一、GTD流程圖詳解

1、GTD流程圖詳解

why：為什么要講GTD流程圖

GTD流程圖是幫助我們清空大腦，讓大腦專注當下任務的最好的工具，由此也是個人管理系統最核心的收集任務處理任務的工具。一個任務放入GTD流程走一遭，可以幫助你將這個任務進行拆分并放入適宜的時間和場景中，到期執行即可。

what：GTD流程圖是什么

材料：所有一切需要我們處理的事情或者是想法。原則：全收集。目的：清空大腦。以往我們都把大腦當成了存儲器，但實際上我們的大腦是一個高效的CPU，善于處理任務而不是存儲信息。

工作籃：相當于一個收集箱，將所有材料都放進收集箱中。這里需要確定一個歸口的收集箱，如果你每天用于收集的工具有多種，那么每天進行一個歸口，將所有任務都收集到doit軟件中的收集箱。

這是什么：在做收集時，需要描述清楚這是一個什么東西，因為我們在處理這個材料時很多時候已經和收集的時間間隔了很久，為了便于自己進行回顧處理。

需要采取行動嗎：這一步是連接整個流程圖的節點。這一步判斷是否需要一定周期內采取行動，這個周期因為整個個人管理系統以完成周計劃為核心，所以設定為一周。

需要采取行動-是：如果是需要采取行動的，接下來就是將任務拆分為下一步行動。下一步行動的定義是可以立即執行的行動，而且不同的人對同樣的任務拆分出來的下一步行動還有所不同。比如點外賣，拆分下一步行動，有的人可能是打開美團，而有的人可能是先確定吃什么類型的東西。如果有多個下一步行動，則需要進行多個下一步行動的規劃。（下文doit操作指南介紹）

下一步行動：這個行動可以在兩分鐘內完成嗎？通過一個“兩分鐘”來衡量這個行動是否立即執行。其中“兩分鐘”只是一個泛指，表示的是你如果現在不執行這個下一步行動而是重新將其放回收集箱，然后再走一遍這個流程所產生的維護成本。如果這個成本高于你立即執行的成本，則立即執行。如果不能再兩分鐘內完成，則指派他人和延遲。這里的指派他人不是指我們派他人去完成這個下一步行動，而是我們需要等待其他人來執行這個下一步行動，這個他人可能是你的下級，同事，領導，客戶，家人朋友等等。這里的延遲可以分為兩類，一類是需盡快完成的下一步行動，一類是需在指定時間完成的，放入日程表。

需要采取行動-否：如果不需要采取行動，則將這個任務進行歸類，將來也許，參考資料，垃圾。將來/也許清單是指以后可能會做的事（包括可能會查看的資料），而垃圾箱是此刻你判定對你現在和以后都沒有價值的東西就直接刪除，參考資料則是以后可以拿來參考的東西。

解釋完這個圖后可能還是有疑惑，那么從人類最喜歡的一步兩步按照順序來看下GTD到底是怎么運作的。

2、GTD流程圖五大步驟：收集 處理 組織 檢視 執行

步驟一：收集

收集是整個系統的開端，將一切想到的東西都收集進收集箱，包括計劃啊，目標啊，愿望啊，想法啊等等。從時間軸上劃分為固定收集和靈感收集。

固定收集是指固定時間做收集的東西，包括，日，周，月，年對應的計劃。

靈感收集是指隨時隨地都在做收集的，因為靈感來得快去得也快，所以最好做好10秒內收集。

收集過程中因為情境不同涉及到的工具可能會有所不同，可分為電子和紙質的，電子的一般會有手機app，比如doit，記事本啊，相機啊，錄音機等；紙質的一般會有筆記本啊，便簽紙啊，A4紙等等。

因為工具多，所以收集時需遵循一個“歸口原則‘。歸口原則的意思是所有在不同時段不同工具上紀錄的東西最后都要收集到一個工具上來，那就是doit，因為這個是最方便查看的。

步驟二：處理

處理這個環節相當于是把收集箱中各種雜亂的任務通過處理變成非常規則的簡單可執行的下一步行動。

通過五個問題來構建處理器。

問題1：這是什么？（what）

問題2；需要近期執行嗎？（when）

如果是，則進入問題3，如果否則列入將來也許清單or垃圾箱。

問題3：復雜嗎？（how）

如果是，則列入項目清單，通過項目清單分解成下一步行動。如果否，則列入下一步行動清單。

問題4：下一步行動可以在2min內完成嗎？（now）

如果是，則立即執行；如果否則進入問題5.

問題5：需要其他人介入嗎？（who）

如果需要，則列入等待清單，如果不需要，則列入下一步行動清單。

過程中一共形成4個下一步行動清單，第一個下一步行動清單（A）是后面所有清單的集合，也就是說通過處理流程，將所有任務分解成了下一步行動后，形成了不同種類的下一步行動清單。

步驟三：組織

組織的作用相當于把同類的衣服收納進不同的柜子，組織的前提是數量多，因為組織也需要耗費時間，如果數量少到能夠一眼區分出他們的分類，那么就沒有必要進行分類。

組織的分類可有以下方式：項目化；日程；情境；優先級。

項目化:將同一個項目下的下一步行動歸類；

日程:將自己對自己的承諾和自己對他人的承諾分別歸類；

情境:根據不同情境進行分類，情境的分類一般有物理空間：家里，辦公室，外出等；工具使用：手機，電腦，筆記本等；項目化分類：工作，生活，娛樂等。

優先級:依據下一步行動的優先級進行分類，優先級會在項目內和今日代辦中劃分，也就是說先在項目中劃分優先級，再對今日代辦的所有下一步行動劃分優先級。

步驟四：檢視

檢視是在時間維度上的收集、處理、組織。

檢視分為日檢視和周檢視，由此與日計劃和周計劃相對應。

日檢視需要完成每日收集，每日處理和每日組織。也就是每日靈感收集，將靈感處理為下一步行動，為下一步行動設置情境，優先級，日程。

周檢視需要完成每周收集，每周處理和每周組織。也就是制定周計劃，將周計劃進行分解導入doit，為下一步行動設置情境，優先級，日程。

日檢視和周檢視的關系是，周檢視是制定每周所有的下一步行動清單，而日檢視是往每周行動清單中添加下一步行動，周檢視是水池，日檢視是進水水龍頭，我們的執行就是出水水龍頭。

步驟五：執行

執行環節是制定和完成日計劃的過程。執行四要素：情境 時間 精力 優先級

制定日計劃前完成日檢視，然后查看下一步行動清單，預估情境，將適合當日情境的下一步行動放入今日代辦，并查看時間是否在今日有效時間內以進行調整。

二、個人管理三大系統

從時間軸上劃分為年，月，周，日。左邊是時間軸上的總結，分別對應日志，周檢視，月復盤，年度成就事件（從日到年）；右邊是時間軸上的計劃，分別對應年度目標，月計劃，周計劃，日計劃（從年到日）。左右兩邊圍繞計劃和總結形成一個閉環，每個環節執行到位的話，整個地球就能正常運轉起來。整個地球是目標管理系統，而基于每天行動方面的周計劃，日計劃，日總結，周檢視是最基礎也是非常重要的行動管理系統，通過一步步完善行動管理系統的每一個環節，即便是在你沒有目標的情況下，也可以大大的提高你的執行能力。有了運轉良好的行動管理系統，才能將目標管理系統慢慢地運轉起來，所以行動管理非常重要。

第一駕馬車：目標管理系統

目標管理負責把控我們前進的方向，分為幾個維度：年目標，月計劃，周計劃，日計劃。每一個維度往下分解得到下一個維度。

目標管理的來源一般有工作，業余愛好，技能提升，身體素質，投資理財等等，囊括所有你自己想要做的事情。

第二駕馬車：項目管理傳統

項目管理負責將目標管理收集到的任務從縱向和橫向分解為多個可執行的下一步行動。可以通過縱向梳理流程，然后橫向分解每個流程的每個任務。

第三駕馬車：行動管理系統

行動管理負責提高我們做事的效率，行動管理的頂端來源于目標管理里的計劃，特別是從周計劃分解到日計劃，計劃的數量和質量都需要仔細思考，思考什么呢，自己的時間分數，自己的精力值，每周的場景等，以此來安排周計劃和每天的日計劃。行動管理的根基是回顧，包括兩個工具：時間開銷和日志。時間開銷提供每日時間消耗的事實證據，日志對其進行記錄并據此進行反思，反思我們的計劃和執行中的問題。時間開銷是日志的通過回顧我們對計劃進行調整，然后又回到行動管理這個系統。

目標管理就像我們挑選吃到嘴里的食物，而項目管理就好像牙齒等將食物進行咀嚼拆分，而行動管理則是我們的胃，將被咀嚼后的食物進行消化。如果胃部不舒服，則會進行反饋，那么我們的大腦就會控制嘴切換食物。

三駕馬車如何協同運轉？以行動管理系統為核心，三個系統并駕齊驅。

行動管理系統核心：

周計劃：收集周維度的任務并拆分為下一步行動，根據情景優先級等進行組織。

日計劃：以完成周計劃為目的，根據每日情景和自身精力，有效利用時間，將周計劃產生的下一步行動放入日計劃。

時間開銷記錄：有三個要素，時間、開銷、記錄。以任務為核心，用統一工具記錄完成每個任務消耗的時間（時間 開銷）。

日志：進行每日回顧，并選取一個事件進行反思，梳理出可執行的下一步行動。

三、用doit制定計劃

收集：

收集箱：可以分為周收集和日收集。周收集是指在制定周計劃的時候將所有想要完成的任務全部放入收集箱，日收集是指每日臨時想到的任務想法等。

處理：

如圖將一個任務加入到收集箱后，接下來點擊右鍵選擇轉化為項目，轉化為項目后，將項目拆分為下一步行動。

組織：為下一步行動選擇適宜的情景，確定好后拉到左側的情景（最必要情景）即可；然后為該項目下的所有下一步行動安排重要順序，每一個項目中建議只有一個最高重要性的下一步行動。

下一步行動：所有的下一步行動都來自于收集箱中的拆分，這里是所有下一步行動的集合。

執行：

今日待辦：以周計劃為核心，根據每天的情景、精力、有效時間將周計劃拆分出的下一步行動拉入今日待辦。

檢視（日回顧收集處理組織）：

1.回顧：每日檢查當日計劃完成情況，若還有未完成的根據任務必要性和完成所需的時間情景等考慮是否放入明日待辦。

3.組織：根據第二天的情景有效時間，預估自身精力，安排第二天的任務，將選中的下一步行動拉入明日待辦。

4.回顧：完善當日時間開銷記錄和寫反思日志。從反思日志中梳理出的下一步行動放入收集箱中，再進行處理組織。