上一篇提到行動是成事的最佳方法,現在你更關注的是:如何高效行動。那希望以下三個具體方法可以幫到你。
清理小事
放假這幾天,你會不會遇到類似情況,明明打算要坐下來讀本書,一翻開書頁,腦海里卻蹦出一些瑣事:
待會要出門買鹽,房間下午要拖地,隔壁老王托我取快遞,樓下大媽提醒我要幫她帶醬油。對了,發給老陳的郵件還沒寫,哦,我的天,還有三條微信沒有回……
然后你忍住不去處理它們,但發現書根本就看不進去,感覺這些事就像耳邊的蒼蠅,嗡嗡地擾亂人心。
這場面是不是很熟悉?大槪很像我舍友打游戲遇到的情況,他在專注攻打敵人的塔,可是一群小怪圍著他騷擾,雖說這些小家伙不足掛齒,但數量多了,他也有點吃不消。這時他不得不放個大招,清理掉這些小怪,才能專心做正事。
你看他處理這件事的做法值得借鑒,「清理小怪」策略在實際使用中,能讓你專注高效地完成重要的工作。
在執行「清理小怪」之前,你要清楚自己哪件事是最重要的,其次,哪些事是瑣碎簡單但又必須完成的。請記住,你的主要目標是打塔,而不是打小怪。清理小怪,是為了更好地打塔,能用一招解決的,絕不使用第二招,速戰速決。
很多「偽工作者」的問題在于,已經忘記打塔,而一直留戀在與小怪的纏斗中。
把最完整的時間留給最重要的事情,在這段時間之外的碎片時間,你就要及時去處理掉各種小事,它們其實不會耗費你太多時間。但是如果一直惦記著,它們會占用你的心智帶寬,讓你變得煩躁,反而會影響主要工作。
嘗試用一張紙,或者手機便簽,把這些瑣事記錄下來,把大腦騰空出來。利用此前提到過的「統籌」,把各種瑣事重新安排,能一口氣處理的,就一次性處理。比如你去買鹽時,順便帶瓶醬油,在順路去取個快遞。
小事別拖延,及時清理掉,讓自己大腦保持清晰和冷靜,行動更加利索高效。
集中處理
不知道,你上學時,是否會遇到「媽媽喊你去吃飯」的困境?一道數學死磕了一個鐘頭了想到妙解,一篇作文寫到文思泉涌,突然,媽媽在房門口喊你去吃飯,你被迫從心流狀態中撤出來,你很悲憤,就想吐出那個F開頭的單詞。
當然,你還是堅持完成之后,再出去吃飯,還是免不了被挨批「你看飯菜都涼了,叫你都老是不出來」。這時你納悶了,「我錯了嗎?」
嗯……沒錯。當一件事做到「核心思考區」時,非常忌諱別人來打斷自己的「心流」狀態。一旦被打斷了,要重回狀態,又會耗費很多時間,整個工作效率暴跌。
一項工作的環節里面,只有極少部分是最核心的。所以拿到一個任務,第一件事,是去分析其中哪些是最核心、最需要花時間思考的,為它們一段無人干擾的時間來完成。只要完成了最重要的部分,剩下的非核心區域,便不擔心被人打斷。
《精進》中,作者提到他自己寫一章書時,需要專注半個小時,寫個清晰的大綱和內容安排。然后就隨意了,去吃個大餐,看點美劇,之后再處理文字細節和排版等小事。對他來說,完成了那專注的半小時,寫這章書的任務就基本完成了。
除了找出最核心環節,作者還提到了「根據不同內容的工作性質」來區分,然后同類型的集中處理,減少不同任務轉換之間的「轉換損耗」。
傳統常用的工作流程順序,很容易導致不同任務地轉換,造成不必要的「轉換損耗」。
比如任務是,寫份Word文檔和做個PPT,往常估計就是:Word文字——配圖——排版——PPT文字——配圖——排版。反復在文字和圖像之間切換,自己的大腦會覺得很累,效率也不高。
而新的「集中處理」方法,把流程改了:Word文字和PPT文字——Word和PPT配圖——Word和PPT排版,同類型的一起處理,同種類型的狀態可以沿用更長時間,使工作的效率更高。
「集中處理」和「清理小怪」是相輔相成的,把小事集中起來,放個大招團滅它們,然后繼續專心做核心的事情。
及時復盤
是不是一件事情做完,就一勞永逸?還沒,事情本身完成了,但是你的工作還沒有完成,最后一步,復盤總結。
你會發現從理論出發不一定能指導實踐,只有在實踐中通過反思積累的知識才能指導實踐。上一篇提到先邁出第一步,就會有第二步。這第二步就誕生于「對前一步的復盤」。
《精進》里面總結了9個復盤的內容:信息、預期、結果、進度、工具、情緒、阻礙、優勢、缺憾、意義。這里就不細細展開,有興趣,自己去讀讀《精進》這部分的內容。
不過作者還是提到復盤的三個關鍵點:
1、及時
在做完事情之后,幾分鐘內,就可以開始反思。趁著新鮮勁和記憶力,很多細節還保留著,這時的反思會比較客觀。
2、完整
了解事情的前因后果、起承轉合,中途的關鍵點和阻力,幫助你理解事件背后的運行機制,在今后的參考中可以有指導意義。
3、意外
留意行動過程的意外事件,保持對意外的敏感,它可以幫助我們突破思維的局限。
上周,和同事三人完成個任務,得到Boss的認可,之后我及時做了復盤,就發現了「意外」這個因素,在設計時意外發現了新的想法,然后測試可行,大大改進了后面整個工作。
當我們在談論行動時,「復盤」絕不只是用在工作上,它可以用在我們的生活中。比如你可以要求自己,每周末都要對當周做復盤,了解自己工作生活的進展,了解自己學到的知識,思考如何運用新知。
「復盤」既是本次的結束,也是下一次的開始。
小結
1、清理小事,為大事騰出專注時間。
2、集中處理,減少轉換的精力損耗。
3、及時復盤,有效指導下一步行動。
每日精進
清理小怪,集中團滅,
過關復盤,排雷避坑。