讀書筆記系列：《番茄工作法圖解》
整理人：CLBJ ? ? ? ? ? 公眾號：進擊的大腦
什么是番茄工作法？番茄工作法要求在每天早晨做計劃，為自己當天分派為數不多的活動。先分析每日需解決問題及真正的問題所在，即“我想達成什么結果”，然后專注于能帶來該結果的活動。每個番茄鐘結束后，重新考慮剛才所專注的活動，是否仍然是重中之重？重新評估活動的優先級，最重要的一項待辦活動會躍然紙上。確保你一直在做最重要的事，而不是別的事情。
你要做的就是定好25分鐘番茄鐘，然后全然專注于手頭的任務。如果番茄鐘響鈴，25分鐘結束，而任務還沒完成，這并不代表失敗。相反，這鈴聲在為你已連續地工作了一整段時間而喝彩。
有什么用？
一項探索活動或開發活動要花的時間，沒法提前預知，只能估計得盡量接近。總是把估計值當作承諾，無論是對自己或對同事，都會造成不必要的焦慮。為避免此類困境，番茄工作法只計算番茄鐘。就算最后期限迫在眉睫，你也能花25分鐘專注于該做的事。然而也應該做到隨時溝通，讓相關人員看到事情進展。
將最重要的活動排到第一位，并全力以赴去做，有一種腳踏實地的安全感，否則注意力會一直被這樣的問題擾亂：“我現在真的在做最重要的事嗎？”番茄工作法中，當活動加入“當下清單”時，這個虛擬列表是二進制的，它只有兩種狀態：現在有一件事做；現在沒有事做。這有利于提高注意力輸出效率。
它的優點
（1）戰略層
有助于保持全局眼光
每個或若干個相同類型番茄鐘結束后，利用中間休息時間重新審視原內容的關鍵性和可行性。當環境發生改變，影響到我們手頭工作的價值時，我們應該接受這種變化，或許還要調整原先的優先次序，再選擇改變下一番茄鐘的活動。讓自己跟隨時間及環境變化，不斷更新對真正的問題所在的分析和認識，即“我想達成什么結果所需解決的當前問題是？”，然后專注于能帶來該結果的活動。
有助于堅持和習慣養成
在番茄工作法中，1個番茄鐘等于25分鐘的努力。這是一個不可分割的抽象單位，是一段“一視同仁”的時間。你的基本承諾是，花上25分鐘，盡可能地努力做好。在這段時間內，關鍵不在于當前活動是否能在當前番茄鐘內完成，關鍵是在這一刻你盡了全力。
良好的學習過程包括：計劃、學習、反饋、修正。每完成一個番茄鐘（這一可見目標），個體的情緒腦就會得到加強和激勵，番茄鐘讓你感到獎勵就在眼前，而且與最終目標越來越接近。
（2）戰術層
短期：有助于排除其他干擾，保持專注與投入。
工作記憶的容量有限。舉例來說，我不能分心同時處理兩個問題。如果我正在忙于一項任務，然后注意力突然轉移到其他事情，等我回到剛才在做的事情上時，就得多花時間讓自己回到軌道上來。這就是環境的頻繁變化會降低生產力的原因。
長期：有助于訓練注意力集中，形成條件反射。
條件反射和非條件反射都不是孤立存在的，但不同于條件反射所需的后天訓練，非條件反射是與生俱來的。 一個日常生活的例子：因為每晚臨睡前都要刷牙，所以我現在擠牙膏的時候就已經困了。同樣，可以通過番茄工作法訓練大腦，一扭啟番茄鐘，就把注意力集中；一到番茄鐘響鈴，注意力就放松下來。就連咔噠作響的聲音現在也能加強我的注意力。這些都是條件反射。
具體操作
番茄工作法流程：計劃 → 執行 → 評估 → 應用
1、計劃
番茄工作法要求在每天早晨做計劃，為自己當天分派為數不多的活動。先分析每日需解決問題及真正的問題所在，即“我想達成什么結果”，然后專注于能帶來該結果的活動。每個番茄鐘結束后，重新考慮剛才所專注的活動，是否仍然是重中之重？重新評估活動的優先級，最重要的一項待辦活動會躍然紙上。確保你一直在做最重要的事，而不是別的事情。
如何去安排計劃？
在一天的開始，從積壓的工作（稱為“活動清單”）中提取最重要的活動，填寫到“今日待辦”表格中。這就是你當天的自我承諾。“今日待辦”表格是在時間段限定內的承諾。某件事你今天不打算做，就別把它填進去。
為避免一頭扎進不太重要的活動，要記得定期評估活動的重要程度，即從“今日代辦”提取到“當下清單”。“當下清單”并不是番茄工作法要求做的真實表格，只是我自己取的一個概念，指我在現在、此刻關注的事情。在我腦海中“當下清單”是二進制的，只有0和1。
如何設置番茄數？
要完成某項活動，需要花多少個番茄鐘？預估值4表示一項活動預計從開始到完成需要花費4個番茄鐘。因為番茄鐘的原子性，不能使用小數，如1/2或2.2個番茄鐘是不行的。
預估超過7個番茄鐘的活動：說明它太復雜了。需要拆分這項活動。拆開的每項小活動在“活動清單”表格中單獨占一行，各自有預估值。活動越大，預估越不準。
預估不夠1個番茄鐘的活動：可以在它旁邊標個0。并不是說它要花0個番茄鐘來完成，只是表示時間花費小于1個番茄鐘。這樣的活動在“活動清單”表格中仍然各自占一行。稍后在選擇活動填入“今日待辦”表格時，可以將幾項這樣小于1個番茄鐘的活動合并到一起，將它們寫在同一行，當作一個活動來對待。
如果事前預估與實際所花工夫之間經常不一致，有以下兩種可能的原因：
做預估的方法或能力有待改進；
工作開始后，又出現新情況、新問題，使得環境發生改變。
工具：紙 + 鉛筆
（1）紙
“活動清單”：近段時間所要進行活動，無優先級排序，不需每日換新的。
“今日代辦”：當天所要進行活動，重要性優先級排序，需每日換新的
→ “當下清單”：當前番茄鐘所需執行內容，即為最高優先級。
“記錄”表格：記錄所采樣的流程指標，以便對流程改進，包括中斷數及中斷情況等都可記錄于此。
（2）鉛筆
將預估番茄鐘數寫在“活動清單”表格每個條目的右邊。當然是用鉛筆，這樣如果我稍后遇到新情況，想要調整預估值的話，數字還可以修改。
2、執行
2.1 番茄鐘實操指南：during 25min
在我看來番茄工作法只是讓你提高單位時間的注意力輸出效率，而非關鍵問題的解決效率，并且我們個人很難真正有效估計計劃項目所需時間。
我們所需做的是將優先級重要事務，然后花25分鐘專注于該做的事。結束后，休息3-5分鐘，重新評估重要性及優先級。每一位番茄工作者都有自由去體驗、改進，找到自己的最佳步調。
如何執行番茄鐘？
不要在番茄鐘進行中切換到另一項活動。不要一時沖動，在番茄鐘一半的時候隨便切換到其他活動。事實上，光是有這個切換的選項橫在中間，也是經常性的干擾。也不要在一個番茄鐘中間停下休息，這會讓你失去節奏。
如果番茄鐘進行一半，你當前的工作已經完成，就用剩下的時間進行“過度學習”。例如我提前做完這件事，就會再回顧一下所做的或重復一下所學的，看看剛才的工作是否可以改進，或透過字里行間發現新結論……直到番茄鐘響鈴。
2.2 面對中斷：during 25min
（1）內部中斷：跟蹤記錄，并分析內在原因（可視化），納入計劃或刪除。
某些內部中斷是沒法阻止的。急著去洗手間的時候，就得去。如果去之前你看了一眼時間，當前番茄鐘還剩10分鐘，那回來后還能繼續完成剩下的部分嗎？不行。如果任務被放下了，當前番茄鐘都必須作廢，也不應該畫Ｘ。你得扭啟一個新的25分鐘番茄鐘代替它。如果需要，可以先休息一下再開始。
（2）外部中斷：比較重要性和緊急程度（from：他人）
① 刻不容緩：作廢番茄鐘。
② 可以擱置：記錄A后繼續當前工作內容 → A稍后處理。
每遇到一次外部中斷，就在“今日待辦”表格添上中斷所要求活動的標題。寫下來，不讓它占腦子，而且確保你會在未來的計劃中把它考慮進去。ps：為了促進團隊內部溝通，隊友之間請教問題可以不計入外部中斷。番茄工作法視為一種針對個人的時間管理方法。但它具有應變能力，用途也不限于孤立的個人。
2.3 番茄鐘實操指南：after 25min
如何更好地休息？
休息時間可長可短，一般用3～5分鐘，完全放下工作，分身出來，也遠離其他任何挑戰智力的動。可以喝點水，走兩步，或者做一些對肩背有益的運動。休息之后你要決定：是繼續進行同一項活動，還是切換到另一項。切換是因為重要程度有所改變，也可能只是因為上一項活動已經完成。
番茄工作法主張在25分鐘時間段內專注進行高質量工作，接著進行5分鐘的休息。休息時間做什么？方式很多，主要目標是讓大腦充電補充能量，并且對之前吸收的知識進行后臺處理。因此而言，應當抵制誘惑，不要在休息時間閱讀電子郵件、閱讀新聞、打電話，不要做對下一個番茄鐘會造成額外壓力的任何事情。
番茄鐘期間的目標是專注的高質量工作，休息期間的目標則是專注而高質量的放松。按照以上原則，看著窗外發呆就要比聊天、讀電子郵件省心省力。更極端的對比是睡覺和工作。
在每隔25分鐘的常規休息之外，番茄工作法要求安排時間更長的階段性休息。我將4個番茄鐘作為一組，所以每4個番茄鐘后，我進行階段性休息。階段性休息通常可以是15～30分鐘的消遣。可以利用這段時間來清理辦公桌，去一趟咖啡機那，或者到喜歡的社交網站轉轉。
執行注意事項：
（1）保持全局眼光
有一種精神狀態稱為“心流”，它具有以下特點：明確的目標、集中、專注、自我意識消失。心流是一種創造性的狀態。如果保持心流的狀態，效率不就提高了嗎？不是的。心流狀態下缺乏全局觀念，創造力與統籌力難以并存。執行完番茄鐘，時不時地，我需要縱覽全局進行戰略決策，部署行動，以便在下一個心流期間能夠全身心投入這項行動中。
環境發生改變，而且影響到我們手頭工作的價值時，我們應該接受這種變化，或許還要調整原先的優先次序。即使在萬不得已的情況下，重新調整優先次序，即“選擇當前活動”，也必須限制在某種場合下才能進行。
（2）拒絕拖延
在所有的可選方案中不斷地做取舍，會帶來焦慮，無法專心致志。我們有太多的選擇，太多的決策，做真正重要事情的時間反而太少。“等一等，還有更完美的方案”其實是另一種形式的拖延。番茄工作法沒有給“拖延”任何的機會。你只能前進，開始一個番茄鐘，不必惦記怎樣才能做到“非常完美”。
3、評估
為了避免第二天犯同樣的錯誤，番茄工作法在一天結束前要做三件事：記錄、處理和可視化，這些每日回顧工作，是改進個人流程的關鍵。
在每個25分鐘的時間段（稱為一個番茄鐘）內，你要收集一些過程指標，收集全天工作流程的真實數據，要跟蹤哪些數據，你自己決定，根據具體的工作狀態而有所不同，但可以先從計算“中斷數”和“完成番茄數”開始。然后，在一天結束時，將當天收集的數據歸檔，寫入“記錄”表格。如果你跟蹤了中斷次數，就把中斷次數及原因寫下來。
4、應用
每一位番茄工作者都有自由去體驗、改進，找到自己的最佳步調。番茄鐘周期越短，完成的次數也越多。如果經常遇到中斷，你就應該考慮縮短番茄鐘的長度。使用更短的周期，可以在過程中讓你更容易集中注意力。周期越長，休息的次數就越少，但另一方面，每次休息的時間就要相應延長。
需要強調的是，不要頻繁改變番茄鐘長度，否則番茄鐘數就不能作為用功的指標了。番茄工作法的默認時間表中，每隔三個短休息就要有一個長休息，但不是強制性的，而要根據你的角色和工作內容而定，包括工作場所和個人狀態。
