一、你與一支錄音筆的差異

很多人將會議記錄當成一件沒價值的苦差，習慣性安排實習生或者新人來記。

這并不是一個好安排。

實習生與新人一般連人都認不全，加上信息量有限，對背景與業務不了解，能做到70%“原音重現”就不錯了，很難做到厘清目標、待辦、時間節點與責任人，也少有眼力勁兒能拿捏好諸多職場里的措辭。

請實際參與一場內部會議，并發送會議記錄給相關同事。

在我看來，這是一道非常適合面試產品經理的實操題，考察了這個人對目標的理解、對需求的優先級判斷、對細節的掌握以及是否具有過硬的多線程問題處理與文字輸出技巧。

簡言之，如果會議記錄沒有解決上述問題，只是一篇滿屏引號帶滑動條的老太婆裹腳布，真真比不上一支錄音筆。

二、常見案例與誤區

一般性會議記錄，排除了什么股東大會，速記大賽，主要還是團隊內部開個會，商量個結論，推動一些事情發展。

所以我們就聊聊這種常見的會議記錄。

我收到過很多會議記錄，從中發現高效的會議記錄有共性：

1、記錄發送及時。

會議結束后，參會者可以很快收到會議記錄（甚至會議結束，記錄已經發出），不需要等幾個小時甚至是隔夜。

2、內容傳遞有效。

會議記錄結構清晰，內容簡潔，傳遞有力。就算我沒有參會，也能知道什么事情，結果是什么，干系人也很明確下一步需要做什么。

以下案例有沒有很眼熟？

【案例 1】幾個人分頭記再合并。

【案例 2】一份連標點符號都不差的聊天記錄，X說，Y又說，Z說……每個發言者甚至做了顏色區分。

【案例 3】記錄者將額外的個人思考與語言習慣，借與會者之口，變成了記錄。

【案例 4】使用關鍵詞（全篇沒有完整語句）、核心環節使用術語（外人不理解的簡稱、習慣性混用中英文），總之看不懂。

【案例 5】全文都劃了重點。

【案例 6】與會者的理解與記錄者有較大偏差，事后就著郵件來回的咬文嚼字，甚至結論性推翻。

誤區1：拼速度主要靠群體速記能力。

錯！

這樣“湊”出來的記錄，N個人能N個版本，效率并不比一個高效的人快多少。人越多，越容易掉鏈子，因為人人都把希望寄托給了其他人。

如果過分強調記錄，都會將注意力放在悶頭敲鍵盤，弱化了聆聽，全程沒有眼神或語言的交流，反而失去了開會的意義。

誤區2：一字不落代表了準確與完整。

錯！

會議的流程通常是：① 描述現象 - ② 討論問題 - ③ 總結結論 - ④ 提醒待辦，時間不超過 2 小時。

如果用力過猛或錯誤分配力氣 —— 比如我們會看到了像聊天記錄一樣，全是對話框的會議記錄，很難讓人抓住重點，也不會認為字數多就代表準確又完整。

誤區3：我思故我在。

錯！

會議記錄需要高度還原現場（不論結論對與錯），自帶歸檔意義。通常數月后細節已經不記得，郵件代表了事實，后人用來追述結論與進度，了解來龍去脈。

因此，不要把主觀猜測或無意識的想當然做為記錄的內容，更不要對不清楚的某個點不經確認再發給所有人。

誤區4：用關鍵詞、專業術語體現專業。

錯！

專業，是為了更好的服務別人，不要在概念上為別人增加理解負擔，Don't Make Me Think 是重要原則。

脫離上下文的關鍵詞很容易產生歧義。會議記錄的閱讀者，最害怕看到通篇都是零碎的關鍵詞，沒幾個通順的句子。

術語、簡稱或英文表達是僅自己工作領域使用的習慣，還是全部收件人都理解的概念？如果是前者，慎用，或者做必要的補充說明。

誤區5：劃重點一定可以提高信息傳遞效率。

錯！

重點太多，等于沒有重點。特別是全篇都是視覺焦點（特殊顏色、字體、字號或格式），簡直就是悲劇。

同時，記錄者理解的重點未必是閱讀者個人的關注事項，極有可能讀者關心的“我”要做什么，什么時間完成。

踐行金字塔原理，重要內容放首屏，或者在郵件發出會議記錄時再次提醒。

三、如何做一份高效的會議記錄

1、向別人學習。

如果是主題性例會，看一下之前的會議記錄。了解參會人員與流程，也站在閱讀者的角度看看別人的結構，哪些值得學習，形成自己的思路。

當你發現問題的時候，恭喜！通常你也能有意識的規避。

2、提前做好功課。

上一期有需要跟進的待辦，會議開始前溝通結論，不要耽誤本場會議的時間。

本期的內容如果能預先知道，可以針對自己不清楚的地方提前詢問，不僅僅是為了會議記錄，更是為了通過這樣的機會拓展知識邊界。

提前搜集的一些名詞解釋或普適性資料，也可以復制粘貼以作備用。

3、草擬好大綱。

不管會議記錄是否有固定模板，越是重要的會議，越要擬好大綱。一是節省時間，二是提醒自己有哪些要點，帶著目標做事情，不容易迷失。

時間、地點、參會人、缺席人、主要待討論內容、結論、待辦，以及發到哪些人的郵箱（注意有些重名的同事），這些都是可以預先填好，包括容易被忽略郵件標題。

設想一下，當你在一張白紙上，你是傾向于眉毛胡子一把抓的悶頭做輸入；還是在一份已經有框架基礎的自定義模板上做填充呢？

4、理解代替記憶。

邏輯比較清楚的發言者，會用類似“點”的敘述方式表達，這是相對容易記錄，點與點之間往往是相對簡單的并列關系。

而老板強調的一些核心結論，也容易記錄，保持干凈的原話就好（去掉一些無意義的語氣詞、口語等）。

比較難的，通常是老板為核心結論前鋪陳的很多內容，請一定要等TA把一句話講完。老板的職位決定了其邏輯性很強，記錄時將重點放在理解，讓內容形成連貫的邏輯鏈條，再輔助以項目符號，體現出系統性。

5、善用間歇時間。

會議中偶爾會有間歇時間，利用這個“空擋”對已記錄的內容做快速盤點與調整。

這些必需又細節的工作永遠不要成為你最后又重要又緊急的任務，拆分著同步做，既減輕工作量，又有利于留存短期記憶的質量。

6、靈活應對突發情況。

聽不懂的名詞，不要緊張，術業有專攻，先音譯、代號占位。

能快速搜索的，通過電腦或手機查找；不能的，可以在條件允許的情況下，大膽打斷，表示自己沒有聽清楚，請對方再復述一遍給你聽（我好幾次把CMS說成CRM，都沒有人質疑，其實當下是非常希望有人能告訴我）。