時間管理100講|008【計劃】|世界時間大師的異曲同工

音頻鏈接:喜馬拉雅|時間管理100講

在前幾節的課中,我們分享了GTD的思想,今天我們將把這個思想,與另外幾個之前提及的時間管理的方法與理念,一并來做一個分享與對照,所有的理念都是相通的,這叫大道至簡,最終的道理都指向一個。

記得我們談到過德魯克先生講過的要做要事,我們也記得講過《高效能人士七個習慣》的作者史蒂芬柯維所提倡的做第二象限重要不緊急的事件,我們也談到過吃青蛙的理論,馬克吐溫講每天早上起來,我們要活吃一只大青蛙,那我今天就把這個青蛙的理論深入的來講一講。

博恩崔西把馬克吐溫的這個理念發展成為吃三只青蛙,也就是說重要的事情要做三件,人生不在于做多少事情,在于把重要的事情,首先做,用心做,做到極致。

戴維艾倫所談到的GTD,讓我們把所有的事務,大腦的想法,接收到的信息,全部都要裝在一個收件箱里面,也就是說要把它寫下來,或者裝在移動手機app的收件箱當中。

只有把一切事務收集下來,我們才可以對事件進行分類,刪除掉不做的,擱置將來做的事情,把剩下的要做的,分成日歷,分成清單。

清單呢,如果多,我們可以再細分成為,有截止日的和沒有截止日的,按照情景來分的清單,但總的來說就分兩種,一個叫日歷,一個叫清單。

日歷上面是特定時間要完成的,沒有重要與不重要的概念,當然了也許你約定了給某個人打電話,或者回電話,它不夠重要,但是因為你約定了某個時間,你還是必須要做,必須要做的事情,就要寫在日歷上,這里的必須指的是什么?指的是特定時間這個概念,在特定時間我們必須要做的事情,我們也可以這么來理解,叫固定時間和日期的行動。

除此之外的事呢,對時間的要求降低了,我們根據情景,它可以來適應變化,所以這樣的計劃才能趕得上變化。當然了日程表上,你還是會選擇相對比較重要的事,但是它少,不太影響大局,更重要的是我們如何管理清單上的事務,因為清單上的事務是多的,那怎么辦呢?

我們首先要做的是,尊奉這樣一個理念,叫要事優先,因為我們把事務都寫下來了,而且也用軟件把它裝在收件箱當中,我們進一步也做出了分類,所以我們就可以標注出重要的事情,我們把它稱作叫青蛙,青蛙一天不能太多,三只足以,三其是,是個概數,當你做完三件重要的事,你其實可以標新的三件重要的事,所以三其實是一個概數,不一定指具體的三件。

當能夠從清單當中找到要事,那我們首先也能夠做要事,我們就會讓自己的工作和生活在不斷的出成果,即使你做不到早晨一起來就去吃活青蛙,但是你也可以做到要事優先。

比如說在你具體的某一天,你可以先做日程表上的事情,到點就要做,比如說上午十點鐘要給某個人打電話,下午兩點鐘你約定外出要去見一個人,那你在這個特定的時間一定要完成。

除此之外,你就打開你整個的清單,你的清單上面有很多事,你就首先看到你現在所在的這個情景,比如在辦公室,你覺得在這里可以很好的辦公,也沒有什么打擾,你就可以先吃掉在這個情景下,也就是這個情景清單上面最重要的青蛙。

也許你在做的過程當中有緊急的事件發生,你有兩個小方案去對付它,第一,當然去臨時處理一下,那你回過頭來,還是要去做這個重要的事情,第二,你這件事情呢,不足以緊急到讓你停下手頭的工作,那你就可以把它記錄下來,你就先繼續做原來安排的事情,回過頭來再去處理,其實這就是我們講的青蛙的理論,所以當我們運用了GTD的思想,能夠把所有的事情記錄下來,我們就可以分類,當我們有了分類之后,我們就可以標出哪些事情是重要的,然后可以根據我們所在的情景優先去完成。

當然你可能聽了這么多節課,你還是做不到,很多人評論告訴我說,它有拖延癥,他還是不能夠專注,這其實就是另外一個話題了,我們在后續的課程會陸續分享。

那這今天我們的核心講的是吃青蛙的理論,這必須建立在收集和對事件分類的基礎上,我們把它稱作為,易效能時間管理三個流程,收集、排成、以及我們下一步要講的行動。

這三個流程足以讓我們能夠收集所有的事務,對事情進行分類,輕重緩急,然后挑出要事,執行的時候我們就是要去做要事,下一節課我們來講講執行是怎么回事,清單上的事情怎樣才能執行完成,謝謝大家的聆聽。

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