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減少收件量

簡化電子郵件最關鍵的一點是，絕不讓沒有必要的郵件進入收件箱。盡管我們每天都會收到數百封郵件，但大部分郵件會直奔垃圾文件夾或垃圾箱，根本進不了收件箱。收件箱只接收最重要的郵件，否則你就會被排山倒海的郵件淹沒。

下面是減少收件量的幾種方法：

1.垃圾郵件。我推薦大家選擇能過濾垃圾郵件的郵箱，我現在收到的垃圾郵件基本為零。我以前用過的某些不能過濾垃圾郵件的郵箱簡直不能和它相提并論。用哪些郵箱的時候，我常常需要不厭其煩地把幾十封郵件標記為垃圾郵件。.

2..通知郵件。現在在線購物十分發達，我經常收到他們這類網絡服務商發來的通知郵件，收件箱都被這類郵件塞滿了。于是，我設定了過濾功能（如果你用的Mail應用程序或Outlook,這個功能叫作“規則”），把它們自動文件夾并標記為“已讀”，或者直接丟進垃圾箱。只要我愿意，隨時都可以打開“支付”文件夾查看通知郵件。這么做可以避免收件箱被弄得亂七八糟。

3.批量處理。一天下來，我會收到很多可以迅速處理（每封需要花十到十五秒）的郵件。我很了解這些郵件，所以設定了過濾功能，把它們自動丟進一個名為“批量”的文件夾里，每天集中處理一次。我只需要花上一兩分鐘就能搞定整個文件夾，這些郵件完全不需要出現在收件箱里。

4.搞笑郵件。如果你有尋種喜歡發連鎖郵件或搞笑郵件的親戚、朋友，請給他們發封郵件，告訴他們你正在努力減少收件量，盡管他們能想到你讓你受寵若驚，但你以后不想再收到這類信息了。有些人可能會傷心，但他們很快就會沒事的。有些人可能會繼續發這種郵件。我對這些人設定了過濾功能，他們的郵件會被直接丟進垃圾箱。簡單來說，他們上了我的“黑名單”。如果他們給我發了專賣店重要的電子郵件（這種情況很少見），肯定會打電話過來，問我為什么還沒回復。我會說，它可能正躺在我的垃圾箱呢！

5.公之于眾。減少郵件的一大策略就是“打預防針‘，讓所有人都知道不要給你發某類郵件，告訴他們去哪里尋找常見問題的答案。由于大多數給我發郵件的人都是從我的網站上找的聯系方式，所以我 在網站上發了個公告，給大家”打預防針”。如果大家都按公告做，我收到的郵件就會少很多。比如，他們與其他發郵件問我要某個鏈接，還不如直接把鏈接保存在“常用 ”書簽里。如果有建議、意見或問題，他們可以直接寫在我為此設立的網頁上。我還打算做一個“常見問答”頁面，回答大家最常提出的問題。這些公告卸下了我肩頭的重擔，我都會看，但只在閑下來的時候回復。如今，我的收件箱已經清爽移了。即使你沒有自己的網站，也可以發布公告，或者做個“常見問答”頁面。你可以把鏈接通過郵件發給別人，放在社交網站上，也可以用備忘錄的形式發給同事。

用最短的時候清空收件箱

經過上面幾步，現在只有最重要的郵件才能進入收件箱了。但問題在于，怎么才能用最短的時候清空收件箱？我通常能在二十分鐘內清空收件箱，但每個人花的時間都不一樣，這取決于你有多熟悉下列方法，你會收到多少封郵件，還有你處理郵件時有多專注。但無論如何，只要你對下列方法運用得當，都能用最短的時間清空收件箱。

1.臨時文件夾。如果你的收件箱滿滿當當的，里面有成百上千封郵件，那就創建一個名為“待處理”的臨時文件夾，把所有的郵件都丟進去，稍后再回頭處理。你可以說每次花上三十分鐘，陸續把它們解決掉。你需要先清空收件箱，再運用下列方法，花最短的時間讓它保持空蕩蕩的狀態。

2.待辦事項清單。很多時候，一封電子郵件之所以會留在收件箱里，是因為你需要先完成某些任務才能把它刪掉。與其把它留在收件箱里，把收件箱當待辦事項清單來用，不如把要做的人任務記在真正的待辦事項清單上，比如筆記本、線上待辦事項程序和備忘錄上面。把要做的任務從收件箱里挪出來。如果有必要的話，你在記錄的時候可以提一句這封郵件。然后，你就可以把郵件存檔，置之腦后了。這樣一來，你就能迅速解決收件箱里大多數郵件了。當然，那些任務你還是得去做，但至少它們現在寫在了正式的待辦事項清單上，而不是擠在亂哄哄的收件箱里。

3.迅速處理。有條理地逐一攻克，每次只處理一封郵件。打開郵件，然后馬上解決。你的選擇如下：刪除、存檔、（供日后參考）、迅速回復（存檔或刪除）、寫進待辦事項清單（存檔或刪除）、馬上完成任務（如果所需時間不到兩分鐘。然后存檔或刪除）、轉發（存檔或刪除）。請注意，無論你選擇哪一項，郵件的命運只有“存檔”或“刪除”這兩項。不要讓它們留在收件箱里，盡快把它們清除出去。迅速解決掉一封，再處理下一封。熟練的人一下子就能解決掉幾十封郵件。

4.不吝刪除 。你可能覺得每封郵件都需要回復，但事實并非如此。請捫心自問：“如果我刪掉這封郵件，最糟糕的情況會是什么樣？”如果答案不是太糟糕，那就刪掉它，繼續處理下一封吧。你不可能回復所有的郵件，只要選擇最重要的回復就行了。只要限定回復并采取行動的郵件數量 ，你就能在最短的時間內做完最重要的任務。這就是“二八定律”在工作中的體現。

5.直到清空。只要打開了收件箱，就要不清空誓不罷休。不要只是隨便看看，把郵件繼續留在收件箱里，而是要把它們挪出去。給自己定個規矩“關閉收件箱時，郵件一封也不能剩！現在，你的郵件箱應該變得空蕩蕩的了吧！

簡明扼要，盡量把郵件寫得短小精悍

提高郵件處理效率還有一個訣竅，那就是惜字如金，盡量把郵件寫得短小精悍。經過自動篩選和垃圾郵件過濾后，你已經選出了少數幾封必須回復的郵件。現在，可別用又臭又長的回復讓之前的努力全都化為泡影。我規定自己每封回復不超過五句話，有時甚至更短。這迫使我惜字如金、簡明扼要，這樣還有助于縮短回復郵件的時間。

你對自己的限制可能跟我不一樣，或許每封回復不超過七句話更適合你。花幾天時間做做試驗，尋找最適合你的限額，然后努力堅持下去。關鍵在于設限，它會迫使你只說最重要的事，減少花在寫郵件上的時間。