想明白這些，你就知道自己是真忙還是瞎忙

文 / 趙桂霞（歌爾國際學校校長）

2004年，當我還在教育局工作的時候，局里發起了一項自我調研活動：記錄下每天的每個時間段都做了什么，連去廁所這樣的小事情都記錄在內。

匯總一周的記錄，猛然發現，一周里，我竟然無謂地浪費了不少時間，以致于投放在我認為最重要的“閱讀”上的時間少得可憐。

比如，其中一天，我接打電話23次，其中有3次是打給同一個人的，還有5個電話是打給縣市區的。回想這3個電話的具體事項，沒有一項是當下立即要辦理的。如果我把這3個電話匯總一下，用一個電話撥出，我就節省下至少3分鐘時間。

打給縣市區的5個電話，我發現辦公室的同事也在當天打過，如果我們幾個能夠匯總，不僅節省了我的時間，更節省了縣市區工作人員的時間。

時間都去哪兒了

回想一下，我們似乎每天都這樣浪費時間而不自知：

不請自來的電話，

突然到訪的客人，

看不完的微信，

郵件箱里的郵件……

隨著互聯網技術的飛速發展，我們每個人的時間更是被互聯網碎片化地掠奪，每個人疲于應對永遠做不完的事情，迷失在這些緊急而不重要的事情里。不是忘了自己的主要任務，而是不知不覺地或者把時間花在了優先解決別人的事情上，或者把精力投放在瀏覽那些看似重要的不斷推送來的信息上。

原因何在？

一個人的時間大致有四種分配：

一是受上司支配的時間，用于完成上司下達的工作任務；

二是受組織支配的時間，用于滿足同級人員提出的積極支持的要求；

三是被下屬占用的時間，用于滿足下屬的需求；

四是由個人支配的時間，用于完成我們自己想做的事情。

對于前三種事項，我們都不會掉以輕心，因為我們擔心會受到直接或者間接的處罰。于是，我們總會優先完成前三種事項，而不自然地忽略了自己的事情。由于自己從來不對自己未完成的事項進行懲罰，所以，我們便不會主動對自己進行時間管理，而常常由著自己的意愿，刷一會兒微信，煲一會兒電話粥。末了，還總忘不了安慰自己：我今天太忙了，哪有時間讀書啊。

個人時間管理，分輕重緩急

今天，特別是互聯網技術發達的當下，管理自己的時間，而且是主動管理自己的時間，十分重要！

讓流逝的時間“看得見”，成為管理時間的一種重要舉措。

把上述四種事項按照“重要”“緊急”與否分為四類，即：

重要而緊急的事情

重要但不緊急的事情

不重要但緊急的事情

不重要也不緊急的事情

每個學年、每個學期、每個月、每個周、每一天，對四類事項進行分類整理，羅列出來，放在案頭。

比如，每天晚上，當總結一天的工作后，我會列出明天要完成的重要事項，把“重要但不緊急的事情”排在前面，對于“不重要但緊急的事情”進行分類處理。因為“緊急的事情”總會優先占用我們的時間，“不重要也不緊急的事情”我們不會優先關注。

這樣，每天擺在案頭的就是“當天需要完成的重要事項”，而且是“從最重要的開始排列”，每天的時間被這樣的事項有序安排。而到了晚上，再進行自我驗收，自我激勵。這樣，重要的事情每天都做，自己便成了時間的主人。持續做重要但非緊急的事情，才能走上持續發展的軌道。

寫下“需要完成的重要事情，從最重要的開始排列”，可以成為校長管理自己的時間的重要習慣。

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組織時間管理，重在明晰戰略目標

對于校長而言，不僅要管理自己的時間，更要管理好組織的時間。

一個組織，最重要的是明晰戰略目標并持續地實現戰略目標。

制定明晰的戰略目標成為最為重要的一個環節。每年暑假，我們都會組織全校中層以上干部和骨干教師，參加學校的“戰略發展研討會”，研討會的目的很明確：下一個三年學校戰略發展的主題是什么，新學年的戰略目標在哪里，如何實施。

專家洗腦、頭腦風暴、成員分享，每一個環節都在指向一個事項：優先完成的事到底是什么，也就是說哪些事項是重要的事項。在制定戰略的過程中，明確需要優先完成的事是最困難的環節，因為，這個過程涉及在利益沖突中做決定。在多維度交流中，在不斷碰撞中，我們最終都會做出最有價值的取舍。

一旦戰略目標確定，所有目標都要制定確切的實現日期。盡管，有的事項可能會是一個開放式目標，有的事項可能也會超期完成，但有明確的到期日和中期、短期截止日，將有助于我們集中精力，從而更有效地利用時間。

比如，我們會把每個年度要實現的目標轉化為“工作項目”，明確項目負責人、團隊成員、實現時間、中期調度時間、督查方式等，這些舉措都在確保組織時間的有效管理，也才能最大程度上推動目標的實現。

當然，目標必須具體，才能制定好完成目標的相應時間點。

比如，提高質量不是目標，只有確定為如“每節課的達標率達到90%”、“每個學生要獲得一項藝術技能、一項體育技能”才是提高質量的具體目標，這樣的目標也才能制定出相應的時間點來。

時間管理要“防止誘惑”

在實現目標的過程中，防止誘惑，也是時間管理的重要手段。正如英國前首相托尼·布萊爾曾經說的：“領導的藝術在于拒絕，而非同意”。史蒂夫·喬布斯也曾說：“人們認為，專注意味著贊同正著手之事，其實不然，專注的含義應該是拒絕其他無數的好點子”。那些好點子，猶如“不重要但緊急的事情”一樣，容易不知不覺地消耗掉你的時間。

實施戰略目標的過程中，校長還需要進行過程中的時間管理，“便箋”便是過程管理的一種重要手段。校長的現場調研、督查、階段性結果的反饋，都會捕捉到最有價值的信息，整理這些信息形成的一些小決策，可以通過便箋發出執行指令，確保主要任務一直被大家關注到。當然，這些指令同樣需要明確完成的時間節點。

管理自己的時間有很多種方法，最重要的是，找到自己浪費時間的環節在哪里，使用適合自己的方法。如此，才能打贏時間戰場上的戰爭，贏得時間。

/ 延伸閱讀 /

關于校長的時間管理技巧清單

文 / 小新君

1. 把該做的事，依重要性排列出來，刪除沒有意義的事。區分緊急事務和重要事務。緊急事務往往是短期性的，重要事往往是長期性的。給所有列出來的事都定一個完成期限。

2. 學會說“不”。一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就要說“不”。

3. 遵循你的生物鐘，把最困難的事擱在工作效率最高的時候做，例行公事一類，應留在精神較差的時候處理。

4. 每天早晨比規定時間早15分鐘或半個小時開始工作，這樣，非但能立下好榜樣，而且有時間在全天工作正式開始前，好好計劃一下。

5. 計劃別排得太滿，要有靈活性。一般來說，只將時間的50%計劃好，其余50%應當屬于靈活時間，用來應對各種無法避免的打擾和無法預期的事。

6. 開始做一件工作前，先將所有的資料、報告放在桌上，避免為尋找文件浪費時間。

7. 隨時利用手機便簽或手機錄音記錄自己的工作思考、靈感，以節省后期重新回憶的時間。

8. 養成將構想、概念、憑據及資料，存放在檔案里的習慣，在會議、討論或重要談話之后，立即記錄。這樣，雖然事過境遷，仍會記憶猶新。

9. 將文件在辦公室里整齊放好，知道哪些東西在哪個位置上，這樣可以避免找東西的時間，更不會出現與人洽談時翻箱倒柜的事。

10. 利用好空閑時間，將例行工作放在空閑時間來做，比如哪位訪問者失約或提前結束談話，可以順手找些工作來做。

11. 該處理的事都放在桌上視線范圍內，避免遺漏。

12. 試試訓練速讀，想想看，校長的時間那么寶貴，如果閱讀速讀增快2—3倍，將節約下多少時間？

13. 瑣事纏身，務必果斷擺脫。盡快將事情做完，以便專心致志地處理較特殊或富創造性的工作。需要口述長時間的內容時，只講重點，其余讓分管的主任替你完成，讓主任明白應該講什么事、講清楚就可以。

14. 當校長遇到一個很健談的訪客，最好站著接待。這樣，對方很快就會打開天窗說亮話，道出真實來意。

15. 電話、微信聯絡雖然不可缺少，但如果完全被私人事務占用，未免太過浪費。另外，接聽重要電話前，準備好每件要用的東西，如紙、筆、預定話題、相關材料等。

16. 除了業務上的需要，盡可能在晚上閱讀瀏覽式信息，而將每天的寶貴時間份額，用在看文件或思考業務狀況上，這樣可以保證每天工作更加順利。

17. 開會時間最好選擇在午餐前或下班以前，這樣你將發現每個人都會很快地走出最終的決定。

18. 繁忙的工作中不忘休息片刻，來杯咖啡、茶、冷飲，甚至只需要在窗前伸個懶腰，就足夠使你精神恢復了。

19. 每天花一定時間思索近期的工作，可尋求出各種增進工作方法及滿意度的靈感。這對忙碌是常態的工作狀態受益匪淺。

20. 巧妙地“拖延”。如果一件事情不想做但必須得做，可以將這件事細分為很小的部分，每次只做其中一個小的部分就可以，或者對其中最重要的部分花費較多精力去做。