在制作 PPT 時，大量重復工作占用了我們大部分時間。如何處理重復性工作是提高 PPT 制作效率的關鍵之一。

我把重復性的工作分為兩類：

1. 可合并的重復工作，我們姑且叫它偽重復；
2. 不可合并的重復工作，我們姑且叫它真重復。

一、偽重復

偽重復的意思是可以通過合適的方法可以把重復操作合并為一次，其實不算真正的重復操作。下面我們來看看幾種偽重復的處理方法。

1. 全部選擇，一次操作

以下操作相信大家都會。

一次選擇，統一操作

那么下面這個例子呢？把 6 張大小不一的圖片改成大小統高度的圖片。同樣的道理，全選，在格式里直接填寫統一的高度就行了。

統一高度

操作其實很簡單，關鍵是大家要有一個統一操作的思維（上面的操作還用到了對齊）。

2. 提前規劃，利用母版

之前我們還講過母版，母版就是合并重復操作的一種高效手段之一，大家可以點擊這里回顧。

3. 利用格式刷、動畫刷

除此之外，PPT 中的格式刷、動畫刷都是把重復操作合并為一次的利器。這里介紹使用格式刷的一個小技巧，雙擊格式刷，就可以連續刷了，直到按 ESC 鍵為止。

格式刷的例子

同樣，動畫刷也可以雙擊連續刷。

動畫刷的例子

二、真重復

上面我們講了偽重復的幾種情況。那么真重復怎么辦？真重復的意思是說一步也不能省，合并不了。既然合并不了，我們只有想辦法提高每一步的效率——使用快捷鍵。

使用 F4

之前介紹快捷鍵的文章里我們已經說過使用 F4 來重復上一個操作。下面我們來多看幾個例子。
使用 F4 等間距復制元素
第一次我們按住 Ctrl 加鼠標拖動方塊，復制一次。然后連續按 F4，根據重復上一個動作，我們就得到了等間距排列的方塊。

使用 F4 等間距復制元素

使用 F4 操作表格
下面是利用 F4 快速添加行以及快速合并單元格，全部都是第一次需要鼠標點擊，后面全部按 F4 快速重復上一步操作。

操作表格

使用 F4 修改文字顏色
我們經常要給文字中的重點加亮、加粗或者改變顏色，使用 F4 可以大大提高效率。

修改文字顏色

使用 Ctrl + D

Ctrl + D 的是 Ctrl + C 和 Ctrl + V 的合并。意思是點擊 Ctrl + D，就完成了復制和粘貼的操作，可以省下一步。

下圖我使用 Ctrl + D 復制了很多方框，按 Ctrl + A 全選之后按 Ctrl + G 組合，然后繼續按 Ctrl + D 復制了一次，然后按住 Shift 旋轉了 90 度。

大量復制

使用 Ctrl + Z 和 Ctrl + Y 的組合

Ctrl + Z 是撤銷上一個操作，有時候我們發現撤銷錯了，或者是為了對比撤銷前后的效果，可以按 Ctrl + Y 重復撤銷的動作。下圖是更改圓圈顏色之后反復按 Ctrl + Z 和 Ctrl + Y 的效果。

撤銷和重做

三、總結

本期我們介紹了偽重復和真重復，本質上就是能合并的重復操作我們盡量合并，不能重復的操作我們利用快捷鍵提高每一步重復的效率。希望大家在制作 PPT 的過程中可以利用以上技巧節省時間。