剛剛過去的兩周，又操辦了兩場年會：一場是羅輯思維湖北社群的，一場是武漢八大社群聯盟的。
從14年開始每年都負責社群年會，有時候是總導演、有時候是總策劃。不敢說做的有多好，事實上每次都有大大小小的bug。
但總的看來，每次年會都有不錯的反響，甚至很多人后來告訴我：因為參加過我的一次年會，一年都念念不忘，也有不少人反應我的年會是他們參加過最棒的活動。
我是做電視節目出身，學過教育，做活動策劃只是從畢業開始的閑來之好，后來變成身為社群長老的義務。但不可否認媒體人的思維方式給了我做活動更為寬廣、受眾向的視角，教育專業的的學習又在流程化、體系化上給了我幫助。
所以今天試著從過來人的角度，梳理下做年會這類活動策劃的要點，希望給之前和我一樣的小白們一些幫助。大神們就不要看進來了。
01 定形式
在做策劃前，首先要根據場地、活動需求來選擇活動形式。
常見的年會有三種形式：
宴席式：類似于常見的婚宴和家宴，在宴會廳中舉行。一般為10-20桌，有一個小舞臺。
一般公司年選擇這類比較多。優點是因為有美食做輔助，對活動形式流程的要求會低很多。缺點同理，美食會分散受眾注意力，而且場地相對擁擠，不太適合做游戲、互動。
講座式：類似于常見的路演或綜藝節目場地，有一個舞臺（可大可小），下面大家排排坐。也有舞臺在中間大家圍坐的樣式。
也是比較常見的形式。優點是活動形式可以比較多樣（分享、表演、游戲等都可以容納），缺點是強制輸送給觀眾，就像看電視不允許換臺，觀眾除了看節目外別無選擇，因此需要節目相對豐富、盡量滿足大部分受眾的喜好。
擺攤式：一個場地分為多個小分會場，現場自由選擇參與的項目。
這是近幾年開始流行的新形式，好處是自由度更高，觀眾有了更多選擇。
但個人今年嘗試后感覺：
- 非常耗精力，準備難度大概是上兩種的2-3倍。
- 分會場自由活動外，還是需要加入互動和集中性環節。在場景切換間，對控場能力要求非常高。
- 而且效果并不好。許多人參加過后表示沒有大家一起經歷某一時刻的「共時感」和參與感，雖然自由，反而感覺無所適從、沒有收獲。
因此不建議小白采用這種形式。
02 拼元素
基本形式定下來后，要開始拉活動流程。
個人比較喜歡的方式是將元素先選出來，再「拼」進方案。
- 將必須加入其中的環節（比如簽到、開場、抽獎、領導致辭、年終總結等）元素先列出來，分別標記好時長。
- 接下來列出所有你覺得有可行性的環節（游戲、頒獎、分享、表演等），也可以做頭腦風暴或參考其他活動，找出更多創意環節。
- 根據活動時長要求，從以上清單中選出適合放在年會中的環節，并排好序。
03 加亮點
到此為止，一個正常的年會流程已經成型。但離精彩還遠遠不夠。
這時候就要往其中加入亮點——如果說bug是參與者會給年會差評的原因，那么亮點就是參與者會給年會好評、甚至留下深刻印象的原因。
亮點一般有兩類：
一是活動中的高潮部分
就是哪些放在宣傳文案里大家就會覺得很吸引人、體驗后大部分人都覺得很精彩、有別于其他年會的元素和內容。
二要考慮傳播效應
就是那些很適合放在活動總結文案里，拍出來照片很漂亮、適合發朋友圈的元素和內容。
往現有的策劃中加入亮點，一般一場4小時的活動能有3-4處就算是精彩了。
04 幾種視角「復查」策劃案
策劃案做出來后，需要復查一遍。
一是為了查漏補缺，防止在活動中出現哪一類人或哪個時段完全Enjoy不了的狀況。
二是為了杜絕常見的「自High」型策劃。組織者覺得似乎活動很多很好玩，事實上參與者并不能感同身受甚至難以忍受。
復查的工序往往能夠幫一個策劃案正式走上軌道。建議從這幾個維度來進行復查：
1. 時間軸視角
縱觀全場年會，從開始到結束，從臺上到臺下，每個時間段都是怎么安排的？
有沒有哪個時間段觀眾會覺得特別無聊，有沒有哪個時段會讓參與者感到無所適從不知做什么？
這樣的時間段很可能抹殺其他時間段的精彩、帶來差評、甚至讓參與者走人，是不允許出現在年會中的。
2. 不同受眾視角
在年會過程中，不同類型的參與者有沒有被很好照顧到？
活躍型參與者有沒有給他們上臺互動參與的機會？內向型參與者有沒有被很好地引導參與到活動中？愛玩型參與者也許喜歡更多游戲和互動，學究型參與者更鐘情分享。還有帶小孩和老人的參與者需要特殊的的接待機制。
例如某次年會中主辦方請來了非常著名的占星師，并安排了半個鐘頭的分享。但仔細分析會發現，年會中有一半人群來自知識類社群，當中很多人是對「占星」無感甚至反感的。這時候占星師的出場就不一定是亮點，反而很有可能成為「槽點」。
分析下你年會的主要受眾群，做個簡單的定位、分類，再一一來分析下你的人群在活動中可能有的感受和遇到的狀況。
3. 需求視角
宏觀活動中參與的各方，大家的需求有沒有被滿足？
活動組織者希望達到的什么目的？也許是制造影響力，也許是圈粉，也許是弘揚組織精神。這些需求在年會中有沒有體現？
工作人員或者志愿者參與年會組織是希望滿足什么需求？也許是個人成長、也許是認識更多人、也許是制造個人成就。這些需求有沒有滿足？
還有贊助商、場地提供方在年會中的需求有沒有滿足？
從這幾個維度來復查方案，基本就能保證一場有亮點、少bug的年會策劃。
當然，記得做好時間控制及應變方案，并選擇幾個環節作為出狀況時的備選方案。
