21天主題拆書(shū) 時(shí)間管理 | 《搞定》第五拆
2017/8/11
選自《搞定》 ， 原文片段（P294-）
R:閱讀原文
確立事務(wù)的先后次序，也就意味著某些事情比其他事情更重要，但是這種重要性是針對(duì)什么而言的呢？在這里，我們說(shuō)的重要性，是針對(duì)你的工作——你從自己或其他人那里接手的事務(wù)或任務(wù)——而言的。這時(shí)，我們就需要在你的思維過(guò)程中引入接下來(lái)的兩個(gè)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)了，它們能夠幫助你確認(rèn)需要進(jìn)行的工作。這里需要提醒各位，雖然本書(shū)的方法是立足于你的日常工作的，但是這里的“工作”卻是更加廣義的，它包含了你打算促成的任何事情，無(wú)論是職業(yè)的還是個(gè)人的。
對(duì)于當(dāng)今的多數(shù)職業(yè)人士來(lái)說(shuō)，每天的日常工作本身就已經(jīng)成為一項(xiàng)艱苦的挑戰(zhàn)。了解到這一點(diǎn)，將對(duì)我們創(chuàng)建一個(gè)高效的管理系統(tǒng)有所幫助。就像我在前面曾經(jīng)解釋過(guò)的那樣，在一天的工作中，在任何時(shí)間點(diǎn)，你所進(jìn)行的活動(dòng)不外乎以下3種：
執(zhí)行事先安排好的工作
處理突發(fā)事情
安排自己的工作
也許你正忙于處理行動(dòng)清單上的事情，或者正在對(duì)付剛剛冒出來(lái)的新問(wèn)題，或者正在處理著新接收的信息，以確定接下來(lái)的具體行動(dòng)：要么立刻動(dòng)手，要么列入清單稍后執(zhí)行。
這本是一個(gè)基本常識(shí)。然而卻有許多人對(duì)第二項(xiàng)活動(dòng)糾纏不休——似乎對(duì)付出乎意料的事情更容易一些——而對(duì)其他兩項(xiàng)置之不理。這種做法絕對(duì)是弊大于利。
I（用自己的語(yǔ)言重述知識(shí)）
在大多數(shù)情況下，人們更傾向于處理意料之外的事情或者是緊急狀態(tài)，而不愿意著手處理那些并不明了的工作，也很容易陷入“忙碌”和“緊張”的狀態(tài)。在一天的工作中，在任何時(shí)間點(diǎn)，你所進(jìn)行的活動(dòng)不外乎以下3種：
1、安排自己的工作。正確分辨事情的優(yōu)先分級(jí)是關(guān)鍵，總是按分清主次的辦法來(lái)安排自己的時(shí)間。學(xué)會(huì)為工作的任務(wù)安排順序，或許看起來(lái)只是很簡(jiǎn)單的事情，列一個(gè)時(shí)間表，仿佛就曾經(jīng)安排好了這一天的工作。但是，我們必須認(rèn)識(shí)到，這個(gè)時(shí)間與任務(wù)的排序是否真正有效與合理。若要執(zhí)行事先安排好的工作。但經(jīng)常出現(xiàn)冒出來(lái)了新問(wèn)題或自己或其他人接手了其他的事務(wù)或任務(wù)，依然還是學(xué)會(huì)為突發(fā)的工作的任務(wù)安排順序，要么立刻動(dòng)手，要么列入清單稍后執(zhí)行。
2、執(zhí)行事先安排好的工作。若要集中精力于當(dāng)急的要?jiǎng)?wù)，就得排除次要事務(wù)的牽絆，此時(shí)需要有說(shuō)“不”的勇氣。在這里，我們說(shuō)的次要事務(wù)，是針對(duì)你從自己或其他人那里接手的事務(wù)或任務(wù)——而言的。尤其是面對(duì)突發(fā)情況，工作效率最高的人往往是對(duì)無(wú)足輕重的事情無(wú)動(dòng)于衷，卻將主要的精力放在這些較重要的事情上。
3、處理突發(fā)事情。也要將突發(fā)事情依據(jù)急迫性與重要性分為四類。急迫之事通常都顯而易見(jiàn)，推拖不得；也可能較討好、有趣，卻不一定很重要。重要性與目標(biāo)有關(guān)，凡有價(jià)值、有利于實(shí)現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)的就是要事。要對(duì)對(duì)當(dāng)務(wù)之急立即反應(yīng)，對(duì)燃眉之急盡其然，所以更需要自制力與主動(dòng)精神。
A1（過(guò)去的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)）
在工作中，緊急不重要的事情往往是我最不愿意去做的，恨不得每次都拖到最后一秒去做。原本不緊急的忽然變成緊急的事情重新找上門來(lái)了，我就是那個(gè)人。
A2（將來(lái)如何應(yīng)用）
今天重新審視收集籃，清除已經(jīng)完成的工作事項(xiàng)，并及時(shí)調(diào)整未完成工作。對(duì)事情的
輕重緩急做個(gè)梳理，無(wú)論在哪個(gè)象限，就能有計(jì)劃的安排，不把時(shí)間花在緊急突發(fā)的事件上。
1、每天早上8點(diǎn)提前安排一天的工作，利用緊急重要矩陣將事情分成四象限進(jìn)行羅列，找到那些真正重要的工作，列出順序和優(yōu)先級(jí)。對(duì)緊急不重要的事情安排在后面去做，重要不緊急的任務(wù)進(jìn)行分解成小任務(wù)，在每天有固定的時(shí)長(zhǎng)去完成。
2、突發(fā)情況分清楚重要的事情和緊急的事情。當(dāng)面臨領(lǐng)導(dǎo)交代或者其他臨時(shí)工作時(shí)，要清楚知道做事情的先后順序；對(duì)新加入的工作要識(shí)別好在哪一象限，把事情規(guī)劃好，同樣列出順序和優(yōu)先級(jí)。
