文件審批完畢，應分發至相關使用部門，確保其得到最新有效文件，以便規范開展相關工作。
文件的分發應注意以下問題：
一、文件分發清單的制作
針對每一份分發的文件，均應制作分發清單。分發清單中應明確分發的文件名稱、文件編號、版本、分發給哪些部門等信息。分發清單應按需要經過審批后分發。一般，由該文件的批準人批準相應文件的分發范圍和數量。
二、分發范圍
分發范圍確定的原則是，該文件涉及哪些部門，即哪些部門在該文件中有職責分工，就應該得到該文件。一般來說，質量管理手冊和管理性程序文件，應分發至公司高層領導（總經理、副總經理等）和各個職能部門。各職能部門至少有一份質量管理手冊和第二層次管理程序。第三層次文件由職能部門批準，分發給下一級各行政部門（如車間、班組等），至少應確保從事該項工作的崗位有獲得現行有效的可執行文件。
三、分發清單的簽字
收文單位在領到分發文件時，應對文件的名稱、編號、版本、文件數量等內容進行確認，并在文件分發清單上簽字。
四、分發清單的保存
負責文件分發的部門或個人應將分發清單作為記錄，妥善保存，以便追溯。
