圖文/于諾/可否占用你吃個桔子的時間？?
郵件是我們?nèi)粘＾k公最重要的正式溝通工具，平均我每天會收發(fā)50封郵件。
作為辦公工具，發(fā)揮其最大功效不僅提高了我的工作效率讓領(lǐng)導(dǎo)對我更加贊賞，而且讓我可以準(zhǔn)時下班，早些開始享受精彩的業(yè)余生活，也可陪家人吃晚飯。
下面是工作5年升任世界500強HR經(jīng)理“老司機”發(fā)郵件時會注意的100個小細(xì)節(jié)，你想不想?yún)⒖寄兀?/p>
PS.因最近使用的是OUTLOOK郵箱，本文郵箱皆指該郵箱，如有需要下次再了解其它郵箱更新。
本文主要圍繞發(fā)郵件、收郵件、郵件存儲、郵件自動回復(fù)設(shè)置展開。
進入正題，開始跟著老司機學(xué)習(xí)如何把郵箱運用到“極致”。
01
發(fā)郵件的細(xì)節(jié)
『01』郵件發(fā)送VS抄送，通常發(fā)送對象需對郵件做出響應(yīng)或回復(fù)，而抄送的一般是領(lǐng)導(dǎo)或者不需回復(fù)只需了解郵件內(nèi)容的收件人。
『02』郵件抄送小妙用。當(dāng)你完成或正在做一個工作而直屬上司不知道時，工作郵件溝通時抄送你的直屬領(lǐng)導(dǎo)，讓其了解你的工作內(nèi)容和成績。
『03』關(guān)于密抄，我舉個例子說明。我們公司最近在做全員考核方案，做考核的同事初步擬定方案后需征詢各部門領(lǐng)導(dǎo)的意見，于是給各位部門領(lǐng)導(dǎo)發(fā)郵件并抄送公司領(lǐng)導(dǎo)。因工作原因我需要了解這封郵件內(nèi)容，但以我的級別放在發(fā)送和抄送都不合適，于是可以秘密抄送我。
『04』收件人注意細(xì)節(jié)放在文首，并不是在發(fā)郵件的時候第一步添加收件人。千萬記住，郵件全部編輯好后最后一步再添加收件人，不然手滑你會后悔莫及。我曾經(jīng)剛輸入稱謂，手滑把郵件發(fā)出了，然后就沒有然后了，被領(lǐng)導(dǎo)K。
『05』郵件主題，郵件主題至關(guān)重要一定要認(rèn)真對待。建議一項工作一封郵件一個主題，方便收件人快速獲取郵件信息和發(fā)件人日后按照主題查詢郵件。
『06』郵件主題示例，“呈審閱，關(guān)于……的請示”、“呈審批，關(guān)于……的請示”、“請閱處，……”等等。
『07』稱謂，領(lǐng)導(dǎo)要尊稱，平級和下屬的稱謂要顯親切，切記不可無稱謂。稱謂不需空行。
『08』郵件正文設(shè)置首行縮進兩個字符，正文內(nèi)容保持簡潔具體。不要在郵件中聊私人事情，開不適當(dāng)?shù)耐嫘Α?/p>
『09』郵件附件，不同內(nèi)容的附件建議分開發(fā)。如同個主題有3個以上附件，聯(lián)系壓縮打包一起打，并標(biāo)明附件名稱。在落款前，對附件進行簡要說明。
『10』需收件人回復(fù)的郵件。如向領(lǐng)導(dǎo)或同事，外部單位咨詢相關(guān)事宜，加“煩請回復(fù)為盼，感謝”。如郵件向同事或平級收集相關(guān)信息，注明“請某某日期之前回復(fù)”，如回復(fù)有格式要求請附上回復(fù)格式，并使用顯眼的顏色進行標(biāo)明。這樣收集的信息格式規(guī)范，減少了整理格式的工作，且讓收件人對郵件回復(fù)要求一目了判。
『11』郵件落款簽名，如已附電子名片則無需添加其它信息。如未附請?zhí)砑影l(fā)件人聯(lián)系方式、姓名、所在部門、職位、聯(lián)系地址等相關(guān)信息。落款不需空行。
『12』郵件標(biāo)注，按郵件重要性和緊急性進行標(biāo)準(zhǔn)。
『12』閱讀回執(zhí)，如需回執(zhí)請加上，特別重要的郵件一定要電話提醒。
『13』郵件中常見小錯誤，郵件編輯好后對日期，發(fā)送對象進行再次檢查確認(rèn)。
『14』確認(rèn)郵件已發(fā)出。檢查確認(rèn)后發(fā)送郵件，在已發(fā)郵件中查看，確認(rèn)郵件是否正常發(fā)出。
『15』郵件發(fā)出后才發(fā)現(xiàn)錯誤怎么辦？如發(fā)出的郵件有錯誤，且錯誤必須更正，請立即撤回郵件。對錯誤內(nèi)容修改后重發(fā)，并確保正確，經(jīng)常有同事發(fā)郵件撤回三四次，其實這樣很不職業(yè)。為避免已閱讀錯誤郵件的收件人弄混淆，請在重發(fā)郵件的主題中括號備注“以此為準(zhǔn)”。
『16』郵件在哪里撤回？小鮮肉問，在哪撤回郵件呢？小姐姐此處補圖。
在已發(fā)郵件中找到需撤回的郵件并點開。
02
郵件回復(fù)
『01』怎么區(qū)分哪些郵件需要看？有時一天收五六十封郵件，工作繁忙沒有時間一一點開看怎么辦？
『02』根據(jù)重要性標(biāo)注和主題進行篩選查閱。部分發(fā)件人發(fā)的郵件不需要查閱，可以設(shè)置自動刪除，這類郵件就不會再出現(xiàn)在收件箱。例如部分廣告郵件。
『03』查看郵件后針對需要回復(fù)的郵件，如可按要求回復(fù)則盡快按要求回復(fù)?；貜?fù)有困難或無法在規(guī)定期限內(nèi)回復(fù)其需要內(nèi)容的，請將具體原因告知發(fā)件人。無明確回復(fù)期限的，可咨詢期限，以免耽誤工作進展。
『04』關(guān)于郵件回執(zhí)回執(zhí)，如不想讓對方知道你已閱讀郵件，可選擇不發(fā)送閱讀回執(zhí)。
03
郵件存儲
郵箱常提示存儲空間不足怎么辦？當(dāng)我們郵件箱里郵件收滿之后就會接受不到新的郵件了，這時我們應(yīng)該怎么做呢？
開始工作半年的時候就遇到這個問題，請教同事，同事教我刪郵件，把不需要的全部刪掉，可搜索主題或發(fā)件人進行批量刪除。
可是，就算批量刪除郵件，沒過幾天，郵箱又提示存儲空間不足怎么辦？
看來直接刪郵件治標(biāo)不治本，還得上大招。
郵箱存在于郵件服務(wù)器上，而服務(wù)器由 Internet 服務(wù)提供商 (ISP) 維護。發(fā)送到的電子郵件地址的郵件先會發(fā)送到郵件服務(wù)器上的郵箱。然后，計算機上的電子郵件軟件從郵箱中提取郵件。存儲的電子郵件數(shù)量有一個限額，最大郵箱大小是由 ISP 設(shè)置的。當(dāng)郵件超出此限額時，便不能再接收新的郵件。
方法一：縮短郵件副本在郵箱中保留的時間長度。
第一步：首先啟動 Outlook 2010。單擊文件選項卡，然后單擊信息、帳戶設(shè)置、帳戶設(shè)置。
第二步：顯示帳戶設(shè)置窗口后，在電子郵件選項卡上的名稱下選擇您的電子郵件帳戶，然后單擊更改。
第三步：在下一個窗口中單擊更多設(shè)置。
第四步：在高級選項卡上的傳遞下，應(yīng)該已選中了在服務(wù)器上保留郵件副本復(fù)選框。此選項意味著郵件軟件提取郵件后，郵件副本將保留在郵箱中。您是否還看到 x 天后刪除服務(wù)器上的郵件副本選項？在這里您可以選擇是否在指定的天數(shù)后自動從郵件服務(wù)器上刪除郵件。
方法二：添加Office Outlook個人文件夾文件。
步驟一：文件-->賬號設(shè)置-->賬號設(shè)置-->數(shù)據(jù)文件-->添加（里面選擇：Office Outlook個人文件夾文件）新建之后，將新建項“設(shè)為默認(rèn)值”，如圖：
步驟二：然后，在‘電子郵件’里進行設(shè)置，將該賬戶關(guān)聯(lián)此數(shù)據(jù)文件，點‘更改文件夾’，然后選擇要用的數(shù)據(jù)文件（下面這個圖是我設(shè)置好之后截的）。
現(xiàn)在，再看一下郵箱，原本默認(rèn)文件夾里的郵件現(xiàn)在都已經(jīng)放在了剛才新建的數(shù)據(jù)文件下面了！
04
自動回復(fù)設(shè)置
前段時間接連收到多封群發(fā)的休假郵件，著實煩人。通常報完公文休假時，只需給直屬領(lǐng)導(dǎo)、人資休假管理員發(fā)郵件備案，并做好工作交接寄行，真的沒必要讓全公司的人都知道你在休假。
要休一天以上假期時，設(shè)置郵箱自動回復(fù)吧。讓給你發(fā)郵件的同事了解你的休假世間、工作交接情況。
自動回復(fù)要包括哪些內(nèi)容？休假人休假時間、休假期間工作交接情況、工作交接人的聯(lián)系方式、休假人的緊急聯(lián)系方式（供緊急情況和交接人不能處理情況時聯(lián)系）。自動回復(fù)設(shè)置步驟如下。
好啦，本篇郵箱使用細(xì)節(jié)就先更新到這了，郵箱其它功能會在之后的簡文中更新。
嗨，感謝在簡書與你不期而遇。我是于諾，一個不輕易許諾，但一諾千金的小姐姐。我會定期在簡書更新原創(chuàng)職場技能、化妝美搭、吃貨攻略。
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簡友們，莫要忘記噢，我叫于諾。我拒絕搬運沒有營養(yǎng)的雞湯，堅持每篇內(nèi)容原創(chuàng)。
