把重要的事情排在第一
我們常說工作要講究方式方法，除此之外，還要講究章法，講究秩序，也就是說工作要有序進行。安排好先后次序，使所有事情都有條不紊地進行，這樣的工作才是高效的。有些事情緊急但并不重要，有些事情重要但并不緊急，在這兩者之間如何選擇，可能就是個難題。
在這個問題面前，很多人會表現得很為難。法國哲學家布萊斯·巴斯卡就曾講過這樣的話：“我們首先要做什么，對此人們很難做出選擇。”大多數人在做事時一般會忽略其重要性，認為只要努力，不管干什么都會有回報，也會有成績，但事實可能相反。
我們面臨的工作或事情有很多，如何進行，要有個輕重緩急的計劃，給所有的工作和事情排個序。一般來說，大家都習慣于根據事情或工作的緊急程度來安排，而沒有考慮哪些是必須優先做的。從常理上講，這似乎是有道理的，但從實際看又是有問題的。
換個角度說，這個問題可能就更清晰些了。比如，我們都承認重要的事情對我們的生活和工作會產生大的影響，甚至會決定成敗，但重要的事情不一定就是急迫的，所以很容易被人們忽略。如果我們從這個角度認識到應該優先選擇重要的事情去做，那么工作效率就會得到提高，一切都會納入正軌。
麥肯錫人做事有個原則，叫作“要事第一”。他們把要做的事情按照重要程度做出排序，依照重要、次要和沒有必要的順序開始每一天的工作。不僅每天的工作如此，就是從長遠角度考慮問題也是按照這個順序制定規劃，這也是麥肯錫的成功經驗之一。
在紛繁復雜的任務面前，在眾多等待解決的問題面前，我們應該如何開展工作，從何入手，如何以20%的時間獲取80%的收益呢？我們不妨看看下面的做法。
第一，在每天工作開始前，制定一個優先的表格。
有這樣一個例子，說的是伯利恒鋼鐵公司遇到了一些難題，總裁查理斯·舒瓦普雖然是個管理專家，但公司的運營狀況還是不理想。總裁帶著疑問去請教效率專家艾維·利。專家表示有辦法幫助他管理好公司，但總裁認為問題不是出在管理上，他需要的不是更多知識，當務之急是如何行動，他說：“我們知道該怎么做，我希望你能告訴我怎樣制訂一個切實可行的計劃。”
聽到這里，艾維·利拿出一張紙遞給總裁，對他說：“你把明天準備做的最重要的六件事情寫下來。”接著又說：“你再按照這些事情的重要程度用數字標出順序。”然后叮囑總裁：“把這張紙條放在口袋里，明天早晨第一件事就是拿出這張紙，完成第一項，其他的不要看，接著用同樣的方式做后面的幾件，直到你下班。如果你只完成了第一件，也不要著急，因為你選擇了最重要的事。”艾維·利還建議總裁每天都按照這個程序做，并且讓公司員工也都這樣做。
雖然兩人溝通交流的時間很短，但效果顯著。幾周后，總裁給專家寫信，感謝他給自己上了一堂最有價值的課。過了幾年，這個本來不出名的小鋼鐵廠成了世界上最大的獨立鋼鐵廠。事實證明了這個方法的可行性。
第二，制定一個進度表，按順序寫下要做的事情。
每天的工作都要有個計劃，表面看每天做計劃有點麻煩，但要知道這是非常有益的。你可以通過這個表格時刻管控所要做的事情，管控進展，管控方向，這樣你的精力就不會無謂地浪費。每天的計劃要制訂，每周、每個月、每年甚至更長的時間，都可以制定出規劃，這樣就能使目標明確、方向精準，我們所要做的就是沿著正確的軌跡運行，這樣一定會有好的回報。
商業和電腦巨子羅斯·佩羅對此有過精辟的見解，他說：“一切優秀的值得贊賞的東西，時刻都處在刀刃之上，只有不斷努力，才能保持刀刃的鋒芒。”在他看來，事情的重要性一旦確立，就要一直將其放在首要位置，不要偏離方向。實現這樣的目標，有三點建議值得注意。
其一是評估。從四個方面對所做的事情做出評估，即目標、需要、回報和滿足感。其二是將那些不必要的事情委托他人去做。其三是要明確為達到目標所必須做的事情，其中包括時間和人員。
第三，自己守時，別人也要守時。
科學合理地安排工作時間是非常重要的。麥肯錫的一位顧問就曾這樣講過：“根據你的計劃、公司的性質還有你的職責來安排你的工作時間。每周的工作時間由你決定，不管是40小時還是90小時，不管是加班幾天。”
在工作中我們可能都遇到過這樣的情況，本來我們能夠自我控制時間，對于工作的每個環節都能有效地做出安排。問題是當一天的工作結束后，也許我們不得不接受額外的安排，比如召集一個會議，或者安排加班。對這樣的安排，我們應當加以抵制，因為一旦養成習慣，就有可能形成惡性循環，今天延長一個小時，明天就可能是兩個小時，后面可能更長。
當我們能夠自覺地遵守時間時，也要告誡同事或下屬，大家都要遵守時間。如果你身居高位，你所面臨的工作更多、壓力更大，而壓力的產生往往說明你本來內心是抗拒的，但又不由自主地默認下來。我們需要學會按照事情的重要程度安排時間，將那些沒有必要的事情拒之門外，要讓那些想隨意支配你時間的人明白，你的時間是寶貴的，不是可以隨意被人占有的。
作為麥肯錫的一位咨詢顧問，利婭·尼德斯塔特負責戰略計劃的信息處理工作，工作性質決定了她總是處于忙碌的狀態，電話鈴聲不斷，人員往來不斷。一天，有位同事給她送來一件精美的木制飾品，上面刻著一行字：“走開！”這張招牌掛在門上之后還真的起了作用，進出的人少了，打擾也少了。
要做到不被人打擾，首先要讓自己的工作高效起來，讓你身邊的人清楚，你的時間是寶貴的。時間就是工作效率，就是工作業績，這樣大家才能真正尊重你的時間、尊重你的工作、尊重你的價值。
在工作和生活中，我們要經常檢討自己，如果每天從早忙到晚甚至忙個通宵，那就要問問自己：你真的喜歡這樣嗎？你真的敬業嗎？你和方方面面的關系融洽嗎？如果回答是否定的，那我們就要調整自己，做些長遠的打算。而如果回答是肯定的，我們就要問問自己，眼前的工作真的適合自己嗎？如果回答是否定的，就要做出適當的調整和改變。當麥肯錫人需要長期工作、頻繁出差、減少了和家人的相聚，有的人或許就開始了反思，甚至選擇離開。
在這里要說明一下，離開不是唯一的選擇，也不是最明智的選擇。要想辦法讓身邊的人改變對你的預期，比如因為忙碌而與家人聚少離多，家人因此有抱怨，你可以耐心地給家人解釋公司的情況和你在其中的價值，爭取家人的支持。在公司里，如果上司僅僅把你當成一架工作機器，你也要讓他明白，你是個有血有肉的人，而不是機器。
有這樣一個例子，成功學大師史蒂芬·柯維在一所大學擔任師生關系部負責人時，曾經雇用了一位撰稿員。一天，史蒂芬有件急事要撰稿員去辦，但遭到了撰稿員的拒絕，他拿著他的工作計劃表對大師說：“我做什么工作都沒問題，但請您了解一下我現在的狀況。”大師看看計劃表，發現上面列出了二十多個計劃等待完成，而且這都是他們一起商量好的，且都很重要。撰稿員繼續解釋道：“完成這件事至少也要幾天時間，我的計劃是否要因此推遲完成呢？”大師也知道計劃的重要性，不能延遲，所以就沒有再打擾撰稿人，而是改派別人去了。
敢于說“不”，敢于拒絕，將注意力集中在最重要的事情上，這樣做才能提高工作效率，使重要的事情不被干擾，也讓他人明白你的工作價值和你時間的寶貴。
