項目溝通管理和干系人管理
一、溝通模型
編碼、信息和反饋信息、媒介、噪音、解碼
基本溝通模型包含5個基本狀態：已發送、已收到、已理解、已認可、已轉化為積極的行動。
二、溝通的方式
參與討論方式（參與度最高）、征詢方式、推銷方式（說明）、敘述方式（控制度最高）。
三、溝通方式的選擇
”敘述方式“或”推銷方式“：在發送方自認為已經掌握了足夠的信息，有了自己的想法且不需要進一步聽取多方意見時。
”討論方式”或“征詢方式”:自己掌握信息有限，沒有完整成型的意見，需要更多的聽取意見時。
在發送自認為掌握了足夠的信息，有了自己的想法且不需要進一步聽取多方意見時，往往選擇控制力機槍、參與程度最弱的“敘述方式”；
其次選擇“推銷方式”；
而當自己掌握信息有限，沒有完整成型的一鍵，需要更多的聽取意見時，一般選擇“討論方式”或者“征詢方式”。
四、項目溝通管理的過程
| 管理過程 | 所屬過程組 | 解釋 |
|---|---|---|
| 規劃溝通管理 | 計劃過程組 | 根據干系人的信息需要和要求及組織的 可用資產情況，制訂合適的項目 溝通方式和計劃的過程。 |
| 管理溝通 | 執行過程組 | 根據溝通管理計劃，生成、手機、分發、 儲存、檢索及最終處置項目信息的過程。 |
| 控制溝通 | 監控過程組 | 在整個項目生命周期中對溝通進行監督 和控制的過程，以確保滿足項目 干系人對信息的需求。 |
進行溝通過程管理的最終目標是保障干系人之間有效的溝通。有效地溝通包括效果和效率兩方面的內容
五、規劃溝通管理過程
根據干系人的信息需要和要求及組織的可用資產情況，制訂合適的項目溝通方式和計劃的過程。
1）、作用
識別和記錄與干系人的最有效率且最有效果的溝通方式。
2）、規劃溝通管理過程的步驟
確定干系人的溝通信息需求。
描述信息收集和文件歸檔的結構。
發送信息的格式。
3）、規劃溝通管理過程的輸入、工具和輸出
| 輸入 | 工具與技術 | 輸出 |
|---|---|---|
| 1、項目管理計劃 | 1、分析溝通需求 | 1、項目溝通管理計劃 |
| 2、干系人登記冊 | 2、信息傳遞方式的選擇 | 2、項目文件更新 |
| 3、事業環境因素 | ||
| 4、組織過程資產 |
4）、干系人登記冊的內容
主要溝通對象（主要干系人）、關鍵影響人、次要溝通對象（次要干系人）。
5）、溝通渠道
n(n-1)/2,n表示干系人數量。
6）、溝通管理計劃
溝通管理計劃提供了項目干系人的需求和期望以及用于溝通的信息，包括格式、內容、細節水平。一個公司的各個項目應該基本采取統一格式記錄信息以及進行傳遞。對于不同層次的項目干系人，應規定不同的信息格式。信息也是層層分解的。根據項目需要可以是正式的也可以是非正式的，非常詳細的或粗略的框架式的。
7）、溝通管理計劃的內容
通用術語表。
干系人的溝通需求。
需要溝通的信息，包括語言、格式、內容、詳細程度。
發布信息的原因。
發布信息及告知收悉或作出回應（如適用）的時限和頻率。
負責溝通相關信息的人員。
負責授權保密信息發布的人員。
將要接受信息的個人或小組。
傳遞信息的技術或方法。
為溝通活動分配的資源，包括時間和預算。
問題升級程序，用于規定下層員工無法解決問題時的上報時限和上報路徑。
隨項目進展，對溝通管理計劃進行更新與優化的方法。
項目信息流向圖、工作流程（兼有授權順序）、報告清單、會議計劃等。
溝通制約因素、通常來自特定的法律法規、技術要求和組織政策等。
溝通管理計劃中還可包括關于項目狀態會議、項目團隊會議、網絡會議和電子郵件信息等的指南和模板。溝通管理計劃中也應包含對項目所用網站和項目管理軟件的使用說明。
六、管理溝通過程
管理溝通是根據溝通管理計劃，生成、收集、分發、儲存、檢索及最終處置項目信息的過程。
1）、作用
促進項目干系人之間實現有效率且有效果的溝通。
2）、管理溝通過程的輸入、工具和輸出
| 輸入 | 工具與技術 | 輸出 |
|---|---|---|
| 1、項目溝通管理計劃 | 1、溝通渠道的選擇 | 1、項目溝通 |
| 2、工作績效報告 | 2、信息傳遞方式的選擇 | 2、項目管理計劃更新 |
| 3、事業環境因素 | 3、信息管理系統 | 3、項目文件更新 |
| 4、組織過程資產 | 4、績效報告 | 4、組織過程資產更新 |
七、控制溝通過程
在整個項目生命周期中對溝通進行監督和控制的過程，以確保滿足項目干系人對信息的需求
1）、作用
隨時確保所有溝通參與者之間的信息流動的最優化。
2）、控制溝通過程的輸入、工具和輸出
| 輸入 | 工具與技術 | 輸出 |
|---|---|---|
| 1、項目管理計劃 | 1、信息管理系統 | 1、工作績效信息 |
| 2、項目溝通 | 2、專家判斷 | 2、變更請求 |
| 3、問題日志 | 3、會議 | 3、項目管理計劃更新 |
| 4、工作績效數據 | 4、項目文件更新 | |
| 5、組織過程資產 | 5、組織過程資產更新 |
