在e-learning系統(tǒng)里學習了一“商務禮儀”的系列課程，其內容除了熟悉的名片遞送、電話接聽、傳真收發(fā)、儀容儀表、待人接物禮儀課外，還有工作中常用的郵件禮儀。
若問大伙，你會寫郵件嗎？
相信，得到的答案是“of course”
的確，只要懂得軟件操作，打開電腦，進入郵箱一鍵打完，點擊發(fā)送即可，比起紙郵方便百倍，又有什么難度的。
很抱歉，初入職場時，個人曾因對于郵件收發(fā)細節(jié)的忽略，掉進了它的“陷阱”還哭了鼻子。
記得那時因工作經驗欠缺，就跟在師傅后面做些班級資料準備、通知學員上課、郵件匯報的輔助工作。
一日，一新人崗前培訓封閉班結束后，回到辦公桌，將關于本班級的培訓總結、學員動態(tài)、上課情況、考核成績等便以郵件發(fā)送、抄送給相關主管。干完活后，想到明天可以調休，不免有些興奮。
未曾想，正偷著樂時，師傅氣哄哄過來劈頭一句：“連郵件都不會寫嗎？”
我：“會啊，早都用內網發(fā)出去了，師傅放心”
師傅：“放心就不來找你，自己打開看看，你用的標題覺得收件人看嗎？那些人放在發(fā)送欄、那些放抄送欄不清楚的？咱倆有什么不能說的秘密，您老還要密送我？正文的內容就一筆帶過完了？再有不懂將附件內容打包發(fā)送，減少他人的麻煩？不明白一屋不掃何以掃天下的道理嗎？細節(jié)！！！”
一連串的的質問，讓我頗覺尷尬，之前的小確幸因一封低品質的郵件被弄的一臉沮喪。好在，罵歸罵，教還是要教的，發(fā)完火氣，他還是耐著性子傳授了些郵件上的注意事項，后隨著“郵件禮儀”被編寫為課程進入培訓課堂后，我對那個重重的“細節(jié)”二字更加明了。
估摸著，有公司電子郵箱是本公司開發(fā)的專用內網，也有些是借用163、126、139或者QQ郵箱，不論哪種，其具備的要素基本是類似的：收件人、抄送人、密送人、主題、正文、附件、簽名（電子名片）
1.收件人、抄送人、密送人
①收件人：是處理郵件主要事情的接收人，當他收到后是需要對發(fā)件人給予反饋的。正如我前面將學員培訓的的相關資料只需發(fā)以“師傅”做收件人即可，他是本班帶班主任，管理整體上，對于簽到、電話、考試之類的情況則有身為助教的我來整理后發(fā)送給他，再由他在核查無異議后，發(fā)送給培訓中心總負責人。
②抄送人：抄送的目的是將情況告知與此事相關的人員，對方可以回復亦可不回復，起到通氣的作用，比方參訓學員的動態(tài)，就需要他們業(yè)務部的直系主管知曉，故而在發(fā)給班主任的同時，也應該抄送他們，以便大家及時溝通。
填寫抄送人時，需要注意的是安排好他們的順序，這還是很講究的，就像通常在布置會議桌時，會看到職位高的居中，次之居左，再次之居右，抄送欄也講究高低順序以示尊重。
③密送人：既然是密送只有自己和被密送的人能看到，對于密送的功能各有不同，個人工作中用到極少。
2.主題
主題正像文章的標題，若毫無吸引力或是表達不清晰，會很可能被看者當做無用內容不屑一顧。
當然郵件主題為工作方便，也無需做標題黨，刻意用一些華美詞語，須以反映郵件附件內容精髓為原則，建議簡單實用為主。比方“關于某年某月舉辦某培訓班的通知”“關于第幾期培訓班班級情況匯報”“關于某班級預算申請的方案”….，如果郵件內容急需對方處理，個人會借助手機短信（微信）甚至電話告知說明（畢竟大家都忙，人家不見得守在電腦旁）
有時為了偷懶，會直接轉發(fā)以前郵件或他人郵件，標題會出現(xiàn)FW、RE的字母，不妨做個有心人動動鍵盤將其刪掉，正文中若有以前的文字也建議調整，畢竟關于個人態(tài)度。
3.正文
有了標題，若無正文就顯得有骨無肉，誰喜歡面對硬邦邦的骨頭來？所以郵件的正文是一定不能少的，編寫正文內容不但告知了對方你的附件里有什么內容，而且重要問題可以在正文部分重點說明，還節(jié)約了對方的時間，何樂而不為？
正文不是作文，不需要寫1500字，只要將重要的事項表達清楚即可。個人郵件正文常用總分總的方式
舉例：
第一步：某某好，附件內容為某某事項，請查收，謝謝！（稱呼，敬語）
第二步：煩請?zhí)幚淼倪m宜1、2、3（字體大小適中，不建議常用紅色字體，斜體，可以出現(xiàn)笑臉的符號但也保持嚴謹，郵件不是ppt無序過于修飾著色)
第三步：感謝您的查閱，祝工作順利/愉快／好運／冬安(禮貌語)
正文最后往往帶有個人簽名方便雙方聯(lián)系，包含姓名、工作地址、聯(lián)系方式、郵箱之類的內容，此點許多郵箱都可以簽名欄里預先設置好，無需重復填寫。
4.附件
上述工作都做完后，勿忘添加附件，否則可真是尷尬到家啦，個人一般先添加附件再做前面的動作。
前面師傅批評，不懂得“打包”壓縮，為對方著想節(jié)約他人時間。并非附件都要打包，若僅有1～2份文件，打包反而適得其反，若文件在5份左右或更多，可打包發(fā)送給對方。
時下微信盛行傳送文件比以前更加便捷，但郵箱還有其不可替代功效，即便用微信發(fā)送工作資料，郵件中的禮儀也與之相通。
