這是我在知乎上的一個回答。如何提高PPT制作效率，今天簡單說一下我的想法。
任何一個領域的知識，都可以劃分成三個層次：技、術、道。技是技巧，主要是如何使用各種工具；術是方法論，代表了我們解決問題的策略和方法；而道，就是這個領域的核心目標和原則。
如果想要提高PPT制作效率也得從三方面入手。想清楚我們的道是什么，掌握一些常用的術，并將工具的使用技術練到到爐火純青。這樣就能真正地提高制作效率。總結起來就是，
- 了解什么才是我們的目的
- 學會一些通用的設計模式
- 掌握一些工具常用技巧
1. 了解什么才是我們做PPT的目的
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正確地傳播目標信息
大家都在說Less（少即是多），但是現在的PPT設計卻又不斷地向復雜、精美的道理上走。
理念和行為是不是矛盾？我也可以理解，做的PPT元素多，客戶或領導能看到工作量，能表達自己的勤奮程度。
但又有一個問題，如果時間都花在表面了，誰來做內容設計呢？除非一個團隊多人協作才能完成這么高要求的作品吧。如果制作者僅僅是一個普通的職場人士，是不是就需要考慮轉變一下理念，把精力多放到PPT里的邏輯和細節，讓你的受眾（聽眾、觀眾）能知道你的業務熟練度和思想的高度，而不是讓受眾感覺這種匯報“徒有其表”。
作為一個在職場上摸爬滾打多年的人來說，我沒見過哪一個重大項目的立項被評審過是因為頁面美，評審專家還是被內容豐富、邏輯嚴謹、條理清楚的PPT所吸引。是，精美的PPT也能讓他們眼前一亮，但僅僅是第一印象而已。一旦進入演講狀態，形式已經不重要了。所以，與其把精力都放在界面設計上，不如多花點時間考慮內容的深度。不要被網上的一些教程誤入歧途。
畢竟PPT僅僅是一個信息傳播的載體，如何讓信息更容易理解是PPT的使命。美不一定就能完成這個使命。
所以，真正地考慮如何正確、高效地傳遞信息，可能才是PPT制作者最應該關注的問題。這里我也舉個例子，高橋流，僅僅以簡單的幾個文字就支持一場演講。足以說明，只要能將正確地表達出自己的觀點即滿足基本要求。
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無干擾地傳播目標信息
PPT就是用于演示的嘛。如果我能用一個字來說明白的事兒，又何必要用一段話呢。所以，在各種發布會上的PPT都不會內容很豐富，視覺元素很多。因為那些無用的元素對于信息傳播來說就是噪音。這些噪音的制造既費精力又費時間，但就是因為美，很多人還是把時間都浪費在這上面。簡單舉幾個例子：比如說我們做個PPT封面，很多人的封面是這樣設計的。
分析一下，這個封面的元素有圖片、三角形背景、三角形背景2，封面信息模型（想了解封面信息模型更多詳細信息可查看微信公眾號“職場英雄大聯盟”，查看“關注上百個公眾號，為什么還是做不好PPT封面”）。封面排版：關系、層次、組合、布局等。也就是說在這個封面的時候我們不僅僅要考慮如何色塊的形狀，還得考慮彼此之間的關系，如前置、背景后置、色塊居中等。
是不是必須要這么做，如果不這么做有什么后果？！！！看一下不這么做的后果吧。
或許大家不認為這個封面很有震撼力，但是制作這個封面消耗時間極短。
假如封面一、復雜封面的時間成本構成是Time（找圖片）+Time（畫色塊）+Time（選顏色）+Time（布局）=5分鐘。
那封面二、簡單封面的時間成本構成是Time（設置紅色背景顏色）=5秒鐘。
最核心的在一些特定場合，基本就滿足要求了，比如說職場工作匯報。反而使用上一個封面讓人覺得怪怪的。所以，如何提高制作效率，可能還需要改變設計認知。
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高效地傳播目標信息
利用一些已經研究出來的科學結論，來輔助信息能被高效地接收和理解。如腦科學研究出來的圖片相對于文字而言，有很多優勢。那我們就按照實際情況來多用圖片表達觀點。如色彩心理學研究出，色彩能激發人們不同心理情感的共鳴，那我們就考慮使用正確的色彩來輔助版面設計。如格式塔心理學認為視覺心理學對人類正確認知事物有影響，那就遵循格式塔理論的要求。說這么高大上的理論，簡化一下就是：
多使用圖片
使用正確的色彩
使用4大原則舉例說明一下
使用圖片能讓我們對茶有個更好地認識，達到的效果可與“此處省略10000字”還要好。
使用具有不同屬性的色彩能啟發不同的情感。如紅色代表“激情”，容易引人興奮、緊張、激動。
2. 學會一些通用的模式
軟件工程中有個術語“設計模式”。PPT制作也應該有設計模式。我之前寫了一篇文章《1個至少縮短1個月學習路徑的PPT速成法》，簡單地描述了認為一個非常重要的模式。
摘錄下來。
PPT中常用的模式是信息漸進層現模式。
如果你還記得，它長這樣的
它是麥肯錫經典方法論“金字塔原理”的可視化展示形式。標準組件是由一個圖片（或圖標）、一個標題和一個段落組成。
它常用于各種場景中，比如
分解一下
比如這樣
分解一下
我為什么要這么強調這個模式？就是這是PPT設計的最佳實踐，是被多數人認可的一些比較易于接受的模式。
既然大家都認可，那我們自然要先學會。至于后續的創新，那也得在一個基礎上進行完善才行。
也就是說，如果你還覺得制定PPT有難度的時候，就先記住這個模式，把它及它的變形體都爛熟于胸。以后再做PPT就可以做到信手拈來了。
這就像小學生學識字一樣，先不要求理解，先會背就行。等待一定的歲數，慢慢就理解了，并且能在其基礎上自由發揮。
說一下它的變形體。
只有標題和文字，沒有圖片的。
2 . 只有圖片和標題
3 . 圖文位置變化的。
你會發現PPTstore和演界網上的80%的模板都在使用這種模式。這也就是說，80%的模板購買的必要性就受到了質疑。。。。。
這只是其中的一種模式。其實還有很多。掌握了這些模式，套用即可。以后我也會給大家多分享一些在工作場景中能用得到的模式。
- 掌握一些工具常用技巧
“欲善其事必先利其器”，想提高PPT制作效率，必須對Powerpoint的各個功能都非常熟悉。
上面圖片中的每一個菜單都應該知道是用來干什么的，其中的某些應該知道他們的快捷鍵。
還有最好購買最新版的Office套件。我不是為微軟打廣告，畫幾百塊錢享受到的服務是不一樣的。
說一下我認為必須掌握的幾個技巧。
快捷鍵
一定要學會的技能。如果現在還沒養成這種習慣，一定要進行思維轉變。快捷鍵是多個手指協作工作，鼠標則是將一個手掌變為一個指頭去操作。使用快捷鍵自然要比移動鼠標要快。
對齊
作為版式設計的4大原則之一，對齊是我們經常要用到的一個工具。如果用鼠標去對齊，效率就非常低，強烈推薦使用“對齊”功能。
比如上圖，如果需要對齊，方法如下：選中三個圖形，在「開始」下，點擊排列，選擇對齊中的「對象中部對齊」，那么不到1秒的時間就ok了。
對齊有多種方式，可滿足PPT制作的大多數需求。
注意：使用快捷鍵啊。
復制
「Ctrl」+「Shift」+鼠標拖動 快速水平或垂直方面復制。
重復也是4大原則之一。復制就是我們常用的操作了。Ctrl+C，Ctrl+V大家都知道了。但是你知不道「Ctrl」+「Shift」+鼠標拖動呢。試試效果，非常棒。
F4 重復上一步操作
F4不是臺灣過氣偶像組合，而是一個按鍵！
注意，F4重復的是上一個操作。比如我新加一個幻燈片，使用F4之后，就會再加一個幻燈片。
使用F4后的效果，又多了一個新的幻燈片。
在制作PPT的時候，我們常常會遇到這樣一種情況，就是同一個動作要重復好幾遍。要是次數少的還可以接受，要是次數多的，那就真的很浪費時間和精力了
如果我是在一個版面上復制了一段話。
使用F4后，在文本框中又多出來這些文字。
試試吧，很多意想不到的驚喜。
默認設置
我們插入的圖形，文字，都是系統默認設置的，如果我們要換一個字體，或者更換圖形的格式，那么每次插入一個圖形或者文字都要改過來一起，特別麻煩。
其實我們只要更改完一個形狀或者字體后，選中它然后鼠標進行右鍵點擊，設置為默認形狀或者字體，那么下次再插入文本框或者形狀的時候，就不用再重新設置了。
格式刷
如果你想更改幻燈里所有形狀的格式，一個一個去調顯然非常耗時，這時候就可以使用格式刷工具。
注意：
點擊一次格式刷可以黏貼一次
雙擊格式刷可以多次黏貼。
母版
母版是模式應用的最好方式。我們可以將自己喜歡的版式設計成母板，在以后應用的時候，只需要選擇母版就可以。
母版的訪問位置
母版的使用方法：設計版式、確定主題、搜集素材、填充模板四個步驟。具體可參考我之前寫的文章《如何用最短的時間制作讓領導滿意的PPT？》
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自定義快速訪問
這個真的是非常有用。我就是使用這個功能，把常用的對齊、圖片優化等工具放到快速訪問欄里，極大地提升了PPT制作效率。如果要對提升效率進行量化的話，那應該能提升30%。因為我不需要到處點各個菜單分類去找某一個按鈕。只需要在快速訪問菜單欄里點一下即可。
使用方法：通過文件-選項-自定義功能區，就可以對按鈕進行調整
應用商店
office2013 以上才有的功能。在這里可以添加office商店里的應用，就和手機里的應用商店一樣。
這里我加了一個搜索圖片的應用，就可以直接在PPT里搜索圖片了。看到想要的圖片，鼠標點一下，就到版面上了。非常方便。
還有其他比較好用的工具和技巧。
今天就先寫到這兒，希望對你有幫助。
