本文主要講述英語(yǔ)寫作中的應(yīng)用寫作。上學(xué)的時(shí)候我們接觸過(guò)英文的便簽條、請(qǐng)假條、道歉信等等，實(shí)習(xí)工作的時(shí)候要寫職場(chǎng)郵件，這些都屬于應(yīng)用文寫作，有著和考試作文不一樣的結(jié)構(gòu)和要求。
要求
多書面語(yǔ)，少用不用口語(yǔ)詞和縮略語(yǔ)。因?yàn)猷]件白紙黑字甚至能成為證據(jù)，因此在杜絕語(yǔ)法錯(cuò)誤和歧義的基礎(chǔ)上，一定要使用正式的用詞和句式。書面語(yǔ)和口語(yǔ)是正式和非正式的區(qū)別，需要注意：
中文——書面語(yǔ)——不合適、需要被替換的詞
問(wèn)題——issue——problem
解決問(wèn)題——address——solve
核實(shí)——clarify/verify——check
關(guān)于某事—— concerning/regarding——about
盡快回復(fù)的快——prompt——fast
有時(shí)間——time available——have time
截止日期——by+日期——before+日期
此外——BTW——additionally/inaddition
客氣禮貌。所以，開(kāi)頭和結(jié)尾不能開(kāi)門見(jiàn)山，需要先進(jìn)行寒暄。郵件正文是為了解決某事或要求對(duì)方配合，需要多使用問(wèn)句、虛擬語(yǔ)氣、被動(dòng)態(tài)和條件假設(shè)等表示禮貌。
條理清晰。發(fā)郵件的目的是溝通達(dá)成共識(shí)，因此有條理可以讓對(duì)方了解：發(fā)件人是針對(duì)哪些問(wèn)題、郵件共說(shuō)到了幾件事、事件的進(jìn)展或要求是什么。因此，需要使用項(xiàng)目符號(hào)或者是連接詞句，或者也可以用空行表示一段意思的結(jié)束。
郵件常用句式
一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)用文由四個(gè)部分組成：稱呼、寒暄、正文和結(jié)尾。
就稱呼來(lái)說(shuō)，常用Dear親愛(ài)的或者M(jìn)r.先生、Ms.女士。在海投和不知道對(duì)方性別的時(shí)候，一般使用To whom it may concern,（換行）Dear Sir or Madam,。需要注意英文與中文稱謂后的標(biāo)點(diǎn)不一樣，中文是冒號(hào)，而英文是半角逗號(hào)。
寒暄是表示感謝來(lái)信或者抱歉需要再澄清。Glad to receive your e-mail.或者Apology for the misunderstanding.。
正文是重頭，一般是為了解決問(wèn)題或者達(dá)成共識(shí)，現(xiàn)在文明即使?fàn)幊骋彩且獥l理清晰、彬彬有禮。在要求對(duì)方提供信息或者是配合，通常應(yīng)當(dāng)使用問(wèn)句來(lái)請(qǐng)求對(duì)方允許，特別是帶有情態(tài)動(dòng)詞的問(wèn)句。比如請(qǐng)問(wèn)您可以給我一些信息嗎？Could you please Give more details? 我可以……嗎?May I……?
使用條件假設(shè)也可以表示客氣禮貌。比如，“如果你能夠提供幫助，我們將會(huì)非常感謝”We will appreciate it if you could help. Appreciate it是特殊句式，it作為獨(dú)立賓格，表示的是后面的從句，但容易出現(xiàn)語(yǔ)法錯(cuò)誤，因此一定要仔細(xì)。
此外，職場(chǎng)通常是多部門之間的配合，發(fā)郵件在溝通之外也理清各自的權(quán)責(zé)，因此有些小細(xì)節(jié)要特別注意。首先，在問(wèn)題涉及到我方行為，尤其是負(fù)面的情況，應(yīng)當(dāng)盡量隱去we和I作為主語(yǔ)，使用被動(dòng)態(tài)或者it形式主語(yǔ)，而不是以我們公司做主語(yǔ)。例如，很抱歉給您造成了麻煩Sorry
for the inconvenience made to you.。還有為了避免以后的麻煩，可能提前找客觀的不足，比如時(shí)間緊任務(wù)重due to time limitation/ concerning limit resources available at this
time等。
結(jié)尾部分的內(nèi)容通常是期待對(duì)方回復(fù)、樂(lè)意為對(duì)方提供服務(wù)或者表示感謝。期待盡快收到您的回復(fù)Looking forward to your reply，注意Looking forward to的to不是非謂語(yǔ)不定式而是介詞，因此后面加名詞。表示出了問(wèn)題樂(lè)意為對(duì)方服務(wù)Should there be any problem, please feel free to contact me.，要使用虛擬語(yǔ)氣的原因是表示我司提供的合作服務(wù)出問(wèn)題的可能性很小，可以翻譯成中文的假如萬(wàn)一；Should放在開(kāi)頭需要進(jìn)行倒裝；feel
free是一個(gè)常用搭配，表示不用擔(dān)心（會(huì)造成麻煩）。感謝對(duì)方閱讀和配合Thanks for your time and corporation。
總之郵件要求稱呼準(zhǔn)確，開(kāi)始和結(jié)尾有固定套路，主體部分要使用書面語(yǔ)和清晰條理，同時(shí)也使用情態(tài)動(dòng)詞、問(wèn)句、虛擬語(yǔ)氣等等特殊句式來(lái)達(dá)到目的。
