職場實用技(4)5招教你得體地向領(lǐng)導(dǎo)做口頭匯報

有句老話說,“早請示,晚匯報”。向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作,是職場里非常重要的一項內(nèi)容。我給大家分享5招技巧,讓職場新人們更加從容更加得體地向領(lǐng)導(dǎo)完成口頭匯報。

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by:我是知識的搬運工

為什么要匯報工作?

首先,我們要明確,匯報工作的目的是什么?這個問題可以從以下兩個方面來解答:

對員工來說,向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作的目的是:

1、獲得支持,獲得指導(dǎo)。

2、展現(xiàn)能力,形成認(rèn)同。

對于領(lǐng)導(dǎo)來說,聽取員工匯報工作的目的是:

1、了解項目進度

2、考核員工的工作業(yè)績,工作能力,甚至是工作飽和度

在確定以上目的的前提下,員工向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要注意一定的方法和技巧,要在介紹業(yè)務(wù)之外,展現(xiàn)自己的能力、潛力,讓領(lǐng)導(dǎo)對自己形成認(rèn)同和期望。

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匯報工作的6招技巧

第一招:結(jié)果先行

跟領(lǐng)導(dǎo)匯報工作一定要開門見山,先講結(jié)果,匯報領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心的問題,之后再用三兩句話簡單介紹經(jīng)過,提高溝通效率,節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)時間。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)詢問詳情時,我們再講細(xì)節(jié)。

舉個例子,關(guān)于“XX大學(xué)校園H5設(shè)計大賽”項目進度,下面兩種匯報,領(lǐng)導(dǎo)會更喜歡哪一種?

表述1:“我們已經(jīng)跟計算機系老師聯(lián)系過,他推薦我們直接跟學(xué)生會聯(lián)系,并給了一個接口人,我們聯(lián)系之后,學(xué)生會說近期所有校園活動需經(jīng)院團委報備。根據(jù)院團委的意見,本次活動只能做線上,不能做線下展示及頒獎典禮,原因是……”

表述2:“這次比賽由院團委主管,學(xué)生會主辦,只能做線上活動,不能做線下展示和頒獎典禮。原因是……”

第二招:按邏輯順序進行匯報

如果要向領(lǐng)導(dǎo)匯報的信息比較多,可將內(nèi)容進行分類并按一定的邏輯順序進行匯報。如時間、重要性程度、緊急程度等。

當(dāng)你的匯報有條理,層次分明的時候,會更加有說服力,也會讓領(lǐng)導(dǎo)對你留下好印象,這種小細(xì)節(jié)可能會給你帶來意想不到的好結(jié)果。

第三招:讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題而不是問答題

蕭秋水老師的新書《用所有的存在與世界相會》就提到:領(lǐng)導(dǎo)都喜歡做選擇題而不是問答題,不要遇到問題就去問領(lǐng)導(dǎo)“這件事怎么辦”。遇到問題,先思考,考慮可能出現(xiàn)的情況,寫出幾個可能的解決方案選項,然后交給領(lǐng)導(dǎo),由領(lǐng)導(dǎo)定奪,這是做選擇題的方式。

其實,職場里有一條潛規(guī)則,領(lǐng)導(dǎo)招你來,是來幫他解決問題的,而不是給他出難題的。我們明白了這個道理,就知道應(yīng)該讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題而不是問答題。

第四招:選擇合適的時機

方法1:按自然時間周期

按時間周期來看,建議大家每周五下班前主動跟領(lǐng)導(dǎo)匯報目前工作的進展。

對于實習(xí)生或職場新人來說,可以每天上班后簡單列出當(dāng)天工作內(nèi)容,跟領(lǐng)導(dǎo)簡單對一下,每天下班前再把當(dāng)天完成情況跟領(lǐng)導(dǎo)知會一下。

方案2:按工作項目周期

按工作周期來看,以下幾個時間點值得注意:

1、做好工作計劃時,即刻匯報——驗證計劃或方向的可行性

2、工作進展到一定程度時,必須匯報——知會項目進度的關(guān)鍵節(jié)點

3、完成工作時,立即匯報——告知項目結(jié)果

4、工作遇到某些問題時,及時匯報——尋求解決方案和資源支持

第五招:注意領(lǐng)導(dǎo)的性格

如果能掌握領(lǐng)導(dǎo)的性格特點和管理風(fēng)格,在匯報中采用針對性的語言和表述,可以事半功倍。

比如說,有些領(lǐng)導(dǎo)是注意細(xì)節(jié)型的,匯報工作時要注意讓工作井然有序、關(guān)注細(xì)節(jié)問題,并對重要細(xì)節(jié)進行詳細(xì)描述,讓領(lǐng)導(dǎo)放心;

比如說,有些領(lǐng)導(dǎo)是邏輯思維型的,匯報工作時要注意邏輯結(jié)構(gòu),在講述中可以采用倒金字塔原則,最重要的最先說,最不重要的最后說,并在表達中要善于使用諸如“第一、第二、第三”,或者“首先,其次,再次,最后”這樣的表述。體現(xiàn)你和領(lǐng)導(dǎo)一樣,都是頭腦清晰、有條理的人。

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此外,再介紹3個匯報工作的小tips

1、不要越級匯報

2、提前預(yù)演整個匯報過程

在匯報工作之前,大家可以進行充分的準(zhǔn)備,設(shè)想可能遇到的問題和答案,并預(yù)演整個報告過程。同時,也可以站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題,假設(shè)自己是領(lǐng)導(dǎo)的身份,會關(guān)注哪些問題,會做哪些決策。多次嘗試之后,可以讓自己“站得更高,看得更遠(yuǎn)”。

3、異地匯報需多花時間

有些人和領(lǐng)導(dǎo)不在同一個城市辦公,必然會有溝通不便,遇到困難時,難以請領(lǐng)導(dǎo)提供足夠的支持;做出成績時,也不容易讓領(lǐng)導(dǎo)看在眼里,記在心里。這種情況下,多花時間溝通是唯一的選擇,除了在QQ微信里聊工作之外,建議每天和領(lǐng)導(dǎo)通一個電話,確保信息對稱,溝通暢通。



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