一.函數(shù)與公式
何為函數(shù)
Excel函數(shù)，即是預先定義，執(zhí)行計算、分析等處理數(shù)據(jù)任務的特殊公式。
以常用的求和 函數(shù)SUM 為例，它的語法是 SUM(number1,number2,......)。其中 SUM 稱為函數(shù)名稱，一個函數(shù)只有唯一的一個名稱，它決定了函數(shù)的功能和用途。函數(shù)名稱后緊跟左括號，接著是用逗號分隔的稱為參數(shù)的內(nèi)容，最后用一個右括號表示函數(shù)結(jié)束。
參數(shù)是函數(shù)中最復雜的組成部分，它規(guī)定了函數(shù)的運算對象、順序或結(jié)構(gòu)等。使得用戶可以對某個單元格或區(qū)域進行處理，如分析存款利息、確定成績名次、計算三角函數(shù)值等。
按照函數(shù)的來源，Excel函數(shù)可以分為內(nèi)置函數(shù)和擴展函數(shù)兩大類。前者只要啟動了Excel，用戶就可以使用它們；而后者必須通過單擊工具→加載宏菜單命令加載，然后才能像內(nèi)置函數(shù)那樣使用。
何為公式
函數(shù)與公式既有區(qū)別又互相聯(lián)系。如果說前者是Excel預先定義好的特殊公式，后者就是由用戶自行設計對工作表進行計算和處理的公式。
以公式 =SUM(E1:H1)*A1+26 為例，它要以等號 = 開始，其內(nèi)部可以包括函數(shù)、引用、運算符和常量。上式中的 SUM(E1:H1) 是函數(shù)，A1 則是對單元格 A1 的引用(使用其中存儲的數(shù)據(jù))，26 則是常量，* 和 + 則是算術運算符(另外還有比較運算符、文本運算符和引用運算符)。
如果函數(shù)要以公式的形式出現(xiàn)，它必須有兩個組成部分，一個是函數(shù)名稱前面的等號，另一個則是函數(shù)本身。
二.函數(shù)的參數(shù)
函數(shù)右邊括號中的部分稱為參數(shù)，假如一個函數(shù)可以使用多個參數(shù)，那么參數(shù)與參數(shù)之間使用半角逗號進行分隔。參數(shù)可以是常量(數(shù)字 和 文本)、邏輯值(例如 TRUE 或 FALSE )、數(shù)組、錯誤值(例如 #N/A )或單元格引用(例如 E1:H1 )，甚至可以是另一個或幾個函數(shù)等。參數(shù)的類型和位置必須滿足函數(shù)語法的要求，否則將返回錯誤信息。
常量
常量是直接輸入到單元格或公式中的數(shù)字或文本，或由名稱所代表的數(shù)字或文本值，例如數(shù)字 2890.56 、日期 2003-8-19 和文本 黎明 都是常量。但是公式或由公式計算出的結(jié)果都不是常量，因為只要公式的參數(shù)發(fā)生了變化，它自身或計算出來的結(jié)果就會發(fā)生變化。
邏輯值
邏輯值是比較特殊的一類參數(shù)，它只有 TRUE(真) 或 FALSE(假) 兩種類型。例如在公式 =IF(A3=0,"",A2/A3) 中，A3=0 就是一個可以返回 TRUE(真) 或 FALSE(假) 兩種結(jié)果的參數(shù)。當 A3=0 為 TRUE(真) 時在公式所在單元格中填入 0，否則在單元格中填入 A2/A3 的計算結(jié)果。
數(shù)組
數(shù)組用于可產(chǎn)生多個結(jié)果，或可以對存放在行和列中的一組參數(shù)進行計算的公式。Excel中有常量和區(qū)域兩類數(shù)組。前者放在{}(按下Ctrl+Shift+Enter組合鍵自動生成)內(nèi)部，而且內(nèi)部各列的數(shù)值要用逗號,隔開，各行的數(shù)值要用分號;隔開。假如你要表示第1行中的56、78、89 和第2行中的90、76、80，就應該建立一個2行3列的常量數(shù)組{56,78,89;90,76,80}。
區(qū)域數(shù)組是一個矩形的單元格區(qū)域，該區(qū)域中的單元格共用一個公式。例如公式=TREND(B1:B3,A1:A3)作為數(shù)組公式使用時，它所引用的矩形單元格區(qū)域“B1:B3,A1:A3”就是一個區(qū)域數(shù)組。
錯誤值
使用錯誤值作為參數(shù)的主要是信息函數(shù)，例如ERROR.TYPE函數(shù)就是以錯誤值作為參數(shù)。它的語法為ERROR.TYPE(error_val)，如果其中的參數(shù)是#NUM!，則返回數(shù)值6。
單元格引用
單元格引用是函數(shù)中最常見的參數(shù)，引用的目的在于標識工作表單元格或單元格區(qū)域，并指明公式或函數(shù)所使用的數(shù)據(jù)的位置，便于它們使用工作表各處的數(shù)據(jù)，或者在多個函數(shù)中使用同一個單元格的數(shù)據(jù)。還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格，甚至引用其他工作簿中的數(shù)據(jù)。
根據(jù)公式所在單元格的位置發(fā)生變化時，單元格引用的變化情況，我們可以引用相對引用、絕對引用和混合引用三種類型。以存放在F2單元格中的公式=SUM(A2:E2)為例，當公式由F2單元格復制到F3單元格以后，公式中的引用也會變化為=SUM(A3:E3)。若公式自F列向下繼續(xù)復制，“行標”每增加1行，公式中的行標也自動加1。
如果上述公式改為=SUM($A$3:$E$3)，則無論公式復制到何處，其引用的位置始終是“A3:E3”區(qū)域。
混合引用有“絕對列和相對行”，或是“絕對行和相對列”兩種形式。前者如=SUM($A3:$E3)，后者如=SUM(A$3:E$3)。
上面的幾個實例引用的都是同一工作表中的數(shù)據(jù)，如果要分析同一工作簿中多張工作表上的數(shù)據(jù)，就要使用三維引用。假如公式放在工作表Sheet1的C6單元格，要引用工作表Sheet2的“A1:A6”和Sheet3的“B2:B9”區(qū)域進行求和運算，則公式中的引用形式為=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)。也就是說三維引用中不僅包含單元格或區(qū)域引用，還要在前面加上帶!的工作表名稱。
假如你要引用的數(shù)據(jù)來自另一個工作簿，如工作簿Book1中的SUM函數(shù)要絕對引用工作簿Book2中的數(shù)據(jù)，其公式為=SUM([Book2]Sheet1!$A$1:$A$8,[Book2]Sheet2!$B$1:$B$9)，也就是在原來單元格引用的前面加上[Book2]Sheet1!。放在中括號里面的是工作簿名稱，帶!的則是其中的工作表名稱。即是跨工作簿引用單元格或區(qū)域時，引用對象的前面必須用!作為工作表分隔符，再用中括號作為工作簿分隔符。不過三維引用的要受到較多的限制，例如不能使用數(shù)組公式等。
提示：上面介紹的是Excel默認的引用方式，稱為“A1引用樣式”。如果你要計算處在“宏”內(nèi)的行和列，必須使用 “R1C1引用樣式”。在這種引用樣式中，Excel使用“R”加“行標”和“C”加“列標”的方法指示單元格位置。啟用或關閉R1C1引用樣式必須單擊“工具→選項”菜單命令，打開對話框的“常規(guī)”選項卡，選中或清除“設置”下的“R1C1引用樣式”選項。由于這種引用樣式很少使用，暫不深入研究。
嵌套函數(shù)
除了上面介紹的情況外，函數(shù)也可以是嵌套的，即一個函數(shù)是另一個函數(shù)的參數(shù)，例如=IF(OR(RIGHTB(E2,1)="1"，RIGHTB(E2,1)="3"，RIGHTB(E2,1)="5"，RIGHTB(E2,1)="7"，RIGHTB(E2,1)="9"),"男","女")。其中公式中的IF函數(shù)使用了嵌套的RIGHTB函數(shù)，并將后者返回的結(jié)果作為IF的邏輯判斷依據(jù)。
名稱和標志
為了更加直觀地標識單元格或單元格區(qū)域，我們可以給它們賦予一個名稱，從而在公式或函數(shù)中直接引用。例如“B2:B46”區(qū)域存放著學生的物理成績，求解平均分的公式一般是=AVERAGE(B2:B46)。在給B2:B46區(qū)域命名為“物理分數(shù)”以后，該公式就可以變?yōu)?code>=AVERAGE(物理分數(shù))，從而使公式變得更加直觀。
給一個單元格或區(qū)域命名的方法是：
選中要命名的單元格或單元格區(qū)域，鼠標單擊編輯欄頂端的“名稱框”，在其中輸入名稱后回車。也可以選中要命名的單元格或單元格區(qū)域，單擊“插入→名稱→定義”菜單命令，在打開的“定義名稱”對話框中輸入名稱后確定即可。如果你要刪除已經(jīng)命名的區(qū)域，可以按相同方法打開“定義名稱”對話框，選中你要刪除的名稱刪除即可。
由于Excel工作表多數(shù)帶有“列標志”。例如一張成績統(tǒng)計表的首行通常帶有“序號”、“姓名”、“數(shù)學”、“物理”等“列標志”(也可以稱為字段)，如果單擊“工具→選項”菜單命令，在打開的對話框中單擊“重新計算”選項卡，選中“工作簿選項”選項組中的“接受公式標志”選項，公式就可以直接引用“列標志”了。例如“B2:B46”區(qū)域存放著學生的物理成績，而B1單元格已經(jīng)輸入了“物理”字樣，則求物理平均分的公式可以寫成=AVERAGE(物理)。
需要特別說明的是，創(chuàng)建好的名稱可以被所有工作表引用，而且引用時不需要在名稱前面添加工作表名(這就是使用名稱的主要優(yōu)點)，因此名稱引用實際上是一種絕對引用。但是公式引用“列標志”時的限制較多，它只能在當前數(shù)據(jù)列的下方引用，不能跨越工作表引用，但是引用“列標志”的公式在一定條件下可以復制。從本質(zhì)上講，名稱和標志都是單元格引用的一種方式。因為它們不是文本，使用時名稱和標志都不能添加引號。
三.函數(shù)輸入方法
對Excel公式而言，函數(shù)是其中的主要組成部分，因此公式輸入可以歸結(jié)為函數(shù)輸入的問題。
“插入函數(shù)”對話框
“插入函數(shù)”對話框是Excel輸入公式的重要工具，以公式=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)為例，Excel輸入該公式的具體過程是：
首先選中存放計算結(jié)果(即需要應用公式)的單元格，單擊編輯欄(或工具欄)中的“fx”按鈕，則表示公式開始的“=”出現(xiàn)在單元格和編輯欄，然后在打開的“插入函數(shù)”對話框中的“選擇函數(shù)”列表找到“SUM”函數(shù)。如果你需要的函數(shù)不在里面，可以打開“或選擇類別”下拉列表進行選擇。最后單擊“確定”按鈕，打開“函數(shù)參數(shù)”對話框。
對SUM函數(shù)而言，它可以使用從number1開始直到number30共30個參數(shù)。對上面的公式來說，首先應當把光標放在對話框的“number1”框中，單擊工作簿中的“Sheet2!”工作表標簽，“Sheet2!”即可自動進入其中，接著鼠標拖動選中你要引用的區(qū)域即可。接著用鼠標單擊對話框的 “number2”框，單擊工作簿中的“Sheet3!”工作表標簽，其名稱“Sheet3!”即可自動進入其中，再按相同方法選擇要引用的單元格區(qū)域即可。
上述方法的最大優(yōu)點就是引用的區(qū)域很準確，特別是三維引用時不容易發(fā)生工作表或工作簿名稱輸入錯誤的問題。
編輯欄輸入
如果你要套用某個現(xiàn)成公式，或者輸入一些嵌套關系復雜的公式，利用編輯欄輸入更加快捷。
首先選中存放計算結(jié)果的單元格；鼠標單擊Excel編輯欄，按照公式的組成順序依次輸入各個部分，公式輸入完畢后， 單擊編輯欄中的“輸入”(即“√”)按鈕(或回車)即可。
手工輸入時同樣可以采取上面介紹的方法引用區(qū)域，以公式=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)為例，你可以先在 編輯欄中輸入=SUM()，然后將光標插入括號中間，再按上面介紹的方法操作就可以引用輸入公式了。但是分隔引用之間 的逗號必須用手工輸入，而不能像“插入函數(shù)”對話框那樣自動添加。
