會落到無人執(zhí)行的下場。

行動目標

你必須明確說明要完成的具體任務對期望的描述越模糊，導致的結果就越可能令人失望。

行動時間

很多人往往并不明確完成任務的時間，而是語焉不詳?shù)恼f:“回頭把這個事處理一下。”在這種情況下，對方會優(yōu)先解決更重要的問題，把這項任務拋到腦后，直至最后忘得精光，可以說缺少時間限制的任務目標根本不會激勵人們的行動欲望，相反只會帶來一堆問題，顯然未設定截止時間的目標并非目標，他們只是行動方向而已。

檢查方法

在分配任務時提出檢查方案其實很容易,例如,你可以這樣說:“完成家庭作業(yè)后給我打電話，然后就可以出去玩兒了，行嗎？”或者你也可以采用里程碑式檢查法，例如:“完成圖書館調查任務后告訴我一聲，我們到時候再討論接下來該怎么做。”

【I:用自己的語言重述知識】

WHY:為了能把任務合理布置好，使活動或項目達到希望的結果，最好全面考慮事先做好溝通明確各方分工；

WHAT：我們事先需要考慮好四個方面：方案，時間，人，目標；

HOW：

（1）方案

行動之前我們最好草擬一個方案，寫明我們的目標，任務，然后對目標進行分解，想好預期想要達到的效果以及注意事項；

（2）時間

用甘特圖標注好每個小目標要完成的時間節(jié)點，使任務在時間上合理分配；

（3）人

調動相關人力資源，明確人員分工，告知每個人或組所做小目標需要達到的效果；

（4）目標

在臨近時間節(jié)點之前及時與相關負責人溝通目標達成的情況，考慮是否達到預期，離預期較遠的要及時調整策略做好補救措施；

WHERE：以上情況適用于對任務或項目相對熟悉，有一定經驗，考慮問題比較全面的人員；

【A1：描述自己的相關經驗】

記得去年第一次參加區(qū)域年會時體驗感比較差，酒店的床單被套都是舊的，有些還有老鼠洞；然后洗澡的水龍頭熱水一直放不出來；中午因為時間趕，吃的盒飯，結果盒飯里的雞肉上還有雞毛；然后酒店準備的會議室會場沒有專門的負責人，設備全程我們自己操作，要找個東西或者問個事情還得滿世界跑著找他們經理，會議結束之后大家抱怨情緒比較大；

反思：因為前期工作沒有做細，沒有專人負責，而且去找酒店的人自己也沒有經驗，只是看酒店外觀還可以（金玉其外 ，敗絮其中），價格也滿足我們的要求，而且前幾年也去那邊開過，當時不是他負責，具體的問題他也不太清楚，然后就定了下來，并沒有去房間看下大概的情況，然后原定的酒店負責人今天有事，他們酒店內部也沒有做好交接工作，另外大家的ppt內容因為沒有仔細更改，及演練，大家講的很快，原定40分鐘的內容，有些人15分鐘就結束，還帶快了其他人的講課節(jié)奏，聽課的人聽的不知所措，筆記都來不及記，使大家失去了一次好的學習機會。

【A2：我的應用（目標與行動）】

目標：辦一場讓大家滿意的區(qū)域年會（其實這個目標1月中旬已經做了）

行動：

（1）方案：因為參加過一次，相對有經驗，今年更換了年會地點之后，我也能知道大概的關注點在哪邊，事先寫了粗略的日程表，注意事項，及目標，然后按照時間點去找相應的負責人；

（2）時間：根據(jù)每個小目標畫出相應的時間節(jié)點對應圖，在節(jié)點之前及時的跟他們溝通；

（3）人：會議是在異地召開，當?shù)氐膮^(qū)域經理也是第一次組織，先找準關鍵的搭檔，跟他講明我們的目標，以及需要人手的環(huán)節(jié)；

（4）目標：找好相應目標的會務負責人，及時跟他們溝通目標進度；

整個活動除了團建玩游戲環(huán)節(jié)沒有及時去踩點沒有達成目標之外，其他的都在預期內，大家對此次活動還是比較滿意的。