這是一本講時間管理的事,以小說的方式,通過講故事,將多種時間管理的方法推薦給讀者,讀來不覺得枯燥,并且有實踐指導意義。
一、 時間記錄法。通過記錄一天、一個星期、或者更長時間的時間支出情況,了解自己的時間都去哪兒了。你會發現,自己浪費了很多的時間。我們的實際狀態根本沒有達到我們所以為的勤奮、刻苦和高效率。對于時間的浪費毫無知覺的人,往往是那些沒有人生目標的人。他們不知道自己要做些什么,要達到怎樣的目標,因此,時間不知道該花在哪兒,或者時間浪費了,也毫不心疼。<奇特的一生>的作者所要表達的一個觀點,即時間統計法是建立在建立了正確的人生目標之上的,否則這個方法是毫無意義的。
二、 四象限法則。工作生活中有那么多的事,我們要能區分這些事不同的性質,重要緊急,重要不緊急,不重要但緊急,不重要不緊急。我們需要關注的是重要但不緊急的事,提前做好計劃和謀劃。如果我們總是像救火隊員在處理重要緊急,或者是不重要但緊急的事,那么你的時間管理一定出了問題,一定有一些重要不緊急的事,由于你沒有提前計劃,進而變成了重要緊急的事。這樣的狀態是很不好的,你總是被事件推著走,不能掌控自己的時間和生命。人無遠慮,必有近憂。如果在這四象限中,你總是優先處理重要不緊急的事,那么你不會有太多的重要緊急,或是不重要不緊急的事了。學會評估事件的性質,是決定事件處理順序的前提能力??梢砸砸恢転闀r間段,將一周內將要處理的事情放入四象限中。重要緊急的事:立即去做。重要不緊急的事:提前分段有計劃完成。不重要緊急的事:交給別人去做。不重要不緊急的事:盡量別去做。集中主要精力做好重要不緊急的事,我們就不會疲于應付了。對于第二象限重要不緊急的事物,可以采取分解程序、任務、目標和責任人員的方法。對于不重要緊急的事,作者用了一個形象的講法,甩掉身上的猴子,還給它的主人。這里包含了如何拒絕別人的技巧,需要多加練習。
三、 衣柜整理法。這是個形象的比喻。將你一柜子的衣物按照四個季節分別整理好,方便拿取。在工作生活中,經常會冒出一些事情來,不在你的計劃之內。也許有人來打斷你商量事情,也許你突然想起一件事。當你在專注地做事情時,這必然會干擾你。這時,我們可以把這些臨時性、突發性的事情、問題收集起來,然后在一個特定的時間段內集中處理它們。我覺得用洗衣籃命名這個方法更為形象。在處理時,要一件事情一件事情處理,絕不再把它們放回到洗衣籃里。這個洗衣籃依你的喜好而定,可以是一張紙,也可以是滴答清單之類的,總之是觸手可及的,便于記錄。在集中處理洗衣籃時,區分事物的性質決定如何處理,比如有的是需要立即處理掉,有的是委派給別人處理,有的是在今后一個特定時間段處理,有的需要進行項目分解等,依具體情況而定。總之,重要的事情只有一件,當我們在專心處理一件事情時,最好不要有其他的事情打斷。當然,在某些特殊情況下,我們必須處理一些突發緊急的情況,這是例外,不應當是常態。我們或許會形成好幾個清單,比如說需要在將來做的那些事,我命名為待辦事項清單;以一周為時間段,需要在一周內完成的工作可命名為一周清單,并且將一周清單以四象限的形式展現;每天需要辦理的事項清單。還有一些項目,需要分解任務、時間進度,可以形成單獨的項目清單。
四、 定期回顧。計劃是為了執行,執行得如何,效果如何需要回顧。在<奇特的一生>中,主人公是每天對時間支出進行統計,每月進行一次回顧統計。這本書的作者提倡的也是每日回顧與每周回顧,每日進行反思,哪些是自己滿意的,哪些是不滿意可以改進的,如何改進。每周的回顧內容可以包括:檢查辦公室的環境、郵件系統、收集籃、家里環境整理等,檢查各項清單,是否有需要轉移至其他清單的內容,以及回顧自己的年度計劃。
五、 蕃茄時間。把一項任務需要完成的時間做一個預估,然后設定完成時間倒計時。在這個時間段內,高度集中完成任務,到時間了可以休息放松一下思維。這樣使思維在集中與發散之間轉換,有利于提高思維的能力,提高工作效率。蕃茄時間設定多長為好,因人而宜,因事而宜。如果你覺得這項任務比較重要,最好需要連續思維不被打斷,那么一個小時作為一個蕃茄時間也可以。如果你覺得25分鐘太短,可以敲定45分鐘,總之你自己來判斷。
六、 要事第一。作者提出了一個觀點,瑣事越做越多,要事越做超少。如果你關注要事,你的工作效率會提高,而煩瑣的事情做得多反而不利于提高工作統籌,謀劃大局的能力,并且會有更多的瑣事來讓你做。因此,我們要學會做重要的事情。你必須學會判斷哪些是要事,這些要事就要放在你精力最充沛的時間段內完成,把要事完成,你就完成了80%的任務。
七、 制作清單。清單是一個奇妙的東西,任何你想的到的事情都可以制作清單。如果這件事今后會重復做,或者類似的事情還會碰到,就可以制作清單,這是對工作規律的總結,也是今后工作的行動指南。它可以解放你的大腦,將這些規律性的東西提煉成書面的東西,不占用你的大腦。使你的大腦可以用來思考更重要的問題。
八、 人生目標。時間管理只是一種工具、技巧、行動方法,它有效與否是建立在人生是否有目標,是否有愿意奮斗的價值上,因此,作者提出了建立人生目標的建議,九宮格,即在九格中填上工作、事業、健康、家庭、財務等,提醒你人生不只是工作,還有家庭等各個方面,要平衡,不要失衡。思維導圖可以培養你的系統化、結構化思維,甘特圖可以看到項目的進度情況,
時間管理的好故事-讀<小強升職記>有感
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