Excel會為某些輸入的數值自動應用數字格式。而在大多數情況下，用戶輸入到單元格中的數據都是沒有格式的。這樣的數據缺乏身份標記，無法直觀地告訴用戶自己究竟是一串電話號碼、一個日期，或是一筆金額，還是一個比率。
為了幫助用戶提高數據的可讀性，Excel提供了多種數據進行格式化的功能。除了對齊、字體、字號、邊框、單元格顏色等常見的格式化功能以外，更重要的是Excel特有的“數字格式”功能，它可以根據數據的意義和表達需求來調整顯示外觀，以完成匹配展示的效果。
例如在如圖1所示的表格中，A列是原始數據，B列是格式化后的數據，通過比較可以明顯地看出：通過設置數字格式，可以提高數據的可讀性。
注意：設置數字格式雖然改變了數據的顯示外觀，但并沒有改變其數據類型，更不會影響數據實際值。
Excel內置的數字格式大部分適用于數值型數據，因此稱之為“數字”格式。但數字格式并非數值數據專用，文本型的數據同樣可以被格式化。用戶可以通過創建自定義格式，為文本型數據提供各種格式化效果，如圖1中的第15行~第17行所示。
要對單元格中的數據應用格式，有以下3種方法。
（1）使用【開始】選項卡中的【數字】命令組；
（2）快捷鍵；
（3）借助【單元格格式】對話框。
一、使用功能區命令
在Excel【開始】選項卡上的【數字】命令組中，【數字格式】組合框會顯示活動單元格的數字格式類型。單擊其下拉按鈕，可以選擇12中數字格式，不同格式的效果如圖2所示。組合框下方預置了5個較為常用的數字格式按鈕，包括【會計專用格式】、【百分比樣式】、【千位分隔樣式】、【增加小數位數】和【減少小數位數】，如圖3所示。
在工作表中選中包含數值的單元格或區域，然后單擊以上按鈕或選項，即可應用相應的數字格式。
關于各個格式按鈕的具體作用，如表1所示。
按鈕按鈕作用
會計專用格式在數值開頭添加貨幣符號，并為數值添加千位? 分隔符，數值顯示兩位小數
百分比樣式以百分數形式顯示數值
千位分隔樣式使用千位分隔符號數值，顯示兩位小數
增加小數位數在原數值小數位數的基礎上增加一位小數位
減少小數位數在原數值小數位數的基礎上減少一位小數位
常規未經? 特別指定的格式，為Excel的默認數字格式
貨幣與會計專用格式類似，但貨幣符號的位置稍有不同
長日期與短日期以不同的樣式顯示日期
二、使用快捷鍵引用數字格式
通過鍵盤快捷鍵也可以快速地對目標單元格和區域設定數字格式。常用的一些快捷鍵如表2所示。
三、使用【單元格格式】對話框應用數字格式
如果用戶希望在更過的內置數字格式中進行選擇，可以通過【單元格格式】對話框中的【數字】選項卡來進行數字格式設置。選中包含數據的單元格或區域后，有以下幾種等效方式可以打開【單元格格式】對話框。
（1）在【開始】選項卡的【數字】命令中單擊【對話框啟動器】；
（2）在【數字】命令組的格式下拉列表中單擊【其他數字格式】項；
（3）在鍵盤上按組合鍵；
（4）單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”。
打開【單元格格式】對話框后，選擇【數字】選項卡，如圖4所示。
【分類】列表中顯示了Excel內置的12中數字格式，除了“常規”和“文本”外，其他每一種格式類型中都包含了更多額度可選樣式或選項。在【分類】列表中選中一種格式類型后，對話框的右側就會顯示相應的設置選項，并根據用戶所做的選擇將預覽效果顯示在“示例”區域中。
例1通過【單元格格式】對話框為數值設置數字格式
如果要將如圖5所示的表格中的數值設置為人民幣格式，顯示兩位小數，負數顯示為帶括號的紅色字體，可按以下步驟操作。
步驟1選中A1:A5，按組合鍵打開【單元格格式】對話框，單擊【數字】選項卡；
步驟2在【分類】列表框中選擇“貨幣”，然后在對話框右側的【小數位數】微調框中設置數值“2”，在【貨幣符號】下拉列表中選擇“￥”，最后在【負數】下拉列表中選擇帶括號的紅色字體樣式；
步驟3單擊【確定】按鈕按成設置。格式化后的單元格顯示如圖6所示。
【單元格格式】對話框中12類數字格式的詳細解釋如表3所示。
數字格式類型特點與用途
常規數據的默認格式，即未進行任何特殊設置的格式
數值可以設置小數位數、選擇是否添加千位分隔符，負數可以設置特殊樣式（包括顯示負號、顯示括號、紅色字體等幾種樣式）
貨幣可以設置小數位數、貨幣符號。負數可以設置特殊演示（包括顯示負號、顯示括號、紅色字體等幾種樣式）。數字顯示自動包含千位分隔符
會計專用可以設置小數位數、貨幣符號，數字顯示自動包含千位分隔符。與貨幣不同的是 ，本格式將貨幣符號置于單元格最左側進行顯示
日期可以選擇多種日期顯示模式，其中包括同時顯示日期和時間的模式
時間可以選擇多種時間顯示模式
百分比可以選擇小數位數。數字以百分數形式顯示
分數可以設置多種分數 顯示模式，包括顯示一位數分母、兩位數分母等
科學記數以包含指數符號（E）的科學記數形式顯示數字，可以設置顯示的小數位數
文本將數值作為文本處理
特殊包含了幾種以系統區域設置為基礎的特殊格式。在區域設置為 “中文（中國）”的情況下，包括3中中國特有的數字格式：郵政編碼、中文小寫數字和中文大寫數字
自定義允許用戶自己定義格式，其中Excel已經內置了部分自定義格式，內置的自定義格式不可刪除
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