職場新人，或者做秘書，助理其中有一個很常見的工作，就是組織開會。

稍微有些職場經驗，或者沒有職場經驗的，也可以很明顯的感覺到，組織會議這事情，是很瑣碎的事情，甚至覺得沒有任何的挑戰性，會覺得很反感。

但是，就是把簡單的事情做得不簡單，這才不簡單，把瑣碎的事情，做得不瑣碎，才不瑣碎。

怎么把這事情做的不簡單，和不瑣碎呢？1.知己知彼。2.合作共贏。3.不斷更新。

一、知己知彼

通常，要開會前，領導就會和你說，幫我定個明天的會議室，讓誰誰誰來參會。

我們的本能反應，就是去定個會議室，然后發個通知給參會者。

但經過沒有經過訓練的直覺，往往是錯誤的，不然要學習干嘛？準確的感覺也是大量經驗積累出來的。

第一步：

先要了解會議性質，這個會議要解決什么問題，是要大家匯報工作進度，還是要給大家布置新的任務？

會議的參與者，有哪些利益相關者，會涉及哪些部門，會議內容和他們有什么關系？

不然參會者就會很茫然，很難放下手上的工作，感覺和我關系不大，為什么要參會？

第二步：

了解對方，這是平時就要積累起來的，就像書到用時方恨少。

從感情和理智上深入了解對方，情感投資的關鍵，是隨時隨地給對方，提供心理空氣，每個人都渴望被理解，肯定和欣賞。

有一次，我和領導一起等電梯，遇到了另外一個部門的Mango，那時候，我剛接手一個新的工作，完全不懂，也是我第一次和Mango合作，Mango就當著我領導的面，說我做的很不錯，瞬間就被征服Mango，和她有了一個很好的合作開頭。

這形同在別人的感情賬戶上存錢。

當我們知道了，參會的名單之后，我們就要和對方進行溝通，復述自己理解的會議性質，用自己的話加入解釋這個會議和你有什么重要的關系，滲透自己的帶有感情的解釋。

例如：abby，你好，明天有個關于新產品推進的會議，新產品前期已經取得了很大的銷量，但是，有個技術上的需求，需要你這邊來幫忙協助，沒你不行，其他幾個部門的同事，我都已經邀請好了，不知道明天下午2點，24樓會議室，有空參與嗎？

再將相關資料，數據遞給他看，成功率會高很多，并且容易在和不同形形色色的人之中，學會在各種關系中求同存異。

二、合作雙贏

1.前期準備：

a.發會議通知郵件給參加會議人員，會議開始之前，再次確認與會者會議時間地點。

b.準備相關會議用品，測試投影，電腦等設備，確認資源都到位。

c.做記錄，記錄缺席情況，做好詳細錄音記錄，筆記記錄。

2.六頂思考帽共贏式開會：

藍色思考帽

假如，你是會議主持人，那你首先就要戴上藍帽子，藍色代表理性，讓人感覺到嚴謹。

因此藍色思考帽，就是要去控制、掌控，梳理整個思維的邏輯，所以，作為主持人的你要把握整個會議的進程，主導大家在什么情況下去戴什么樣的帽子。

主持人戴好藍色思考帽之后，那可以讓大家所有人戴上，第二頂白色的思考帽。

白色思考帽

白色思考帽,它是中立客觀的，也就是說戴上白色思考帽的人，那么只能去談事實，談數據，不能有主觀色彩。

什么叫事實和數據呢？就是客觀的，中立的，比如說今天賺錢10萬，這就叫數據。你不能說今天賺了很多錢，這就不是白色思考帽，因為這是你的感受。

但有個小問題就是，要先確認一下數據的準確性，因為很多數據是沒有經過考量的。

所以，這時候，大家先不要一上來就談觀點，結論，一旦談結論，談觀點，下面就是爭論，因為，大家都是站在自己的角度，而不清楚事實。

白色的帽子它起的作用就是這樣，就是大家在同一個時間，我們先看事實結果，先不要著急出結論，急說觀點。很多時候的爭論，其實就是因為信息不對稱導致的。

綠色思考帽

綠色代表生機，想象力，也就是說戴上綠色思考帽，目的就是激發大家去頭腦風暴，想出更好的想法，更妙的主意。

但是要注意的一點是，要有人帶頭提出創造性的思考，不然氣氛就會死氣沉沉，并且在這一環節要留有一定的時間。

大家戴上綠色思考帽，這時候，客觀的數據和信息大家都已經知道，這時候一定要去激發大家有什么更好的方案，當有了一個好方案后，一定不能停，要繼續激發大家有沒有更好的方案，這時候就可以用頭腦風暴的方式鼓勵大家有沒有更好的方法。

因為我們追求的不是中規中矩，有一個解決方案就OK了。

黃色的思考帽

黃色就像陽光，所以就是要鼓勵大家從正面的角度表達樂觀的、積極的、富有建設性的一些意見。

這時候我們可能有了一個結論，或有了一個方案。就可以請大家戴上黃色的帽子，我們來看一看這樣的一個解決方案，它有什么樣好的地方，比如可行性，整體的效果，或對這個解決方案的預見和展望。

黑色的帽子

與黃色之相對的就是黑色思考帽，就是大家要用一種否定的、批判的，質疑的視角去看待這個問題，發表一些反面意見，來看看這個事還有一些什么樣的問題，例如：會遇到的風險，對邏輯提出質疑等。

這時候就可以讓大家一起戴上黑色的帽子去討論這個事情還有什么問題，這樣就避免了在會議上的一些對人不對事的爭論。

紅色思考帽

紅色很熱烈，代表著感性，大家就可以直觀地去表達一些感受，感覺，在表達的時候無需論證或說明理由。

這時候大家就可以去天馬行空的去表達自己的感受，不一定非得講究邏輯原因。那做這個事情的價值是什么呢？就是讓大家感受或者想法，有一個出口。

很多時候我們很多會議就沒有這個環節，所以，有些同事就會把自己的感覺憋著，他沒有在會上表達。就有可能在會下表達，這種表達就會對組織多多少少會產生傷害。

六頂思考帽

以上，就是使用六頂思考帽，各方都獲利的開會方法，讓每個人都能暢所欲言，是克服茶話會和改變阻力的很有效的方式。

三、不斷更新

1.會議結束

a.將會議記錄進行整理，發給與會者。

b.定責任，將責任落實到個人，跟進任務完成情況，并匯報。

2.更新流程

上面的六頂思考帽思維導圖和下面的會議SOP思維導圖，就是根據上面的內容做出來的標準化流程，形成了最基礎的服務體系，做這種標準化的流程好處在于：

不僅能讓你每次組織會議都有提升，更在于有一天，你做領導了，可以把導圖發給你的下屬，他就能在很短的時間內做到和你一樣好，不用再為他犯的過錯，花很大的力氣去彌補。

但是，我相信你，一定還可做得更系統，因為還有很多的細節，沒有寫在里面，例如，會議用車，天氣情況還沒寫在里面。

組織會議SOP

同樣的思路，可以引導到你生活中的方方面面，完善更新你生命中的每個小系統。