1、Excel打印技巧大全

沒有打印機一樣可以打印預覽

在沒有安裝打印機的電腦上按下Excel的“打印預覽”按鈕后，Excel會卻提示沒有安裝打印機，且無法打印預覽。其實，只要單擊“開始”→ “設置”→“打印機”，然后雙擊“添加打印機”項目，再隨便安裝一個打印機的驅動程序。重啟Excel，就會發現已經可以打印預覽了。

打印指定頁面

一個由多頁組成的工作表，打印出來后，發現其中某一頁(或某幾頁)有問題，修改后，沒有必要全部都打印一遍!只要選擇“文件”→“打印”(不能 直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，否則是將整個工作表全部打印出來)，打開“打印內容”對話框，選中“打印范圍”下面的“頁”選項，并在后面的方框 中輸入需要打印的頁面頁碼，再按下“確定”按鈕即可。

首行重復打印

當工作表大于1頁時，用戶一般希望在打印時能在每一頁中均能包含首行，你可以這樣設置，打開“頁面設置”對話框，單擊“工作表”選項卡，接下來 只需在“打印標題→頂端標題行”文本框中輸入：:類似的字符，或用鼠標將工作表中的首行拖過來也可以，以后就該表格首行就會打印在每頁了。

表格也縮印

有時為工作需要，可能要求將多頁內容調整為一頁打印出來(在中可以通過“縮放”技巧來實現)，可選擇“文件”→“頁面設置”，再在打開的“頁面 設置”對話框中單擊“頁面”標簽，在“縮放”組下有一個“調整為”選項，只要在這里鍵入打印工作表內容時所需要的頁數(注意頁寬和頁高兩個值必須一致)就 可以了。不過，此功能對于與紙張高、寬比例嚴重不協調的工作表來說，建議不要采用，否則會嚴重影響打印效果。

打印選定區域

選定需要打印的區域，執行“文件”→“打印”，打開“打印內容”對話框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。如 果經常要打印固定的某個區域，可以先選定相應區域，再執行“文件”→“打印區域”→“設置打印區域”。經過這樣的設置后，無論是執行菜單的打印命令，還是 直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，均可將設置的區域打印出來。

此時，如果想打印別的內容，就必須先執行“文件”→“打印區域”→“取消打印區域”命令，然后再進行打印操作。

打印不連續的單元格(區域)

如果僅僅需要將一些不連續的單元格(區域)中的內容打印出來，那么在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格(區域)，選中多個 不連續的單元格(區域，如A2.B2:C8.D10……)，然后選擇“文件”→“打印”，打開“打印內容”對話框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選 項，按下“確定”按鈕就行了。此時，系統將選中的每一個不連續單元格(區域)分開，打印在不同頁面上(即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙 上……)。

如果需要經常打印固定的不連續行、列，可以在上述隱藏設置完成后，執行“視圖”→“視面管理器”，打開“視面管理器”對話框，按其中的“添加” 按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對話框“名稱”后面的方框中輸入一個名稱(如“打印”等)，確定退出。以后需要打印時，再打開“視面管理器”對話框，選中 “打印”視圖項，按“顯示”按鈕，即可顯示出設置好的打印頁面，執行打印操作就可以了。

打印不連續的行(或列)

有時，需要將一張工作表中部分不連續的行或列打印出來，可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊行(列)標，選中不需要打印出來的多個不連續的行(列)，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將其隱藏起來，然后再執行打印操作就可以了。

將公式打印出來

如果要將單元格中的公式打印出來，則執行“工具”→“選項”，在“視圖”標簽中，選中“公式”選項，確定退出。此時，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運算結果，而是顯示出具體公式，執行打印操作，即可將公式打印出來。

一次打印多個工作表

在按住Shift(或Ctrl)鍵的同時，用鼠標在需要打印的工作表名稱上單擊，即可選中多個連續(或不連續)的工作表，進行正常的打印操作， 即可將選中的工作表一次打印出來。在“打印內容”對話框中，選中“打印內容”下面的“整個工作簿”選項，再確定打印，即可一次性將整個工作簿中所有工作表 打印出來。

讓每一頁都打印出標題行

一個由多頁組成的表格，通常需要在每一頁上都打印出標題行：執行“文件”→“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，單擊“工作表”標簽，在“頂 端標題行”后面的方框中輸入：:(這里假定第2和第3行為標題行，$符號在英文狀態下，用Shift+4組合鍵輸入)，確定退出，再打印時，系統會自動為 每一頁加上標題行。如果在“左端標題列”后面的方框中輸入列標題區域，就可以為每一頁添加上列標題。

異地打印Excel表格

如果某臺電腦(A電腦)沒有安裝打印機，而另一臺有打印機的電腦(簡稱B電腦)上卻沒有安裝Excel，可這樣操作：先在A電腦上安裝一下B電 腦打印機的驅動程序，再打開需要打印的Excel工作簿，調出“打印內容”對話框，將打印機設置成B電腦上的打印機，選中“打印到文件”選項，并設置好其 他選項，按“確定”按鈕，在隨后彈出的“打印到文件”對話框中輸入一個文件名(如a.prn)后，再按“確定”按鈕。然后將a.prn(保存在“我的文 件”文件夾中)文件拷貝到電腦B中，在Dos狀態下(Windows下的“MS-DOS方式”也可以)，在文件所在的目錄中，執行“copy a.prn lpt1”命令，即可將Excel工作表打印出來。讓工作表居中打印

有時，可能需要打印的數據不是很多。如果直接打印，這些內容有可能會集中在紙張頂端，看起來很不美觀，但如果人工調整又非常麻煩。這時，只要選 擇“文件”→“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，單擊“頁邊距”選項頁，如果希望工作表中的數據在左右頁邊距之間水平居中，只要在“居中方式”小節下 勾選“水平”復選框即可;如果希望工作表中的數據在上下頁邊距之間垂直居中，只要勾選“垂直”復選框，當然建議同時勾選這兩個復選項，這樣就美觀多了。

自動避開錯誤值打印

當工作表中存在公式時，有時難免會出現一些錯誤信息，當然不想在打印時將這些錯誤信息也顯示出來。選擇“文件”→“頁面設置”，單擊“工作表” 標簽，再單擊“打印”選項組下“錯誤單元格打印為”下拉列表框，再從中將缺省的“顯示值”改為“<空白>”，這樣就不會將屏幕上顯示的錯誤信 息也打印出來，而是只打印空白單元格。

調整打印機的分辨率

單擊“文件”→“打印”，在打開的“打印內容”中單擊“屬性”按鈕，然后在打開窗口的對話框下“打印質量”下拉框中可以選擇一種點數較低的分辨率，例如360點/英寸，這樣打印起來速度就會快很多。

以草稿方式打印

以草稿方式打印工作表時，將忽略格式和大部分的圖形，這樣也可以達到提高打印速度的目的，大家要做的只需選擇打印機設置框中的“按草稿方式”復選框。

以單色方式打印

如果工作表中有很多彩色格式設置，那么要采用單色打印的方式，這樣Excel在打印時就會自動將彩色字體和邊框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以選擇打印機設置框中的“單色打印”復選框。

不讓表頭到表格中

有時打印表格線時，經常會把表頭也弄到表格里面。這時，可以選取表格中需要打印的區域(記住不要選擇表頭)，然后單擊快捷工具欄中“邊框”按鈕旁邊的小三角形符號，在出現的邊框樣式中選“所有框線”就行了。這樣，打印出來后，表頭就再也不會跑到表格里面去了。

快速打開打印機窗口

Excel 具有后臺打印功能，執行打印任務時，你可以在前臺繼續從事其他操作，而系統會在后臺進行打印，狀態欄會顯示一個打印機圖標。此時，只需雙擊狀態欄中的打印機圖標即可打開打印機狀態窗口，從中可快速執行暫停、刪除打印等操作。

打印預覽的妙用

假設Excel的一個工作簿建有兩個工作表，現第二個工作表的頁碼要接著第一個工作表的頁碼。只要選中第二個工作表，按“打印預覽”→“設 置”，進入“頁面設置”→“頁面”，最下面有一項“起始頁碼”，默認是自動，現修改其默認值即可，如第一個工作表的結束頁碼是5，那么在起始頁碼中輸入 6。

打印行號和列標

選擇“文件”→“頁面設置”命令，單擊“工作表”標簽，再選中“行號列標”復選框即可。

不打印圖形

對于一個圖文混排的文件，常常需要校對其中的文本，為了節省紙張和油墨，不打印其中的圖片。你可以通過下面兩種方法來實現：(1)執行“工 具”→“選項”，單擊“打印”標簽，將“打印文件附加信息”下面的“圖形對象”復選框前面的對號去掉。(2)在“打印”對話框中，按下端的“選項”按鈕， 即可單獨打開“選項”對話框中的“打印”標簽，去掉“圖形對象”前面的對號去掉。

縱橫向紙張混合打印

有時，文件中插入表格，而表格需要橫向輸出時，可這樣設置：將光標定位在表格所在頁(即需要橫向輸出的頁)的開頭，打開“頁面設置”對話框，在 “頁邊距”標簽下，將紙張類型設置為“橫向”，按“應用于”右邊的下拉按鈕，選“插入點之后”選項，確定退出;再將光標定位在后面需要恢復“縱向”輸出頁 的開頭，仿照上面的操作，將紙張類型設置為“縱向”。

雙面打印

在“打印”對話框中，按下端“打印”右邊的下拉按鈕，選定“奇數頁”選項，“確定”打印，“奇數頁”打印完成后，將打印了內容的紙張翻過來 裝入打印機(順序千萬不要搞錯喲)，再將“偶數頁”打印上去就行了。

在“打印”對話框中，選中“人工雙面打印”選項，“確定”打印，“奇數頁”打印 完成后，系統會彈出一個提示打印另一面的對話框，此時，將打印了“奇數頁”內容的紙張翻過來裝入打印機，按下上述對話框的“確定”按鈕，將“偶數頁”內容 打印上去就好了。

小提示 如果打印機有夾紙的“不良”習慣，請采取前面的“打印指定頁面”的做法，一頁一頁實現雙面打印。盡管此法很麻煩，但最可靠!

打印連續頁碼

默認情況下，打印Excel表格時，每個工作表中的表格頁碼都是從1開始編號的。如果需要將多個工作表的表格頁碼連續排列，可以采用下面的技 巧：首先采用上面介紹的方法查看第一個工作表的總頁數，接著切換到第二個工作表。單擊“文件”→“頁面設置”，進入“頁眉/頁腳”選項卡，再單擊“自定義 頁眉”(或“自定義頁腳”)按鈕打開對話框。根據需要單擊其中的“左”、“中”或“右”框，再單擊帶有“#”字樣的按鈕，即可將“ [頁碼]”放入框中。如果要讓第二個工作表的首頁碼接著第一個工作表的尾頁碼，只須在“ [頁碼]”后輸入后者的總頁數(即尾頁碼，例如11)，使其變成“ [頁碼]+11”的樣子。如果必要，還可以在“ [頁碼]+15”前后加上“第”和“頁”字樣，使其變成“第 [頁碼]+11頁”。最后按上面介紹的方法操作，就可以打印頁碼連續的多個工作表了。

小提示 采用上述方法打印連續頁碼時，“頁面設置”、“頁面”選項卡中的“起始頁碼”選項應為“自動”。

設置打印縮放比例

如果對打印內容要求不是太高，可進行表格的壓縮打印，即選擇在一張紙上打印幾頁容量的表格。設置時只需打開“頁面設置”對話框的“頁面”選項卡，選中“縮放比例”單選框，輸入需要縮放的比例如“50%”就可以了。

2、Excel中打印大幅面拼接圖文的一些方法。

如打印“居民住房公約”，需打印成寬1米，長1.2米幅面，用普通寬行紙，橫排3張，豎排5張，總計15張。

首先用Word輸入所需的文字，排入一頁，字大小無妨，該版面就是你預定圖文的縮小版。注意文中橫行排入的字數及總體長寬比。選中全文，單擊“復制”按鈕或者按“Ctrl+C”鍵。

再打開Excel，在新文件上選取顯示比例，如25%或連擊顯示比例數字，修改比例，例如改為10%，以便顯示出更多的頁。在空白處，單擊鼠標右鍵，在彈出菜單上選中“選擇性粘貼”，在彈出對話框中，選“粘貼鏈接”方式，然后確定。

粘貼在Excel新文件中的圖像較小，選中它，然后拖動放大，可拉長或拉寬，而其中的字體也隨之變長或變寬。也可在選中的圖像上，單擊鼠標右鍵，在彈出菜單上選中“設置對象格式”，然后在“設置對象格式”對話框中，對顏色與線

3、Word打印技巧

打印到文件

想打印文件，沒有打印機，而有打印機的電腦又沒裝Word，怎么辦?我們可以在Word的“文件”菜單中調出“打印”對話框再選中“打印到文件”選項，確定后選擇保存該文件的位置，再輸入文件名后即可生成一個后綴名為prn的打印機文件，這樣就可以在有打印機的電腦上將這個文件打印出來了。

打印文本框里的內容

有時在文本框中輸入的內容，在打印的時候無法打印出來，解決的方法其實很簡單，只要將文本框轉換為圖文框，就能對框里的內容進行打印了。具體操作：選中文本框單擊右鍵，然后選擇“設置文本框格式”，在彈出的對話框中選擇“轉換為圖文框”即可。

打印附加信息

如果你希望在將要打印出來的文檔里包含該文檔的屬性、批注等信息。那就點擊Word的“文件”菜單，調出“打印”對話框再點擊“選項”。

在“打印文檔的附加信息”欄里選擇你要的附加信息，如該文檔的屬性、域代碼等。設置完成后點擊確定，就可以開始打印了。如果你不希望打印這些不必要的附加信息，不選中該項即可。

在一張紙上打印一篇多頁的文檔

這種方法可以節省紙張，具體操作：單擊“文件”\“打印”，在“顯示比例”下“每頁的版數”框中，單擊所需選項。例如，要在一張紙上打印一篇四頁的文檔，可單擊“4版”選項。

逆頁序打印

多頁的文檔需要打印，按照Word中的默認設置總是從第一頁打印到最后一頁，所以整篇文檔打印完后是最后一貝在最上面，第一頁在最下面，這樣我們又要手工將所有的頁逆序整理一遍，十分麻煩。其實我們在打印前只要先在“工具”\“選項”\“打印”選項卡中選中“逆頁序打印”，即可在打印時按逆序從最后一頁打印到第一頁，這樣，打印完后所有的頁是順序排列的。

一次打印多篇文檔

如果你需要打印的文檔不止一個，又想通過一次操作把幾個文檔依次打印出來，單擊“打開”按鈕，在“打開”對話框的文件夾列表中找到并打開包含要打印的文檔的文件夾，選擇要打印的多個文檔，然后單擊“打開”對話框右上角的“工具”菜單，選擇“打印”命令即可。

只打印選定的內容

要想只打印文章的一部分內容，在用Word打印以前，首先要選定需要打印的部分文檔，然后單擊“文件”\“打印”，再單擊“選定的內容”選項。這樣就會只打印你所選定的內容了。

后臺打印

利用后臺打印可以在打印文檔的同時使用其他應用程序，從而提高工作效率。啟動“后臺打印”的方法是：點擊Word的“文件”\“打印”，再點擊“選項”選中“后臺打印”即可。

4、郵件合并打印成績單

首先將數據輸出轉為Excel文件，如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等，接著使用Word2000的“郵件合并”功能把數據調入到Word文檔中，這樣就便于排版和打印了。

第一步，在Word2000中制作成績通知單基本式樣。使用A4紙，盡量縮小頁邊距，先做出一個通知單表格，為使每個年級都能使用，共設置了九個學科的成績表格。為了方便裁剪，在通知單的最后一行輸入兩個“+”號并設為分散對齊。調整表格大小，目的是使每頁紙能排放四個學生的成績通知單。最后將文檔存為“成績單_基本式樣.doc”。

第二步，進行郵件合并。打開“成績單_基本式樣.doc”，另存為“成績單_基本式樣_高二文科.doc”(以高二文科為例，下同)。選擇“工具—郵件合并”，出現對話框。合并分三步進行：

⒈“創建”→“分類”→“活動窗口”;

⒉“獲取數據”→“打開數據源”→選擇文件“高二文科.xls”;

⒊“合并”→“編輯主文檔”。

合并成功后，在Word界面會出現一個郵件合并的工具條，此時，“成績單_基本式樣_高二文科.doc”與“高二文科.xls”兩個文件關聯在一起了。

第三步，在成績通知單表格中調入數據。在表格中，點擊“插入合并域”(圖2)，在出現的域列表中選擇對應的項目，依次進行。

點擊工具欄上的“《ABC》”圖標，可以查看到實際調入的數據。將頁面上的內容復制并粘貼三次，這樣，一個頁面上共有4個學生的成績單。分別在第二、第三和第四個成績單的第一個合并域“班級”前，點擊工具欄上的“插入Word域”—“下一記錄”，這樣數據指針才會依次往下跳(圖3)。第一個學生的成績單上不必這樣做，因為一開始，數據指針是指向第一個學生的，到換頁時，數據指針是指向第一個學生的，到換頁時，數據指針會自動下移一個記錄。

第四步，合并所有數據并生成新Word文檔。前面的步驟只是關聯數據庫并指定數據位置，要生成最終的成績通知單，必須經最后這一步。點擊工具欄中的“合并至新文檔”圖標，Excel中的所有數據便依次被調入到Word文檔中，生成許多頁面。這是一個標準的Word文檔，將它保存為“成績單_高二文科.doc”，用激光打印機打印，五六分鐘就完成了。

郵件合并功能其實就是Word文檔與Excel等數據庫建立關聯，相互取長補短。應用郵件合并功能可以做的事還很多，如打印標簽、打印信封、打印考號、打印證件等。

5、ppt打印技巧

打印ppt時應當高效地利用紙張，如果設置不當，容易造成頁邊距過大，浪費紙張，或者大塊的黑塊，浪費油墨。下面的步驟雖然一點技術含量都沒有，卻是本人多次打印ppt的經驗之談。依照此法可一面打印9張幻燈片，但每張的大小和Powerpoint一面6頁的講義打印模式一樣，充分地利用了紙張。很多人喜歡花時間把ppt做成doc打印，以節約紙張，但實際效果表明本法更加省紙。

1. 用Microsoft Powerpoint 2003打開ppt文件。

2. 選擇菜單“視圖 | 頁眉和頁腳”，打開頁眉和頁腳對話框。在“幻燈片”選項卡中勾選“幻燈片編號”復選框。

3. 單擊[應用]按鈕完成設置。選擇“文件 | 打印”命令，打開打印對話框。

4. 點[屬性]打開打印機屬性對話框（不同打印機可能不一樣，這里以hp1010系列打印機為例）。

5. 如果要雙面打印，請在文檔選項里點選“雙面打印（手動）”復選框，否則跳過此步。

6. 將“每張紙上的頁面數”設為9。這一條最重要。不要在打印對話框里用傳統的打印講義方式來打，那樣會導致幻燈片很小。

7. 點[確定]回到打印對話框，選好打印機和打印范圍。在“打印內容”欄里，選幻燈片，“顏色/灰度”欄選純黑白。然后勾上“幻燈片加框”復選框。

8. OK，現在按[確定]按鈕就可以開始打印了。雙面打印的話，記得要重放一次紙。

心得：如一張A4紙打印9張PPT文檔，建議幻燈片編碼選36、粗體，選中“根據紙張調整大小”，頁面設置勿忘設為“橫向”。

如何滿張打印9張PPT

很多朋友，特別是學生，在期末復習時要打印老師的幻燈片，ppt自己帶的打印功能可以實現每張紙上打印6張、9張等多張幻燈片，但有個問題：一張紙上的幻燈片之間的空白很大，這樣雖然能實現節約打印費的愿望，但九張幻燈片的紙上打印的字太小。看起來不方便，如何實現既能節約打印費又能把字體搞大，讓幻燈片鋪滿整個紙張呢？下面我就具體說說這個做法。

1.設置“頁面格式”

文件--->頁面設置----->幻燈片大小------>選擇你用于打印的紙張,一般我選擇A4紙打印。這樣字大。

當然你可以自定義幻燈片大小，我一般是把寬度和高度定義成A4紙的尺寸。

2.設置具體的打印格式

（1）文件--->打印----->打印內容選“幻燈片”（一定選這個，這直接影響后來的打印效果，我曾經試過，選“幻燈片”要比選“講義”要好很多。我看過網上的說選“講義”這直接是誤導大眾。這里謝謝小強的幫助，這個我是跟他學的）

（2）顏色選“灰度”或“純黑白”這個就是要解決有的老師的ppt是用背景的。不然打印出來的效果就是背景變成黑底了。這樣太浪費油墨了，打印的老板或你自己的老板也不同意呀。所以，記住這一步。

（3）右上角的打印機選項欄里的“屬性”------->進去后找找那個“每頁紙打印的頁數”，在里面選擇你要一張紙上打印的幻燈片數。我選9張，我試過這是最佳效果。然后“確定”，在打印頁面再“確定”

就可以打印了。看看吧，效果一定不錯。

建議：（1）在打印內容選項欄里一般不要選“幻燈片加邊框”根據紙張調整大小可選。

（2）右上角的打印機選項欄里的“屬性”------->“每頁紙打印的頁數”，旁邊有個選項“加邊框”，這個選上，便于幻燈片之間的區別。

6、CAD打印技巧

我們打印CAD圖件時由于沒有合理的設置好打印方式，打出來的圖常常不盡如人意。下面說明一下打印的基要設置。

一、是選擇打印機

1、如果要直接打印就選擇列表中對應已連接的打印機，這個和打文檔沒有區別。

2、如果要保存成檔案可以選擇虛擬打印機，存成不同格式的文件（如下：可存成PDF\JPG\PNG等格式）。

二、選擇打印區域

1、窗口：通過鼠標選擇要打印的范圍，此項適合用在截取特定的范圍。

2、范圍：打印圖形的范圍，要打印圖的所有內容用此項最合適。

3、圖形界限：打印這張圖的全部，區別于范圍的是，范圍是全部有圖的部份，而界限是包含沒圖的部份，是指設置的圖形大小界限。

4、顯示：打印當前窗口顯示出來的部份，所見限所得。