職場生活中，郵件是必不可少的伙伴，項目溝通，日常事宜跟進都少不了郵件往來，有句話說：“you’re what you deliver”。你的郵件反映你的職業(yè)素養(yǎng)，你的文字反映你的思想。一封專業(yè)的email會為你塑造良好的職業(yè)形象，今天我們來說說寫郵件的一些原則吧。畢竟不懂郵件禮儀，怎么混職場？
目的明確原則
在你發(fā)送一份郵件之前，先問自己兩個問題：
為什么我需要發(fā)送這份郵件？
我需要從收件人處獲取什么？
如果你不知道發(fā)送郵件的目的通常是浪費自己和他人的寶貴時間。
標(biāo)題清晰原則
一封郵件，標(biāo)題應(yīng)該是高度概括你的主題思想。說幾個以前看到的標(biāo)題：
你好
春花秋月何時了
我是XXX，來自XXX，想要請教XXX，希望你可以XXX時間和我見個面......
一個不好的標(biāo)題往往會讓人抓狂。第一個標(biāo)題“你好”，簡單到不知道要表達什么，沒有任何和郵件正文相關(guān)的內(nèi)容；第二個標(biāo)題“春花秋月何時了”，抽象到不明所以，請問是作詩還是猜謎？第三個標(biāo)題過于冗長，明明是要在正文說的內(nèi)容，就不要全部放在標(biāo)題啦，沒有人可以有耐心全部看完。
好的標(biāo)題簡單明了揭示你的郵件主題，讓人一目了然。舉幾個例子：
會議邀請：將于X年X月X日在XX舉辦XX活動，邀請您蒞臨指導(dǎo)
就XX公司的方案稿第三次修改版請過目
“一封郵件一件事”原則
郵件和商務(wù)會議有所不同，會議上通過的議程越多，可能會議越高效。但是郵件相反，郵件中你涉及的主題越少，郵件溝通越有效。
同理心原則
同理心就是你可以通過別人的視角來看問題。當(dāng)你這么做的時候，你可以理解別人的感受和想法。
當(dāng)你寫郵件的時候，想想收件人的立場和看問題的角度：
我怎么樣表達這句話更好讓他人理解？
如果我看到這封郵件，我會怎么想怎么做？
簡潔原則
如果你是第一次給他人發(fā)郵件，最好簡單陳述你們的關(guān)系，比如你們是通過什么會議或者經(jīng)由誰介紹得知對方的email。在郵件的簽名處留下你的姓名，職位，公司網(wǎng)頁往往是不錯的選擇。
盡量使用簡潔的詞語和句子還有段落。用簡單句式可以表達的意思就不要使用長句。
“五句話”原則
有一句說：“少于五句話的郵件會顯得粗魯唐突，多于五句話的郵件可能會浪費時間。當(dāng)然有的時候不一定能確保你的郵件正好就是五句話啊，但是在大多數(shù)場合，五句話可能足以概括你的表達內(nèi)容。
標(biāo)準(zhǔn)化原則
保持郵件精煉的秘訣是什么？你可以采取一個標(biāo)準(zhǔn)模板：
問候：一般通常是Dear XX;
贊揚或者傳遞關(guān)心：很高興在XX場合見到你或者希望你最近一切都好等問候或者傳遞關(guān)心的語句
寫郵件的目的：這封郵件主要是想和您商討……或者這封郵件希望……
呼吁行動：當(dāng)你表達完你寫郵件的目的，不要指望收件人就會知道應(yīng)該怎么做，你要告知收件人你希望對方采取的行動。比如：“你可以周五之前給我設(shè)計方案嗎？”或者“下午兩點來我辦公室我們再深入探討一下這件事吧。”
結(jié)語：結(jié)語通常應(yīng)該涵蓋你對收件人的感謝。比如：“謝謝你付出的努力和時間。”或者“如果你有什么問題，請告知我。”
簽名：郵件的簽名應(yīng)該涵蓋你的一些信息，包括你的姓名，職位，公司等相關(guān)信息。
積極性原則
當(dāng)你可以使用主動語態(tài)，就別使用被動語態(tài)。舉個例子：
我扔球了。
球被我扔了。
主動語態(tài)更適合閱讀也更能激發(fā)行動和責(zé)任。因為主動語態(tài)中，事情發(fā)生改變是因為人們采取的行動。而在被動語態(tài)中，事情的改變好像是來自它們本身。
“按照說話來寫作”原則
按照溝通的正式程度來劃分：
當(dāng)面溝通＞電話溝通＞郵件溝通。
按照你說話來寫郵件的原則會讓你的郵件看上去更加有禮貌和有親和力。你不會一開口就是長篇大論，你會盡量選擇簡單的詞句。同時要讓你的郵件反映你在真實世界的樣子。如果你不會當(dāng)面對別人說的話，那么在郵件中也不要提及。
檢查潤色原則
當(dāng)你發(fā)送郵件之前，最好認(rèn)真檢查一遍，初級的檢查包括：
是否有錯別字？
詞語是否使用恰當(dāng)？
標(biāo)點符號是否正確？
接著你可以問問自己下面的問題：
我的要求表達清楚嗎？
郵件里面有沒有一些容易造成誤解的地方？
如果我是收件人收到這封郵件的感受會是怎樣的？
請記住，你已經(jīng)不是小孩子了，不宜在郵件中使用那些滑稽的表情圖案，如果是英文郵件，盡量不要使用縮寫，容易讓人費解。商業(yè)世界里你的郵件應(yīng)該具備專業(yè)度，不是發(fā)朋友圈寫微博娛樂搞怪。
看完這些發(fā)郵件的小Tips，是不是覺得發(fā)好一封郵件也是不容易？職場當(dāng)中無小事，你做的每一件事都是你職業(yè)化的體現(xiàn)，你必須讓自己專業(yè)，才能得到專業(yè)的對待。修行在當(dāng)下，職場無小事。
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讓我知道你來過
