? ? 時間管理的實質是自我管理，時間本身不是管理的對象，我們需要通過做好自我梳理來節省時間，提高效率，而管理自已我們需要依靠系統而不依靠感覺。如何搭建這個系統呢？

? ? 一.收集

? ? 收集的過程實際上是將所有的事務從大腦中清空的過程。我們的大腦就像電腦，每次只執行或思考一件事情，滿滿的內存狀態總讓我們焦慮不安，感到有很多事情需要去做，但是又剪不斷理還亂。這是因為隱約記憶和未處理事件會分散我們的注意力。我們的大腦如同主要負責運算的cpu，一次運行一個程序比同時運行10個程序速度更快，效率更高。因此，我們需要一個外接硬盤把頭腦中未完成的事情記錄下來。收集就是讓大腦把分散我們經歷的事項暫存在一個可靠系統中，讓大腦專注于當下的任務，不會被突然的提醒打斷。一部內存充足的電腦運行起來十分順暢，清空大腦也會讓我們的壓力瞬間降低。

? ? 在搜集的過程中，只要是想到的都記下來， 不要判斷什么該記，也不要擔心什么時間去做，先把大腦中的事務，想法，點子轉存，先把一切趕出大腦，解放大腦。當下要做的，幾周內要做的，目前感興趣幾年之后才會去做的，無法做出決定還在猶豫中的事情，都收集起來。

? ? 二.整理

? ? 整理的實質是分類。收集到的所有事務大致可以分為重要事件和常規事件兩大類，如何去區分重要事件和常規事件呢？

（一）重要事件

? ? 1.明確人生愿景目標。

? ? 重要事件是與人生愿景目標緊密相關的。我們同樣可以通過收集-整理-檢視的過程找到自己的人生愿景目標。收集就是將所有可能關注的事務置于視野范圍內。整理是指完善信息并將信息分門別類進行管理。檢視是指從整理好的信息當中發現自己的人生愿景和目標。

? ? 2.刪除

? ? 魚和熊掌不可兼得，太多的事務會是我們精力渙散，無法蓄力前行，所以在重要事件的篩選過程中，我們要學會取舍，學會把握優先級與輕重緩急，根據人生愿景和工作重心，刪除無關事務。

? ? 3.分類

? ? 在保留的所有事務中，根據緊急與重要兩個維度進行四象限分類，一般而言，我們的重要事件通常停留在第二象限，即重要不緊急的事件，從比例上而言，重要事件符合二八原則，約占所有事務的20%。這也是日常生活中，我們最易忽視最易拖延最易以沒時間為借口搪塞過去的部分。因為這部分事件通常需要日積月累，需要堅持，并且不是馬上能看到成果，不能給我們帶來即時滿足感。所以我們總是像救火隊長一樣忙于處理重要緊急與不重要緊急的事件，時時刻刻處在緊繃的狀態下，每天總是在迷茫與焦慮中自我感動。同時，我們又太容易沉浸在那些不重要不緊急的事情中，因為這些事情帶給我們太多即時的快感，又能讓我們逃避那些需要專注需要努力，自律和意志力才能完成的的事情，比如說刷朋友圈與玩游戲帶來的滿足感遠遠大于學習與自我成長。

(二)常規事件

? ? 剔除20%的重要事件，其余的就是常規事件了。常規事件有個最大的特點就是它會重復發生在我們的生活當中，比如說手機充值，信用卡還款，繳納水電暖費用，定期體檢，每周給父母打電話，人際關系維護。如果說重要事件的處理需要耗費精力、創造力與腦力，常規事件的處理就要盡量交給外部系統與規則，而不依賴大腦。

（三）處理方式

? ? 簡單來講，我們在20%的重要事件與80%的常規事件上所花費的時間與精力應該分別為80%與20%。

? ? 1.重要事件的處理工具

? ? 由于重要事件需要大量的時間與精力，我們需要盡量用大塊的時間專注這類事件。處理重要事件的三大神器分別是：吃青蛙，番茄鐘與倒計時。

? ? (1) 吃青蛙

? ? 吃青蛙是指每天先做完重要的事情，每天起床就認真面對這天最重要的事情，不解決不罷手。我們通常會滿足小我的成就感，每天挑最容易完成的事情入手，將最重要或最難完成的事情無限期的向后拖，最終導致在迷茫中忙碌，卻越來越背離真正的目標。

? ? (2)番茄鐘

? ? 番茄鐘是以25分鐘為單位，在25分鐘之內只專注一件事，25分鐘過后休息5分鐘，第四個25分鐘完成后，可以休息15分鐘。處理重要事件需要專注力，而我們不可能做到長時間的保持專注，于是可以把專注時間切分為25分鐘的小塊，就更容易實現。25分鐘是一個相對比較理想的標準。因為我們需要一些時間進入狀態，因此如果專注時間太短，可能我們剛剛進入狀態就被打斷，而太長的話我們可能因為意志力和精力消耗過多而失敗。

（3）倒計時

? ? 倒計時會制造一種緊迫感，迫使我們在一定的時間內提高效率，減少不必要的拖延。尤其是用在某些討論會上，我們常常會在交流中跑題或閑聊，摻雜太多無關的內容，既浪費時間，又很難get到重點，所以可以設定一個倒計時鬧鐘，并在結束前10分鐘提醒結束時間，這樣大家都能放下手頭的工作，專注討論話題，提高效率，避免出現因為缺乏時間觀念導致的拖沓加班，打破忙碌的假象。

? ? 2.常規事件

? ? 如何能夠做到利用20%的時間處理80%的常規事件？答案就是清單化與程序化。

? ? (1)建立清單系統

? ? 常規事件最大的特點就是重復化，因此，我們可以考慮從發生頻率的維度建立重復事件的分類清單。以自己為例，按照日周月年建立的重復清單分別是：

? ? 每日清單：瑜伽，面膜，英語啟蒙，在家早教，準備三餐，清潔爬行墊與玩具

? ? 每周清單：上課，例會，周復盤，給父母打電話

? ? 每月清單： 充值，信用卡還款，繳納水電費，月復盤

? ? 每年清單：體檢，父母生日，同事聚會

? ? 為清單中的每項內容設定好固定的發生時間，使得這些事情的發生更加規律，更加有預期，從而減少日常事務對完成目標的干擾。

? ? 此外，我們還可以根據自身情況建立清單，搭建屬于自己的清單系統，如：出門清單，出差清單，郊游清單，家庭安全清單，簽證必備清單，廚房用品清單，清潔用品清單，裝修清單，生小孩清單，出國清單。

? ? 這些清單能讓我們在需要時不需耗費腦力回憶或者浪費時間弄清流程，只需要根據清單直接行動即可，極大程度的節省了時間與精力。

? ? （2）建立實物字典

? ? 在管理日常事務中涉及到的物品方面，可以考慮建立實物字典。效率低的人往往是做事過程中需要停下來找東西，查郵件，找的過程是體現差異的地方，做好整理的人可能兩分鐘內就找到，而沒做好整理的人要花1小時或者更多時間來找。

? ? 建立實物字典，照片用樹狀結構整理。看看照片就知道柜子里收納箱里裝了什么東西。注意在照片總數很多的情況下，要拍好照片取好名字。

? ? 提供一個實物字典框架：

? ? a.環境：衣柜，書柜，廚房，衛生間，相冊，雜物室，車庫，后備箱，床下儲物空間

? ? b.資料：通訊錄，郵箱，密碼，讀書筆記，項目資料，產品資料，健康檔案，晨間日記，旅行日記。

? ? c.電腦：照片類，音樂類，文檔類，素材類，思維導圖類，視頻類

? ? 日常事務管理，或者說自己收集資源和信息的合理整理，對于節省時間起著至關重要的作用。

? ? (3)建立秒搜系統

? ? 快速調用是整理的一個重要步驟，也是節省時間的關鍵。秒搜系統的核心在于目錄化。電子資料主要通過目錄化進行管理，而紙質和實體資料則需要使用標簽?目錄技術。

? ? 事：建立清單

? ? 信：使用標簽，其中電子版歸檔，紙質明確存放位置

? ? 物：使用標簽，通過照片?實物字典明確存放位置

? ? (4)注意事項

? ? a.實物管理

? ? 日常用品根據生活習慣簡單分類，在最短時間內找到，不斷調整分類過程直到符合我們的生活習慣，讓我們感到舒適，盡量不要讓自己感到繁瑣和無樂趣。

? ? 實物字典記錄各種物品所屬類別和存儲位置。

? ? 新物品及時歸類整理減少積攢。

? ? 同類物品集中存放。

? ? b.電子版管理

? ? 電子文檔要建立合適的關鍵詞標簽便于搜索。

? ? 照片及時歸類，通過時間地點人物對照片進行命名分類。

? ? 文檔在分類的基礎上進行編號，存放時按照編號排序。

? ? 三.檢視

? ? 檢視也稱為復盤，作用是讓我們了解各個項目的進展情況，充分知道自己的時間和精力用在什么地方，從而做出相應調整。檢視主要分為四個步驟：

? ? (一)記錄。沒有記錄就沒有發生，用耗時記錄卡準確記錄時間耗費情況，記錄時間一定不能靠感覺，因為我們的感覺是模糊切誤差很大的，我們面對喜歡的事情感覺時間飛逝，而在面對痛苦的事情時感覺度秒如年。

? ? (二)統計。分類統計各項事務花費的時間比例，并繪制圖表。我們在一些事務上比如所花費的時間，遠遠超出我們的想象。

? ? (三)分析。對照效果分析時間耗費的情況，找出浪費時間的因素，如做了不該做的工作，做了應由別人做的工作，犯了過去犯過的錯誤。

? ? (四)反饋。根據結果分析制定避免浪費時間因素的計劃，反饋于下一時段。

? ? 值得我們注意的是，在檢視的過程中，避免對未來的擔心和對過往的自責或糾結。過去的已經過去，發生的已經發生，再去關注都沒有意義。

? ? 我們如何過一天，就如何過一生。用最少的精力做最有意義的事情，復雜的事情簡單化，簡單的事情重復化，重復的事情工具化流程化，將這種理念g內化為自己每天的習慣與生活方式，過有序又有趣的人生。

? ? 文末彩蛋：

? ? duplicate cleaner pro：清理重復文件

? ? omnifocus：儲存管理各項項目或任務，有視覺提示

? ? simpler contacts pro:強大的編輯和群發功能，合并重復聯系人，提醒功能

? ? eye_fi卡:帶wifi功能的相機儲存卡

? ? 電影《時間規劃局》

本文為葉武濱 《善用時間－90天重塑習慣升級人生》讀后感